procedimiento para el trámite de homologaciones de matrícula

PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO TESORERIA
Código : PFI.31
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE HOMOLOGACIONES DE MATRÍCULA
DE ESTUDIANTES DE PREGRADO PRESENCIAL Y A DISTANCIA
Revisó:
Jefe División Financiera
Jefe Sección de Tesorería
Profesional Planeación
Versión : 02
Página 1 de 10
Fecha de aprobación: Septiembre 08 de 2010
Resolución No. 1629
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades que deben seguirse para dar trámite al proceso
de homologación en la Universidad Industrial de Santander
Aplica a todos los estudiantes de pregrado presencial que realicen
solicitud de homologación.
NORMATIVIDAD
Calendario Académico aprobado por el Consejo Académico.
Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Ley 962 de 2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
Homologación: Ver tipos y/o casos de homologación en consideraciones (Pág. 2)
·
CA: Consejo Académico
·
SIF (Sistema de Información Financiero): Sistema que soporta la actividad financiera de la Universidad.
CONSIDERACIONES
Para iniciar el procedimiento se deben cumplir las siguientes condiciones:
·
Fechas limite según calendario académico.
·
Tiempo para realizar el trámite en la secretaria de tesorería a partir del momento en que se realice la solicitud con documentación por parte del
estudiante.
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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE HOMOLOGACIONES DE MATRÍCULA
DE ESTUDIANTES DE PREGRADO PRESENCIAL Y A DISTANCIA
Código : PFI.31
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CONSIDERACIONES
El presente procedimiento contempla 4 casos de homologaciones que se pueden solicitar mediante el “Formato solicitud de homologación PFI.31”, dichos casos son:
1. Matrícula académica de un semestre a otro: El estudiante cancela la matricula financiera y no efectúa la matricula académica
2. Matrícula académica a derechos de grado o viceversa: El estudiante cancela matricula financiera, no realiza matricula académica y solicita grado ó cuando el
estudiante paga derechos de grado y no cumple los requisitos para que este se realice, por lo cual debe realizar matricula financiera y académica.
3.Homologación de la homologación: El estudiante solicita homologación de la matricula la cual ya tenia una homologación aplicada un semestre académico anterior.
4.Cruce de cuentas: El estudiante tienen un saldo a favor y el Consejo Académico autoriza que este sea aplicado a deudas anteriores ó a deudas que el estudiante tiene
con la Universidad o con Entidades Financieras
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Inicio/Fin
Decisión
Actividad
Documento
DIAGRAMA DE FLUJO
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Versión : 02
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Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Realiza la solicitud de homologación del pago de la
liquidación en la ventanilla “Atención a Estudiantes” de la
Sección de Tesorería
Realiza solicitud de la
homologación
¿Se realizó dentro de
las fechas establecidas?
No
1
pág 7
Estudiante
Solicitud de homologación dentro de las fechas
establecidas en el Calendario Académico
Si
Entrega solicitud
Documentos soporte
Formato FFI. 12
Revisión de
documentación
1
2. Entrega solicitud en la ventanilla “Atención a Estudiantes”
de la Sección de Tesorería con los siguientes documentos:
Estudiante
·
Formato de solicitud de homologación FFI.12,
especificando el tipo de homologación
· Certificación de admisiones de no matrícula o no grado,
según corresponda
· Recibo de pago original (En caso de pérdida se debe
anexar denuncia por extravío del documento y
certificación de pago)
Nota: En caso de homologación por cruce de cuentas
aprobada por el Consejo Académico se debe anexar carta de
solicitud de devolución y fotocopia de la cédula de ciudadania
3. Revisa la documentación y verifica que la información esté
completa
Formato solicitud de
homologación
FFI. 12
Auxiliar de Tesorería
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
¿La homologación es
de un semestre a otro?
No
2
Caso: Matrícula académica de un semestre a otro
pág 5
Si
5
Registra información del
estudiante
4. Registra en el SIF mediante la opción “Devolución de
matrícula”, el código del estudiante, el programa académico,
el semestre y el valor de la matricula financiera.
Auxiliar de Tesorería
Homologa el saldo a favor
del estudiante
5. Se homóloga el saldo a favor del estudiante registrándolo
en el SIF
Auxiliar de Tesorería
Envía documentos soporte
a Liquidaciones
6. Se envía el formato de solicitud de la homologación y los
documentos presentados por el estudiante a Liquidaciones
Auxiliar de Tesorería
Documentos soporte
Formato FFI. 12
·
·
·
4
7. Se genera un nuevo recibo de liquidación de matrícula
Genera la nueva
liquidación
2
Formato solicitud de
homologación
FFI. 12
Formato de solicitud de homologación FFI.12
Certificación de admisiones de no matrícula
Recibo de pago original (En caso de pérdida se debe
anexar denuncia por extravío del documento y
certificación de pago)
Nota: Una vez se entrega el nuevo recibo de liquidación al
estudiante, éste debe realizar el pago del excedente (en caso
de existir).
Liquidador
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DIAGRAMA DE FLUJO
8. Se registra el ingreso del pago del nuevo recibo de
liquidación (si existe excedente) reportado por la entidad
bancaria en donde se efectuó el pago, dicho registro se
realiza el día hábil siguiente a la fecha en que se efectuó el
pago; el estudiante queda activo en el sistema para continuar
con el proceso de matrícula académica.
2
Ingreso por Bancos
RESPONSABLE
Auxiliar de Tesorería
Versión : 02
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Procedimiento
Ingreso por bancos
PF1. 11
Los estudiantes que no deben cancelar excedente y por lo
tanto, su nuevo recibo de liquidación es de valor “0” deben
acercase a la sección de Tesorería con copia del recibo, para
ser activados en el sistema por el Ingeniero de soporte de la
División de Servicios de Información – DSI, y pueden
continuar con el proceso de matrícula académica.
FIN
2
¿Homologación
de Matrícula académica a
derechos de grado o
viceversa?
Si
Envía documentos soporte
a Liquidaciones
Documentos soporte
Formato FFI. 12
3
No
Caso: Matrícula académica a derechos de grado o
viceversa
3
pág 6
9. Se envía comunicación a Liquidaciones junto con los
documentos correspondientes, para que el valor sea aplicado
como anticipo.
·
·
·
Formato de solicitud de homologación FFI.12
Certificación de admisiones de no matrícula o no grado,
según corresponda
Recibo de pago original (En caso de pérdida se debe
anexar denuncia por extravío del documento y
certificación de pago)
Auxiliar de Tesorería
Formato solicitud de
homologación
FFI. 12
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
10. Registra en el SIF mediante la opción “Descuentos
Ocasionales”, el código del estudiante y el valor del anticipo
teniendo en cuenta el año y el periodo de la ceremonia de
grado.
Liquidador
DIAGRAMA DE FLUJO
Versión : 02
Página 6 de 10
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
Registra información del
estudiante
4
pág 4
Caso: Homologación de la Homologación
3
Nota: En este caso la homologación se realiza en dos
actividades.
Registra información del
estudiante
11. Registra en el SIF mediante la opción “Devolución de
Matrícula”, el código del estudiante, el programa académico,
el semestre y el valor de la matricula financiera.
Auxiliar de Tesorería
Homologa el saldo a favor
del estudiante
12. Se homóloga el saldo a favor del estudiante registrándolo
en el SIF
Auxiliar de Tesorería
Envía documentos soporte
a Liquidaciones
13. Se envía comunicación a Liquidaciones junto con los
documentos correspondientes, para que el valor sea aplicado
como anticipo.
Auxiliar de Tesorería
Documentos soporte
Formato FFI. 12
4
·
·
·
Formato de solicitud de homologación FFI.12
Certificación de admisiones de no matrícula o no grado,
según corresponda
Recibo de pago original (En caso de pérdida se debe
anexar denuncia por extravío del documento y
certificación de pago)
Formato solicitud de
homologación
FFI. 12
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
4
14. Registra en el SIF mediante la opción “Descuentos
Ocasionales”, el código del estudiante y el valor del anticipo
teniendo en cuenta el año y el periodo de la ceremonia de
grado.
Registra información del
estudiante
Liquidador
4
pág 4
Solicitud de homologación al Consejo Académico
1
Entrega solicitud de
homologación
Publicación de resultados
sobre solicitudes de
homologación
¿Aprobada?
Si
Envía copia del acta de
aprobación
5
No
15. Cuando la solicitud se realiza fuera de las fechas
establecidas en el Calendario Académico para realizar
homologaciones, se debe entregar en Secretaría General una
carta solicitando la homologación, la cual será analizada por el
Consejo Académico.
Estudiante
16. Se publican en cartelera los resultados del Consejo
Académico sobre solicitudes de homologación.
Secretaria General
17. Envía copia del acta Consejo Académico a la Sección de
Tesorería y a la Dirección de Admisiones y Registro
Académico con las solicitudes de homologación aprobadas
por el Consejo Académico.
Secretaria General
FIN
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REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
5
¿La homologación es
de un semestre a otro?
No
6
Caso: Matrícula académica de un semestre a otro
Si
5
pág 4
6
Homologa saldo a favor
del estudiante
Caso: Homologación con cruce de cuentas
18. Registra en el SIF mediante la opción de “Orden de Pago”
el código del estudiante, el programa académico, el semestre
y el porcentaje aprobado por el Consejo Académico.
Auxiliar Tesoreía
Nota: En caso que el estudiante tenga crédito con
Coopfuturo se debe realizar la anulación del crédito mediante
carta firmada por el Jefe de la Sección de Tesorería y enviada
a la entidad.
Imprime la orden de pago
6
19. Imprime la orden de pago para la firma por parte del Jefe
de la Sección de Tesorería y el Jefe de la División Financiera
según corresponda.
Auxiliar Tesoreía
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REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
6
Genera cheque
Se hace efectivo el cheque
Consigna cheque
20. Genera cheque a nombre del estudiante y se procede al
levantamiento de sellos.
21. Hace efectivo el cheque
Mensajero
22. Consigna el efectivo por el valor del saldo a favor del
estudiante, en caso que la deuda del Estudiante sea con la
Universidad la consignación se realiza en la caja de la
Universidad.
Mensajero
Nota: El estudiante debe asumir el valor de los intereses de
financiación.
FIN
Auxiliar Tesoreía
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REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
1
Septiembre 08 de 2010 Creación del Documento
2
·
·
Noviembre 10 de 2011 ·
·
·
Cambio en el nombre del documento
Cambios en las actividades.
Cambios en la secuencia de las actividades.
Especificación de los responsables de las actividades.
Se indican los documentos soporte para la realizar la solicitud de homologación.