20080930 Control de Activos de Software

Control de
Activos de
Software
Subdirección Corporativa de Sistemas
Septiembre 2008
Agenda
1. Control del Activo de Software.
a. Gestión Contractual
b. Gestión Física
c. Gestión Financiera
2. Preparándose para la Auditoría Externa
3. Tips Contractuales
4. Conclusiones
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Septiembre 2008
Control de
Activos de
Software
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Septiembre 2008
Introducción
• Administración del Activo de software es un subconjunto de la
administración del Activos Informáticos. Su valor es alcanzado no solo
por evitar costos adicionales, sino buscar inversiones estratégicas de
software que permitan a las organización lograr ser más efectivas y
competitivas.
Que tenemos?
Que
necesitamos?
- Contractuales
- Req. Negocio
-Físicos
-Planes IT
-Financieros
-IT Actual….
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Decisión
Estratégica
Que vamos
hacer?
Reducción
Costos
Eficiencia,
Competitividad
Cumplimiento
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Qué tenemos?
• Aspectos Contractuales
• Rastrear los contratos de software / certificados / facturas
• Formar un catálogo de contratos / certificados / facturas.
• Confirmar derechos con el proveedor de software (licencias
cambian de nombre, portales del proveedor, etc.)
• Aspectos Físicos.
• Rastrear el inventario físico del software.
• Que software está instalado en que máquinas?
• Qué software instalado se está usando?
• Cotejar software instalado físicamente vs el contratado.
• Aspectos Financieros.
• Verificar lo pagado o por pagar a los proveedores.
• Verificar las condiciones actuales del mercado.
Que tenemos?
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Que
necesitamos?
Que vamos
hacer?
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Qué Necesitamos?
• Versiones y Releases.
• Cual es la versión y release actual ofrecido por el proveedor?
• Como se compara esa versión y relase con la que tenemos
instalada?
• Se necesita comprar un upgrade o está cubierto en el contrato el
poder instalarla?
• Prerrequisitos o productos complementarios.
• Muchos productos solo pueden ser instalados si hay otros
productos instalados. (Ejemplo portales, bases de datos, versiones
de sop)
• Dirección del Proveedor.
• Descubrir dirección del proveedor para prevenir decisiones
equivocadas sobre el producto de software.
• El proveedor del producto instalado fue adquirido por otra
compañía.
• El software será descontinuado o ya lo está.
Que tenemos?
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Que
necesitamos?
Que vamos
hacer?
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Qué Necesitamos?
• Arquitectura de TI, estándares y dirección del negocio.
• Cuales son los planes anuales y estratégicos de TI de la empresa.
• Como embona los productos instalados a la luz de estos planes
anuales y estratégicos
• Requerimientos de Acceso.
• Con los datos recolectados anteriormente determinar los patrones
de uso de tal forma de agrupar a los usuarios por perfiles.
• Estos perfiles se traducirán en los requerimientos de licenciamiento
de software. (Ej. Office Estándar, Professional).
Que tenemos?
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Que
necesitamos?
Que vamos
hacer?
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Qué Vamos hacer?
• Redactar la misión, objetivo, políticas asociadas al proceso de
administración de los activos de software.
• Iniciar la negociación de los contratos.
• Asegurarse de con todos los datos recolectados eliminar productos
duplicados, poco usados o sin usar.
• Documentar las dependencias de los productos.
• Iniciar los planes de instalaciones / desinstalaciones.
• Mantener la documentación en el proceso que permita establecer los
costos de pertenencia reales por el software instalado.
Que tenemos?
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Que
necesitamos?
Que vamos
hacer?
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Qué Vamos hacer?
• (Compañía X) toma de manera seria la protección de los derechos de
propiedad intelectual.
• (Compañía X) respeta los derechos intelectuales del software y su
valor implícito.
• Como empleado o contratista externo de (Compañía X), eres
responsable de asegurarte que el software que utilizas es legal.
• Si utilizas software pirata, te arriesgas a perder tu empleo o ser
requerido en pagar por el software, honorarios jurídicos y cualquier
gasto derivado de esta falta.
• Los usuarios no deben elaborar copias o utilizar software a menos que
así lo permita el licenciamiento contratado por (Compañía X). Si un
sistema ha sido instalado y configurado por el departamento de
Sistemas de Información, los usuarios pueden confiar plenamente que
todo el software en dicho sistema cuenta con el licenciamiento
requerido y está autorizado. El departamento de Sistemas de
Información removerá todo el software que no esté autorizado.
http://www.bsa.org/country/Tools%20and%20Resources/For%20Employers.aspx
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Políticas /
Cumplimiento
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Preparándose
para la Auditoria
Externa
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Auditoría Externa de Software
• Gartner reporta que el 60% de las compañías encuestadas han sufrido
una auditoría externa durante el 2007.
• Las auditorías de software no son placenteras, normalmente tienen un
impacto significativo en la organización y toman una buena cantidad
de tiempo. En el mejor de los casos solo se gasta el tiempo de las
personas, y en el peor puede traer un quebranto por multas y licencias
adicionales que se necesiten adquirir.
http://www.bsa.org/country/Report%20Piracy.aspx
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Auditoría Externa de Software
Ejemplo de Demanda Legal
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Auditoría Externa de Software
Ejemplo de Orden de Inspección:
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Auditoría Externa de Software
Ejemplo de Orden de Inspección:
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Auditoría Externa de Software
Que hacer cuando sucede un evento de Auditoría Externa?
• Contactar al departamento legal y al equipo de respuesta designado
para asegurar que todos estén atentos al desarrollo de los
acontecimientos.
• Iniciar la revisión de los contratos relacionados por el administrador de
activos informáticos y el departamento legal.
• Establecer un punto de contacto para todas las discusiones con el
proveedor del software o tercer designado para tal fin.
• Desarrollo un equipo de respuesta para establecer procedimientos que
manejen la situación de auditoria externa actual y situaciones futuras.
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Tips
Contractuales
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Tips Contractuales
Relativo a Clausulas Generales del Contrato:
• Incluir en las cláusulas que el licenciamiento abarque las
organizaciones padre, subsidiarias, afiliadas, socios de negocio,
clientes, consultores, contratistas, outsourcers, etc. Igualmente el
permiso de utilizarlas y moverlas libremente en todo el mundo.
• Incluir cláusula que permitan transferir el derecho en caso de fusiones
con otra organización o si la organización es adquirida por otra
compañía. Esto derechos de transferencia deben de ser válidos para
compañías independientes que resulten de la fusión o compra entre
compañías.
• Definir claramente el derecho de uso de la licencia, y como serán
contados en el caso de una auditoría. (Ej. Nombrados, concurrentes,
por ventas, etc…)
• Incluir el derecho de tener licencias adicionales sin costo para
desarrollo, entrenamiento, pruebas y Recuperación de Desastres.
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Tips Contractuales
Relativo a Clausulas Generales del Contrato:
• Evitar en lo posible que la garantía sea definida vagamente (Ej. el
software deberá trabajar sustancialmente de acuerdo a la
documentación oficial?), incluye en lo posible una cláusula de
aceptación por el cliente.
• En el caso de violaciones, por el proveedor del software, a la propiedad
intelectual, patentes, derechos de autor, etc. buscar que la protección
al cliente no tengan límite en su cobertura.
• Cuando se refiera al mantenimiento normalmente los proveedores
buscan que estás clausulas estén basadas en su contrato de estándar,
busca incluir:
• El derecho de uso a nuevas versiones
• El proveedor no puede cancelar el soporte sin que tenga un tiempo
adecuado X para encontrar una solución alterna.
• Contar con niveles de servicio para el soporte proporcionado.
• Terminar el soporte en el momento que decida el cliente.
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Tips Contractuales
Relativo a Auditorías de Software
• Asegurarse que exista un periodo razonable en la notificación de una
auditoría, y contar con el derecho de retrasarla de buena fe por
motivos de negocio.
• Incluir el derecho de aprobar quien realiza la auditoría.
• Agregar el derecho de aprobar por adelantado como va ser realizada la
auditoría y que constituye una prueba de cumplimiento.
• Explicar como se pagará por la auditoría. (En el caso de cumplimiento
o no cumplimiento)
• Cuanto tiempo tiene el cliente para revisar el resultado de la auditoría.
Ej. Tener 90 días para estar de acuerdo con el resultado de la
auditoría.
• Incluir un estatutos que sucede si hay una auditoría y se detecta
cumplimiento. Ej. Se proporciona entrenamiento gratis o servicios de
consultoría gratis, etc.
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Conclusiones
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Conclusiones
• Si vas a iniciar un proyecto de control de activos de software, define
una meta alcanzable que puedas lograr.
• Adapta y construye sobre políticas y procedimientos existentes y sobre
estos desarrolla una nueva estructura.
• Herramientas de descubrimiento de inventario son importantes, pero
no nos sirven para descubrir datos importantes, como contratos,
facturas, certificados, etc.
• Identifica oportunidades inmediatas de mejorar las condiciones
contractuales y su costo (Ej. renovación de contratos, adquisición de
software, etc.).
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