Salida - Orfeo

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
RADICACIÓN DE SALIDA
INTRODUCCION: Este instructivo está orientado a los usuarios responsables
de la producción de documentos a través del Sistema de Gestión Documental
Orfeo con previa autorización de ingreso y permisos en el sistema Orfeo. El
documento contiene ilustraciones que permiten seguir el procedimiento, desde
la generación del número de radicado hasta el marcado como impreso del
documento a enviar.
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas comunicaciones
recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
la Entidad, independientemente del medio utilizado.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de Series y Subserie con
sus respectivos tipos documentales, que permite identificar la producción
documental de la dependencias de acuerdo a las funciones establecidas
mediante acto administrativo, de manera que permite identificar los
expedientes físicos y/o electrónicos que se van a conformar en la dependencia.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos generados por una dependencia
atendiendo las funciones de la misma, que tienen en común un mismo asunto
y dan cuenta de un trámite.
Los expedientes se crean a partir de las Tablas de Retención Documental-TRD
principalmente de las Subseries documentales.
ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO: Es necesario que realice la descarga del
formato establecido por la Agencia, en este caso proceda con las siguientes
instrucciones:
1. Identificación de las opciónes para generar los radicados.
a) En el Menú General, Seleccione el icono “Documentos”
b) Seleccione la
Respuesta
opción
Oficio
Externo
Nuevo
o
oficio
Externo
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Oficio Externo Nuevo: Son Comunicaciones que se realizan en la
Agencia para enviar a otras entidades y de las cuales no hay
antecedentes.
Oficio Externo Respuesta: Son comunicaciones generadas para dar
respuesta a una comunicación que ha ingresado previamente a la
Agencia.
2. Identificación de la plantilla
La plantilla, contiene campos de combinación de correspondencia, estos no
deben ser diligenciados por el usuario. Dichos campos se reconocen por estar
escritos entre asteriscos (*) y permiten la asignación automática de los datos
correspondientes a:






Número del Radicado (*RAD_S*) y su respectivo código de barras.
Dependencia generadora de la comunicación (*DEP_SIGLA*)
Fecha del Radicado (*F_RAD_S*).
Dignatario, Nombre, Dirección, Municipio y Ciudad (*DIGNATARIO*,
*NOM_R*, *DIR_R*,*MPIO_R* y *DEPTO_R*).
Asunto (*ASUNTO*).
Funcionario quien radicó la comunicación en Orfeo (*LOGIN*)
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A continuación se ilustra el modelo plantilla.
a) De acuerdo con la proyección de su documento, escriba:
 Contenido del documento
 Despedida (Cordialmente)
 Nombre y cargo de quien Firma (Jefe de área)
 Nombre de la persona que revisa el documento (si aplica)
 Anexos (si aplica)
 Copias (si aplica)
b) Una vez elaborado el documento, en la opción Archivo - Guardar como
seleccione la ubicación del archivo en su equipo de cómputo, por
ejemplo: Mis documentos, Disco local (C:), Escritorio, USB, entre otros.
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3. GENERACIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO NUEVO
Para generar
instrucciones:
un
radicado
como
nuevo
proceda
con
las
siguientes
a) En el modulo Radicación, seleccione la opción “Salida”
b)
Presione clic sobre el botón BUSCAR
 Presione clic sobre el botón BUSCAR
 En la opción BUSCAR POR seleccione el tipo de búsqueda
(Entidad o Usuario)
 En el campo Nombre, diligencie el nombre de la entidad o
usuario destino
 Presione clic sobre el botón BUSCAR
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
En la última columna COLOCAR COMO, seleccione el el
hipervinculo DESTINATARIO, el sistema autimaticamente
pasará los datos al formulario de radicación.
c) En el siguiente fomulario diligencie los siguientes campos:
NOMBRE DEL DIGNATARIO, ASUNTO, DESCRIPCIÓN DE
ANEXOS (cuando el radicado lo requiera), para finalización con la
generación de lradicado presione clic en botón RADICAR.
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 Verifique el mensaje que emite el sistema, este indica que “Se ha
generado el radicado No 20169000000181”
 Una vez generado el número de radicado, el sistema genera un
registro en CARPETAS - salida.
d) Ingrese al radicado presionando clic sobre le opción Salida,
e) presione clic sobre la Fecha del radicado, el sistema ingresará
al radicado y habilitará la pestaña de Información General:
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3.1.
Clasificar el radicado de acuerdo con las Tablas de
Retención Documental
a) En la pestaña de Información General, presione clic en el botón
TRD – Tabla de Retención Documental.
b) Asigne la clasificación que requiere el documento radicado en el
siguiente Orden:
o Seleccione la SERIE: Ejemplo, Prueba Informes
o Seleccione la SUBSERIE: Ejemplo, Informe de Gestión
Institucional.
o Seleccione la TIPO DE DOCUMENTO: Ejemplo, Informe.
o Presione clic en el botón “Insertar”
o Para finalizar el proceso de clasificación presione Clic en el Botón
“Cerrar”
NOTA: Las tablas de retención documental, que aparecen para
selección corresponden a las TRD aprobadas por el jefe de la
dependencia.
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Nota: Una vez asignada la TRD, en caso que requiera corrección presione clic
sobre el boton MODIFICAR, en caso de suprimir la clasificación asignada,
presione clic en el botón color naranja BORRAR.
3.2.
Crear Expediente e Incluir radicados en expediente
Verifique si el expediente esta creado en el botón Lista de Exp, consulte los
expedientes creados por Responsable (usuario logueado) y por la dependencia.
a) Para INCLUIR radicados en un expediente existente realice los
siguientes pasos:
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

Presione clic en la pestaña Expediente.
Haga Clic en Incluir En


Ingrese el número completo del expediente con la letra E
Presione clic en el boton Confirmar para finalizar el proceso de inclusión
b) Para CREAR un nuevo expediente realice los siguientes pasos:






Presione clic en la pestaña Expediente.
Presione clic en el hipervinculo Crear
Seleccione la Serie y Subserie a la que pertenece el expediente
Ingrese el nombre o título del expediente (lenguaje unificado por
dependencia)
Seleccione el responsable del expediente
Presione clic en el boton Crear Expediente
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
El sistema habilita una nueva ventana indicando el número del
expediente a crear, para finalizar la creación del expediente presione clic
sobre el boton Confirmación Creación de Expediente
c) Finalmente el sistema habilita una ventana indicando los datos del
expediente creado, para finalizar el proceso presion clic en el boton
Cerrar.
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3.3.
Anexar la plantilla al radicado Generado
Presione
generado
b)
Presione
c)
Presione
d)
Presione
a)
clic sobre la Carpeta donde se encuentre el radicado
clic sobre la fecha del radicado
clic sobre la Pestaña Documentos
clic sobre el Boton Anexar Archivo
e) El sistema habilitará una ventana emergente donde debe realizar
los siguientes pasos





Verifique que este seleccionado el cuadro de chequeo “este
documento será radicado”
Seleccione la dirección de Destinatario
Presione clic sobre el boton Seleccionar archivo
o Automáticamente se abrirá la pantalla de cargar archivos
donde se deberá buscar el documento (Plantilla) guardado
previamente
Presione clic sobre el boton ACTUALIZAR.
Verifique que el sismte emita el mensaje “Archivo Anexado
correctamente”, en caso contrario repita este paso.
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3.4.
Asignar Radicado al Documento Anexado
a)
Presione clic sobre la acción “Asignar Radicado”,
b)
Confirme la acción presionando clic en Aceptar
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c) VER ARCHIVO Al hacer clic en la opción, se abre una ventana de
Word con el documento radicado, donde tendrá la opción a través
de Word para imprimir el archivo que se encuentra visualizando.
3.5.
Marcar Documento Como Impreso
Los documentos que se van a enviar fuera de la Agencia, deben
marcarse como impreso, para que el Grupo de Gestión Documental
pueda visualizarlo y realizar el procedimiento de envío en caso
contrario no se recibirá para envío.
Para marcar un documento como impreso realice los siguientes
pasos:
a)
Diríjase a la carpeta DOCUMENTO y presione clic sobre la
palabra “Impresión”.
b) Realice la búsqueda del radicado.
c) Seleccione el radicado (Si el radicado tiene copias, señale las
copias a marcar como impresas).
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d) Presione clic sobre el botón naranja “Marcar Documentos como
Impresos”.
e) El sistema confirma los datos para el envío, valide que sean los
correctos.