manual modulo convocatorias transferencia de contenido

MANUAL
MODULO CONVOCATORIAS
TRANSFERENCIA DE CONTENIDO
COLCIENCIAS - SIIU
1
CONTENIDO
TRANSFERENCIA DE CONTENIDO ENTRE COLCIENCIAS - SIIU
1. VALIDACIÓN DEL PROYECTO
2. GENERACIÓN DE ARCHIVO XML
3. UBICACIÓN DEL ARCHIVO XML
4. INGRESO AL SIIU PARA TRANSFERENCIA DE CONTENIDO
5. VERIFICAR INFORMACIÓN TRANSFERIDA
6. DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE
7. ENVIO AL CENTRO
8. ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO
9. DESCARGA DE AVAL INSTITUCIONAL
2
TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN ENTRE COLCIENCIAS – SIIU
Con la puesta en marcha del SIIU para la gestión del aval institucional de los proyectos que se
presentarán a Colciencias se busca no solo eliminar el volumen de documentos impresos que se debian
remitir sino también poder brindar una respuesta más ágil y efectiva a los centros e investiadores y que
la ejecución de los proyectos Colciencias se realice de i gual manera que los proyectos CODI o los
proyectos inscritos al Sistema Universitario de Investigación.
El procedimiento que se describe en este documento es un paso a paso para transferir la información
que ha ingresado el investiador en la plataforma SIGP de Colciencias al SIIU y así poder tramitar el aval
institucional. Dicha transferencia se realiza a través de un arcivo de texto que genera la plataforma de
colciencias y que se carga en el SIIU.
Por favor seguir el orden de este procedimiento para obtener unos resultados
adecuados en la transferencia de la informacion.
1. VALIDACIÓN DEL PROYECTO1
Una vez se ha ingresado toda la información en el formulario de Colciencias (SIGP) es
necesario validar que los datos se ajusten a los requerimientos técnicos, para ello, proceda a
ingresar al siguiente Menú:
Reportes Validar y Enviar
1
Solo se requiere validar, no es necesario enviar el proyecto en esta etapa.
3
Imagen 1 Validación proyecto
Luego, clic en aceptar términos y condiciones  clic en el botón “Validar”
Imagen 2 Validación proyecto
Finalmente en esta etapa debe aparecer una ventana emergente que indica que el proyecto
fue validado sin errores
4
Esto garantiza que los datos están acordes a los requerimientos técnicos. De lo contrario por
favor realice los ajustes y valide nuevamente el proyecto.
NOTA IMPORTANTE:
1. Validar que no tenga participantes con la misma identificación o el mismo nombre. Para
los NN utilizar diferentes denominaciones.
2. Validar que para las etapas del cronograma utilice solo números enteros. No se permite el
uso de letras o decimales.
3. Verificar que se incluyan el fortalecimiento a la comunidad cintífica, Apropiación social del
conocimiento y Generación de nuevo conocimiento.
4. No incluir itms con $0
5. La descripción del rubro no se puede denominar igual que el nombre del rubro.
2. GENERACIÓN DE ARCHIVO XML
Los arcivos xml son archivos de texto. En el caso de la plataforma SIGP de Colciencias este se
genera automáticamente y es el archivo necesario para transferir la información al SIIU.
Para generar el archivo XML debe ingresar en la plataforma Colciencias al menú:
Reportes Reporte
Hacer clic en la casilla Todos ☒ Y clic en el botón “Generar Reporte”
5
Nota: Es indispensable dar clic en TODOS para que se generen todos los campos del archivo
XML.
Una vez se genera el reporte se abre el explorador de Internet con la información del proyecto.
Guarde este archivo HTML (página web) ya que deberá adjuntarlo tambien al SIIU.
6
Si el Html se abre con Google Chrome
puede dar clic derecho y guardar como
3. UBICACIÓN DEL ARCHIVO XML
Este archivo es generado internamente en el computador por la plataforma SIGP de
Colciencias, el cual contiene toda la información que el investigador registró y validó del
proyecto. Éste es el que se transferirá al SIIU.
Para identificar la ubicación del archivo deberá abrir el explorador de Windows e ir al directorio
donde se instaló el formulario de proyectos Colciencias (SIGP)
Imagen 3 Explorador de Windows.
7
En el caso de este ejemplo la plataforma de Colciencias fue instalada en el Disco Local C:\Archivos de
Programa\FormularioV22
Dentro del Formulario de Colciencias buscar la carpeta img
C:\Archivos de Programa\FormularioV2\img
En la carpeta img queda el archivo formulario.XML, el cual contiene contiene toda la información del
proyecto que fue registrada previamente3.
Estos son los dos archivos importantes en el proceso que se transfieren y cargan al SIIU.
NOTA: Tener en cuenta que cada vez que realiza un cambio en el SIGP de Colciencias el archivo XML se
modifica por lo tanto es importante que una vez valide que el proyecto no tiene errores (véase punto
1.1) cargue el archivo XML al SIIU (véase punto 1.5) lo antes posible.
2
3
FormularioV2 es el nombre que tiene por defecto la aplicación Colciencias al instalarse en el pc.
Evite saltarse los pasos previos porque el XML no se generará correctamente.
8
4. INGRESO AL SIIU
Lo primero que se debe hacer es:
-
Autenticarse en el portal de la Universidad de Antioquia como profesor Ingresar a
Aplicaciones y Elegir el icono azul del SIIU
-
Una vez ha ingresado al SIIU acceda al menú:
Convocatorias Nuevos Proyectos
9
De esta forma se accede a la pestaña de información general del SIIU
La única información que se tendrá que ingresar corresponde a la pestaña información general, en la cual
el investigador definirá la convocatoria Colciencias a la cual aplicará. Es importante tener en cuenta que
una vez se selecciona la convocatoria ¡NO SE PODRA MODIFICAR!
Descripción de los campos:
Área Proyecto Investigación
Clasificación Básica o Aplicada
Tipo de Proyecto Proyecto de Convocatoria!!!
Convocatoria
Convocatoria Colciencias XYZ-2015
Modalidad de Financiación  Modalidad según convocatoria (monto máximo financiado)
Seccional Se elige
Nombre CortoEl nombre corto con que verá su proyecto durante toda su ejecución en el SIIU
Nombre CompletoNombre real de su proyecto.
Palabras clavespalabras para acelerar su búsqueda en el sistema
Lugar de ejecución  la que considere
DuraciónMáximo 12 meses
ResponsableDebe ser el tutor del joven investigador.
Centro AdministrativoEl Centro de investigación que administrará su proyecto.
10
Una vez ha diligenciado esta información por favor dar clic en Guardar.
Tan pronto el sistema guarda la información general se habilita el ícono para cargar el archivo
XML que contiene la informción del proyecto registrado en la plataforma de Colciencias.
Clic en cargar archivo
11
Seleccionamos el archivo XML desde la ubicación donde esté guardado (carpeta img)
Una vez esté completa la carga (100%)  clic en cargar proyecto
Si el archivo carga completamente nos sale un cuadro resultado de carga.
Debe aparecer carga exitosamente en todos los aspectos: Descripciones, cronograma, compromisos,
participantes y presupuesto.
5. VERIFICAR INFORMACIÓN TRANSFERIDA
Para verificar que toda la información se haya transferido de forma correcta se debe ir al menú:
Convocatorias  proyectos en proceso.
Seleccionamos el proyecto que se encuentre en elaboración  damos clic en editar.
12
Se verifica que las diferentes pestañas (Descripción, participantes, cronorama, cofinanciadores,
presupuesto y compromisos) coincidan con el HTML generado por la plataforma de Colciencias.
Imagen 4 Pestañas SIIU
Imagen 5 Imagen HTML que genera la plataforma Colciencias
Observacion especial:
Rubro Personal.
La plataforma de Colciencias no permite validar completamente el rubro de personal, por ese motivo, en
la carga del archivo XML el rubro personal cargará los participantes pero aparecerá en blanco los valores
correspondientes, estos se deberán ingresar de forma manual.
De igual manera cuando hay aportes en recursos fresco4 de alguna dependencia de la UdeA, estos no
son cargados en el SIIU debido a que en la plataforma de Colciencias no es posible diferenciar cual es la
dependencia que los aporta. Para completar el presupuesto deberá ingresar en la parte de
cofinanciadores la respectiva dependencia que hace el aporte en recursos frescos.
Ejemplo: Centro Investigaciones Ambientales aporta $3.000.000 en efectivo para el proyecto.
Procedemos asi:
4
Esto solo aplica para aportes en dinero, recursos que efectivamente se desembolsarán para el proyecto por parte
de la UdeA.
13
Clic en pestaña Cofinanciadores Clic en Agregar  en palabra clave se digita CENTRO DE
INVESTIGACIONES AMBIENTAL  Por último damos clic sobre el nombre y el sistema lo agrega como
un cofinanciador del proyecto.
14
6. DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE Y CONDICIONES FORMALES
La circular N°5 de 2015 de la Vicerrectoría de Investi gación en el apartado n°3 establece
algunos documentos que deben ser adjuntados a la propuesta.
Dichos documentos se adjunta en formato pdf5 en la pestaña “Documentos de soporte”
CONDICIONES FORMALES.
Condiciones formales es una lista de chequeo de requisitos que exige la convocatoria. Por favor revisar
que todos los aspectos se cumplan antes de enviar el proyecto al centro.
5
Por favor adjuntar documentos en formato pdf de calidad óptima.
15
Nota: Por favor revise detenidamente los términos de referencia de la convocatoria porque pueden
contener requisitos no contemplados en condiciones formales.
7. ENVIO AL CENTRO
Como último paso
Una vez se ha validado que cumple todas las condiciones formales por favor ir a la pestaña
información general.
Cuando estemos en información general dar clic en Enviar a centro.
Para enviar al centro recuerde revisar detenidamente el procedimiento establecido por la
Vicerrectoría de Investigación y el respectivo cronograma ya que no se podrán enviar proyectos al
centro por fuera de las fechas establecidas.
8. ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO
Este procedimiento se realiza en 2 circunstancias:
1. Si el centro o la Vicerrectoría devuelven el proyecto para que el Investigador realice
modificaciones o ajustes al proyecto. En este caso el proyecto pasa a estado Pendiente de
actualización.
2. Si el investigador requiere hacer modificaciones de contenido de la propuesta antes de que
el centro remita el proyecto a la Vicerrectoría.
Para el paso 1 seguir el siguiente proceso:
a. Ingresar al SIIU y dirigirse al menú Convocatorias  Proyectos en proceso
16
17
Si el proyecto fue devuelto por el centro o la Vicerrectoría el estado será: Pendiente
actualización.
b. Clic en menú Editar
Le aparecerá una pestaña con el nombre Actualización donde se le indicarán los cambios
solicitados por el centro o la Vicerrectoría.
C. Para realizar los cambios pueden proceder de dos formas:
- Ingresar a la plataforma de Colciencias, realizar el cambio solicitado y luego en el SIIU en la
pestaña Información General volver a cargar el archivo XML. (Véase paso 7). No aplica para
cambios en el presupuesto debido a que la carga no transfiere la información del
rubro personal.
De manera alternativa tenemos:
18
- Ir directamente a la pestaña donde se solicita realizar el cambio y hacerlo manualmente.
En la pestaña Actualización podrá ver los cambios que le solicita el centro o la Vicerrectoría
debe realizar y se tiene un editor de texto en el cual debe indicar que cambios realizó o si
tiene algún comentario u observación.
Una vez se han realizado las modificaciones DEBE ENVIAR EL PROYECTO AL CENTRO véase
paso 7 de lo contrario el proyecto quedará en estado pendiente de actualización y no será
avalado.
2. Si el IP requiere hacer modificaciones al proyecto antes de que el centro envíe el proyecto
a la Vicerrectoría deberá proceder la siguiente manera:
Solicitar al centro lo habilite en el SIIU para poder realizar los cambios en la sección específica donde deba
realizarlos ya sea: Descripciones, participantes, cronograma, cofinanciadores, presupuesto o compromisos.
Una vez esté autorizado por el centro podrá realizarlas de acuerdo al punto 1 página 15 de este instructivo
y posteriormente deberá enviar el proyecto al centro.
9. DESCARGA DE AVAL INSTITUCIONAL
Una vez la Universidad ha avalado su proyecto podrá acceder al SIIU al menú:
19
Convocatoria  Proyectos en proceso  Clic en Ver proyecto  Luego Clic en Pestaña Documentos
Soporte
 Descargar el anexo Aval Institucional.

En caso de tener alguna dificultad para registrar y cargar la información en el SIIU por favor enviar
un correo a: [email protected], explicando los inconvenientes ocurridos y se dará solución
en el menor tiempo posible.
VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN
2015
20