L LAC TA U NIVERS IDA DE IC A” GA ZA D N L “SAN LU NA IS IO G C N O A UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACION OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL Manual de Organización y Funciones de la Oficina General de Personal MOF HUACACHINA - ICA ICA ICA - 2005 UNIVERSID AD N AC ION AL“S AN LU IS GONZAG A” DE IC A Dr. Rafael Caparó Rector Hidalgo Dr. Faustino Castilla Torres Vice-Rector Académico Dr. Fortunato Hervias Gallardo Vice-Rector Administrativo (e) Econ. Percy Donayre La Rosa Director Oficina General de Personal UNIVERSID AD N AC ION AL“S AN LU IS GONZAG A” DE IC A Oficina General de Racionalización Lic. Adm. Richard Ramírez Ormeño Director General Oficina de Diseño Organizacional Lic.Adm.Yovana Chacaltana De La Cruz Directora Técnicos: Lic. Adm. Elen a Meza Muñ ante Se cretaria: Lic. Adm. Hugo Gómez Mej ía Lic. Adm. Luz H ernández Herrera Bach.Adm.Vícto r Aparcana Briceño PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones de la Oficina General de Personal de la Universidad Nacional “San Luis Gonzaga” de Ica, es un instrumento técnico normativo de gestión interna, que determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos a nivel de cargos, desarrollados a partir de la estructura orgánica de la Oficina General de Personal, de acuerdo a lo establecido en el Estatuto y Reglamento de Organización y Funciones de la Institución. El presente Manual de Organización y Funciones, ha sido elaborado en uso de las atribuciones que el Estatuto confiere a la Oficina General, y de conformidad a lo normado por la Directiva Nº 001-95INAP/DNR, Normas para la Formulación del Manual de Organización y Funciones. El Manual de Organización y Funciones es importante porque facilita el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiendo el conocimiento claro y preciso de las funciones y responsabilidades de los cargos asignados; así como el control y la evaluación de las actividades de las unidades orgánicas de la Oficina General de Personal. El Manual como documento importante de gestión interna, establece los mecanismos para implementar la organización aprobada; la misma que se hará en forma gradual en base al personal administrativo, infraestructura, equipos y otros recursos que actualmente dispone. El contenido del Manual de Organización y Funciones de la Oficina General de Personal, está sujeto a modificaciones en razón de las evaluaciones periódicas y el cumplimiento de sus objetivos. UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN I. ÍNDICE Presentación I. II. III. IV. V. Índice ............................................................................. Generalidades ................................................................ 02 03 2.1. Utilidad ................................................................... 03 2.2. Alcance ................................................................... 03 2.3. Base Legal .............................................................. 03 De la Organización ........................................................ 04 3.1 Estructura Orgánica ............................................... 04 3.2 Organigrama Estructural ........................................ 05 Cuadro Orgánico de Cargos ........................................... Descripción de Funciones a Nivel de Cargos ANEXOS 06 ................ 07 ................................................................................... 20 OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 2 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN II. GENERALIDADES 2.1. UTILIDAD Proporciona información a los Funcionarios y Servidores Públicos, sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura de la Organización, así como lo referente a las inter relaciones formales. 2.2. ALCANCE El Manual de Organización y Funciones es de aplicación y cumplimiento por todo el personal que presta servicios dentro del ámbito de la Oficina General de Personal. 2.3. BASE LEGAL El presente Manual de Organización y Funciones se sustenta en los siguientes dispositivos legales: • Ley Universitaria Nº 23733 • Estatuto de la U.N.ICA • Reglamento de Organización y Funciones de la Universidad (R.O.F.) • R.R. Nº 20859 de Aprobación de la Estructura Orgánica de la U.N.ICA • R.J. Nº 095- INAP/DNR que aprueba la Directiva Nº 001-95INAP/DNR. • Directiva Nº 001-95-INAP/DNR Normas para la Formulación del M.O.F. • Directiva Nº 002-95-INAP/DNR: Lineamientos Técnicos para formular los documentos de Gestión en un Marco de Modernización Administrativa. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 3 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN III. DE LA ORGANIZACIÓN 3.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA La Oficina General de Personal, para asegurar el cumplimiento de sus competencias, cuenta con una organización interna, cuya estructura es la siguiente: A) ÓRGANO DE DIRECCIÓN A.1. Oficina General de Personal A.2. Oficina General Adjunta de Personal B) ÓRGANOS DE LÍNEA B.1 Oficina de Remuneraciones y Pensiones B.1.1 Unidad de Pensiones y Liquidaciones B.2 Oficina de Programación y Administración de Personal B.2.1. Unidad de Control de Personal B.3. Oficina de Capacitación B.3.1. Unidad de Capacitación B.4. Oficina de Escalafón OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 4 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN 3.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL RECTORADO VICE- RECTORADO ADMINISTRATIVO OFICINA GENERAL DE PERSONAL OF. GRAL. ADJUNTA OFICINA DE REMUNERACIONES Y PENSIONES OF. PROG. Y ADMINIST. DE PERSONAL UNIDAD DE PENSIONES Y LIQUIDACIONES UNIDAD DE CONTROL DE PERSONAL OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL OFICINA DE ESCALAFÓN OFICINA DE CAPACITACIÓN UNIDAD DE CAPACITACIÓN 5 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN IV. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS Nº DE DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA ORDEN CARGO CLASIFICADO O ESTRUCTURAL TOTAL OBSERVACIÓN OFICINA GENERAL DE PERSONAL Director General Docente 1 Secretaria IV 1 2 Asistente Administrativo II 1 3 Técnico Administrativo II 1 4 Oficinista III 1 OFICINA GENERAL ADJUNTA DE PERSONAL Director de Sistema Administrativo IV OFICINA DE REMUNERACIONES Y PENSIONES 5 Director de Sistema Administrativo IV 1 6 Secretaria III 1 7 Asistente Administrativo II 1 8 Técnico Administrativo II 3 Jefe de Oficina Unidad de Pensiones y Liquidaciones 9 Director de Sistema Administrativo I 1 10 Asistente Administrativo II 1 11 Técnico Administrativo II 1 Jefe de Unidad OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 12 Director de Sistema Administrativo IV 1 13 Secretaria III 1 Jefe de Oficina Unidad de Control de Personal 14 Director de Sistema Administrativo I 1 15 Técnico Administrativo II 2 Jefe de Unidad OFICINA DE ESCALAFÓN 16 Director de Sistema Administrativo IV 1 17 Asistente Administrativo II 1 18 Técnico Administrativo II 1 Jefe de Oficina OFICINA DE CAPACITACIÓN 19 Director de Sistema Administrativo IV 1 Jefe de Oficina Jefe de Unidad Unidad de Capacitación 20 Director de Administración I 1 21 Asistente Administrativo II 1 OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 6 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS DEL DIRECTOR GENERAL DE PERSONAL Es el responsable de conducir los procesos y acciones del Sistema de Personal: Remuneración y Pensiones, Escalafón, Capacitación; así como dirigir el potencial humano orientándolo a su mayor valoración y al mejor desempeño de sus funciones. SON FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL DIRECTOR GENERAL: a) Planificar, dirigir y formular las Normas Técnicas y políticas de acción del Sistema Administrativo de Personal y Capacitación. b) Supervisar la labor del personal directivo y profesional a su cargo. c) Formular, dirigir, coordinar y aprobar Planes y Programas para su aplicación en el Sistema de Personal y Capacitación. d) Evaluar la implementación y desarrollo del Sistema Administrativo de Personal y Capacitación. e) Aprobar resoluciones en el nivel de su competencia sobre acciones relativas a los sistemas administrativos a su cargo. f) Participar en la formulación del Presupuesto General de la Universidad en lo que concierne al Sistema de Personal. g) Supervisar y evaluar la ejecución de los procesos técnicos de personal. h) Formular y desarrollar los Programas de Capacitación para el personal administrativo de la Universidad. i) Prestar apoyo y asesoramiento al Vice Rector Administrativo en asuntos relacionados a los Sistemas Administrativos a su cargo. j) Programar, coordinar, dirigir y controlar la ejecución del Sistema de Remuneraciones y Pensiones, velando por el pago oportuno al personal activo y cesante de la Universidad. k) Elaborar y remitir información periódica relativa a los sistemas administrativos de personal a los organismos públicos como el Ministerio de Economía y Finanzas; y otras entidades del Sector Público. l) Cumplir otras funciones en el ámbito de su competencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 7 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN DE LA SECRETARIA a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros documentos de la Oficina General. b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados a la oficina. c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación. d) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o reuniones. e) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones relacionadas con la oficina. f) Llevar el registro, control y archivo de los bienes patrimoniales asignados a la oficina, así como de los materiales. g) Otras funciones afines al cargo que le asigne el Director General. DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO a) Analizar, interpretar y aplicar Normas Legales sobre acciones de personal. b) Estudiar y opinar sobre expedientes de su especialidad. c) Coordinar y proponer la elaboración de Normas, Reglamentos, Directivas y otros. d) Asesorar y absolver consultas de orden técnico-administrativo sobre Sistemas de Personal. e) Participar en comisiones o reuniones relacionadas con Administración de Personal. f) Realizar estudios o investigaciones referente al Sistema de Personal. g) Coordinar y controlar la programación y ejecución de actividades de la Oficina General. h) Realizar seguimiento sobre cumplimiento de las disposiciones administrativas. i) Coordinar la ejecución de cursos de capacitación. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 8 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO a) Coordinar las actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos. b) Participar y coordinar en la elaboración y evaluación de Plan de Trabajo y el Presupuesto de la Oficina General. c) Apoyar a los procesos de reclutamiento, selección, calificación, evaluación, promoción, y capacitación del personal. d) Revisar y verificar informes sobre procesos técnicos de Personal. e) Elaborar cuadros estadísticos referente a vacaciones, licencias, etc. f) Controlar el Rol de vacaciones del personal administrativo. g) Coordinar la formulación de Planillas de pago a ESSALUD y AFP. h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. DEL OFICINISTA a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar los documentos remitidos y recibidos. b) Efectuar la distribución de materiales de oficina. c) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales. d) Redactar y digitar resoluciones, oficios, proveídos, cuadros y otros documentos. e) Atender y absolver consultas del público sobre los servicios que ofrece la oficina. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el director. DEL DIRECTOR ADJUNTO DE PERSONAL a) Coordinar y proponer políticas relacionadas con el Sistema de Personal. b) Dirigir la aplicación de los procesos técnicos y dispositivos legales concernientes al Sistema de Personal. c) Coordinar la formulación y actualización de los documentos técnico normativos de gestión del Sistema de Personal. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 9 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN d) Dirigir y controlar la labor del personal directivo y establecer las líneas de coordinación asegurando el cumplimiento de sus funciones. e) Emitir informes técnicos para las acciones de personal relacionado a los derechos y beneficios del personal docente y administrativo. f) Absolver consultas relacionadas al sistema de personal y sus procesos técnicos. g) Participar en la programación y formulación del presupuesto analítico de personal. h) Coordinar con el superior inmediato las acciones y procesos técnicos del sistema de personal para su correcta aplicación. i) Coordinar con el órgano de Asesoría Jurídica la emisión de informes que conllevan a resoluciones administrativas. j) Cumplir otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. OFICINA DE REMUNERACIONES Y PENSIONES DEL DIRECTOR DE REMUNERACIONES Y PENSIONES a) Planificar, dirigir y coordinar actividades relacionadas con las remuneraciones y pensiones del personal docente y administrativo. b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos en el área de Remuneraciones y Pensiones. c) Brindar asesoramiento en asuntos de Remuneraciones y Pensiones. d) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas relacionadas con Remuneraciones y Pensiones. e) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la Oficina de Remuneraciones y Pensiones. f) Participar en la formulación de políticas referente al Sistema de Personal. g) Emitir opinión técnica sobre Normas Legales referente a Remuneraciones y Pensiones. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 10 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN h) Integrar o proponer comisiones en actividades relacionados con el Sistema de Personal. i) Elaborar y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina a su cargo. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. DE LA SECRETARIA a) Elaborar y redactar oficios, memorandos, informes, etc. b) Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la oficina. c) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales. d) Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina. e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director. DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO a) Recopilar y aplicar Normas sobre Remuneraciones y Pagos de impuestos y tributos. b) Revisar la correcta elaboración de las planillas de pago de remuneraciones del personal activo. c) Emitir informes técnicos sobre remuneraciones. d) Revisar y controlar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor de terceros. e) Velar por la adecuada conservación de las planillas de remuneraciones. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la Oficina de Remuneraciones y Pensiones. DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO a) Elaborar correctamente las planillas de haberes mensuales del personal docente y administrativo. b) Efectuar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor de terceros. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 11 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN c) Atender las peticiones de constancias de pago de haberes del personal docente y administrativo. d) Cautelar por la correcta conservación de las planillas de pago de haberes. e) Efectuar el llenado de tarjetas de control de pago. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de Remuneraciones y Pensiones. DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Pensiones y Liquidaciones) a) Organizar y dirigir el desarrollo de las actividades técnicas y administrativas de la Unidad de Pensiones y Liquidaciones. b) Coordinar y controlar la aplicación de Normas Legales en vigencia. c) Revisar y visar los informes técnicos de liquidaciones. d) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la dependencia a su cargo. e) Intervenir en la formulación de Políticas del Sistema de Personal. f) Dirigir y coordinar la elaboración de Documentos Normativos. g) Coordinar permanentemente con la O.N.P. y M.E.F. sobre el Sistema de Pensiones. h) Orientar y asesorar sobre materia de su competencia. i) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la Oficina de Remuneraciones y Pensiones. DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO a) Recopilar y aplicar estrictamente las Normas sobre Pensiones. b) Verificar la correcta elaboración de las planillas de pago de pensiones. c) Elaborar informes técnicos de liquidaciones y beneficios del personal cesante. d) Cautelar la adecuada conservación de las planillas de pensiones. e) Participar en las coordinaciones sobre Sistemas de Pensiones. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 12 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO a) Procesar correctamente las planillas de pago mensuales del personal docente y administrativo en calidad de cesantes. b) Efectuar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor de terceros. c) Conservar convenientemente las planillas de pago de pensiones. d) Aplicar estrictamente los incrementos en las pensiones. e) Orientar al público usuario sobre requisitos para otorgar pensiones. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL DEL DIRECTOR DE PROGRAMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL a) Planificar, dirigir y coordinar actividades relacionadas con la Administración de Personal. b) Coordinar, programar, consolidar, ejecutar y evaluar el Presupuesto Analítico de Personal así como el Calendario de Compromisos. c) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos para la Administración de Personal. d) Asesorar, coordinar y ejecutar el proceso de Administración de Personal. e) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas referente a la Administración de Personal. f) Emitir informe sobre ascensos del personal docente y administrativo de la U.N.ICA. g) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la Oficina de Programación y Administración de Personal. h) Participar en la formulación de Políticas sobre el Sistema de Personal. i) Intervenir en la formulación del Presupuesto Anual. j) Supervisar la elaboración del Cuadro Nominativo del personal docente y administrativo. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 13 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN k) Emitir opinión técnica sobre Normas relacionadas con la Administración de Personal. l) Integrar o proponer comisiones en actividades relacionadas con el Sistema de Personal. m) Elaborar y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina bajo su dirección. n) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. DE LA SECRETARIA a) Preparar y ordenar el despacho, así como elaborar y redactar oficios, memorandos, informes. b) Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la oficina. c) Prestar apoyo en la formulación del Calendario de Compromiso y el Presupuesto Anual. d) Llevar el registro, verificar y actualizar la asignación de plazas del personal docente y administrativo conforme al P.A.P. y el C.A.P. e) Mantener actualizado administrativo, así la como P.E.A. conciliar del personal con la docente ejecución de y su presupuesto. f) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales. g) Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina. h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director. DEL DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Control de Personal) a) Organizar y dirigir las acciones y procedimientos sobre Control de Asistencia y Permanencia del personal. b) Coordinar y controlar el cumplimiento de las Normas Legales vigentes referente al Control de Personal. c) Proponer las Normatividad necesaria para el Control de Personal. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 14 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN d) Controlar y evaluar la ejecución de las actividades del órgano a su cargo. e) Orientar y brindar asesoramiento sobre asuntos de su especialidad. f) Dirigir y coordinar la formulación de Documentos Normativos. g) Supervisar y verificar diariamente el ingreso y salida del personal. h) Emitir informes mensualmente sobre rol de vacaciones, inasistencias y tardanzas. i) Informar las faltas disciplinarias así como proponer las acciones correctivas y/o sanciones necesarias. j) Supervisar y conducir el proceso de evaluación del comportamiento laboral de los trabajadores. k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la Oficina de Programación y Administración de Personal. DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO a) Preparar, adecuar y controlar la conservación óptima de los instrumentos de control de personal (tarjeta, reloj, partes, etc.) b) Verificar el correcto marcado de las tarjetas y establecer las inasistencias y tardanzas. c) Elaborar diaria y mensualmente el consolidado de tardanzas o inasistencias. d) Procesar las licencias, permisos y formular el Proyecto de Resolución si el caso lo amerita. e) Registrar y llevar el control del uso de permisos y licencias, así como de vacaciones del personal docente y administrativo. f) Verificar y determinar a los servidores incursos en faltas de carácter disciplinario. g) Recabar, verificar y archivar los partes de asistencia de los docentes de la U.N.ICA. h) Participar y preparar la documentación necesaria para la evaluación del comportamiento laboral de los trabajadores. i) Informar al Jefe de Unidad sobre aspectos de su competencia. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 15 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN OFICINA DE ESCALAFÓN DEL DIRECTOR DE ESCALAFÓN a) Planificar, dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el Registro y Escalafón del personal docente y administrativo de la U.N.ICA. b) Proponer Normas y Procedimientos técnicos administrativos sobre el área de escalafón. c) Emitir opinión técnica sobre Normas relacionadas con asuntos de su competencia. d) Orientar y asesorar en aspectos de su competencia. e) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas vigentes sobre Escalafón. f) Controlar y evaluar el avance de las actividades de la Oficina de Escalafón. g) Participar en la formulación de políticas referente al Sistema de Personal. h) Proponer o integrar comisiones en actividades que tengan relación con el Sistema de Personal. i) Formular y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO a) Coordinar y conducir la elaboración de Normas, Procedimientos, Directivas y otros. b) Organizar y controlar la programación y desarrollo de las actividades. c) Diseñar formularios, fichas y cuestionarios para recabar y registrar información del personal. d) Asesorar y absolver consultas del público usuario sobre actividades del área. e) Revisar y verificar los informes escalafonarios. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 16 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN f) Controlar la correcta conservación de los legajos personales. g) Realizar charlas y exposiciones relacionados con su especialidad. h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO a) Clasificar, codificar y depurar los legajos personales. b) Registrar y mantener actualizado las fichas escalafonarias. c) Elaborar informes escalafonarios para otorgar beneficios o acciones de personal. d) Formular cuadros estadísticos sobre niveles de capacitación de personal, record laboral, etc. e) Controlar la salida y devolución de documentos de legajos. f) Registrar y actualizar en la base de datos las fichas escalafonarias. g) Elaborar y actualizar el catálogo del personal docente y administrativo de la U.N.ICA. h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. OFICINA DE CAPACITACIÓN DEL DIRECTOR DE CAPACITACIÓN a) Planificar, dirigir, coordinar y promover el perfeccionamiento y capacitación de los trabajadores administrativos. b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos que incentiven el perfeccionamiento, la especialización y capacitación del personal. c) Opinar sobre dispositivos legales relacionados con la capacitación, especialización y perfeccionamiento del personal. d) Velar por la estricta observancia de las Normas vigentes referente a la capacitación del personal. e) Controlar y evaluar el grado de avance de las actividades de la Oficina de Capacitación. f) Orientar y asesorar en asuntos de su especialidad. g) Participar en la formulación de políticas sobre el Sistema de Personal. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 17 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN h) Integrar o proponer comisiones en actividades que guarden relación con el Sistema de Personal. i) Formular y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la Oficina. j) Coordinar con instituciones similares nacionales e internacionales a fin de intercambiar experiencias. k) Organizar y dirigir la formulación de Planes y Programas, Normas y Procedimientos para la capacitación. l) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Capacitación) a) Organizar y dirigir las actividades orientadas a promover la capacitación, especialización y perfeccionamiento del personal de la institución. b) Proponer Normas que impulsen la capacitación de los trabajadores. c) Informar los resultados obtenidos de cada una de las acciones de capacitación. d) Participar en la formulación de Políticas Institucionales de Capacitación. e) Coordinar y elaborar el Plan Institucional de Capacitación. f) Controlar y evaluar el cumplimiento del Plan de Capacitación. g) Asesorar y orientar sobre materia de capacitación. h) Dirigir y coordinar la formulación de Documentos Normativos. i) Dirigir estudios e investigaciones a fin de establecer las necesidades de capacitación. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la Oficina de Capacitación. DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO a) Efectuar estudios de investigación sobre formación y capacitación. b) Participar en la elaboración y desarrollo de Planes y Programas para capacitación. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 18 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN c) Intervenir en la preparación de materiales audio visuales para los cursos de capacitación. d) Evaluar el rendimiento de los participantes en los Programas de Capacitación. e) Coordinar el desarrollo de Programas Capacitación. f) Estudiar, analizar e informar sobre trabajos de investigación. g) Dirigir y supervisar Programas de Capacitación. h) Realizar estudios e investigaciones para determinar las necesidades de capacitación. i) Dictar charlas y conferencias de su especialidad. j) Evaluar los Planes y Programas de Capacitación. k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 19 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN ANEXOS OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 20 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T4-05-675-4 SECRETARIA IV (Oficina General) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros documentos de la Oficina General. b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados a la oficina. c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación. d) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o reuniones. e) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones relacionadas con la oficina. f) Llevar el registro, control y archivo de los bienes patrimoniales asignados a la oficina, así como de los materiales. g) Otras funciones afines al cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: • Bachillerato en Administración Secretarial, otorgado por el Ministerio de Educación o entidad autorizada. • Capacitación certificada en idioma(s) extranjero, otorgado por una entidad autorizada. • Experiencia en Labores de Secretariado Bilingüe. • Capacitación certificada en Computación e Informática. • Haber desempeñado el cargo de Secretaria III por un período mínimo de tres (3) años. ALTERNATIVA: • De no tener Bachillerato en Administración Secretarial, ocho años de experiencia en labores de Secretariado en apoyo a órganos del Segundo o Tercer Nivel Organizacional y Título de Secretaria Ejecutiva. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 21 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: P2-05-066-2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Oficina General) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Analizar, interpretar y aplicar Normas Legales sobre acciones de personal. b) Estudiar y opinar sobre expedientes de su especialidad. c) Coordinar y proponer la elaboración de Normas, Reglamentos, Directivas y otros. d) Asesorar y absolver consultas de orden técnico-administrativo sobre Sistemas de Personal. e) Participar en comisiones o reuniones relacionadas con Administración de Personal. f) Realizar estudios o investigaciones referente al Sistema de Personal. g) Coordinar y controlar la programación y ejecución de actividades de la Oficina General. h) Realizar seguimiento sobre cumplimiento de las disposiciones administrativas. i) Coordinar la ejecución de cursos de capacitación. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: • Grado Académico de Bachiller Universitario. • Experiencia en labores de la especialidad. • Capacitación especializada en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 22 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Oficina General) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Coordinar las actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos. b) Participar y coordinar en la elaboración y evaluación de Plan de Trabajo y el Presupuesto de la Oficina General. c) Apoyar a los procesos de reclutamiento, selección, calificación, evaluación, promoción, y capacitación del personal. d) Revisar y verificar informes sobre procesos técnicos de Personal. e) Elaborar cuadros estadísticos referente a vacaciones, licencias, etc. f) Controlar el Rol de vacaciones del personal administrativo. g) Coordinar la formulación de Planillas de pago a ESSALUD y AFP. h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. ALTERNATIVA: • Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el área. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. • Alguna capacitación en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 23 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: A4-05-550-3 OFICINISTA III (Oficina General) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar los documentos remitidos y recibidos. b) Efectuar la distribución de materiales de oficina. c) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales. d) Redactar y digitar resoluciones, oficios, proveídos, cuadros y otros documentos. e) Atender y absolver consultas del público sobre los servicios que ofrece la oficina. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el director. REQUISITOS MÍNIMOS: • Instrucción Secundaria. • Capacitación en el área requerida. • Conocimientos básicos en computación e informática. • Amplia experiencia en labores de Oficina. ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 24 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D6-05-295-4 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director Adjunto) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Coordinar y proponer políticas relacionadas con el Sistema de Personal. b) Dirigir la aplicación de los procesos técnicos y dispositivos legales concernientes al Sistema de Personal. c) Coordinar la formulación y actualización de los documentos técnico normativos de gestión del Sistema de Personal. d) Dirigir y controlar la labor del personal directivo y establecer las líneas de coordinación asegurando el cumplimiento de sus funciones. e) Emitir informes técnicos para las acciones de personal relacionado a los derechos y beneficios del personal docente y administrativo. f) Absolver consultas relacionadas al sistema de personal y sus procesos técnicos. g) Participar en la programación y formulación del presupuesto analítico de personal. h) Coordinar con el superior inmediato las acciones y procesos técnicos del sistema de personal para su correcta aplicación. i) Coordinar con el órgano de Asesoría Jurídica la emisión de informes que conllevan a resoluciones administrativas. j) Cumplir otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: • • • • Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con la especialidad. Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que conduce. Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia. Amplia experiencia en conducción de personal. ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 25 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D6-05-295-4 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina de Remuneraciones y Pensiones) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Planificar, dirigir y coordinar actividades relacionadas con las remuneraciones y pensiones del personal docente y administrativo. b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos en el área de Remuneraciones y Pensiones. c) Brindar asesoramiento en asuntos de Remuneraciones y Pensiones. d) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas relacionadas con Remuneraciones y Pensiones. e) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la Oficina de Remuneraciones y Pensiones. f) Participar en la formulación de políticas referente al Sistema de Personal. g) Emitir opinión técnica sobre Normas Legales referente a Remuneraciones y Pensiones. h) Integrar o proponer comisiones en actividades relacionados con el Sistema de Personal. i) Elaborar y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina a su cargo. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con la especialidad. • Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que conduce. • Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia. • Amplia experiencia en conducción de personal ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 26 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T3-05-675-3 SECRETARIA III (Oficina de Remuneraciones y Pensiones) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Elaborar y redactar oficios, memorandos, informes, etc. b) Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la oficina. c) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales. d) Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina. e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director. REQUISITOS MÍNIMOS: • Instrucción secundaria completa, título de secretaria ejecutiva. • Experiencia en la interpretación de idioma(s) requeridos. • Experiencia en labores administrativas de oficina y en supervisión de personal auxiliar. • Haber desempeñado el cargo de Secretaria II por un periodo mínimo de tres años. ALTERNATIVA: • De no haber título de Secretaria Ejecutiva, poseer certificado de Secretariado concluido con estudios no menores de un año. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 27 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: P2-05-066-2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Oficina de Remuneraciones y Pensiones) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Recopilar y aplicar Normas sobre Remuneraciones y Pagos de impuestos y tributos. b) Revisar la correcta elaboración de las planillas de pago de remuneraciones del personal activo. c) Emitir informes técnicos sobre remuneraciones. d) Revisar y controlar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor de terceros. e) Velar por la adecuada conservación de las planillas de remuneraciones. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la Oficina de Remuneraciones y Pensiones. REQUISITOS MÍNIMOS: • Grado Académico de Bachiller Universitario. • Experiencia en labores de la especialidad. • Capacitación especializada en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 28 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Oficina de Remuneraciones y Pensiones) (3) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Elaborar correctamente las planillas de haberes mensuales del personal docente y administrativo. b) Efectuar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor de terceros. c) Atender las peticiones de constancias de pago de haberes del personal docente y administrativo. d) Cautelar por la correcta conservación de las planillas de pago de haberes. e) Efectuar el llenado de tarjetas de control de pago. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de Remuneraciones y Pensiones. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. ALTERNATIVA: • Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el área. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. • Alguna capacitación en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 29 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D3-05-295-1 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Jefe de Unidad de Pensiones y Liquidaciones) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Organizar y dirigir el desarrollo de las actividades técnicas y administrativas de la Unidad de Pensiones y Liquidaciones. b) Coordinar y controlar la aplicación de Normas Legales en vigencia. c) Revisar y visar los informes técnicos de liquidaciones. d) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la dependencia a su cargo. e) Intervenir en la formulación de Políticas del Sistema de Personal. f) Dirigir y coordinar la elaboración de Documentos Normativos. g) Coordinar permanentemente con la O.N.P. y M.E.F. sobre el Sistema de Pensiones. h) Orientar y asesorar sobre materia de su competencia. i) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la Oficina de Remuneraciones y Pensiones. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. • Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionados al área. • Capacitación especializada en el área. ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 30 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: P2-05-066-2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Unidad de Pensiones y Liquidaciones) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Recopilar y aplicar estrictamente las Normas sobre Pensiones. b) Verificar la correcta elaboración de las planillas de pago de pensiones. c) Elaborar informes técnicos de liquidaciones y beneficios del personal cesante. d) Cautelar la adecuada conservación de las planillas de pensiones. e) Participar en las coordinaciones sobre Sistemas de Pensiones. f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. REQUISITOS MÍNIMOS: • Grado Académico de Bachiller Universitario. • Experiencia en labores de la especialidad. • Capacitación especializada en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 31 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Pensiones y Liquidaciones) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Procesar correctamente las planillas de pago mensuales del personal docente y administrativo en calidad de cesantes. b) Efectuar los descuentos judiciales, ESSALUD, AFP, así como a favor de terceros. c) Conservar convenientemente las planillas de pago de pensiones. d) Aplicar estrictamente los incrementos en las pensiones. e) Orientar al público usuario sobre requisitos para otorgar pensiones. f) Otras funciones afines a su cargo que el asigne el Jefe inmediato. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. ALTERNATIVA: • Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el área. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. • Alguna capacitación en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 32 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D6-05-295-4 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina de Programación y Administración de Personal) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Planificar, dirigir y coordinar actividades relacionadas con la Administración de Personal. b) Coordinar, programar, consolidar, ejecutar y evaluar el Presupuesto Analítico de Personal así como el Calendario de Compromisos. c) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos para la Administración de Personal. d) Asesorar, coordinar y ejecutar el proceso de Administración de Personal. e) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas referente a la Administración de Personal. f) Emitir informe sobre ascensos del personal docente y administrativo de la U.N.ICA. g) Controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la Oficina de Programación y Administración de Personal. h) Participar en la formulación de Políticas sobre el Sistema de Personal. i) Intervenir en la formulación del Presupuesto Anual. j) Supervisar la elaboración del Cuadro Nominativo del personal docente y administrativo. k) Emitir opinión técnica sobre Normas relacionadas con la Administración de Personal. l) Integrar o proponer comisiones en actividades relacionadas con el Sistema de Personal. m) Elaborar y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina bajo su dirección. n) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con la especialidad. • Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que conduce. • Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia. • Amplia experiencia en conducción de personal ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 33 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T3-05-675-3 SECRETARIA III (Oficina de Programación y Administración de Personal) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Preparar y ordenar el despacho, así como elaborar y redactar oficios, memorandos, informes. b) Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la oficina. c) Prestar apoyo en la formulación del Calendario de Compromiso y el Presupuesto Anual. d) Llevar el registro, verificar y actualizar la asignación de plazas del personal docente y administrativo conforme al P.A.P. y el C.A.P. e) Mantener actualizado la P.E.A. del personal docente y administrativo, así como conciliar con la ejecución de su presupuesto. f) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales. g) Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina. h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director. REQUISITOS MÍNIMOS: • Instrucción secundaria completa, título de secretaria ejecutiva. • Experiencia en la interpretación de idioma(s) requeridos. • Experiencia en labores administrativas de oficina y en supervisión de personal auxiliar. • Haber desempeñado el cargo de Secretaria II por un periodo mínimo de tres años. ALTERNATIVA: • De no haber título de Secretaria Ejecutiva, poseer certificado de Secretariado concluido con estudios no menores de un año. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 34 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D3-05-295-1 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Jefe de Unidad de Control de Personal) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Organizar y dirigir las acciones y procedimientos sobre Control de Asistencia y Permanencia del personal. b) Coordinar y controlar el cumplimiento de las Normas Legales vigentes referente al Control de Personal. c) Proponer las Normatividad necesaria para el Control de Personal. d) Controlar y evaluar la ejecución de las actividades del órgano a su cargo. e) Orientar y brindar asesoramiento sobre asuntos de su especialidad. f) Dirigir y coordinar la formulación de Documentos Normativos. g) Supervisar y verificar diariamente el ingreso y salida del personal. h) Emitir informes mensualmente sobre rol de vacaciones, inasistencias y tardanzas. i) Informar las faltas disciplinarias así como proponer las acciones correctivas y/o sanciones necesarias. j) Supervisar y conducir el proceso de evaluación del comportamiento laboral de los trabajadores. k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la Oficina de Programación y Administración de Personal. REQUISITOS MÍNIMOS: • • • Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionados al área. Capacitación especializada en el área. ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 35 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Control de Personal) (2) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Preparar, adecuar y controlar la conservación óptima de los instrumentos de control de personal (tarjeta, reloj, partes, etc.) b) Verificar el correcto marcado de las tarjetas y establecer las inasistencias y tardanzas. c) Elaborar diaria y mensualmente el consolidado de tardanzas o inasistencias. d) Procesar las licencias, permisos y formular el Proyecto de Resolución si el caso lo amerita. e) Registrar y llevar el control del uso de permisos y licencias, así como de vacaciones del personal docente y administrativo. f) Verificar y determinar a los servidores incursos en faltas de carácter disciplinario. g) Recabar, verificar y archivar los partes de asistencia de los docentes de la U.N.ICA. h) Participar y preparar la documentación necesaria para la evaluación del comportamiento laboral de los trabajadores. i) Informar al Jefe de Unidad sobre aspectos de su competencia. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. ALTERNATIVA: • Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el área. • • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. Alguna capacitación en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 36 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D6-05-295-4 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina de Escalafón) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Planificar, dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el Registro y Escalafón del personal docente y administrativo de la U.N.ICA. b) Proponer Normas y Procedimientos técnicos administrativos sobre el área de escalafón. c) Emitir opinión técnica sobre Normas relacionadas con asuntos de su competencia. d) Orientar y asesorar en aspectos de su competencia. e) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas vigentes sobre Escalafón. f) Controlar y evaluar el avance de las actividades de la Oficina de Escalafón. g) Participar en la formulación de políticas referente al Sistema de Personal. h) Proponer o integrar comisiones en actividades que tengan relación con el Sistema de Personal. i) Formular y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la oficina. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con la especialidad. • Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que conduce. • Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia. • Amplia experiencia en conducción de personal ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 37 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: P2-05-066-2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Oficina de Escalafón) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Coordinar y conducir la elaboración de Normas, Procedimientos, Directivas y otros. b) Organizar y controlar la programación y desarrollo de las actividades. c) Diseñar formularios, fichas y cuestionarios para recabar y registrar información del personal. d) Asesorar y absolver consultas del público usuario sobre actividades del área. e) Revisar y verificar los informes escalafonarios. f) Controlar la correcta conservación de los legajos personales. g) Realizar charlas y exposiciones relacionadas con su especialidad. h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. REQUISITOS MÍNIMOS: • Grado Académico de Bachiller Universitario. • Experiencia en labores de la especialidad. • Capacitación especializada en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 38 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Oficina de Escalafón) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Clasificar, codificar y depurar los legajos personales. b) Registrar y mantener actualizado las fichas escalafonarias. c) Elaborar informes escalafonarios para otorgar beneficios o acciones de personal. d) Formular cuadros estadísticos sobre niveles de capacitación de personal, record laboral, etc. e) Controlar la salida y devolución de documentos de legajos. f) Registrar y actualizar en la base de datos las fichas escalafonarias. g) Elaborar y actualizar el catálogo del personal docente y administrativo de la U.N.ICA. h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. ALTERNATIVA: • Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el área. • Experiencia en labores técnicas de la especialidad. • Alguna capacitación en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 39 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D6-05-295-4 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina de Capacitación) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Planificar, dirigir, coordinar y promover el perfeccionamiento y capacitación de los trabajadores administrativos. b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos que incentiven el perfeccionamiento, la especialización y capacitación del personal. c) Opinar sobre dispositivos legales relacionados con la capacitación, especialización y perfeccionamiento del personal. d) Velar por la estricta observancia de las Normas vigentes referente a la capacitación del personal. e) Controlar y evaluar el grado de avance de las actividades de la Oficina de Capacitación. f) Orientar y asesorar en asuntos de su especialidad. g) Participar en la formulación de políticas sobre el Sistema de Personal. h) Integrar o proponer comisiones en actividades que guarden relación con el Sistema de Personal. i) Formular y evaluar el Plan de Trabajo y Presupuesto de la Oficina. j) Coordinar con instituciones similares nacionales e internacionales a fin de intercambiar experiencias. k) Organizar y dirigir la formulación de Planes y Programas, Normas y Procedimientos para la capacitación. l) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con la especialidad. • Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que conduce. • Capacitación altamente especializada en el campo de su competencia. • Amplia experiencia en conducción de personal ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 40 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D3-05-260-1 DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN I (Jefe de Unidad de Capacitación) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Organizar y dirigir las actividades orientadas a promover la capacitación, especialización y perfeccionamiento del personal de la institución. b) Proponer Normas que impulsen la capacitación de los trabajadores. c) Informar los resultados obtenidos de cada una de las acciones de capacitación. d) Participar en la formulación de Políticas Institucionales de Capacitación. e) Coordinar y elaborar el Plan Institucional de Capacitación. f) Controlar y evaluar el cumplimiento del Plan de Capacitación. g) Asesorar y orientar sobre materia de capacitación. h) Dirigir y coordinar la formulación de Documentos Normativos. i) Dirigir estudios e investigaciones a fin de establecer las necesidades de capacitación. j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la Oficina de Capacitación. REQUISITOS MÍNIMOS: • Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con • • la especialidad. Capacitación especializada en el área. Experiencia en conducción de Programas Administrativos. • Experiencia en conducción de personal ALTERNATIVA: • Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 41 UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: P2-05-066-2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Unidad de Capacitación) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Efectuar estudios de investigación sobre formación y capacitación. b) Participar en la elaboración y desarrollo de Planes y Programas para capacitación. c) Intervenir en la preparación de materiales audio visuales para los cursos de capacitación. d) Evaluar el rendimiento de los participantes en los Programas de Capacitación. e) Coordinar el desarrollo de Programas Capacitación. f) Estudiar, analizar e informar sobre trabajos de investigación. g) Dirigir y supervisar Programas de Capacitación. h) Realizar estudios e investigaciones para determinar las necesidades de capacitación. i) Dictar charlas y conferencias de su especialidad. j) Evaluar los Planes y Programas de Capacitación. k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato. REQUISITOS MÍNIMOS: • Grado Académico de Bachiller Universitario. • Experiencia en labores de la especialidad. • Capacitación especializada en el área. OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL 42