procedimiento de atención a usuarios internos y

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A USUARIOS
INTERNOS Y EXTERNOS RELACIONADOS CON
CONSULTAS AMBIENTALES
ELABORÓ:
PROFESIONAL UNIVERSITARIO CENTRO DE DOCUMENTACION
REVISÓ:
JEFE PROCESO DE GESTION AMBIENTAL
APROBÓ:
SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL
Fecha de Aprobación: DD: 17 MM: 09 AAAA: 2014
VERSIÓN: 03
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A USUARIOS
INTERNOS Y EXTERNOS RELACIONADOS CON
CONSULTAS AMBIENTALES
FECHA: 17/09/2014
PROCESO DE GESTIÓN AMBIENTAL
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1. OBJETIVO
Apoyar y entregar a satisfacción la información requerida de una manera rápida, eficaz
y oportuna.
2. ALCANCE
Permite la interrelación de la información disponible para facilitar la consulta del usuario
referente a los temas ambientales para su plena satisfacción.
3. DEFINICIONES
No Aplica.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Libros, Folletos, Guías, Mapas, CD, Investigaciones, Proyectos, DVD, etc.
5. CONTENIDO
ACTIVIDAD
1
2
Ingreso
Registro
DESCRIPCIÓN
Ingresa el usuario al Centro de
Documentación y es atendido por
un funcionario del grupo de trabajo
del Centro de Documentación,
quien lo dirige a realizar la
actividad siguiente.
Posteriormente el usuario se
registra en el formato de registro
de visita de usuarios externo o
interno,
dependiendo de su
procedencia.
REGISTRO
RESPONSABLE
N/A
Grupo de
trabajo del
Centro de
Documentación
Formato de
registro de
visita de
usuarios
externo o
interno
Grupo de
trabajo del
Centro de
Documentación
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INTERNOS Y EXTERNOS RELACIONADOS CON
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VERSIÓN: 03
FECHA: 17/09/2014
PROCESO DE GESTIÓN AMBIENTAL
ACTIVIDAD
3
Asesoría y
búsqueda de
información
requerida
4
Entrega de la
información
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REGISTRO
DESCRIPCIÓN
El usuario es atendido por un
funcionario
del
Centro
de
Documentación quien asesora y
atiende de forma inmediata la
solicitud requerida por el usuario. Base de datos
La
consulta
la
realiza
el
del centro
funcionario
del
Centro
de
Documentación en el programa
WINISIS y/o base de datos del
centro.
De acuerdo a la consulta requerida
y búsqueda exitosa, se le entrega
Formato de
al usuario interno el documento
entrega de
quien posteriormente lo regresará información en
al Centro de Documentación. Si es
medio
usuario externo, se le entrega el
magnético
documento para consulta en sala y
si requiere información en medio Formato para
magnético (CD – memoria USB), autorización
debe llenar el formato para
por la
autorización por la dirección y
dirección
luego firma la entrega.
RESPONSABLE
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
.6. ANEXOS
 Formato de registro de visita de usuarios externo o interno.
 Formato de entrega de información en medio magnético y autorización por la
dirección.
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INTERNOS Y EXTERNOS RELACIONADOS CON
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VERSIÓN: 03
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7. ACTUALIZACIONES
FECHA DE
MODIFICACIÓN
PARTE
MODIFICADA
NÚMERO
DE
VERSIÓN
MODIFICACIONES
Se mejora la idea de atención al usuario,
de manera rápida y eficaz.
OBJETIVO
Se corrige que en la actividad 2 de registro,
el responsable es el grupo de trabajo.
15/11/2011
CONTENIDO
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
02
En la actividad 3 se mejoró la descripción,
se
menciona
que
el
profesional
universitario asesora y consulta las bases
de datos relacionadas para satisfacer al
usuario.
En la actividad 4 se mejora la descripción,
mencionando que si la búsqueda es
exitosa, se entrega de manera rápida. Si es
usuario externo y requiere la información
en medio magnético, llena el formato para
autorización del director y firma el recibido.
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VERSIÓN: 03
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PROCESO DE GESTIÓN AMBIENTAL
FECHA DE
MODIFICACIÓN
PARTE
MODIFICADA
NÚMERO
DE
VERSIÓN
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MODIFICACIONES
Se actualizó la versión del Formato
Registro de Visita de Usuarios Externos,
además se modificó éste, agregándole tres
columnas, una para Escanear, otra Usos
de Sala y la tercera para Videos.
ACTIVIDAD 2
Se actualizó la versión del Formato de
Visitas de Usuarios Internos, además se
modificó éste, agregándole dos columna,
una para Escanear y la otra Videos.
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03
ACTIVIDAD 4
Se aclara que si el usuario es interno,
para llevarse en calidad de préstamo un
libro, documento o CD de nuestro Centro,
éste deberá firmar un formato llamado
Libro de Control, según el procedimiento.
De esta manera se le facilita a nuestro
usuario interno los trámites y se presta un
servicio rápido y eficaz.
Al formato utilizado para entrega de
información en medio magnético, a los
usuarios externos, que autoriza el Director
General, se le cambiará el nombre a:
Formato de entrega de información en
medio Magnético, como lo especifica el
procedimiento. Así mismo se le actualiza la
versión, y se le modifica la posición de la
cédula del usuario, se le colocará debajo
del nombre del usuario escrito por
Cardique.
Elaboró: Cecilia Payares Sales – Profesional Universitario – Centro de Documentación