COMO HACER UN REPORTE DE PROYECTO

¿COMO HACER?
5. UN REPORTE DE PROYECTO
Información: Elisa Saleme y Joaquín Verduzco
Redacción: Yahaira Solís
Logotipo
Título
Slogan
Responsable
Fecha
Dependencia que regula
Lugar
Índice Temático
Resumen
Objetivos
Generales
Específicos
Antecedentes
Antecedentes del proyecto
Antecedentes de la comunidad
Justificación
Metodología
Destinatarios
Lugar
Tiempo
Actividades y comités
Asistencia y difusión
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Financiamiento
Constancias
Riesgos del proyecto y Propuestas de salvación
Proceso de Evaluación
Fuentes de Verificación
Evaluación y retroalimentación
Futuro del Proyecto
Directorio
“Título”
Debe responder las siguientes interrogantes:
¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
Resumen
El proyecto consiste en… Este apartado es muy útil para el lector, ya que con una simple
ojeada al comienzo del mismo se conocerá la descripción general de la actividad, puesto que
es el resumen de la misma. Aquí se pone el qué, cómo, dónde, cuándo, porqué y por quién
del proyecto, también se deben especificar las características fundamentales del programa. Se
recomienda escribirse al final, una vez que se tenga todo lo demás.
Objetivos
Los siguientes, son objetivos generales del proyecto:
1.
Los siguientes, son objetivos específicos del proyecto:
1.
Se dividen en dos:
o Generales:
Son los objetivos que correspondan con los propios de la Asociación,
haciendo ver que la tarea a realizar es compatible con nuestros fines.
Igualmente es necesario especificar, según el tipo de programa que
hagamos, si estos objetivos queremos cumplirlos a corto, mediano o largo
plazo.
o Específicos:
En este apartado deberemos concretar y formular unos objetivos
específicos para cada uno de los aspectos que contemplen nuestra
intervención. Estos deberán ser simples, medibles, alcanzables,
reproducibles y tener cronología definida (SMART objectives), cuanto más
concretos mejor y que nos permitan una fácil evaluación al final del
proyecto, sabiendo, entonces, si hemos conseguido que nuestra actuación
sea un éxito. Recuerda que al redactarlos sólo puede haber un verbo por
objetivo.
En general, tanto para definir ambos tipos de objetivos, hay que huir de establecerlos
"bonitos e inalcanzables" a simple vista. Su redacción ha de ser clara y concreta,
ciñéndonos a lo que, queremos conseguir con la ejecución de nuestro programa.
Antecedentes
Se pueden dividir en dos partes:
•
Antecedentes del proyecto: también se le puede llamar “Marco de Referencia”. Aquí se
comenta brevemente cómo es que surgió este proyecto… por iniciativa de quién, en
dónde, cómo llegó a nosotros…
•
Antecedentes de la comunidad: también se puede llamar “Análisis de la Realidad”. Aquí
se debe dar a conocer diversos indicadores sobre la situación del medio y/o ámbito en
el cual vamos a realizar nuestro programa y los cuales justifican nuestra intervención.
(realidad sociocultural del lugar de nuestra actuación, características socioeconómicas de
los destinatarios, instalaciones existentes, estudios de población, etc.).
Justificación
En este apartado se enuncian las razones que existen en todos los puntos de vista para
la realización de este proyecto. Este punto es clave para el posterior desarrollo del
programa y en él estará basado el resto de nuestra exposición.
Metodología
Cuando hablamos de metodología nos referimos al conjunto de recursos por los cuales
delimitaremos las tareas necesarias para el desarrollo del proyecto, la organización a seguir, la
estructura de funcionamiento, los canales de información interna y externa y demás normas,
métodos de toma de decisiones, etc. Cuando las asociaciones juveniles realizan programas, es
de uso frecuente que se denomine la metodología simplemente con una o dos palabras
(activa y participativa, dinámica, integradora, globalizadora, integral, etc.).
Destinatarios
Este apartado lo podemos dividir, a su vez, en dos, con motivo de especificar
claramente a quiénes nos dirigimos.
1. Destinatarios. Aquí pondremos el perfil de las personas a quienes nos
dirigimos, estableciendo edades, características socio-económicas, procedencia
geográfica, afiliación o no a la asociación que realiza el programa, etc.
2. Participantes. Especificaremos aquí el número, tanto de participantes directos
en la actuación. Se podría incluir aquí los beneficiarios directos e indirectos.
Lugar
Dónde se va a llevar a cabo el proyecto. Concretamos ahora, el lugar o lugares
donde se va a realizar el conjunto del programa. Especificaremos el lugar
geográfico donde se realiza la actuación y matizaremos, en su caso, la instalación
o infraestructura donde se va a ejecutar el programa o actividad.
Tiempo
Este apartado debe contener tres cuestiones de tiempo específicas:
1. Fecha del Evento:
¿Cuando se llevara a cabo el proyecto?
2. Calendarizacion
Se debe precisar todas las gestiones previas relativas a la logística del proyecto.
Debemos prever cuando se van a realizar las acciones que proponemos,
estableciendo unas fechas de ejecución de cada una de las actividades que
planteamos.
3. Programa General de Actividades
Las actividades expuestas requieren un horario, y es necesario que éste quede
reflejado. En este orden de cosas, son muy útiles los "planning", en los cuáles se
detalla de una forma clara este tipo de cuestiones, con la ventaja añadida que se
puede poner en lugar visible y facilitar así el acceso a la información de los
usuarios y participantes en el programa.
Actividades y Comités
Este es el apartado más largo, se trata de enunciar todas las actividades que se necesitan
realizar en este proyecto de una manera ordenada y en base a eso formar comitivas para
la realización de cada trabajo, se deben tomar en cuenta todos los aspectos.
Asistencia y Difusión
De qué manera se puede lograr la asistencia de la gente a este proyecto. Se sugiere
especificar quien será el encargado o encargados de hacerlo así como los medios para
llevar a cabo dicha difusión.
Recursos Humanos
En él hay que hacer referencia al equipo humano que va a participar en la gestión del
programa. Desde el equipo de responsables, pasando por colaboradores, voluntarios y
todas aquellas personas que de una u otra forma van a ser necesarias para la ejecución
del proyecto.
En este punto es necesario exponer cuál va a ser la coordinación entre los diferentes
recursos humanos que se van a utilizar, delimitando las responsabilidades y las técnicas
a utilizar para un adecuado trabajo en grupo.
Una de las maneras más sencillas es hacer un organigrama en el que se ordenan las
jerarquías de los comités de trabajo que se formaron y de los directivos que participarán en
el proyecto.
Recursos Materiales
Enumeraremos todos los recursos materiales y técnicos necesarios para la
realización de nuestro programa. Hemos de distinguir aquellos recursos con los
que ya contamos y los que será necesario conseguir, expresando cuál va a ser el
procedimiento a seguir (alquiler, compra, cesión, préstamo, etc.). Podemos
realizarlo, igualmente, por comités, detallando cuando se trata de instalaciones o
infraestructuras, desplazamientos, manutención, compra de material inventariable
o fungible, etc. De esta forma nos puede resultar mucho más sencillo confeccionar
el presupuesto de la actividad y los recursos económicos que nos son necesarios
para su ejecución.
Mencionar si los recursos han sido suficientes o si es necesario incrementarlos,
disminuirlos o cambiarlos.
Financiamiento
Se debe exponer la cantidad de dinero que se necesita para el proyecto, y, la
manera de conseguirlo. Se recomienda tomar en cuenta todas las minuciosidades
del proyecto y desglosarlas.
Constancias
Se debe comentar el hecho de realizar o no constancias de participación. En caso
de que se decida expedirlas también debe comentarse quien será el o los
encargados de realizarlas, imprimirlas, así como los directivos que se encargaran de
firmarlas y avalarlas.
Proceso de Evaluación
Se trata de explicar que se ha conseguido mediante nuestro proyecto y que no.
En todo programa debemos de establecer cuáles van a ser los criterios de evaluación a
seguir. La evaluación no sólo hay que hacerla sobre los objetivos formulados sino sobre
todos los aspectos que contempla el programa. Para ello se utilizarán lo que se denominan
indicadores que han de ser tanto cuantificables como cualificables.
El proceso de evaluación lo podemos dividir en tres secuencias:
•
Evaluación Inicial, que ha de realizarse previa ejecución del programa.
•
Evaluación continua, a lo largo del desarrollo del proyecto.
•
Evaluación final, a la conclusión del programa.
Para la óptima realización de la evaluación y para facilitar su desarrollo, es muy útil la
confección de fichas de seguimiento en cada una de las actuaciones que vamos a realizar y
recopilar todos aquellos datos que creamos de interés a lo largo de la ejecución de nuestro
programa.
Etapas de Ejecución
Reportar solo los avances por etapa de ejecución, no volver a desarrollar los mismos.
Riesgos del proyecto y Propuestas de Salvación
Mencionar si se encontraron con alguno de los riesgos que se fundamentaron en el
proyecto original.
Mencionar cuales y como se solucionaron, si se ocuparon las propuestas de salvación o si
al estar mal fundamentadas estas, tuvieron que solucionar de manera improvisada.
Fuentes de verificación
Reconocer las fuentes de verificación planteadas en el proyecto original y desarrollar de
qué manera ellas han influido en el direccionamiento de nuestro proyecto ya sea positiva
o negativamente.
Realizar mediante gráficos o esquemas una representación de esta verificación que se
sumara a la evaluación
Evaluación y retroalimentación
Es una de las partes más importantes y se debe de rendir un informe de las evaluaciones en
caso de haber concluido la actividad realizar la evaluación final.
• Evaluación Inicial, del trabajo realizado previo a la ejecución del proyecto.
• Evaluación continua, a lo largo del desarrollo del proyecto.
• Evaluación final, a la conclusión del programa.
Futuro del Proyecto
Aquí se plasma qué se pretende que este proyecto sea en un futuro o en qué se
pretende que trascienda o en qué se pretende que evolucione o se transforme.
Directorio
Aquí se colocan los nombres de las personas encargadas de la organización del
proyecto, así como sus cargos.
Dudas, comentarios, preguntas o sugerencias a [email protected] o a
[email protected].