manual de procedimientos macro proceso: control de
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Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 1 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MACRO PROCESO: CONTROL DE INVENTARIO Elaborado por Winning Consultores Mayo 2013 Revisado por Nombre Fecha Aprobado por Nombre Fecha Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 2 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 Contenido 1. Objetivo .................................................................................................................................. 4 2. Alcance ................................................................................................................................... 4 3. Política .................................................................................................................................... 4 3.1. Políticas Generales ............................................................................................................. 4 3.2. Políticas de Operación........................................................................................................ 4 4. Marco Legal ............................................................................................................................ 5 5. Definiciones ............................................................................................................................ 6 6. Procedimientos ...................................................................................................................... 7 6.1. Control de bienes de larga duración ...................................................................................... 7 6.1.1. Ingresos y egresos de bienes de larga duración ..................................................................... 7 6.1.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 7 6.1.1.2. Descripción del procedimiento .............................................................................................. 7 6.1.2. Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo ............. 9 6.1.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 9 6.1.2.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 10 6.1.3. Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo .................................. 11 6.1.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 11 6.1.3.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 11 6.2. Control de suministros y materiales..................................................................................... 15 6.2.1. Ingresos de suministros y materiales de oficina .................................................................. 15 6.2.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 15 6.2.1.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 15 6.2.2. Egreso de suministros y materiales de oficina ..................................................................... 17 6.2.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 17 6.2.2.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 17 6.2.3. Ingreso de suministros y materiales de aseo ....................................................................... 19 6.2.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 19 6.2.3.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 19 6.2.4. Egreso de suministros y materiales de aseo ........................................................................ 21 Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 3 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.2.4.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 21 6.2.4.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 21 6.2.5. Ingreso de material promocional ......................................................................................... 23 6.2.5.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 23 6.2.5.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 23 6.2.6. Egresos de material promocional......................................................................................... 25 6.2.6.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 25 6.2.6.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 25 7. Anexos .................................................................................................................................. 27 Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 4 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 1. Objetivo Establecer y estandarizar control de inventario de los bienes de larga duración de PROECUADOR. 2. Alcance Se aplica al macro-proceso Control de Inventario del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, que incluye los siguientes procesos: Control de Inventario Control de bienes de larga duración Control de suministros y materiales Este documento es aplicable para todas las Direcciones, Oficinas Comerciales y Oficinas Zonales del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras PRO ECUADOR. 3. Política 3.1. Políticas Generales Para la ejecución del proceso Control de Inventario es necesario el compromiso y participación de las Oficinas Zonales, Oficinas Comerciales, los Directores de Área de PRO ECUADOR. La Dirección Administrativa-Financiera de PRO ECUADOR es la única facultada para realizar modificaciones y/o actualizaciones de los lineamientos para el macro proceso. 3.2. Políticas de Operación Control de bienes de larga duración Todos los años, deberá realizarse la constatación física del inventario. La constatación física de los bienes en las Oficinas Comerciales será responsabilidad del Jefe de OCE; y deberá enviar la información vía memorando (QUIPUX) al Director Administrativo-Financiero. Se aprovechará las visitas al exterior de los funcionarios de PRO ECUADOR (Matriz) para la verificación in-situ del inventario de bienes de las OCE. La firma del funcionario que realiza la verificación in-situ debe constar en el acta de constatación física. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 5 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 Cuando se solicite la baja de un bien informático la Dirección de Tecnología de PRO ECUADOR deberá elaborar un informe técnico. La máxima autoridad de PRO ECUADOR es la responsable de autorizar la baja de los bienes. Para la destrucción de los bienes, el Director Administrativo-Financiero conformará una comisión para el efecto. La comisión estará integrada por: o Jefe Administrativo o Guardalmacén o Contador Control de suministros y materiales El responsable de limpieza de PRO ECUADOR será el responsable de solicitar los suministros de aseo al guardalmacén. Al momento de realizar la entrega de los suministros y materiales (aseo y oficina) el guardalmacén y el funcionario que recibe los suministros y/o materiales deben firmar el acta de entrega-recepción respectiva. Para la entrega de suministros y materiales (aseo y oficina) en las Oficinas Zonales, el guardalmacén deberá enviar el acta de entrega-recepción respectiva, junto con los suministros y materiales. 4. Marco Legal Ley Orgánica de Contraloría General del Estado. Reglamento General de Bienes del Sector Público. Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público. Decreto Ejecutivo No. 776, del 16 de mayo de 2011, publicado en el Registro Oficial 459 del 31 de mayo de 2011, “Reglamento General para la Organización y Funcionamiento del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras – PROECUADOR.” Resolución Ministerial No. 1441 del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, “Oficinas Comerciales – OCES- dependen administrativa y financieramente del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones del Ecuador, PROECUADOR.” Resolución 20 del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras, publicada en el Registro Oficial Suplemento 331 de 13 de septiembre de 2012, Estatuto por Procesos de PRO ECUADOR. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 6 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 5. Definiciones Sistema MIRAFLORES: Sistema de control de inventario de PRO ECUADOR. Direcciones PRO ECUADOR: Dirección de Promoción de Exportaciones, Dirección de Promoción de Inversiones, Dirección de Balcón de Servicios, Dirección de Inteligencia Comercial, Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Planificación, Dirección de Marketing y Comunicación Social, Dirección AdministrativaFinanciera, Dirección de Administración de Talento Humano, y Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación. Oficinas Zonales: Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el territorio nacional. Oficinas Comerciales en el Exterior (OCE): Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el extranjero. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 7 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6. Procedimientos 6.1. Control de bienes de larga duración 6.1.1. Ingresos y egresos de bienes de larga duración 6.1.1.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN INICIO I-1: Debe tener la orden de compra, para verificación. I-2: En caso de que la contratación haya sido por “Ínfima cuantía”, el Guarda Almacén de PRO ECUADOR es responsable de elaborar el Acta. En caso de que la contratación haya sido por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el Acta. I-3: Sistema MIRAFLORES. I-4:Debe solicitar información a la delegada de compras en el exterior (Dirección Adm-Financ.) I-5: Archivo EXCEL. CONTRATACIÓN PÚBLICA GUARDA ALMACÉN Recibir y contar bienes I-1 Recibir y revisar Factura Firmar Acta Entrega-Recepción I-2 con el Proveedor Ingresar información en el sistema Actualizar BDD FUNCIONARIOS PRO ECUADOR OFICINAS COMERCIALES (Jefe de Oficina) I-5 I-3 Asignar custodio en el sistema Validar información FIN Aseguramiento de Bienes Codificar bienes Elaborar Acta de Entrega-Recepción Entregar bienes Firmar Acta de Entrega-Recepción Archivar Acta de Entrega-Recepción I-4 Firmar Acta de Entrega-Recepción Remitir listado de Bienes adquiridos Firmar Acta de Entrega-Recepción INICIO 6.1.1.2. Descripción del procedimiento Este proceso puede iniciarse en la Oficina Matriz y/o en las Oficinas Zonales. Si se inicia en la Oficina Matriz, el proceso se desencadena desde el proceso “CONTRATACIÓN PÚBLICA”, y continúa con el numeral 1. Si se inicia en las Oficinas Zonales, referirse al numeral 5. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 8 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 GUARDALMACÉN 1. Recibe y cuenta los bienes. Debe tener la orden de compra para verificación. 2. Recibe y revisa las facturas. 3. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor. En caso de que la contratación haya sido por “ínfima cuantía”, el Guarda Almacén de PRO ECUADOR es responsable de elaborar el acta. En caso de que la contratación haya sido por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el acta. 4. Ingresa información en el sistema MIRAFLORES. Continuar con numeral 7. OFICINAS COMERCIALES 5. Remite listado de bienes adquiridos. Continuar con el numeral 6. GUARDALMACÉN 6. Validar listado enviado por la OCE. El guardalmacén debe solicitar información detallada de las adquisiciones a la delegada de compras en el exterior (Dirección Administrativa-Financiera). 7. Asigna custodio en el sistema al igual que el Jefe de las Oficinas Comerciales que previamente remite el listado de bienes adquiridos. 8. Se realiza el aseguramiento de bienes (proceso). 9. Codifica los bienes. 10. Elabora acta de entrega-recepción. 11. Entrega los bienes. 12. Firma el acta de entrega-recepción en conjunto a los Funcionarios de PRO ECUADOR. 13. Archiva documentación. Los documentos que debe archivar son: a. Copia de orden de compra b. Copia de acta de entrega-recepción c. Copia de factura 14. Actualiza base de datos de los bienes de PRO ECUADOR. (archivo Excel). Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 9 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.1.2. Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo 6.1.2.1. Diagrama de flujo MACRO PROCESO: Control de Inventario PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN SUB PROCESO: Constatación Física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo DIRECTOR RESPONSABLE DEL BIEN GUARDALMACÉN ADMINISTRATIVO-FINANCIERO INICIO Solicitar constatación física de Bienes Aprobar cronograma para constatación de Bienes I-1 Elaborar cronograma para constatación de Bienes I-2 Realizar constatación física de los Bienes Validar codificación de los Bienes ¿BIEN EN BUEN ESTADO? BAJA DE ACTIVOS NO SI Revisar necesidad de cambios en Actas de EntregaRecepción Se requieren cambios? SI Realizar cambios en Actas anteriores NO Firmar Acta de Entrega-Recepción Realizar y enviar Informe de constatación I-3 FIN I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacén. Debe enviarse en el último trimestre del año (octubre). I-2: En el cronograma constaran los nombres de los grupos de trabajo que realizarán la constatación física. I-3: El Informe contendrá las novedades detectadas respecto del estado, custodia y utilización de los bienes asignados. El informe debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero. Firmar Acta de Entrega-Recepción Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 10 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.1.2.2. Descripción del procedimiento DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO 1. Solicita constatación física de bienes, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacén. El memorando debe ser enviado durante el último trimestre del año; preferiblemente el mes de octubre. GUARDALMACÉN 2. Elabora cronograma para la constatación física de bienes; y lo remite al Director Administrativo-Financiero. En el cronograma deben constar los nombres de los grupos de trabajo que realizarán la constatación física. DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO 3. Aprueba el cronograma para constatación física de bienes. GUARDALMACÉN 4. Realiza la constatación física de los bienes, de acuerdo al cronograma; y valida la codificación de los bienes. En caso de que algún bien no esté en buen estado, referirse al proceso “Baja de activos”. En caso de que los bienes estén en buen estado, continuar con numeral 5. 5. Revisa las necesidades de cambios en actas de entrega-recepción. Si se identifica la necesidad de cambios en las actas actuales, continuar con el numeral 6. Caso contrario, continuar con el numeral 8. 6. 7. 8. Realiza las actualizaciones de las actas de entrega-recepción. Firma el acta de entrega-recepción en conjunto con el custodio del bien. (Anexo 2) Realiza y envía el informe de constatación física de bienes. El informe deberá contener las novedades detectadas respecto del estado, custodia y actualización de los bienes asignados; y debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero. (Anexo 3) Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 11 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.1.3. Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo 6.1.3.1. Diagrama de flujo GUARDALMACÉN MACRO PROCESO: Control de Inventario PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN SUB PROCESO: Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo DIRECCIONES OFICINAS COMERCIALES Solicitar Baja de Activo Solicitar Baja de Activo I-4 1 Solicitar inspección previa y elaboración de Informe (Jefe Administrativo) Realizar inspección previa Solicitar aprobación Todavía son necesarios? Ordenar destrucción del Bien I-5 Elaborar y remitir informe NO Elaborar y remitir I-3 Acta Botar los Bienes I-6 DONACIÓN Donar los Bienes I-7 Elaborar y entregar Acta SI Destrucción o donación? Concluir trámite y archivar expediente DESTRUCCIÓN Destruir los Bienes I-9 I-8 FIN Eliminar activo del inventario (Guardalmacén) DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DIRECTORA EJECUTIVA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA I-4 I-1 (Director) INICIO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA INICIO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA Solicitar Baja de Activo INICIO FIN Bien informático? NO Aprobar destrucción del Bien SI Solicitar informe técnico Elaborar Informe técnico Autorizar baja del bien 1 I-2 6.1.3.2. I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Deberán adjuntar informe sobre el bien, con registro fotográfico. I-2: En el informe técnico se debe especificar si el bien ha pasado su vida útil, si está en malas condiciones y si es recomendable darle de baja. I-3: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo Financiero. I-4: Memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero. I-5: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Deberá adjuntarse informe sobre el bien. I-6: Memorando (QUIPUX) dirigido al funcionario delegado, con copia al Guardalmacén. El Memorando deberá indicar fecha, hora y lugar donde se realizará la actividad. I-7: Debe estar presente el Guardaalmacén. Entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro. I-8: Debe estar presente el Guardalmacén. Previo a la destrucción se procederá a su desmantelamiento para fines de reciclaje. I-9: El Acta deberá contener registros fotográficos. Una copia del Acta debe ser entregada al Guardalmacén. Descripción del procedimiento Este proceso puede iniciar desde las Oficinas Comerciales o desde la Oficina Matriz. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 12 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 En caso de iniciar desde las Oficinas Comerciales, continuar con el numeral 1. En caso de iniciar desde la Oficina Matriz, continuar con el numeral 6. OFICINAS COMERCIALES 1. El Jefe de la OCE, solicita baja de activos, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Debe adjuntar informe sobre el bien, con registro fotográfico. DIRECTORA EJECUTIVA En caso de ser un bien informático, continuar con numeral 2. En caso de no ser un bien informático, continuar con numeral 4. 2. Solicita informe técnico a la Dirección de Tecnología, mediante memorando (QUIPUX). DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA 3. Elabora y remite el informe técnico a la Directora Ejecutiva. Continuar con numeral 4. El informe técnico debe especificar si el bien ha pasado su vida útil, si está en malas condiciones y si es recomendable darle de baja. DIRECTORA EJECUTIVA 4. Autoriza la baja del bien al Jefe de la Oficina Comercial. OFICINAS COMERCIALES 5. Bota los bienes. Continuar con numeral 17. El Jefe de OCE debe elaborar y remitir el acta respectiva (Anexo 4), con registro fotográfico incluido, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo-Financiero. DIRECCIONES 6. El funcionario, custodio del bien, solicita la baja del activo, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 13 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA 7. 8. El Director de área solicita la inspección previa del bien, a uno de los funcionarios de control previo (de preferencia el Jefe Administrativo), mediante memorando (QUIPUX). Funcionario de control previo realiza la inspección previa del bien. Si durante la inspección se determina que el bien todavía es necesario para la institución, continuar con el numeral 9. Si durante la inspección se determina que el bien ya no es necesario para la institución, continuar con el numeral 10. 9. Finaliza el trámite y archiva el expediente. Finaliza el proceso. 10. Elabora el informe de inspección previa y lo remite al Director del área, mediante memorando (QUIPUX). 11. El Director de área recibe el informe y solicita la aprobación de la baja del bien, vía memorando (QUIPUX) a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Debe adjuntar el informe de inspección previa. DIRECTORA EJECUTIVA 12. Aprueba la destrucción del bien. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA 13. El Director de área ordena la destrucción del bien, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la Comisión para destrucción de bienes (funcionario delegado, guardalmacén y contadora). El memorando debe incluir la fecha, hora y lugar donde se realizará la actividad. Si se decide donar los bienes, continuar con el numeral 14. Si se decide botar los bienes, continuar con el numeral 15. 14. La Comisión para destrucción de bienes, dona los bienes. Continuar con numeral 16. Las donaciones deberán realizarse a entidades del sector privado, que realicen labor social u obras beneficencias y que no tengan fines de lucro. 15. La Comisión para destrucción de bienes, destruye los bienes. Previo a la destrucción se procederá al desmantelamiento de los bienes, para fines de reciclaje. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 14 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 16. La Comisión para destrucción de bienes elabora un acta de constancia de la actividad realizada. El acta deberá incluir registros fotográficos. Una copia del acta debe ser entregada al Guardalmacén. 17. Guardalmacén elimina el activo del inventario. 18. Contadora elimina activo del libro contable. Fin del proceso. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 15 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.2. Control de suministros y materiales 6.2.1. Ingresos de suministros y materiales de oficina 6.2.1.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA INICIO SI Solicitar requerimientos de suministros I-6 Entregar Documentación I-5 Archivar Registro de Compra, Factura y Acta Ingresar suministros y materiales a bodega EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES FIN I-2 GUARDA ALMACÉN Planificado? Ingresar información en el sistema Firmar Acta de Entrega-Recepción con proveedor Recibir y revisar Factura Consolidar requerimientos de suministros DIRECCIONES Solicitar adquisición de suministros de I-3 oficina Solicitar adquisición de suministros de I-3 oficina Enviar requerimientos de suministros I-2 Enviar requerimientos de suministros I-2 DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO OFICINAS ZONALES PRO ECUADOR NO Solicitar adquisición I-3 de suministros Recibir y contar suministros de oficina I-4 I-1: Vía correo electrónico I-2: Vía correo electrónico. Cuatrimestralmente I-3: Vía Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero. Se deberá justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/ cuadro de material disponible y material solicitado. I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificación. I-5: A quien haya solicitado la compra (Dirección Adm-Financiera) I-6: Sistema “MIRAFLORES” Aprobar adquisición de suministros ADQUISICIONES 6.2.1.2. Descripción del procedimiento El ingreso de suministros y materiales de oficina puede ser planificado o no planificado. En caso de no ser planificado, continuar con el numeral 1. En caso de ser planificado, continuar con el numeral 2. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR 1. El Director de área solicita la adquisición de suministros de oficina, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Continuar con numeral 6. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 16 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 GUARDALMACÉN 2. Solicita, vía correo electrónico, los requerimientos de suministros de oficina, a las Asistentes de las Direcciones de PRO ECUADOR y al responsable de suministros de cada Oficina Zonal. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES 3. Envían los requerimientos de suministros de oficina, vía correo electrónico. GUARDALMACÉN 4. Consolida los requerimientos de suministros de oficina. 5. Solicita la adquisición de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Deberá adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado. DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO 6. Aprueba la adquisición de los suministros de oficina. 7. Referirse al proceso “Contratación pública”. GUARDALMACÉN 8. Recibe y cuenta los suministros de oficina. Al momento de recibir los suministros deberá tener consigo la orden de compra, para verificación. 9. Recibe y revisa la factura. 10. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor 11. Entrega la documentación correspondiente a quien haya solicitado la compra (Dirección Administrativa-Financiera). 12. Ingresa la información de los suministros de oficina en el sistema MIRAFLORES. 13. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepción. 14. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 17 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.2.2. Egreso de suministros y materiales de oficina 6.2.2.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA SI INICIO Planificado? Matriz ó Zonales? SI MATRIZ FIN ZONALES GUARDA ALMACÉN Registrar egreso en el sistema Registrar egreso en el sistema Verificar disponibilidad de suministros Disponibilidad? NO Informar indisponibilidad I-1 Elaborar y presentar informe I-4 de inventario I-2 I-2 Firmar Acta de Entrega-Recepción FIN NO OFICINAS ZONALES (Asistentes) DIRECCIONES PRO ECUADOR FIN Solicitar suministros de oficina I-1 Solicitar suministros de oficina I-1 Enviar suministros de oficina vía Correos I-3 del Ecuador Firmar Acta de Entrega-Recepción Recibir suministros de oficina Recibir suministros de oficina Firmar Acta de Entrega-Recepción Firmar Acta de Entrega-Recepción Enviar Acta de Entrega-Recepción firmada FIN I-1: Vía correo electrónico I-2: En el sistema “MIRAFLORES”. A través del sistema se genera el Acta de Entrega-Recepción I-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepción firmada por el Guarda Almacén I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que hará constar los ingreso y egresos de los suministros y materiales. Este informe contendrá: el listado de ingreso a bodega de los suministros y materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y egresos de las cuentas y listado de items. El informe deberá ser presentado al Director Administrativo-Financiero 6.2.2.2. Descripción del procedimiento GUARDALMACÉN Si es un egreso de suministros de oficina no planificado, continuar con el numeral 1. Si es un egreso de suministros de oficina planificado, continuar con el numeral 4. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES 1. Las Asistentes de las Direcciones solicitan los suministros de oficina, vía correo electrónico, al Guardalmacén. En el caso de las Oficinas Zonales quien realiza la solicitud es el responsable de suministros de cada Oficina Zonal. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 18 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 GUARDALMACÉN 2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados. En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3. En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4. 3. Informa la indisponibilidad vía correo electrónico. Fin del proceso 4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepción. Si la entrega de los suministros de oficina es en la oficina Matriz, continuar con el numeral 5. Si la entrega de los suministros de oficina es en las Oficinas Zonales de PRO ECUADOR, continuar con el numeral 6. 5. Entrega los suministros de oficina al Asistente de Dirección respectivo y firma el acta de entrega-recepción (Anexo 5). Continuar con numeral 9. 6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepción y se envía los suministros de oficina vía Correos del Ecuador. Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacén. OFICINAS ZONALES 7. El responsable de suministros de oficina recibe los suministros y firma el acta de entrega-recepción. 8. Envía el acta de entrega-recepción firmada. Continuar con numeral 9. GUARDALMACÉN 9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director Administrativo-Financiero. Fin del proceso. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 19 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.2.3. Ingreso de suministros y materiales de aseo 6.2.3.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO INICIO I-6 Entregar Documentación I-5 Archivar Registro de Compra, Factura y Acta Ingresar suministros a bodega EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES FIN I-2 GUARDA ALMACÉN Solicitar requerimientos de suministros Ingresar información en el sistema Firmar Acta de Entrega-Recepción con proveedor Recibir y revisar Factura QUITO Enviar requerimientos de suministros I-2 Enviar requerimientos de suministros I-2 DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO OFICINA PRO ECUADOR RESPONSABLE DE LIMPIEZA Consolidar requerimientos de suministros Solicitar adquisición I-3 de suministros Recibir y contar suministros I-4 I-1: Vía correo electrónico I-2: Vía correo electrónico. Cuatrimestralmente I-3: Vía Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero. Se deberá justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/ cuadro de material disponible y material solicitado. I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificación. I-5: A quien haya solicitado la compra (Dirección Adm-Financiera) I-6: Sistema “MIRAFLORES” Aprobar adquisición de suministros ADQUISICIONES 6.2.3.2. Descripción del procedimiento GUARDALMACÉN 1. Solicita, vía correo electrónico, los requerimientos de suministros de aseo a la oficina de PRO ECUADOR-Quito y al responsable de limpieza en PRO ECUADOR –Matriz. La solicitud se realiza cuatrimestralmente. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 20 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 OFICINA PRO ECUADOR-QUITO Y RESPONSABLE DE LIMPIEZA 2. Envían los requerimientos de suministros, vía correo electrónico. GUARDALMACÉN 3. Consolida los requerimientos de suministros de aseo. 4. Solicita la adquisición de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Deberá adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado. DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO 5. Aprueba la adquisición de los suministros de aseo. 6. Referirse al proceso “Contratación pública”. GUARDALMACÉN 7. Recibe y cuenta los suministros de aseo. Al momento de recibir los suministros deberá tener consigo la orden de compra, para verificación. 8. Recibe y revisa la factura. 9. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor 10. Entrega la documentación correspondiente a quien haya solicitado la compra (Dirección Administrativa-Financiera). 11. Ingresa la información de los suministros de aseo en el sistema MIRAFLORES. 12. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepción. 13. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 21 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.2.4. Egreso de suministros y materiales de aseo 6.2.4.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO SI INICIO Planificado? Matriz ó Zonales? SI MATRIZ FIN ZONALES GUARDA ALMACÉN Registrar egreso en el sistema Registrar egreso en el sistema Verificar disponibilidad de suministros Disponibilidad? NO Informar indisponibilidad I-1 Elaborar y presentar informe I-4 de inventario I-2 I-2 Firmar Acta de Entrega-Recepción FIN NO Solicitar suministros de aseo I-1 Solicitar suministros de aseo I-1 Enviar suministros de aseo vía Correos del I-3 Ecuador Firmar Acta de Entrega-Recepción Recibir suministros de aseo Recibir suministros de aseo Firmar Acta de Entrega-Recepción I-1: Vía correo electrónico I-2: En el sistema “MIRAFLORES”. A través del sistema se genera el Acta de Entrega-Recepción I-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepción firmada por el Guarda Almacén. El envío de suministros de aseo debe coincidir con el envío de suministros de oficina. I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que hará constar los ingreso y egresos de los suministros y materiales. Este informe contendrá: el listado de ingreso a bodega de los suministros y materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y egresos de las cuentas y listado de items. El informe deberá ser presentado al Director Administrativo-Financiero 6.2.4.2. Descripción del procedimiento GUARDALMACÉN Si es un egreso de suministros de aseo no planificado, continuar con el numeral 1 Si es un egreso de suministros de aseo planificado, continuar con el numeral 4 RESPONSABLE DE LIMPIEZA Y OFICINA PRO ECUADOR-QUITO 1. Solicitan suministros de aseo, vía correo electrónico, al Guarda Almacén. Firmar Acta de Entrega-Recepción Enviar Acta de Entrega-Recepción firmada QUITO OFICINA PRO ECUADOR RESPONSABLE DE LIMPIEZA FIN FIN Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 22 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 GUARDALMACÉN 2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados. En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3. En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4. 3. Informa la indisponibilidad vía correo electrónico. Fin del proceso 4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepción. Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina Matriz, continuar con el numeral 5. Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina PRO ECUADOR-QUITO, continuar con el numeral 6. 5. Entrega los suministros de aseo al responsable de limpieza y firma el acta de entregarecepción (Anexo 6). Continuar con numeral 9. 6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepción y se envía los suministros de aseo vía Correos del Ecuador. Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacén. El envío de suministros de aseo debe coincidir con el envío de suministros de oficina. OFICINA PRO ECUADOR-QUITO 7. Recibe suministros de aseo y firma el acta de entrega-recepción. 8. Envía el acta de entrega-recepción firmada. Continuar con numeral 9. GUARDALMACÉN 9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director Administrativo-Financiero. Fin del proceso. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 23 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.2.5. Ingreso de material promocional 6.2.5.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO DIRECCIÓN DE MARKETING GUARDA ALMACÉN Subproceso: INGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL Recibir y contar material promocional Recibir y revisar factura Recibir y contar material promocional Generar y Firmar Acta de EntregaRecepción con Marketing Ingresar información en el sistema I-1 Archivar registro de I-2 compra Ingresar material a bodega FIN Firmar Acta de Entrega-Recepción I-3 con proveedor ADQUISICIONES I-1: Sistema “MIRAFLORES” I-2: El sistema genera el registro. El registro se archiva junto con la factura. I-3: En caso de que la entrega de material esté incompleta, se recibe con Guía de Remisión. La Guía debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la entrega esté completa se solicita factura. INICIO 6.2.5.2. Descripción del procedimiento DIRECCION ADMINISTRATIVA-FINANCIERA 1. Proceso previo: “Contratación Pública” DIRECCIÓN DE MARKETING 2. El administrador del contrato recibe y cuenta el material promocional, en conjunto con el Guardalmacén. 3. El administrador del contrato firma el acta de entrega-recepción con el proveedor. En caso de que la entrega de material esté incompleta, se deberá recibir con una Guía de Remisión. La Guía debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la entrega esté completa se solicita la factura. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 24 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 GUARDALMACÉN 4. Genera y firma acta de entrega-recepción con el administrador del contrato de Marketing, en relación al material promocional que recibe. 5. Ingresar la información en el sistema MIRAFLORES. 6. Archiva documentación. La documentación que debe archivar es: a) Registro de compra (registro generado por el sistema) b) Acta de entrega-recepción firmada c) Copia de factura. 7. Ingresa el material promocional a la bodega. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 25 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 6.2.6. Egresos de material promocional 6.2.6.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DIRECCIÓN DE MARKETING Subproceso: EGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL Consultar disponibilidad de material promocional Aprobar entrega de material promocional Aprueba? NO I-1: La solicitud debe ser dirigida a la Dirección de Marketing, vía correo electrónico o presencialmente. I-2: Debe presentar el Formulario, con la firma de autorización de la Dirección de Marketing I-3: Formulario de Solicitud firmado y Reporte generado por el sistema “MIRAFLORES” I-4: El informe deberá ser presentado al Director de Marketing FIN GUARDA ALMACÉN FIN Elaborar y presentar informe I-4 SI UNIDAD SOLICITANTE Entregar material promocional INICIO Solicitar material I-1 promocional 6.2.6.2. Solicitar entrega de material I-2 promocional Registrar egreso en el sistema Archivar documentos de respaldo Firmar formulario de solicitud Descripción del procedimiento UNIDAD SOLICITANTE 1. Solicita material promocional a la Dirección de Marketing. DIRECCIÓN DE MARKETING 2. Consulta la disponibilidad del material promocional y la pertinencia de entregar el material promocional. En caso de aprobar la entrega, continuar con el numeral 3. En caso de no aprobar la entrega, finaliza el proceso. I-3 Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 26 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 UNIDAD SOLICITANTE 3. Solicita la entrega de material promocional al Guardalmacén. Debe presentar el formulario utilizado por Marketing, con la firma de autorización respectiva (Anexo 5). GUARDALMACÉN 4. Entrega material promocional. UNIDAD SOLICITANTE 5. Firma el formulario. GUARDALMACÉN 6. Registra egreso en el sistema. 7. Archiva los documentos de respaldo Los documentos de respaldo son: a) Formulario de solicitud firmado b) Reporte generado por el sistema 8. Elabora informe de inventario de material promocional y lo presenta. El informe deberá ser presentado al Director de Marketing, trimestralmente. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 27 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 7. Anexos Anexo 1.- Acta de entrega-recepción de Bienes Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 28 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 Anexo 2.- Acta de Constatación Física de Bienes INSTITUTO DE PROMOCIÓN DE EXPORTACIONES E INVERSIONES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA ACTA DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES No. DAF-CFB-PROEC-año-número En la ciudad de Guayaquil a los ..... días del mes de ................ del 20..., los suscritos: ....... (nombres y cargos) ..........................................., realizamos la diligencia de Constatación Física de Bienes del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, según solicitud del Director Administrativo Financiero según lo indica en el memorando Nº........ de fecha ........... Para efecto, con la concurrencia de las personas antes mencionadas, a continuación se detalla los bienes constatados: DETALLE DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES - 20..(año) .. CODIGO DE INVENTARIOS DETALLE CANTIDAD ESTADO DE LOS BIENES BUENO REGULAR MALO TOTAL EXISTENTE EN BODEGA MEDIDA P. UNITA. TOTAL TOTAL (cantidad) En consecuencia por la demostración que antecede, la cantidad de $ 00,00 (Valor en números) corresponde al valor de los bienes constatados de PRO ECUADOR. Para constancia de lo actuado, y fe, de conformidad y aceptación suscriben la presente acta en 3 ejemplares de igual tenor y efecto las personas que han intervenido en esta diligencia. GUARDALMACÉN DELADO DE DIRECCIÓN FINANCIERA AUDITOR OBSERVADOR Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 29 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 Anexo 3.- Acta de Baja de Bienes Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 30 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 Anexo 4.- Acta de entrega-recepción de suministros de oficina. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 31 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 Anexo 5.- Acta de entrega-recepción de suministros de aseo. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 32 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 Anexo 6.- Formato de Requerimiento de Material de Promoción. Versión 0 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 33 de 33 Mayo 2013 PROC-PROECU-028 Anexo 7.- Indicadores del proceso “Control de Bienes de larga duración”. Anexo 8.- Indicadores del proceso “Control de suministros y materiales de oficina”. Anexo 9.- Indicadores del proceso “Control de suministros y materiales de aseo”. Anexo 10.- Indicadores del proceso “Control de material promocional”.
