SECRETARIA DEL INTERIOR Sistema de Autorización de

SECRETARIA DEL INTERIOR
Sistema de Autorización de Juegos de
Azar y Sorteos
ESTUDIO DE CASO
Sistema de Autorización de Juegos de Azar y Sorteos
La estructura de la presidencia de los Estados Unidos Méxicanos está
compuesta por 18 Secretarías de Estado. Las Secretarías de Estado en
México son equivalentes a los "Departamentos de Estado en EE.UU.".
La Secretaría del Interior se dedica a las necesidades de los
ciudadanos mexicanos a fin de incentivar el crecimiento económico
político y social en el país. Entre las responsabilidades de esta
secretaría están a gestión de los asuntos internos de la nación a través
de programas de gobierno, eventos y desarrollos de estrategias con la
finalidad de promover buena voluntad, concientización y participación
del gobierno en la comunidad. El Departamento de Juegos de Azar y
Sorteos es responsable de la gestión del juego y sorteos en México.
^ PROBLEMA
El Departamento de Juegos de Azar y Sorteos provee autorizaciones, planificación
y desarrollo de juegos y sorteos, tales como carreras de caballos, rifas en las
escuelas para recaudar fondos y loterías patrocinadas por corporaciones.
La responsabilidad principal del departamento es regular estas actividades para
garantizar que los ciudadanos estén protegidos contra cualquier actividad
ejecutada ilegalmente o fraudes practicados por las entidades que realizan o
patrocinan esas actividades.
Los ciudadanos y organizaciones interesadas en la práctica de juegos de azar o
sorteos tenían que presentar sus solicitaciones personalmente. El trámite basado
en papeleo usualmente demoraba de 30 a 60 días.
Varias copias de documentos estaban localizadas en las diferentes oficinas del
departamento. Los que tomaban las decisiones en el departamento dependían de
otros empleados involucrados en el proceso, para localizar y recuperar la
documentación, lo que causaba atrasos innecesarios. El departamento quería
mejorar el acceso a los documentos y al mismo tiempo mantener niveles óptimos
de seguridad.
La seguridad era muy importante para el departamento, a fin de aumentar la
visibilidad de la documentación y la transparencia del trabajo. La solución
necesitaba poroveer facilidad para que cualquier agencia externa pudiera auditar
al departamento.
Las expectativas también debían estar claras para los solicitantes con respecto al
plazo para las respuestas y procedimientos. El departamento percibió que para
asegurar que los documentos estuvieran fácilmente accesibles al personal
autorizado, se necesitaba estandarizar y aumentar los procesos, para permitir el
seguimiento ágil de las solicitudes.
El departamento necesitaba un sistema para soportar esos procesos y procuró a
Neoris como proveedor de soluciones, que ofreció una infraestructura de
transición a corto plazo a fin de dar tiempo al departamento para construir su
propia infraestructura interna.
Desafíos
ƒ Las solicitudes se procesaban manualmente.
ƒ Varias copias de documentos se localizaban en
diversas oficinas del departamento. Los
encargados de tomar las decisiones en el
departamento, dependían de otros empleados
involucrados en el proceso para localizar y
recuperar la documentación, lo que causaba
atrasos innecesarios.
ƒ El departamento quería mejorar el acceso a los
documentos y al mismo tiempo mantener
óptimos niveles de seguridad.
ƒ La solución a ser provista necesitaba aumentar
la visibilidad de las actividades del
departamento para que fuera fácil para una
agencia externa realizar una auditoria.
ƒ Los procesos operacionales no estaban
estandarizados.
Soluciones
ƒ Se estandarizaron y definieron los procesos.
ƒ Desarrollo e implementación de un sistema de
Juegos y Sorteos, que ofrece soporte a los
ciudadanos y organizaciones (front office) así
como al personal administrativo interno (back
office).
Beneficios
ƒ Los ciudadanos y las organizaciones pueden
iniciar el proceso de solicitud online.
ƒ Cada documento, sea captado digitalmente o en
forma electrónica, es registrado en cada punto
del proceso de solicitud, facilitando el
seguimiento de los artículos pendientes y la
verificación de la situación de cada solicitud.
ƒ Los empleados del departamento ahora cuentan
con un único punto de acceso a los legajos de
los solicitantes.
ƒ El personal posee acceso personalizado a la
información, basado en las atribuciones del
empleado para desarrollar tareas específicas.
ƒ La solución estableció un ambiente de mayor
colaboración, que ayudó a los empleados a
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SECRETARIA DEL INTERIOR
Sistema de Autorización de Juegos de
Azar y Sorteos
ESTUDIO DE CASO
^ SOLUCIÓN DA NEORIS
El nuevo sistema de “Juegos y Sorteos” fue concebido para ofrecer apoyo a los
ciudadanos y organizaciones (front office) así como al personal administrativo
interno (back office). El sistema permite a los solicitantes iniciar el proceso de
solicitud online en vez de tener que hacer varios viajes a la oficina. Los
solicitantes necesitan ir a la oficina solamente para presentar la documentación.
Informaciones Técnicas
El sistema ofrece una interfaz “amigable” con navegación intuitiva que simplifica
el proceso de solicitud. También provee una solicitud online y un proceso que el
usuario puede seguir paso a paso. Una vez recibida la solicitud el sistema es
capaz de verificar online la situación de la misma. Otras características del
sistema:
País /Area: México
Registro del Usuario: Los empleados se registran introduciendo la información
básica, que es posteriormente utilizada para automatizar el proceso de la
solicitud.
Perfil del Usuario: Los solicitantes son capaces de obtener su nombre de usuario
y contraseña para registrarse en el sistema y conseguir información confidencial.
Permiso/Solicitación de Situación: Los usuarios pueden pedir una solicitud,
verificar la situación de sus solicitaciones, o cancelar una solicitud hecha
anteriormente.
Los solicitantes no tenían siempre certeza de los documentos requeridos por el
departamento. En el pasado el proceso de solicitud no empezaba hasta que no se
presentaban todos los documentos. Ahora una solicitud se puede iniciar sin tener
todos los documentos disponibles. El nuevo sistema es capaz de gestionar cada
documento, sea captado digitalmente o en forma electrónica, y los registra en
cada punto del proceso, facilitando así la verificación de la situación de la
solicitud.
Los empleados del departamento ahora tienen un punto de acceso único a todos
los legajos de los solicitantes. El personal posee acceso personalizado a la
información basado en las atribuciones del empleado para desarrollar tareas
específicas. La solución estableció un ambiente de más colaboración, que ayudó
a los empleados a centrarse en actividades de valor agregado.
Nombre del Proyecto: Sistema de Autorización
de Juegos de Azar y Sorteos.
Cliente: Secretaria del Interior
Alcance Organizacional: Departamento de Juegos
de Azar y Sorteos
Alcance Operacional: Front Office y Back Office
Alcance Geográfico: México
Productos / servicios ofrecidos: Definición de
procesos, desarrollo e implementación de nuevo
sistema para controlar operaciones.
Conjuntos de Recursos: Process Improvement,
Project Management, MySQL, Sun Solaris 8,
Windows 2000 Enterprise Edition, Apache Web
Server, MS Internet Explorer, DHTML, Action Script
5.0, CSS, PHP, Java Script, IT Architecture.
Información para Contacto
Nombre: José Gabriel Rodríguez de Martino
Dirección: Edificio Torre Esmeralda 1
Blvd. Manuel Avila Camacho # 40, Piso 22Col.
Lomas de Chapultepec, Ciudad de México DF
11000
Teléfono #:10525559996712
^ RESULTADOS
Los procedimientos del departamento se volvieron más transparentes. El
departamento fue capaz de automatizar las solicitaciones y aumentar la
eficiencia, lo que mejoró la calidad del servicio proporcionado a ciudadanos y
organizaciones. El nuevo sistema también ofrece los siguientes beneficios:
▪
Mejor acceso a la documentación de la solicitud.
▪
Aumento de la eficiencia operacional al disponibilizar la información en
un único lugar.
▪
Mejores servicios a todos los usuarios gracias a la homologación de
procesos.
▪
Se eliminaron bases de datos electrónicas aisladas o archivos físicos.
▪
Reducción de 66% e el tiempo de respuesta
¿Porqué Neoris?
Neoris es la cuarta mayor firma de consultoría de
TI y la quinta mayor empresa de implementación
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ha fortalecido su posición en EUA y Europa al
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