Aprovisionamiento y recaudo máquina SD

Aprovisionamiento y recaudo
máquina SD
PRO-10-1-03-05
FECHA PUBLICACIÓN 01/06/2015
MACROPROCESO
Servicios Institucionales
NIVEL 1
Seguridad y Servicios
NIVEL 2
Parqueaderos Públicos y Privados
Tabla de contenido
1.
OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
4.
5.
3.1.
Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2.
Lineamientos ...................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 2
4.1.
Responsable del proceso .................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades .............................................................................................................. 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3
5.1.
Diagrama de flujo - Aprovisionamiento y Recaudo máquina SD ..................................... 3
5.2.
Descripción de actividades - Aprovisionamiento y Recaudo máquina SD ....................... 3
6.
DEFINICIONES ............................................................................................................................. 4
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................................. 4
8.
INDICADORES .............................................................................................................................. 4
9.
RIESGOS ...................................................................................................................................... 4
10. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................... 5
11. APROBACIÓN .............................................................................................................................. 5
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1. OBJETIVO
Realizar el aprovisionamiento de efectivo en la máquina de auto pago del SD.
2. ALCANCE
Inicia con la revisión de la rotación de las denominaciones y finaliza con el cierre y apertura de
la caja y guardando el efectivo en la caja fuerte.
3. NORMATIVIDAD
3.1 Directrices
No aplica
3.2



Lineamientos
El dinero destinado para cambio de efectivo es de COP 600.000.
La base de caja de la máquina es de COP 3’900.000.
El proceso debe realizarse siempre por el administrador de negocios y auxiliar de taquilla
de parqueaderos.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Responsable del proceso
Negocios y Servicios a la comunidad.
4.2 Responsabilidades
Administrador de negocios
 Revisa en el sistema la rotación de las denominaciones.
 Solicita a tesorería el cambio de efectivo de la base de efectivo de la máquina de
Auto pago SD.
 Abre la máquina y la caja de la máquina.
 Retirar el dinero de la caja receptora de dinero, organizarlo y compararlo con la
tirilla.
 Realiza la apertura y el cierre de la caja en Butte.
Auxiliar administrativo de taquilla de parqueadero
 Genera la tirilla del resumen de la máquina.
 Aprovisiona las gaveras de efectivo y monedas.
 Reinicia los contadores de la caja receptora de dinero de la máquina y genera la
segunda tirilla para comparar cálculos y buscar inconsistencias.
 Cierra la caja fuerte y la máquina.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de flujo - Aprovisionamiento y Recaudo máquina SD
5.2 Descripción de actividades – Aprovisionamiento y Recaudo máquina SD
ENTRADA
Necesidad de aprovisionar la base de caja de la máquina Auto pago SD
PROVEEDOR
Usuarios de la máquina Auto pago SD
SALIDA
Máquina de Auto pago SD abastecida
CLIENTE
Usuarios de la máquina Auto pago SD
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
Revisar rotación de las
denominaciones
Se revisa en el sistema la rotación de las
denominaciones.
Administrador de
negocio
2
Solicitar cambio de
efectivo
Se le solicita a Tesorería cambio del
efectivo de la base de efectivo de la
máquina de Auto pago SD. El cual se
encuentra en la caja fuerte
Administrador de
negocio
Abrir Máquina
Se abre la máquina con la llave que tiene
el auxiliar de taquilla, posteriormente
tiene el Gestor de concesiones abre la
caja con una llave e introduciendo la
combinación de la misma.
Administrador de
negocio
Generar tirilla
Se genera la tirilla de resumen de la
máquina. En esta se muestra lo que se ha
dispensado, dinero recibido y dinero
disponible en las gavetas.
Auxiliar
administrativo de
taquilla de
parqueadero
5
Contar y organizar
dinero
Se retira el dinero de la caja receptora de
dinero y de las gavetas. Este dinero se
cuenta y organiza por sus
denominaciones.
Administrador de
negocio / Auxiliar
administrativo de
taquilla de
parqueadero
6
Comparar con tirilla
Una vez se organiza el dinero se
comparan los montos obtenidos con los
que muestra la tirilla.
Administrador de
negocio
Aprovisionar gavetas
Con el dinero tomado de la máquina y el
dinero solicitado por cambio de efectivo,
se reaprovisionan las gavetas de efectivo
Auxiliar
y de monedas.
administrativo de
taquilla de
Nota: El aprovisionamiento y recaudo del
parqueadero
dinero se realiza de acuerdo al manual
operativo entregado por el proveedor del
servicio (SP – MNOP – 001 Vr. 1.0).
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SISTEMA
DOCUMENTOS
Tirilla
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Seguridad y Servicios
Reestablecer valores de
la máquina
Una vez se ha aprovisionado la máquina,
se reinician los contadores de la caja
receptora de dinero, además se colocan
los montos de dinero en las gavetas de
efectivo y monedas.
Auxiliar
administrativo de
taquilla de
parqueadero
Generar segunda tirilla
Se genera una segunda tirilla, con el fin
de comparar estos valores con los
cálculos realizados y revisar que no haya
inconsistencias.
Auxiliar
administrativo de
taquilla de
parqueadero
Se cierra la caja fuerte y posteriormente
la máquina
Auxiliar
administrativo de
taquilla de
parqueadero
10 Cerrar máquina
Realizar cierre y
apertura de caja
En Bytte se realiza el cierre de caja,
donde se diligencia el monto recogido y
el monto que se dejó en la máquina.
Administrador de
Posteriormente se realiza la apertura de
negocio
caja, donde se diligencia el monto que se
dejó en la máquina y en el monto
recogido se coloca en cero.
Guardar efectivo
El dinero destinado para cambio de
efectivo se guarda en la caja fuerte.
NIVEL 2
Parqueaderos Públicos y Privados
Tirilla
Bytte
Administrador de
negocio
6. DEFINICIONES
No aplica
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
Manual operativo Sp_MNOP_001 Vr. 1.0
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS
OPERATIVO
Realizar un mal conteo del dinero, Los valores de la tirilla no concuerden con el valor real recaudado por la máquina
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NIVEL 2
Parqueaderos Públicos y Privados
CALIDAD DE SERVICIO
Se acabe el dinero por no generar cambio en tiempo oportuno por lo cual no tendrá vueltas para dar al cliente
SEGURIDAD
Hurto de dinero por parte de los funcionarios en el momento de apertura de la maquina
ADMINISTRATIVO
El valor de cambio de efectivo solicitado al banco no concuerde con lo pedido,
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
0
FECHA
Elaboración
10/05/2015
Publicación
01/06/2015
11. APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
Rocío Pérez
Ingeniera de procesos
10/05/2015
REVISÓ
Alberto Poveda
Coordinador de procesos
19/05/2015
APROBÓ
Eliana Medina
Jefe de Negocios y Servicios a la
Comunidad
01/06/2015