ECO - 4-72

ESTUDIO DE CONVENENCIA
Y OPORTUNIDAD
Área solicitante:
Vigencia 2011
Informática y Tecnología
A continuación presento el estudio de conveniencia y oportunidad requerido para
adelantar el proceso de selección y la consecuente celebración del contrato.
JUSTIFICACIÓN
Servicios Postales Nacionales S.A. en el desarrollo de la actualización tecnológica que
comprende el sistema de información (SIPOST), la implementación de la red LAN
(Local Area Network) en la Sede Principal y seis Regionales a Nivel Nacional, requiere
continuar con la adquisición de herramientas adicionales para poder mantener y
mejorar la Operación del Servicio Postal Universal, como el único operador postal
oficial del país.
Es necesario renovar los portátiles que fueron adquiridos en el año 2008 para la alta
gerencia y gerencia media, reemplazar equipos de computo en arriendo por propios
con el fin de evitar traumatismos con los cambios de contratistas.
De igual manera, la adquisición de equipos livianos para el proceso comercial con el
fin de dotar a cada ejecutivo de ventas de herramientas que le faciliten el trabajo frente
a los clientes y les permitan actualizar en línea la información de su gestión comercial.
.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER
Teniendo en cuenta que los portátiles que se adquirieron en el año 2008, los cuales
han sido utilizados en forma continua por la alta gerencia, la media gerencia y los
profesionales de control interno, están presentando inconvenientes técnicos, se hace
indispensable cambiar dichos equipos por tecnologías más modernas y más livianos
que faciliten la portabilidad de los mismos.
El proceso de gestión comercial ha solicitado equipos livianos que les permita a los
ejecutivos de ventas trabajar sin que tengan que desplazarse a la oficina central donde
están los puestos de trabajo, a realizar las propuestas o documentos que requieren los
clientes, para hacer presentaciones del portafolio.
Con el ingreso de nuevo personal en las diferentes ciudades se han solicitado equipos
de computo por lo tanto es necesario adquirir los computadores toda vez que con los
sistemas de información se ha instalado un componente local en cada equipo y con los
computadores en arriendo se puede presentar cambio de contratista y se tendría que
volver a hacer las instalación en cada uno de ellos, generando traslados y demoras en
la prestación del servicio postal.
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
Objeto: Adquisición, instalación, y configuración de computadores de escritorio y
portátiles, para los procesos comercial, administrativo, financiero y de operaciones.
Plazo: 90 días calendario contados a partir del cumplimiento de los requisitos, de
perfeccionamiento de ejecución del contrato.
Valor: $1.200.000.000 (mil doscientos millones de pesos) incluido el IVA y demás
impuestos y costos a que haya lugar
Forma de Pago
Se pagará el 30% a la presentación de la orden de compra impuesta al fabricante de
los equipos objeto de la presente contratación y firma del acta de inicio, previo la firma
del contrato y aprobación de las pólizas por parte de Servicios Postales Nacionales
S.A. El pago del 50% siguiente se realizará, después de la instalación, configuración y
recibo a satisfacción de los equipos en las diferentes ciudades, por parte del
supervisor del contrato y el 20% restante se realizará a la finalización del contrato
previa presentación y aprobación del cronograma proyectado de los mantenimientos
preventivos.
De igual forma las facturas se cancelarán dentro de los treinta días calendario a la
correcta presentación de las mismas, en las instalaciones de SPN Diagonal 25G No.
95ª – 55 Bogotá.
Obligaciones especiales del contratista
1. Entregar, instalar y dejar en funcionamiento los equipos en las instalaciones de
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. en los siguientes 60 días
calendario contados a partir de la fecha del cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y ejecución del contrato. Los equipos se instalaran en las
ciudades de Bogotá, Barranquilla, Medellín, Cali, Bucaramanga, Manizales e
Ibagué.
2. Entregar los certificados de garantía expedidos por el fabricante de los equipos
objeto del contrato que resulte.
3. Cumplir con el tiempo de garantía solicitado y ofrecido para los equipos objeto
de la presente contratación.
4. Prestar el Soporte Técnico en Sitio, en la ubicación exacta donde quedaran los
equipos una vez instalados en el territorio colombiano.
5. Cubrir con la garantía todos los componentes de los computadores y portátiles,
así como el reemplazo de partes por el periodo de duración de la misma.
6. Gestionar, en caso de requerirse, las garantías ante el fabricante de los
equipos.
7. Prestar asistencia telefónica durante los 5 días hábiles de la semana en el
horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. durante el tiempo de la garantía solicitado.
8. Realizar dos mantenimientos preventivos anuales, durante el tiempo de la
garantía.
9. Cambiar los equipos o elementos del objeto contractual cuando a juicio del
supervisor no cumplan con las especificaciones técnicas requeridas o cuando
existan defectos de fabricación o diseño de los mismos. En caso de entrega de
equipos de mala calidad, defectuosos, o de especificaciones diferentes o
inferiores a las ofertadas, los mismos le serán devueltos al proveedor para que
efectué los cambios correspondientes, so pena de hacerle efectiva la garantía
de calidad del contrato. en este evento, el contratista debe cambiar los bienes
en un plazo no mayor a cuatro (4) días hábiles, una vez notificada la anomalía
en la ciudad donde se encuentra instalado.
10. Incluir todos los elementos requeridos para la instalación y el correcto
funcionamiento, como son cables de poder y demás recursos necesarios, así
como las licencias de software.
11. Asegurar la provisión de repuestos y accesorios durante la vigencia de la
garantía de calidad.
12. Atender el control técnico y administrativo del supervisor del contrato, quien
será el representante directo de Servicios Postales Nacionales S.A.
13. Cumplir con las normas de calidad, técnicas y de seguridad para este tipo de
equipos.
14. Entregar los equipos junto con la factura de venta, relacionando los elementos
suministrados con descripción, cantidades, valor unitario, subtotal por
elementos, IVA y valor total, dentro del plazo establecido.
15. Asumir todos los costos directos e indirectos que incluyan el transporte de los
elementos hasta las dependencias de la entidad, o donde determine el
supervisor del contrato. Los equipos se instalaran en las ciudades de Bogotá,
Barranquilla, Medellín, Cali, Bucaramanga, Manizales e Ibagué.
16. Mantener los precios de la propuesta durante el tiempo de ejecución del
contrato y hasta su liquidación.
17. Responder por la calidad de los bienes y por las garantías presuntas
establecidas por ley, debiendo suministrar bienes de la misma calidad y marcas
cotizadas en las propuestas y/o en su defecto de calidad superior.
18. Velar por el cumplimiento y calidad de los servicios contratados.
19. Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el
desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento expreso de autoridad
competente.
20. Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y
adecuado cumplimiento de sus obligaciones, aunque no estén específicamente
señaladas pero que sean necesarias para la correcta ejecución del contrato.
21. Cumplir con las normas de seguridad industrial en el desarrollo del proyecto y
garantizar los cuidados y precauciones necesarias para el desarrollo del
mismo.
22. Elaborar la documentación técnica de los equipos, el acta de entrega de cada
equipo debidamente firmada de acuerdo con el Sistema de Gestión de Calidad
de la empresa.
23. Brindar capacitación en la instalación y funcionamiento de los equipos objeto
del presente contrato, para los profesionales de IT en las ciudades de Bogotá,
Manizales, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Medellín e Ibague.
Las demás que correspondan a las inherentes del objeto contractual.
Análisis de riesgos de la contratación:
1. Póliza de cumplimiento, en cuantía equivalente al 10% del valor del contrato con
una vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro meses más.
2. Póliza calidad de los bienes y del servicio, en cuantía equivalente al 20% del valor
del contrato con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro meses
más.
3. Póliza de salarios, prestaciones e indemnizaciones laborales, en cuantía
equivalente al 5% del valor del contrato con una vigencia igual al término de ejecución
del contrato y tres años más.
4. Póliza de responsabilidad civil extracontractual, en cuantía equivalente al 5% de su
valor total con una vigencia igual a la del plazo del contrato.
SOPORTE ECONÓMICO ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DE PRECIOS DE
MERCADO
Se contactaron a proveedores distribuidores de equipos de cómputo, invitación que
respondió a las siguientes empresas:
1. LINALCA
2. HELPWARE CENTER LTDA
3. XOREX
A continuación presentamos el resultado del estudio de mercado de las compañías
que respondieron y cumplían con las características técnicas de nuestra solicitud,
ITEM
CANTIDAD VALOR UNITARIO
2.016.300
Portatil 12"
43
1.129.050
1.768.295
Portatil 13"
10
1.129.581
Portatil 14"
40
4.933.150
1.296.720
Equipo Escritorio
325
735.150
TOTALES
418
13.008.246
LINALCA
SUBTOTAL
86.700.900
48.549.150
17.682.950
11.295.810
197.326.000
421.434.000
238.923.750
1.021.912.560
HELPWARE CENTER LTDA
ITEM
CANTIDAD VALOR UNITARIO
SUBTOTAL
Portatil 12"
43
2.099.000
90.257.000
Portatil 13"
10
3.549.000
35.490.000
Portatil 14"
40
3.750.000
150.000.000
Equipo Escritorio
325
3.299.000
1.072.175.000
TOTALES
418
12.697.000
1.347.922.000
XOREX DE COLOMBIA
CANTIDAD VALOR UNITARIO
SUBTOTAL
2.059.101
88.541.343
Portatil 12"
43
761.348
32.737.964
1.881.742
18.817.420
Portatil 13"
10
782.977
7.829.770
Portatil 14"
40
3.856.488
154.259.520
1.788.736
581.339.200
Equipo Escritorio
325
430.421
139.886.825
TOTALES
418
11.560.813
1.023.412.042
ITEM
IVA 16%
VALOR TOTAL
7.767.864
1.807.330
31.572.160
38.227.800
79.375.154
1.101.287.714
IVA 16%
14.441.120
5.678.400
24.000.000
171.548.000
215.667.520
VALOR TOTAL
104.698.120
41.168.400
174.000.000
1.243.723.000
1.563.589.520
IVA 16%
VALOR TOTAL
5.238.074
1.252.763
24.681.523
22.381.892
53.554.253
143.017.914
30.786.090
228.898.160
698.585.550
126.517.381
27.899.953
178.941.043
743.607.917
1.076.966.295
Teniendo en cuenta los resultados anteriores, el valor de la media aritmética de las
propuestas presentadas da como resultado $1.247.281.176 (mil doscientos cuarenta y
siete millones doscientos ochenta y un mil ciento setenta y seis pesos) , incluido IVA y
demás impuestos y costos a que haya lugar. La empresa para este proceso de
contratación cuenta con un presupuesto de $1.200.000.000 (mil doscientos millones
de pesos) y dada las condiciones para el puntaje adicional este será el presupuesto
oficial.
Se adjunta anexo con las características técnicas de los computadores y portátiles
solicitados.
RECOMENDACIONES
Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas, en
atención a lo anteriormente expuesto y contando la Entidad con los recursos
económicos; es viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso de selección y
contratación respectivos, para satisfacer la necesidad aquí determinada.
Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la necesidad del contrato
tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo
cumplimiento de los cometidos de la Entidad, por consiguiente se solicita adelantar el
proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento.
CARLOS A. GARZON S.
Vicepresidente de Soporte Corporativo
JUAN ERNESTO VARGAS U.
PRESIDENTE
Ordenador del Gasto
Revisó: Secretaría General
VIVIANA MARIA MOGOLLON S.
Directora Nal. De Informática y Tecnología