MOF OF. GRAL. PERSONAL

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A
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACION
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
Manual de Organización y Funciones de la
Oficina General de Personal
MOF
HUACACHINA - ICA
ICA
ICA - 2005
UNIVERSID AD N AC ION AL“S AN LU IS GONZAG A” DE IC A
Dr. Rafael Caparó
Rector
Hidalgo
Dr. Faustino Castilla Torres
Vice-Rector Académico
Dr. Fortunato Hervias Gallardo
Vice-Rector Administrativo (e)
Econ. Percy Donayre La Rosa
Director
Oficina General de Personal
UNIVERSID AD N AC ION AL“S AN LU IS GONZAG A” DE IC A
Oficina General de Racionalización
Lic. Adm. Richard Ramírez Ormeño
Director General
Oficina de Diseño Organizacional
Lic.Adm.Yovana Chacaltana De La Cruz
Directora
Técnicos:
Lic. Adm. Elen a Meza Muñ ante
Se cretaria:
Lic. Adm. Hugo Gómez Mej ía
Lic. Adm. Luz H ernández Herrera
Bach.Adm.Vícto r Aparcana Briceño
PRESENTACIÓN
El Manual de Organización y Funciones de la Oficina General
de Personal de la Universidad Nacional “San Luis Gonzaga” de Ica, es
un instrumento técnico normativo de gestión interna, que determina las
funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos
a nivel de cargos, desarrollados a partir de la estructura orgánica de la
Oficina General de Personal, de acuerdo a lo establecido en el Estatuto y
Reglamento de Organización y Funciones de la Institución.
El presente Manual de Organización y Funciones, ha sido
elaborado en uso de las atribuciones que el Estatuto confiere a la Oficina
General, y de conformidad a lo normado por la Directiva Nº 001-95INAP/DNR, Normas para la Formulación del Manual de Organización y
Funciones.
El Manual de Organización y Funciones es importante porque
facilita el adiestramiento y orientación del personal en servicio,
permitiendo el conocimiento claro y preciso de las funciones y
responsabilidades de los cargos asignados; así como el control y la
evaluación de las actividades de las unidades orgánicas de la Oficina
General de Personal.
El Manual como documento importante de gestión interna,
establece los mecanismos para implementar la organización aprobada; la
misma que se hará en forma gradual en base al personal administrativo,
infraestructura, equipos y otros recursos que actualmente dispone.
El contenido del Manual de Organización y Funciones de la Oficina
General de Personal, está sujeto a modificaciones en razón de las
evaluaciones periódicas y el cumplimiento de sus objetivos.
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
I. ÍNDICE
Presentación
I.
II.
III.
IV.
V.
Índice
.............................................................................
Generalidades
................................................................
02
03
2.1. Utilidad ...................................................................
03
2.2. Alcance ...................................................................
03
2.3. Base Legal ..............................................................
03
De la Organización
........................................................
04
3.1
Estructura Orgánica ...............................................
04
3.2
Organigrama Estructural ........................................
05
Cuadro Orgánico de Cargos
...........................................
Descripción de Funciones a Nivel de Cargos
ANEXOS
06
................
07
...................................................................................
20
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
2
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
II. GENERALIDADES
2.1.
UTILIDAD
Proporciona información a los Funcionarios y Servidores Públicos,
sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura de la
Organización, así como lo referente a las inter relaciones formales.
2.2.
ALCANCE
El Manual de Organización y Funciones es de aplicación y
cumplimiento por todo el personal que presta servicios dentro del
ámbito de la Oficina General de Personal.
2.3.
BASE LEGAL
El presente Manual de Organización y Funciones se sustenta en los
siguientes dispositivos legales:
• Ley Universitaria Nº 23733
• Estatuto de la U.N.ICA
• Reglamento de Organización y Funciones de la Universidad
(R.O.F.)
• R.R. Nº 20859 de Aprobación de la Estructura Orgánica de la
U.N.ICA
• R.J. Nº 095- INAP/DNR que aprueba la Directiva Nº 001-95INAP/DNR.
• Directiva Nº 001-95-INAP/DNR Normas para la Formulación del
M.O.F.
• Directiva Nº 002-95-INAP/DNR: Lineamientos Técnicos para
formular
los
documentos
de
Gestión
en
un
Marco
de
Modernización Administrativa.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
3
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
III. DE LA ORGANIZACIÓN
3.1.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
La Oficina General de Personal, para asegurar el cumplimiento de
sus competencias, cuenta con una organización interna, cuya
estructura es la siguiente:
A)
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
A.1. Oficina General de Personal
A.2. Oficina General Adjunta de Personal
B)
ÓRGANOS DE LÍNEA
B.1 Oficina de Remuneraciones y Pensiones
B.1.1
Unidad de Pensiones y Liquidaciones
B.2 Oficina de Programación y Administración de Personal
B.2.1.
Unidad de Control de Personal
B.3. Oficina de Capacitación
B.3.1.
Unidad de Capacitación
B.4. Oficina de Escalafón
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
4
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
3.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
RECTORADO
VICE- RECTORADO
ADMINISTRATIVO
OFICINA GENERAL DE
PERSONAL
OF. GRAL. ADJUNTA
OFICINA DE
REMUNERACIONES Y
PENSIONES
OF. PROG. Y
ADMINIST. DE
PERSONAL
UNIDAD DE
PENSIONES Y
LIQUIDACIONES
UNIDAD DE
CONTROL DE
PERSONAL
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
OFICINA DE
ESCALAFÓN
OFICINA DE
CAPACITACIÓN
UNIDAD DE
CAPACITACIÓN
5
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
IV. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS
Nº DE
DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA
ORDEN
CARGO CLASIFICADO O ESTRUCTURAL
TOTAL
OBSERVACIÓN
OFICINA GENERAL DE PERSONAL
Director General
Docente
1
Secretaria IV
1
2
Asistente Administrativo II
1
3
Técnico Administrativo II
1
4
Oficinista III
1
OFICINA GENERAL ADJUNTA DE PERSONAL
Director de Sistema Administrativo IV
OFICINA DE REMUNERACIONES Y PENSIONES
5
Director de Sistema Administrativo IV
1
6
Secretaria III
1
7
Asistente Administrativo II
1
8
Técnico Administrativo II
3
Jefe de Oficina
Unidad de Pensiones y Liquidaciones
9
Director de Sistema Administrativo I
1
10
Asistente Administrativo II
1
11
Técnico Administrativo II
1
Jefe de Unidad
OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
12
Director de Sistema Administrativo IV
1
13
Secretaria III
1
Jefe de Oficina
Unidad de Control de Personal
14
Director de Sistema Administrativo I
1
15
Técnico Administrativo II
2
Jefe de Unidad
OFICINA DE ESCALAFÓN
16
Director de Sistema Administrativo IV
1
17
Asistente Administrativo II
1
18
Técnico Administrativo II
1
Jefe de Oficina
OFICINA DE CAPACITACIÓN
19
Director de Sistema Administrativo IV
1
Jefe de Oficina
Jefe de Unidad
Unidad de Capacitación
20
Director de Administración I
1
21
Asistente Administrativo II
1
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS
DEL DIRECTOR GENERAL DE PERSONAL
Es el responsable de conducir los procesos y acciones del Sistema de
Personal: Remuneración y Pensiones, Escalafón, Capacitación; así como
dirigir el potencial humano orientándolo a su mayor valoración y al mejor
desempeño de sus funciones.
SON FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL DIRECTOR GENERAL:
a)
Planificar, dirigir y formular las Normas Técnicas y políticas de
acción del Sistema Administrativo de Personal y Capacitación.
b)
Supervisar la labor del personal directivo y profesional a su cargo.
c)
Formular, dirigir, coordinar y aprobar Planes y Programas para su
aplicación en el Sistema de Personal y Capacitación.
d)
Evaluar la implementación y desarrollo del Sistema Administrativo
de Personal y Capacitación.
e)
Aprobar resoluciones en el nivel de su competencia sobre acciones
relativas a los sistemas administrativos a su cargo.
f)
Participar en la formulación del Presupuesto General de la
Universidad en lo que concierne al Sistema de Personal.
g)
Supervisar y evaluar la ejecución de los procesos técnicos de
personal.
h)
Formular y desarrollar los Programas de Capacitación para el
personal administrativo de la Universidad.
i)
Prestar apoyo y asesoramiento al Vice Rector Administrativo en
asuntos relacionados a los Sistemas Administrativos a su cargo.
j)
Programar, coordinar, dirigir y controlar la ejecución del Sistema de
Remuneraciones y Pensiones, velando por el pago oportuno al
personal activo y cesante de la Universidad.
k)
Elaborar y remitir información periódica relativa a los sistemas
administrativos de personal a los organismos públicos como el
Ministerio de Economía y
Finanzas; y otras entidades del Sector
Público.
l)
Cumplir otras funciones en el ámbito de su competencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
DE LA SECRETARIA
a)
Elaborar
y
redactar
oficios,
informes,
memorandos,
y
otros
documentos de la Oficina General.
b)
Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados
a la oficina.
c)
Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos
recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.
d)
Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o
reuniones.
e)
Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones
relacionadas con la oficina.
f)
Llevar el registro, control y archivo de los bienes patrimoniales
asignados a la oficina, así como de los materiales.
g)
Otras funciones afines al cargo que le asigne el Director General.
DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
a)
Analizar, interpretar y aplicar Normas Legales sobre acciones de
personal.
b)
Estudiar y opinar sobre expedientes de su especialidad.
c)
Coordinar y proponer la elaboración de Normas, Reglamentos,
Directivas y otros.
d)
Asesorar y absolver consultas de orden técnico-administrativo sobre
Sistemas de Personal.
e)
Participar
en
comisiones
o
reuniones
relacionadas
con
Administración de Personal.
f)
Realizar estudios o investigaciones referente al Sistema de Personal.
g)
Coordinar y controlar la programación y ejecución de actividades de
la Oficina General.
h)
Realizar seguimiento sobre cumplimiento de las disposiciones
administrativas.
i)
Coordinar la ejecución de cursos de capacitación.
j)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
8
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO
a)
Coordinar las actividades de recepción, clasificación, registro,
distribución y archivo de documentos.
b)
Participar y coordinar en la elaboración y evaluación de Plan de
Trabajo y el Presupuesto de la Oficina General.
c)
Apoyar a los procesos de reclutamiento, selección, calificación,
evaluación, promoción, y capacitación del personal.
d)
Revisar y verificar informes sobre procesos técnicos de Personal.
e)
Elaborar cuadros estadísticos referente a vacaciones, licencias, etc.
f)
Controlar el Rol de vacaciones del personal administrativo.
g)
Coordinar la formulación de Planillas de pago a ESSALUD y AFP.
h)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
DEL OFICINISTA
a)
Recepcionar,
registrar,
clasificar,
distribuir
y
archivar
los
documentos remitidos y recibidos.
b)
Efectuar la distribución de materiales de oficina.
c)
Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales.
d)
Redactar y digitar resoluciones, oficios, proveídos, cuadros y otros
documentos.
e)
Atender y absolver consultas del público sobre los servicios que
ofrece la oficina.
f)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el director.
DEL DIRECTOR ADJUNTO DE PERSONAL
a)
Coordinar y proponer políticas relacionadas con el Sistema de
Personal.
b)
Dirigir la aplicación de los procesos técnicos y dispositivos legales
concernientes al Sistema de Personal.
c)
Coordinar la formulación y actualización de los documentos técnico
normativos de gestión del Sistema de Personal.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
d)
Dirigir y controlar la labor del personal directivo y establecer las
líneas
de
coordinación
asegurando
el
cumplimiento
de
sus
funciones.
e)
Emitir informes técnicos para las acciones de personal relacionado a
los derechos y beneficios del personal docente y administrativo.
f)
Absolver consultas relacionadas al sistema de personal y sus
procesos técnicos.
g)
Participar en la programación y formulación del presupuesto
analítico de personal.
h)
Coordinar con el superior inmediato las acciones y procesos técnicos
del sistema de personal para su correcta aplicación.
i)
Coordinar con el órgano de Asesoría Jurídica la emisión de informes
que conllevan a resoluciones administrativas.
j)
Cumplir otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director
General.
OFICINA DE REMUNERACIONES Y PENSIONES
DEL DIRECTOR DE REMUNERACIONES Y PENSIONES
a)
Planificar, dirigir y coordinar actividades relacionadas con las
remuneraciones y pensiones del personal docente y administrativo.
b)
Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos en el
área de Remuneraciones y Pensiones.
c)
Brindar asesoramiento en asuntos de Remuneraciones y Pensiones.
d)
Velar por el estricto cumplimiento de las Normas relacionadas con
Remuneraciones y Pensiones.
e)
Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la Oficina de
Remuneraciones y Pensiones.
f)
Participar en la formulación de políticas referente al Sistema de
Personal.
g)
Emitir
opinión
técnica
sobre
Normas
Legales
referente
a
Remuneraciones y Pensiones.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
10
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
h)
Integrar o proponer comisiones en actividades relacionados con el
Sistema de Personal.
i)
Elaborar y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina a
su cargo.
j)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
DE LA SECRETARIA
a)
Elaborar y redactar oficios, memorandos, informes, etc.
b)
Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la
oficina.
c)
Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales.
d)
Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina.
e)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director.
DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
a)
Recopilar y aplicar Normas sobre Remuneraciones y Pagos de
impuestos y tributos.
b)
Revisar la correcta elaboración de las planillas de pago de
remuneraciones del personal activo.
c)
Emitir informes técnicos sobre remuneraciones.
d)
Revisar y controlar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así
como a favor de terceros.
e)
Velar
por
la
adecuada
conservación
de
las
planillas
de
remuneraciones.
f)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la
Oficina de Remuneraciones y Pensiones.
DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO
a)
Elaborar correctamente las planillas de haberes mensuales del
personal docente y administrativo.
b)
Efectuar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor
de terceros.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
c)
Atender las peticiones de constancias de pago de haberes del
personal docente y administrativo.
d)
Cautelar por la correcta conservación de las planillas de pago de
haberes.
e)
Efectuar el llenado de tarjetas de control de pago.
f)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de
Remuneraciones y Pensiones.
DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad
de Pensiones y Liquidaciones)
a)
Organizar y dirigir el desarrollo de las actividades técnicas y
administrativas de la Unidad de Pensiones y Liquidaciones.
b)
Coordinar y controlar la aplicación de Normas Legales en vigencia.
c)
Revisar y visar los informes técnicos de liquidaciones.
d)
Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la dependencia
a su cargo.
e)
Intervenir en la formulación de Políticas del Sistema de Personal.
f)
Dirigir y coordinar la elaboración de Documentos Normativos.
g)
Coordinar permanentemente con la O.N.P. y M.E.F. sobre el Sistema
de Pensiones.
h)
Orientar y asesorar sobre materia de su competencia.
i)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la
Oficina de Remuneraciones y Pensiones.
DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
a)
Recopilar y aplicar estrictamente las Normas sobre Pensiones.
b)
Verificar la correcta elaboración de las planillas de pago de
pensiones.
c)
Elaborar informes técnicos
de liquidaciones y beneficios del
personal cesante.
d)
Cautelar la adecuada conservación de las planillas de pensiones.
e)
Participar en las coordinaciones sobre Sistemas de Pensiones.
f)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO
a)
Procesar correctamente las planillas de pago mensuales del personal
docente y administrativo en calidad de cesantes.
b)
Efectuar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor
de terceros.
c)
Conservar convenientemente las planillas de pago de pensiones.
d)
Aplicar estrictamente los incrementos en las pensiones.
e)
Orientar al público usuario sobre requisitos para otorgar pensiones.
f)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
DEL
DIRECTOR
DE
PROGRAMACIÓN
Y
ADMINISTRACIÓN
DE
PERSONAL
a)
Planificar, dirigir y coordinar actividades relacionadas con la
Administración de Personal.
b)
Coordinar, programar, consolidar, ejecutar y evaluar el Presupuesto
Analítico de Personal así como el Calendario de Compromisos.
c)
Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos para la
Administración de Personal.
d)
Asesorar, coordinar y ejecutar el proceso de Administración de
Personal.
e)
Velar por el estricto cumplimiento de las Normas referente a la
Administración de Personal.
f)
Emitir informe sobre ascensos del personal docente y administrativo
de la U.N.ICA.
g)
Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la Oficina de
Programación y Administración de Personal.
h)
Participar en la formulación de Políticas sobre el Sistema de
Personal.
i)
Intervenir en la formulación del Presupuesto Anual.
j)
Supervisar la elaboración del Cuadro Nominativo del personal
docente y administrativo.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
k)
Emitir
opinión
técnica
sobre
Normas
relacionadas
con
la
Administración de Personal.
l)
Integrar o proponer comisiones en actividades relacionadas con el
Sistema de Personal.
m)
Elaborar y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina
bajo su dirección.
n)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
DE LA SECRETARIA
a)
Preparar y ordenar el despacho, así como elaborar y redactar oficios,
memorandos, informes.
b)
Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la
oficina.
c)
Prestar apoyo en la formulación del Calendario de Compromiso y el
Presupuesto Anual.
d)
Llevar el registro, verificar y actualizar la asignación de plazas del
personal docente y administrativo conforme al P.A.P. y el C.A.P.
e)
Mantener
actualizado
administrativo,
así
la
como
P.E.A.
conciliar
del
personal
con
la
docente
ejecución
de
y
su
presupuesto.
f)
Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales.
g)
Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina.
h)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director.
DEL DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de
Control de Personal)
a)
Organizar y dirigir las acciones y procedimientos sobre Control de
Asistencia y Permanencia del personal.
b)
Coordinar y controlar el cumplimiento de las Normas Legales
vigentes referente al Control de Personal.
c)
Proponer las Normatividad necesaria para el Control de Personal.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
14
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
d)
Controlar y evaluar la ejecución de las actividades del órgano a su
cargo.
e)
Orientar y brindar asesoramiento sobre asuntos de su especialidad.
f)
Dirigir y coordinar la formulación de Documentos Normativos.
g)
Supervisar y verificar diariamente el ingreso y salida del personal.
h)
Emitir informes mensualmente sobre rol de vacaciones, inasistencias
y tardanzas.
i)
Informar las faltas disciplinarias así como proponer las acciones
correctivas y/o sanciones necesarias.
j)
Supervisar y conducir el proceso de evaluación del comportamiento
laboral de los trabajadores.
k)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la
Oficina de Programación y Administración de Personal.
DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO
a)
Preparar, adecuar y controlar la conservación óptima de los
instrumentos de control de personal (tarjeta, reloj, partes, etc.)
b)
Verificar el correcto marcado de las tarjetas y establecer las
inasistencias y tardanzas.
c)
Elaborar diaria y mensualmente el consolidado de tardanzas o
inasistencias.
d)
Procesar las licencias, permisos y formular el Proyecto de Resolución
si el caso lo amerita.
e)
Registrar y llevar el control del uso de permisos y licencias, así como
de vacaciones del personal docente y administrativo.
f)
Verificar y determinar a los servidores incursos en faltas de carácter
disciplinario.
g)
Recabar, verificar y archivar los partes de asistencia de los docentes
de la U.N.ICA.
h)
Participar y preparar la documentación necesaria para la evaluación
del comportamiento laboral de los trabajadores.
i)
Informar al Jefe de Unidad sobre aspectos de su competencia.
j)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
15
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
OFICINA DE ESCALAFÓN
DEL DIRECTOR DE ESCALAFÓN
a)
Planificar, dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el
Registro y Escalafón del personal docente y administrativo de la
U.N.ICA.
b)
Proponer Normas y Procedimientos técnicos administrativos sobre el
área de escalafón.
c)
Emitir opinión técnica sobre Normas relacionadas con asuntos de su
competencia.
d)
Orientar y asesorar en aspectos de su competencia.
e)
Velar por el estricto cumplimiento de las Normas vigentes sobre
Escalafón.
f)
Controlar y evaluar el avance de las actividades de la Oficina de
Escalafón.
g)
Participar en la formulación de políticas referente al Sistema de
Personal.
h)
Proponer o integrar comisiones en actividades que tengan relación
con el Sistema de Personal.
i)
Formular y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina.
j)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
a)
Coordinar y conducir la elaboración de Normas, Procedimientos,
Directivas y otros.
b)
Organizar
y
controlar
la
programación
y
desarrollo
de
las
actividades.
c)
Diseñar formularios, fichas y cuestionarios para recabar y registrar
información del personal.
d)
Asesorar y absolver consultas del público usuario sobre actividades
del área.
e)
Revisar y verificar los informes escalafonarios.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
f)
Controlar la correcta conservación de los legajos personales.
g)
Realizar charlas y exposiciones relacionados con su especialidad.
h)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO
a)
Clasificar, codificar y depurar los legajos personales.
b)
Registrar y mantener actualizado las fichas escalafonarias.
c)
Elaborar informes escalafonarios para otorgar beneficios o acciones
de personal.
d)
Formular cuadros estadísticos sobre niveles de capacitación de
personal, record laboral, etc.
e)
Controlar la salida y devolución de documentos de legajos.
f)
Registrar y actualizar en la base de datos las fichas escalafonarias.
g)
Elaborar
y
actualizar
el
catálogo
del
personal
docente
y
administrativo de la U.N.ICA.
h)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
OFICINA DE CAPACITACIÓN
DEL DIRECTOR DE CAPACITACIÓN
a)
Planificar, dirigir, coordinar y promover el perfeccionamiento y
capacitación de los trabajadores administrativos.
b)
Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos que
incentiven el perfeccionamiento, la especialización y capacitación del
personal.
c)
Opinar sobre dispositivos legales relacionados con la capacitación,
especialización y perfeccionamiento del personal.
d)
Velar por la estricta observancia de las Normas vigentes referente a
la capacitación del personal.
e)
Controlar y evaluar el grado de avance de las actividades de la
Oficina de Capacitación.
f)
Orientar y asesorar en asuntos de su especialidad.
g)
Participar en la formulación de políticas sobre el Sistema de
Personal.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
17
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
h)
Integrar o proponer comisiones en actividades que guarden relación
con el Sistema de Personal.
i)
Formular y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la Oficina.
j)
Coordinar con instituciones similares nacionales e internacionales a
fin de intercambiar experiencias.
k)
Organizar y dirigir la formulación de Planes y Programas, Normas y
Procedimientos para la capacitación.
l)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad
de Capacitación)
a)
Organizar y dirigir las actividades orientadas a promover la
capacitación, especialización y perfeccionamiento del personal de la
institución.
b)
Proponer Normas que impulsen la capacitación de los trabajadores.
c)
Informar los resultados obtenidos de cada una de las acciones de
capacitación.
d)
Participar
en
la
formulación
de
Políticas
Institucionales
de
Capacitación.
e)
Coordinar y elaborar el Plan Institucional de Capacitación.
f)
Controlar y evaluar el cumplimiento del Plan de Capacitación.
g)
Asesorar y orientar sobre materia de capacitación.
h)
Dirigir y coordinar la formulación de Documentos Normativos.
i)
Dirigir estudios e investigaciones a fin de establecer las necesidades
de capacitación.
j)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la
Oficina de Capacitación.
DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
a)
Efectuar estudios de investigación sobre formación y capacitación.
b)
Participar en la elaboración y desarrollo de Planes y Programas para
capacitación.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
18
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
c)
Intervenir en la preparación de materiales audio visuales para los
cursos de capacitación.
d)
Evaluar el rendimiento de los participantes en los Programas de
Capacitación.
e)
Coordinar el desarrollo de Programas Capacitación.
f)
Estudiar, analizar e informar sobre trabajos de investigación.
g)
Dirigir y supervisar Programas de Capacitación.
h)
Realizar estudios e investigaciones para determinar las necesidades
de capacitación.
i)
Dictar charlas y conferencias de su especialidad.
j)
Evaluar los Planes y Programas de Capacitación.
k)
Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
19
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
ANEXOS
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
20
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: T4-05-675-4
SECRETARIA IV (Oficina General) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Elaborar
y
redactar
oficios,
informes,
memorandos,
y
otros
documentos de la Oficina General.
b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados a
la oficina.
c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos
recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.
d) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o reuniones.
e) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones
relacionadas con la oficina.
f) Llevar el registro, control y archivo de los bienes patrimoniales
asignados a la oficina, así como de los materiales.
g) Otras funciones afines al cargo que le asigne el Director General.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Bachillerato en Administración Secretarial, otorgado por el Ministerio
de Educación o entidad autorizada.
•
Capacitación certificada en idioma(s) extranjero, otorgado por una
entidad autorizada.
•
Experiencia en Labores de Secretariado Bilingüe.
•
Capacitación certificada en Computación e Informática.
•
Haber desempeñado el cargo de Secretaria III por un período mínimo
de tres (3) años.
ALTERNATIVA:
•
De no tener Bachillerato en Administración Secretarial, ocho años de
experiencia en labores de Secretariado en apoyo a órganos del
Segundo o Tercer Nivel Organizacional y Título de Secretaria
Ejecutiva.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
21
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: P2-05-066-2
ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Oficina General) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Analizar, interpretar y aplicar Normas Legales sobre acciones de
personal.
b) Estudiar y opinar sobre expedientes de su especialidad.
c) Coordinar y proponer la elaboración de Normas, Reglamentos,
Directivas y otros.
d) Asesorar y absolver consultas de orden técnico-administrativo sobre
Sistemas de Personal.
e) Participar en comisiones o reuniones relacionadas con Administración
de Personal.
f) Realizar estudios o investigaciones referente al Sistema de Personal.
g) Coordinar y controlar la programación y ejecución de actividades de la
Oficina General.
h) Realizar
seguimiento
sobre
cumplimiento
de
las
disposiciones
administrativas.
i) Coordinar la ejecución de cursos de capacitación.
j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Grado Académico de Bachiller Universitario.
•
Experiencia en labores de la especialidad.
•
Capacitación especializada en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
22
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: T4-05-707-2
TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Oficina General) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Coordinar
las
actividades
de
recepción,
clasificación,
registro,
distribución y archivo de documentos.
b) Participar y coordinar en la elaboración y evaluación de Plan de
Trabajo y el Presupuesto de la Oficina General.
c) Apoyar a los procesos de reclutamiento, selección, calificación,
evaluación, promoción, y capacitación del personal.
d) Revisar y verificar informes sobre procesos técnicos de Personal.
e) Elaborar cuadros estadísticos referente a vacaciones, licencias, etc.
f) Controlar el Rol de vacaciones del personal administrativo.
g) Coordinar la formulación de Planillas de pago a ESSALUD y AFP.
h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Título
no
universitario
de
un
centro
de
estudios
superiores
relacionados con la especialidad.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
ALTERNATIVA:
•
Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el
área.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
•
Alguna capacitación en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
23
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: A4-05-550-3
OFICINISTA III (Oficina General) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar los documentos
remitidos y recibidos.
b) Efectuar la distribución de materiales de oficina.
c) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales.
d) Redactar y digitar resoluciones, oficios, proveídos, cuadros y otros
documentos.
e) Atender y absolver consultas del público sobre los servicios que ofrece
la oficina.
f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el director.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Instrucción Secundaria.
•
Capacitación en el área requerida.
•
Conocimientos básicos en computación e informática.
•
Amplia experiencia en labores de Oficina.
ALTERNATIVA:
•
Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
24
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: D6-05-295-4
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director Adjunto) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Coordinar y proponer políticas relacionadas con el Sistema de
Personal.
b) Dirigir la aplicación de los procesos técnicos y dispositivos legales
concernientes al Sistema de Personal.
c) Coordinar la formulación y actualización de los documentos técnico
normativos de gestión del Sistema de Personal.
d) Dirigir y controlar la labor del personal directivo y establecer las líneas
de coordinación asegurando el cumplimiento de sus funciones.
e) Emitir informes técnicos para las acciones de personal relacionado a
los derechos y beneficios del personal docente y administrativo.
f) Absolver consultas relacionadas al sistema de personal y sus procesos
técnicos.
g) Participar en la programación y formulación del presupuesto analítico
de personal.
h) Coordinar con el superior inmediato las acciones y procesos técnicos
del sistema de personal para su correcta aplicación.
i) Coordinar con el órgano de Asesoría Jurídica la emisión de informes
que conllevan a resoluciones administrativas.
j) Cumplir otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director
General.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
•
•
•
Título profesional universitario que incluye estudios relacionados
con la especialidad.
Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que
conduce.
Capacitación altamente especializada en el campo de su
competencia.
Amplia experiencia en conducción de personal.
ALTERNATIVA:
•
Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y
experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
25
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: D6-05-295-4
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina
de Remuneraciones y Pensiones) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Planificar, dirigir y coordinar actividades relacionadas con las
remuneraciones y pensiones del personal docente y administrativo.
b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos en el área
de Remuneraciones y Pensiones.
c) Brindar asesoramiento en asuntos de Remuneraciones y Pensiones.
d) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas relacionadas con
Remuneraciones y Pensiones.
e) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la Oficina de
Remuneraciones y Pensiones.
f) Participar en la formulación de políticas referente al Sistema de
Personal.
g) Emitir
opinión
técnica
sobre
Normas
Legales
referente
a
Remuneraciones y Pensiones.
h) Integrar o proponer comisiones en actividades relacionados con el
Sistema de Personal.
i) Elaborar y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina a su
cargo.
j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
REQUISITOS MÍNIMOS:
• Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con
la especialidad.
• Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que
conduce.
• Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia.
• Amplia experiencia en conducción de personal
ALTERNATIVA:
• Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y
experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
26
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: T3-05-675-3
SECRETARIA III (Oficina de Remuneraciones y Pensiones) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Elaborar y redactar oficios, memorandos, informes, etc.
b) Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la
oficina.
c) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales.
d) Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina.
e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Instrucción secundaria completa, título de secretaria ejecutiva.
•
Experiencia en la interpretación de idioma(s) requeridos.
•
Experiencia en labores administrativas de oficina y en supervisión de
personal auxiliar.
•
Haber desempeñado el cargo de Secretaria II por un periodo mínimo
de tres años.
ALTERNATIVA:
•
De no haber título de Secretaria Ejecutiva, poseer certificado de
Secretariado concluido con estudios no menores de un año.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
27
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: P2-05-066-2
ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Oficina de Remuneraciones y
Pensiones) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Recopilar y aplicar Normas sobre Remuneraciones y Pagos de
impuestos y tributos.
b) Revisar
la
correcta
elaboración
de
las
planillas
de
pago
de
remuneraciones del personal activo.
c) Emitir informes técnicos sobre remuneraciones.
d) Revisar y controlar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así
como a favor de terceros.
e) Velar
por
la
adecuada
conservación
de
las
planillas
de
remuneraciones.
f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la
Oficina de Remuneraciones y Pensiones.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Grado Académico de Bachiller Universitario.
•
Experiencia en labores de la especialidad.
•
Capacitación especializada en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
28
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: T4-05-707-2
TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Oficina de Remuneraciones y
Pensiones) (3)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Elaborar correctamente las planillas de haberes mensuales del
personal docente y administrativo.
b) Efectuar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor
de terceros.
c) Atender las peticiones de constancias de pago de haberes del personal
docente y administrativo.
d) Cautelar por la correcta conservación de las planillas de pago de
haberes.
e) Efectuar el llenado de tarjetas de control de pago.
f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de
Remuneraciones y Pensiones.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Título no universitario de un centro de estudios superiores
relacionados con la especialidad.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
ALTERNATIVA:
•
Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el
área.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
•
Alguna capacitación en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
29
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OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: D3-05-295-1
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Jefe de Unidad de
Pensiones y Liquidaciones) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Organizar y dirigir el desarrollo de las actividades técnicas y
administrativas de la Unidad de Pensiones y Liquidaciones.
b) Coordinar y controlar la aplicación de Normas Legales en vigencia.
c) Revisar y visar los informes técnicos de liquidaciones.
d) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la dependencia
a su cargo.
e) Intervenir en la formulación de Políticas del Sistema de Personal.
f) Dirigir y coordinar la elaboración de Documentos Normativos.
g) Coordinar permanentemente con la O.N.P. y M.E.F. sobre el Sistema
de Pensiones.
h) Orientar y asesorar sobre materia de su competencia.
i) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la
Oficina de Remuneraciones y Pensiones.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con
la especialidad.
•
Experiencia
en
la
conducción
de
programas
administrativos
relacionados al área.
•
Capacitación especializada en el área.
ALTERNATIVA:
•
Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y
experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
30
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: P2-05-066-2
ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Unidad de Pensiones y
Liquidaciones) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Recopilar y aplicar estrictamente las Normas sobre Pensiones.
b) Verificar la correcta elaboración de las planillas de pago de pensiones.
c) Elaborar informes técnicos de liquidaciones y beneficios del personal
cesante.
d) Cautelar la adecuada conservación de las planillas de pensiones.
e) Participar en las coordinaciones sobre Sistemas de Pensiones.
f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Grado Académico de Bachiller Universitario.
•
Experiencia en labores de la especialidad.
•
Capacitación especializada en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
31
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: T4-05-707-2
TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Pensiones y Liquidaciones)
(1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Procesar correctamente las planillas de pago mensuales del personal
docente y administrativo en calidad de cesantes.
b) Efectuar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor
de terceros.
c) Conservar convenientemente las planillas de pago de pensiones.
d) Aplicar estrictamente los incrementos en las pensiones.
e) Orientar al público usuario sobre requisitos para otorgar pensiones.
f) Otras funciones afines a su cargo que el asigne el Jefe inmediato.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Título
no
universitario
de
un
centro
de
estudios
superiores
relacionados con la especialidad.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
ALTERNATIVA:
•
Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el
área.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
•
Alguna capacitación en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
32
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: D6-05-295-4
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina
de Programación y Administración de Personal) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Planificar, dirigir y coordinar actividades relacionadas con la
Administración de Personal.
b) Coordinar, programar, consolidar, ejecutar y evaluar el Presupuesto
Analítico de Personal así como el Calendario de Compromisos.
c) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos para la
Administración de Personal.
d) Asesorar, coordinar y ejecutar el proceso de Administración de
Personal.
e) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas referente a la
Administración de Personal.
f) Emitir informe sobre ascensos del personal docente y administrativo
de la U.N.ICA.
g) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la Oficina de
Programación y Administración de Personal.
h) Participar en la formulación de Políticas sobre el Sistema de Personal.
i) Intervenir en la formulación del Presupuesto Anual.
j) Supervisar la elaboración del Cuadro Nominativo del personal docente
y administrativo.
k) Emitir opinión técnica sobre Normas relacionadas con la
Administración de Personal.
l) Integrar o proponer comisiones en actividades relacionadas con el
Sistema de Personal.
m) Elaborar y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina bajo
su dirección.
n) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
REQUISITOS MÍNIMOS:
• Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con
la especialidad.
• Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que
conduce.
• Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia.
• Amplia experiencia en conducción de personal
ALTERNATIVA:
• Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y
experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
33
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: T3-05-675-3
SECRETARIA III (Oficina de Programación y Administración de
Personal) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Preparar y ordenar el despacho, así como elaborar y redactar oficios,
memorandos, informes.
b) Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la
oficina.
c) Prestar apoyo en la formulación del Calendario de Compromiso y el
Presupuesto Anual.
d) Llevar el registro, verificar y actualizar la asignación de plazas del
personal docente y administrativo conforme al P.A.P. y el C.A.P.
e) Mantener actualizado la P.E.A. del personal docente y administrativo,
así como conciliar con la ejecución de su presupuesto.
f) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales.
g) Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina.
h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Instrucción secundaria completa, título de secretaria ejecutiva.
•
Experiencia en la interpretación de idioma(s) requeridos.
•
Experiencia en labores administrativas de oficina y en supervisión de
personal auxiliar.
•
Haber desempeñado el cargo de Secretaria II por un periodo mínimo
de tres años.
ALTERNATIVA:
•
De no haber título de Secretaria Ejecutiva, poseer certificado de
Secretariado concluido con estudios no menores de un año.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
34
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: D3-05-295-1
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Jefe de Unidad de
Control de Personal) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Organizar y dirigir las acciones y procedimientos sobre Control de
Asistencia y Permanencia del personal.
b) Coordinar y controlar el cumplimiento de las Normas Legales vigentes
referente al Control de Personal.
c) Proponer las Normatividad necesaria para el Control de Personal.
d) Controlar y evaluar la ejecución de las actividades del órgano a su
cargo.
e) Orientar y brindar asesoramiento sobre asuntos de su especialidad.
f) Dirigir y coordinar la formulación de Documentos Normativos.
g) Supervisar y verificar diariamente el ingreso y salida del personal.
h) Emitir informes mensualmente sobre rol de vacaciones, inasistencias
y tardanzas.
i) Informar las faltas disciplinarias así como proponer las acciones
correctivas y/o sanciones necesarias.
j) Supervisar y conducir el proceso de evaluación del comportamiento
laboral de los trabajadores.
k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la
Oficina de Programación y Administración de Personal.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
•
•
Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con
la especialidad.
Experiencia en la conducción de programas administrativos
relacionados al área.
Capacitación especializada en el área.
ALTERNATIVA:
•
Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y
experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
35
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: T4-05-707-2
TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Control de Personal) (2)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Preparar,
adecuar
y
controlar
la
conservación
óptima
de
los
instrumentos de control de personal (tarjeta, reloj, partes, etc.)
b) Verificar el correcto marcado de las tarjetas y establecer las
inasistencias y tardanzas.
c) Elaborar diaria y mensualmente el consolidado de tardanzas o
inasistencias.
d) Procesar las licencias, permisos y formular el Proyecto de Resolución
si el caso lo amerita.
e) Registrar y llevar el control del uso de permisos y licencias, así como
de vacaciones del personal docente y administrativo.
f) Verificar y determinar a los servidores incursos en faltas de carácter
disciplinario.
g) Recabar, verificar y archivar los partes de asistencia de los docentes
de la U.N.ICA.
h) Participar y preparar la documentación necesaria para la evaluación
del comportamiento laboral de los trabajadores.
i) Informar al Jefe de Unidad sobre aspectos de su competencia.
j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Título no universitario de un centro de estudios superiores
relacionados con la especialidad.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
ALTERNATIVA:
•
Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el
área.
•
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
Alguna capacitación en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
36
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: D6-05-295-4
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina
de Escalafón) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Planificar, dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el
Registro y Escalafón del personal docente y administrativo de la
U.N.ICA.
b) Proponer Normas y Procedimientos técnicos administrativos sobre el
área de escalafón.
c) Emitir opinión técnica sobre Normas relacionadas con asuntos de su
competencia.
d) Orientar y asesorar en aspectos de su competencia.
e) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas vigentes sobre
Escalafón.
f) Controlar y evaluar el avance de las actividades de la Oficina de
Escalafón.
g) Participar en la formulación de políticas referente al Sistema de
Personal.
h) Proponer o integrar comisiones en actividades que tengan relación con
el Sistema de Personal.
i) Formular y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina.
j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
REQUISITOS MÍNIMOS:
• Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con
la especialidad.
• Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que
conduce.
• Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia.
• Amplia experiencia en conducción de personal
ALTERNATIVA:
• Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y
experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
37
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: P2-05-066-2
ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Oficina de Escalafón) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Coordinar y conducir la elaboración de Normas, Procedimientos,
Directivas y otros.
b) Organizar y controlar la programación y desarrollo de las actividades.
c) Diseñar formularios, fichas y cuestionarios para recabar y registrar
información del personal.
d) Asesorar y absolver consultas del público usuario sobre actividades
del área.
e) Revisar y verificar los informes escalafonarios.
f) Controlar la correcta conservación de los legajos personales.
g) Realizar charlas y exposiciones relacionadas con su especialidad.
h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Grado Académico de Bachiller Universitario.
•
Experiencia en labores de la especialidad.
•
Capacitación especializada en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
38
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: T4-05-707-2
TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Oficina de Escalafón) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Clasificar, codificar y depurar los legajos personales.
b) Registrar y mantener actualizado las fichas escalafonarias.
c) Elaborar informes escalafonarios para otorgar beneficios o acciones de
personal.
d) Formular cuadros estadísticos sobre niveles de capacitación de
personal, record laboral, etc.
e) Controlar la salida y devolución de documentos de legajos.
f) Registrar y actualizar en la base de datos las fichas escalafonarias.
g) Elaborar y actualizar el catálogo del personal docente y administrativo
de la U.N.ICA.
h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Título no universitario de un centro de estudios superiores
relacionados con la especialidad.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
ALTERNATIVA:
•
Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el
área.
•
Experiencia en labores técnicas de la especialidad.
•
Alguna capacitación en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
39
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: D6-05-295-4
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina
de Capacitación) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Planificar, dirigir, coordinar y promover el perfeccionamiento y
capacitación de los trabajadores administrativos.
b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos que
incentiven el perfeccionamiento, la especialización y capacitación del
personal.
c) Opinar sobre dispositivos legales relacionados con la capacitación,
especialización y perfeccionamiento del personal.
d) Velar por la estricta observancia de las Normas vigentes referente a la
capacitación del personal.
e) Controlar y evaluar el grado de avance de las actividades de la Oficina
de Capacitación.
f) Orientar y asesorar en asuntos de su especialidad.
g) Participar en la formulación de políticas sobre el Sistema de Personal.
h) Integrar o proponer comisiones en actividades que guarden relación
con el Sistema de Personal.
i) Formular y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la Oficina.
j) Coordinar con instituciones similares nacionales e internacionales a
fin de intercambiar experiencias.
k) Organizar y dirigir la formulación de Planes y Programas, Normas y
Procedimientos para la capacitación.
l) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.
REQUISITOS MÍNIMOS:
• Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con
la especialidad.
• Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que
conduce.
• Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia.
• Amplia experiencia en conducción de personal
ALTERNATIVA:
• Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y
experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
40
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: D3-05-260-1
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN I (Jefe de Unidad de Capacitación) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Organizar
y
dirigir
las
actividades
orientadas
a
promover
la
capacitación, especialización y perfeccionamiento del personal de la
institución.
b) Proponer Normas que impulsen la capacitación de los trabajadores.
c) Informar los resultados obtenidos de cada una de las acciones de
capacitación.
d) Participar
en
la
formulación
de
Políticas
Institucionales
de
Capacitación.
e) Coordinar y elaborar el Plan Institucional de Capacitación.
f) Controlar y evaluar el cumplimiento del Plan de Capacitación.
g) Asesorar y orientar sobre materia de capacitación.
h) Dirigir y coordinar la formulación de Documentos Normativos.
i) Dirigir estudios e investigaciones a fin de establecer las necesidades
de capacitación.
j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la
Oficina de Capacitación.
REQUISITOS MÍNIMOS:
• Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con
•
•
la especialidad.
Capacitación especializada en el área.
Experiencia en conducción de Programas Administrativos.
•
Experiencia en conducción de personal
ALTERNATIVA:
• Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y
experiencia.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA
OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
Código: P2-05-066-2
ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Unidad de Capacitación) (1)
(Denominación del Cargo)
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Efectuar estudios de investigación sobre formación y capacitación.
b) Participar en la elaboración y desarrollo de Planes y Programas para
capacitación.
c) Intervenir en la preparación de materiales audio visuales para los
cursos de capacitación.
d) Evaluar el rendimiento de los participantes en los Programas de
Capacitación.
e) Coordinar el desarrollo de Programas Capacitación.
f) Estudiar, analizar e informar sobre trabajos de investigación.
g) Dirigir y supervisar Programas de Capacitación.
h) Realizar estudios e investigaciones para determinar las necesidades de
capacitación.
i) Dictar charlas y conferencias de su especialidad.
j) Evaluar los Planes y Programas de Capacitación.
k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.
REQUISITOS MÍNIMOS:
•
Grado Académico de Bachiller Universitario.
•
Experiencia en labores de la especialidad.
•
Capacitación especializada en el área.
OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
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