Diseñando Empleos Productivos y Motivadores 1. 14 La Descripción del Puesto: Una Poderosa Herramienta Gerencial' APLICACIÓN Esta discusión sobre la descripción y análisis del puesto puede ser usada para complementar su cobertura general del diseño del puesto. Transparencia maestra # 43, Usos Descuidados de la Descripción de Puesto, puede ser usada como un auxiliar de enseñanza adicional. * * * La descripción del puesto es el resultado del análisis de puesto –una descripción escrita de las obligaciones del puesto, condiciones de trabajo, herramientas y materiales usados y otros aspectos del puesto. Es una herramienta invaluable para reclutar y entrenar a los individuos para un puesto y para la evaluación de su ejecución. Sin embargo, como lo señala el profesor Philip Grant, la descripción del puesto es una herramienta mucho más poderosa de los que imaginan muchos gerentes. En la opinión del profesor Grant, existen varios usos primarios de la descripción del puesto que no son reconocidos por las organizaciones. Estos usos incluyen (ver transparencia maestra #43): 1. Auto desarrollo: Cuando un empleado participa en el desarrollo de la descripción del puesto mediante proporcionar la información relacionada al puesto y aún escribiendo la descripción, dicha participación puede proporcionar varios beneficios. El empleado puede obtener un mejor entendimiento de las responsabilidades de su puesto y de las tareas que este comprende. Él/ella puede apreciar mejor la importancia de su puesto y entender mejor como éste está ligado a otros puestos en la compañía, y como él/ella pueden optimizar mejor el tiempo al hacer su trabajo. Todas estas consecuencias de participación contribuyen al auto desarrollo. 2. Construcción de equipos: Cuando la descripción del puesto de un empleado es dada a otros para que la revisen, los colegas obtienen una mejor comprensión del contenido del puesto del empleado, presiones de trabajo e importancia. Como resultado, los colegas con frecuencia aprecian las contribuciones del empleado y no son tan críticos de su ejecución cuando surgen los problemas. Ellos apoyan más y están dispuestos a ayudar a un empleado a solucionar los problemas relacionados con el puesto debido a que ellos tienen una mejor comprensión del mismo. En opinión de Grant, estos resultados ayudan a desarrollar un ambiente de trabajo en equipo. ' Adaptado de Philip C. Grant, “What Use is a Job Description?” Personnel Journal, Febrero 1988. pp. 45-53. 354 3. Identificar los elementos de tareas que requieren ser estudiadas: Grant dice: “el estudiar una descripción del puesto permite a todas las partes detectar tareas que ocupan la mayor parte del tiempo del trabajador; estas tareas son los mejores candidatos para la simplificación del trabajo o los estudios de los métodos para mejorar. Las organizaciones que buscan formas de ser más efectivas deben enfocarse en tales tareas y simplificar y refinar sus descripciones de puestos”. 4. Motivación del empleado: La descripción de puesto puede ayudar a impulsar la motivación de cuatro formas: 1) clarificar las responsabilidades del puesto del empleado y las expectativas de la administración; 2) informar al empleado de la relativa importancia de las diferentes tareas del puesto (mediante grados de importancia) y el tiempo que debe pasarse en cada tarea; 3) proporcionar percepciones dentro de los motivadores intrínsecos del puesto; y 4) identificar los elementos del puesto que pueden dificultar la motivación (por ejemplo, factores que produzcan fatiga y aburrimiento). La administración puede trabajar para rediseñar el puesto y reducir estos aspectos negativos. 5. Desarrollar recompensas no monetarias: Una descripción puede identificar prestaciones no monetarias que la administración puede desarrollar basadas en las características del puesto. Por ejemplo, si el puesto está identificado como altamente estresante, las prestaciones para el empleado podrían incluir más vacaciones y asesoría. Si el puesto requiere que el empleado pase mucho tiempo lejos de su familia y que mejore continuamente sus habilidades y pericia, las prestaciones podrían proporcionar cobertura para que la familia viaje al lugar del puesto o sabáticos para educación y entrenamiento relacionados con el puesto. Los planes de prestaciones de la cafetería (ver capítulo 6) contemplan este tipo de flexibilidades en las prestaciones al empleado. 6. Reubicación: Cuando un empleado es reubicado, la descripción puede ser una herramienta útil para escribir currículos. La descripción puede ser usada por el supervisor del empleado como un asistente en la preparación escrita u oral de las referencias de un empleado. 7. Control de punto estratégico: La descripción puede identificar al supervisor aquellos elementos del puesto del empleado que deben ser monitoreados. La descripción puede también asistir en el desarrollo de medidas específicas de la ejecución del puesto. Más allá de estos usos de la descripción de puesto, con frecuencia descuidados, el profesor Grant también apunta que el análisis del trabajo – la tarea que termina en el desarrollo de la descripción del puesto –con frecuencia produce información inexacta e incompleta acerca del puesto debido a los problemas que frecuentemente plagan el análisis. Estos problemas incluyen: 1. Insuficiente entrenamiento, tiempo y motivación para los empleados: El empleado titular puede suministrar información perceptiva sobre su puesto; sin embargo, el empleado es muy pocas veces entrenado para proporcionar información de calidad (por ejemplo, cómo producir un registro efectivamente o describir verbalmente el contenido del puesto). El empleado con frecuencia no tiene la motivación para hacer esta tarea 355 debido a que no es recompensado por hacerlo y debido a que la importancia de proporcionar información exacta no es explicado frecuentemente. La administración rara vez le da el tiempo necesario al empleado para que proporcione información de calidad acerca del puesto. 2. Medios y fuentes únicos para la obtención de la información: A pesar de que existen muchos métodos para la captación de la información para el análisis de puesto (por ejemplo, entrevistas, encuestas, registros de empleo, observaciones), la mayor parte de los empleos son analizados usando un solo método de captación. Los métodos múltiples pueden compensar las deficiencias inherentes en cualquier método único. Es más, algunos métodos son únicamente efectivos para ciertos tipos de información. Por ejemplo, los registros de empleo son superiores para proporcionar información acerca de los requerimientos de tiempo del puesto para realizar ciertas actividades; las encuestas determinan mejor las categorías específicas de responsabilidades, afirma Grant. 3. Apoyo gerencial insuficiente: La alta administración debe, como mínimo, comunicar a los empleados la importancia de la información del empleado efectivo en el análisis del puesto y apoyarlo asegurándose de que los empleados tengan el tiempo suficiente para hacerlo. 4. La falta de participación del supervisor y los subordinados en el diseño del proceso de análisis del puesto: Estos individuos deben proporcionar información concerniente a cuándo captar la información del puesto y cuáles métodos de captación usar. 5. Insuficiente enfoque en lo que el puesto debe ser: La mayoría de los análisis de puestos fallan en definir qué es lo que el empleado debería estar haciendo y cómo debería asignar su tiempo. El enfoque radica en qué es el puesto mientras lo realiza el empleado, y no lo que el puesto debe ser. El profesor Grant afirma: “una parte importante del análisis debe involucrar la comparación de lo que realmente sucede con lo que había planeado. Si se detectan diferencias significativas, acciones correctivas deber ser tomadas”. 6. Distorsión del auto interés en las actividades del puesto: Un empleado puede distorsionar la información en el análisis. Por ejemplo, él/ella pueden haben agregado puntos al registro del puesto para impresionar a la administración o enfocarse en ciertos aspectos del puesto que ellos sienten están haciendo mejor. Tal enfoque sirve para aumentar la importancia de estos factores enfatizados en subsecuentes evaluaciones de ejecución. 7. Insuficientes pruebas de la información del puesto para validación y confiabilidad: Muy pocas veces la administración pregunta si el análisis está haciendo las preguntas correctas y proporcionando la clase correcta de información. La información también es raramente probada para su confiabilidad mediante, por ejemplo, hacer que un empleado suministre información dos o tres veces al año y luego determinando si sus respuestas a las mismas preguntas difieren a través del tiempo. 356 8. El análisis del puesto no incluido en la descripción del puesto del supervisor y del subordinado: Si tal fuera hecho, los gerentes estarían más motivados a trabajar para garantizar que ellos y los subordinados proporcionan la información exacta y completa acerca del trabajo del subordinado y los subordinados estarían igualmente motivados. 357 2. Cuatro Acercamientos al Diseño del Puesto' APLICACIÓN Para complementar su cobertura general del diseño de puesto, aquí se presenta un breve resumen de cuatro acercamientos al diseño de puestos identificados por los profesores Michael A. Campion y Paul W. Thayer en su revisión de la literatura sobre diseño de puestos. * * * En su reciente revisión de la literatura sobre diseño de puestos, Campion y Thayer identificaron reglas específicas respecto de cómo diseñar puestos. Ellos entonces analizaron las reglas y las agruparon en categorías basadas en su orientación teórica primaria. Su análisis resultó en cuatro inconfundibles y diferentes acercamientos al diseño del puesto, cada acercamiento produce un grupo diferente de resultados. Aquí se presenta una breve revisión de los cuatro acercamientos: Acercamiento Mecánico al Diseño del Puesto. Basado en los principios de la administración científica (y los estudios de las técnicas de simplificación del trabajo, tiempo y movimiento allí contenidas) el acercamiento mecánico es para el diseño de puestos que son altamente especializados (en términos de procedimientos, tareas, herramientas y materiales), que requieren pocas habilidades y entrenamiento, y que involucran mucha repetición en el trabajo, con el empleado realizando una sola actividad a la vez. El acercamiento también involucra automatizar muchas de las actividades del trabajo. Muchos de los puestos de bajo nivel en las fábricas son diseñados usando este acercamiento. Los puestos mecánicamente diseñados proporcionan el beneficio de reducir el tiempo de entrenamiento, requerimientos de poco personal (casi cualquiera puede llenar el puesto), menos errores y niveles menores de estrés. Sin embargo, la satisfacción del empleado con el puesto y la motivación tienden a ser bajas, y el ausentismo es frecuentemente alto. Acercamiento Motivador al Diseño del Puesto. Derivado de los conceptos de enriquecimiento y crecimiento del puesto, este acercamiento es para diseñar puestos en los cuales el empleado tiene mucha autonomía en la determinación de cómo el trabajo se hace y el itinerario del mismo. A él/ella se le proporciona retroalimentación directa acerca de la ejecución del puesto desde el trabajo mismo y de la administración. La variedad de tareas, identidad, significado y claridad en las metas de tareas, es alta. El puesto es demandante en términos de requerimientos de habilidad/destreza y proporciona las oportunidades para aprendizaje individual y crecimiento. También proporciona un sentido de logro, reconocimiento y participación en la toma de decisiones relacionadas al trabajo. Muchos puestos gerenciales, ejecutivos y profesionales poseen características motivadoras de diseño del puesto. Un puesto diseñado mediante este acercamiento proporciona los resultados positivos de una satisfacción laboral más alta, motivación, compromiso con el ' Adaptado de Michael A. Campion and Paul W. Thayer. “Job Design: Approaches, Outcomes, and Tradeoffs,” Organizational Dynamics, Invierno 1987, pp. 66-79. 358 puesto y ejecución del trabajo, así como un menor abstencionismo. Sin embargo, estos tipos de trabajo requieren tiempos de entrenamiento más largos y son más difíciles de llenar debido a los requerimientos demandados del puesto. Debido a la demanda del puesto los errores, la sobrecarga mental y el estrés es más probable que en los puestos mecánicamente diseñados. Acercamiento Biológico al Diseño del Puesto. Basado en las ciencias del trabajo fisiología, biomecánica (movimientos del cuerpo), medicina ocupacional y antropometría (medidas del cuerpo), este acercamiento está diseñado para reducir los riesgos y demandas físicos del puesto y garantizar que los requerimientos del puesto no graven excesivamente las habilidades físicas del empleado. Los puestos diseñados con este acercamiento involucran relativamente poca fuerza y esfuerzo muscular o resistencia muscular; el puesto proporciona razonables intermedios en el trabajo y no requiere excesivo tiempo extra. El ambiente de trabajo proporciona asientos adecuados y es relativamente silencioso con una temperatura agradable. Este acercamiento es con frecuencia usado en los trabajos industriales de cuello azul que involucran requerimientos físicos substanciales. Los beneficios del acercamiento de este puesto son trabajos que resultan en menor fatiga, menores problemas de salud, lesiones del trabajo y abstencionismo. Sin embargo, implementar los requerimientos de este acercamiento puede ser costoso en términos de cambios en equipo de trabajo y ambiente laboral; también, este acercamiento en demasía puede ser una mala cosa ocasionando trabajos que son físicamente poco estimulantes. Acercamiento Perceptoras / Motor al Diseño del Puesto. Derivado de la investigación en ingeniería de factores humanos e información individual de procesamiento y habilidades, este acercamiento es para diseñar puestos que no excedan las habilidades perceptoras ni motoras del empleado. Los puestos diseñados mediante este acercamiento involucran razonable memoria, entrada y salida de información, requerimientos de proceso, fácilmente aprendido, equipo y programas usables, exhibiciones fácilmente legibles e iluminación adecuada. El estrés y el aburrimiento son bajos. Los puestos que poseen estas características incluyen muchos empleos de servicio clerical y administrativo; los puestos tales como el de un controlador aéreo notoriamente no tienen estas características. Este acercamiento diseña trabajos caracterizados por pocos errores, accidentes, estrés y sobrecarga metal. El tiempo de entrenamiento es también bajo. Sin embargo, la satisfacción y motivación del empleado tiende a ser baja. 359 3. El Caso Contra el Enriquecimiento del Puesto / Los Retos del Enriquecimiento del Puesto.' APLICACIÓN Aún cuando las historias de éxito del enriquecimiento del puesto han sido extensamente publicadas, hay un gran contingente de críticos del enriquecimiento del puesto quienes sostienen que los éxitos del enriquecimiento del puesto – y su efectividad general en la organización han sido altamente exagerados. Esta pequeña conferencia resume algunos de los puntos clave y también algunos de los problemas más comunes que los proyectos de enriquecimiento del puesto pueden encontrar, complementado la cobertura del capítulo sobre enriquecimiento del puesto. * * * Los críticos del enriquecimiento del puesto hacen cinco puntos clave: 1. El enriquecimiento del puesto está limitado en su efectividad simplemente porque muchos trabajadores en Estados Unidos no buscan o no responden positivamente al concepto. Citando las encuestas de Gallup en los años setenta que concluyeron que de 80 al 90 por ciento de los trabajadores americanos están satisfechos con sus empleos, los críticos afirman que los trabajadores en general están contentos con su trabajo y también buscan satisfacción fuera de su trabajo. Mitchell Fein, un prominente crítico del enriquecimiento del puesto, estima que 85 por ciento de los trabajadores en América no se identifican con sus trabajos y no desean trabajos más complejos y demandantes. Ellos trabajan para pagar sus cuentas; sin embargo, a ellos les gustan sus trabajos. Fein argumenta que este contento con sus trabajos es en su mayor parte debido a que muchos trabajadores son libres de renunciar a los trabajos que a ellos no les gusten. El establecer el enriquecimiento del puesto en las organizaciones impone sobre los trabajadores la creencia que sólo un trabajo con una mayor responsabilidad y autonomía puede incrementar la satisfacción y realización del trabajador. El problema es que muchos trabajadores no comparten esta creencia (Si así fuera, los críticos sostienen, ¿por qué los sindicatos no presionan agresivamente para el enriquecimiento del puesto de sus trabajadores?). 2. El éxito del enriquecimiento del puesto está exagerado porque los fracasos del enriquecimiento del puesto no son reportados en los medios o en los periódicos de investigación. La mayoría de la literatura sobre el enriquecimiento del puesto está producida por defensores del enriquecimiento del puesto, principalmente consultores que no publican sus fracasos y quienes rechazan a las organizaciones que no sean candidatos altamente atractivos para el éxito del enriquecimiento del puesto. ' Adaptado de Mitchell Fein, “The Myth of Job Enrichment,” The Humanist, Septiembre-Octubre 1977. pp. 71-77; William E. Reif y Fred Luthans, “Does Job Enrichment Really Pay Off?” in Organizations by Design: Theory and Practice, Mariann Jelinek, Joseph A. Litterer, Raymond E. Miles, (eds.). (Plano. TX: Business Publications, Inc., 1981). pp. 366-376; y Kim A. Stewart, “The Relationship of Job Enrichment and Worker Productivity: The Continual Debate,” trabajo sin publicar, 1981. 360 3. Varios de los programas más exitosos – y altamente publicados – del enriquecimiento del puesto fueron “montados” para el éxito y no son fácilmente transferibles a un ambiente típico de negocios. Importantes proyectos tal como aquellos en la planta Kalmaar de Volvo y en la planta de comida para mascotas Gaines en Topeka, Kansas, fueron garantías de éxito debido a la extensa y costosa preparación que es una expectativa poco realista del enriquecimiento del puesto en una planta típica. Por ejemplo, los equipos en Topeka fueron provistos con 70 trabajadores seleccionados de 700 candidatos cuidadosamente tamizados y no representan una muestra representativa de una población de empleados típicos. La pregunta se convierte en: ¿funcionará el enriquecimiento del puesto en circunstancias normales? 4. Hay muy pocos estudios de investigación longitudinal que examinen si el éxito del enriquecimiento del puesto es a largo plazo o efímero. De hecho, pocos programas del enriquecimiento del puesto ha sido examinados empíricamente. 5. Dado que la implementación del enriquecimiento del puesto es difícil y costoso, ¿hacen los beneficios válidos el costo? Algunos críticos no lo creen así, citando la escasa investigación sobre que el enriquecimiento del puesto aumenta la productividad y satisfacción del trabajador. Nuevamente, los beneficios del enriquecimiento del puesto no ha sido investigados concienzudamente. También muchos críticos creen que los esfuerzos del enriquecimiento del puesto son con frecuencia desperdiciados porque los problemas de motivación de trabajo no están relacionados con el trabajo en sí, sino con la paga, la supervisión, las condiciones de trabajo y/ o otros temas. Es importante señalar que estos críticos no condenan el enriquecimiento del puesto, sino que sugieren que el concepto debe ser aplicado selectiva y cuidadosamente con especial consideración en el carácter de los trabajadores que serían involucrados. Debatir sobre la efectividad general del enriquecimiento del puesto no será resuelto adecuadamente hasta que programas reales de enriquecimiento del puesto sean examinados concienzudamente. Sólo entonces será conocido cuando el enriquecimiento del puesto tiene éxito o fracasa, y por qué. Los Retos del Enriquecimiento del Puesto Los programas de enriquecimiento del puesto son con frecuencia inefectivos debido a cuando menos uno de los siguientes factores: 1. Extenso cambio de la organización. Por su naturaleza, implementar un programa de enriquecimiento del puesto introduce un cambio substancial en la organización con ramificaciones de amplio alcance. Por ejemplo, el proyecto GF en la planta de alimento para mascotas Gaines en Topeka involucró cambios en las relaciones de subordinado – supervisor, el papel del supervisor, tecnología en la planta y el proceso de flujo de trabajo, y políticas de pago y promoción. El problema: simplemente entre más cambio se introducía en la organización más probablemente que los problemas ocurrieran. 2. Problemas de implementación. Estos pueden incluir: 361 a. Fracaso en el diagnóstico apropiado de los puestos antes de que sean enriquecidos. Como resultado los puestos pueden ser incorrectamente enriquecidos (algunos puestos pueden estar tan enriquecidos como pueden estar y un mayor enriquecimiento sobrepasa al trabajador; algunos puestos simplemente no pueden ser enriquecidos debido a restricciones tecnológicas y/o de costo). b. Fracaso al cambiar el trabajo en sí. Algunas veces los puestos enriquecidos no son enriquecidos en nada, más bien, se hacen cambios menores y el eje del enriquecimiento –aumento en la autonomía del trabajador– es ignorado. Como resultado, los proyectos de enriquecimiento fallan debido a que los puestos no resultan en los cambios de actitud/comportamiento atribuidos al enriquecimiento. c. Fracaso al evaluar el proyecto. Con frecuencia los programas de enriquecimiento no son monitoreados para localizar puntos de problema y hacer las correcciones. La razón; la evaluación es costosa y difícil. Debido a que un proyecto de enriquecimiento del puesto es un fenómeno tan complejo, es difícil identificar las relaciones causa y efecto. Consecuentemente, cuando un proyecto falla, es difícil determinar si el fracaso fue debido al concepto de enriquecimiento en sí o a algún otro factor externo (por ejemplo; ausencia de compromiso de la administración, sabotaje del trabajo). d. Fracaso al identificar y prepararse para efectos inesperados. Debido a la extensión y profundidad del cambio que supone un enriquecimiento del puesto, puede producir algunos efectos inesperados (por ejemplo, envidia entre los trabajadores no incluidos, resentimiento entre los gerentes no participantes quienes resienten la atención / publicidad dada al proyecto). e. Fracaso a un compromiso total al proyecto. El enriquecimiento del puesto puede encontrar muchos obstáculos y típicamente requiere de tiempo y paciencia antes de que resulte beneficio alguno. El compromiso de la alta administración puede menguar cuando los problemas aumenten y los resultados no vean en el corto plazo. f. Falta de entrenamiento al empleado y a la administración. El enriquecimiento del puesto supone un cambio substancial en la naturaleza de las relaciones entre el supervisor con los subordinados y en el trabajo del subordinado. Un mejor entrenamiento los prepara a ambos individuos para manejar tales cambios. g. Burocracia deslizante. No cabe duda de que tanto los individuos como las organizaciones tienden a resistirse al cambio. De este modo, cuando el enriquecimiento del puesto vierte un cambio substancial en la organización, hay una continua tendencia a revertir a las anteriores, habituales y cómodas formas de trabajar y supervisar. Esta tendencia (exacerbada en algunos casos por los 362 gerentes quienes resienten el proyecto) ejerce una continua presión sobre el proyecto. Con el tiempo, la burocracia (las viejas formas) se deslizará hacia el proyecto a menos que el compromiso de la administración sea fuerte. Tal cosa sucedió en Topeka cuando el proyecto perdió a su campeón. Con el tiempo, las prácticas del personal y de la administración existente en las otras plantas de GF fueron lentamente implementadas en Topeka. h. Expectativas irrazonables de la administración. La administración puede fácilmente sobreentusiasmarse con un proyecto de enriquecimiento del puesto, esperando que el proyecto logre (por ejemplo, aumento en cantidad de producción) más de lo que posiblemente podría. Consecuentemente, la decepción y la desilusión ocurren rápidamente. i. Resistencia del sindicato. Si el liderazgo de una fuerza de trabajo sindicalizada se opone al proyecto, sus posibilidades de supervivencia son mínimas. 3. Altos costos. Los costos iniciales del enriquecimiento del puesto son usualmente altos (por ejemplo, los costos de entrenamiento, modernización de las instalaciones de trabajo y altos salarios porque el enriquecimiento del puesto requiere típicamente trabajadores altamente hábiles). Tal es un problema solo cuando la administración no ha identificado los costos involucrados antes de la implementación. 4. Diferencias individuales. Un proyecto de enriquecimiento del puesto puede fracasar simplemente porque los gerentes no comprenden que los individuos difieren en términos de su habilidad y deseo de trabajar en puestos enriquecidos. Es más, lo que es un puesto enriquecido a un trabajador, es un puesto no enriquecido para otro. Las diferencias individuales debe ser consideradas. 363 Ejercicio: Una Tarea de Enriquecimiento de Puesto Aplicación: Este ejercicio está diseñado para que los estudiantes apliquen lo que ellos hayan leído acerca del enriquecimiento del puesto para enriquecer un puesto en particular y consideren los retos involucrados en la implementación del diseño del nuevo puesto. Instrucciones: Su instructor dividirá la clase en grupos de cuatro miembros cada uno. En grupo complete los siguientes pasos para enriquecer un puesto: 1. Revise las cinco dimensiones ejes del puesto que son pertinentes para enriquecer un puesto: variedad de tarea, tarea de identidad, tarea de significado, autonomía y retroalimentación. 2. Seleccione uno de los siguientes puestos para que su grupo lo enriquezca: Secretaria Un policía que camina una ronda Un trabajador en una línea de ensamblaje Un desarrollador de lenguajes de computadora Enfermera Conserje Profesor 3. Enriquezca su puesto seleccionado mediante el diseño en el puesto de cada una de las dimensiones ejes o aumentar cada dimensión si ya están presentes en el trabajo. Liste los cambios del diseño propuesto por dimensión-eje respectivo. 4. ¿Qué potenciales peligros existen en la implementación del nuevo diseño del puesto? ¿Cómo trataría usted cada problema? 5. ¿Pueden ser enriquecidos todos los puestos? ¿Deben ser? Proporcione razonamientos específicos para sus opiniones. 364