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GUÍA DE USUARIO SISTEMA DE REGISTRO DE ENTIDADES TÉCNICAS DE FISCALIZACIÓN AMBIENTAL DE LA SUPERINTENDENCIA DEL MEDIO AMBIENTE Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Registro Nacional de Entidades Técnicas de la SMA Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl Contenido 1 Solicitud de nombre de usuario y clave de acceso. .................................................................... 3 1.1 Inspector Ambiental ............................................................................................................ 3 1.2 Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental................................................................... 4 2 Acceso al Sistema ........................................................................................................................ 5 3 Usuario “Inspector Ambiental” ................................................................................................... 5 4 Usuario “Empresa” ...................................................................................................................... 9 5 Usuario “Sucursal”. ................................................................................................................... 12 Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 2 de 22 1 Solicitud de nombre de usuario y clave de acceso. 1.1 Inspector Ambiental. Las etapas del proceso de Autorización para un Inspector Ambiental, se esquematizan en la siguiente ilustración: Ilustración 1-1. Proceso de Solicitud de Autorización de IA Solicitud IA en Registro Evaluación de antecedentes por parte de la SMA Convocatoria examen de conocimiento RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN (Asignacion Codigo IA) Para que un organismo pueda ser autorizado como ETFA, éste deberá contar con al menos un (1) Inspector Ambiental (IA) autorizado. Para ello, el IA deberá solicitar su autorización a través del Sistema de Registro. Cada solicitante deberá enviar una copia simple de su Carnet de Identidad al correo electrónico: [email protected]. En el “Asunto” deberá indicar lo siguiente: “Solicitud IA - Nombre Completo (N° RUT)”. En el cuerpo del mensaje deberá consignar la siguiente información: Datos de contacto (Correo electrónico, teléfonos). Dirección de contacto. Una vez que se ingresen dichos antecedentes en el Registro, éste generará automáticamente un correo electrónico al Solicitante, confirmando el ingreso de los datos y enviando el nombre de usuario y la clave de acceso. Asignado el nombre de usuario y clave, el Solicitante deberá acceder a la siguiente dirección Web: http://entidadestecnicas.sma.gob.cl/Home/Retfa y completar la información correspondiente, para luego remitir la solicitud a la SMA. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 3 de 22 1.2 Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental. Las etapas del proceso de Autorización Provisoria de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental se esquematizan en la siguiente ilustración: Ilustración 1-2. Proceso de Solicitud de Autorización de ETFA Solicitud Inscripción en Registro Evaluación de antecedentes por parte de la SMA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN (Asignacion Codigo ETFA) Para que un solicitante sea autorizado como ETFA, deberá enviar los antecedentes1 que se detallan a continuación, al correo electrónico [email protected]: Copia del Rol Único Tributario del Solicitante Copia de Constitución Legal y sus Modificaciones Certificado de Vigencia de la Personalidad Jurídica Certificado Vigencia con Personería del Representante Legal En el “Asunto” del correo, se deberá indicar lo siguiente: “Solicitud ETFA - Nombre Empresa (N° RUT)”2. En el cuerpo del mensaje se deberá consignar la siguiente información: Página web de la empresa. Email y teléfono de contacto. Dirección de contacto. C.I. Escaneado del representante legal. Correo, teléfono y dirección de contacto del representante legal. 1 Todos los antecedentes deberán adjuntarse en un solo correo electrónico, el que no deberá superar los 20 MB de tamaño. 2 El “Nombre Empresa” y “N° RUT” deben corresponder a la Razón Social y RUT de la persona jurídica que solicita la autorización como ETFA. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 4 de 22 Una vez que personal de la SMA ingrese dichos antecedentes en el Registro, éste enviará un correo electrónico al Solicitante, confirmado los datos de acceso (nombre de usuario y clave). Asignado el nombre de usuario y clave, el Solicitante deberá acceder a la siguiente dirección Web: http://entidadestecnicas.sma.gob.cl/Home/Retfa y completar la información correspondiente, para luego remitir la solicitud a la SMA. 2 Acceso al Sistema. Para acceder al Sistema de Registro, debe ingresar a la siguiente dirección Web: http://entidadestecnicas.sma.gob.cl/Home/Retfa: Ilustración 2-1. Pantalla de acceso al Sistema de Registro 3 Usuario “Inspector Ambiental”. Una vez que ha ingresado al usuario “Inspector”, deberá completar la información pendiente: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 5 de 22 Ilustración 3-1. Formulario de inscripción del Inspector Ambiental El formato de Currículum Vitae que deberá completarse y adjuntarse, se encuentra disponible en el centro de Documentación del Registro (http://entidadestecnicas.sma.gob.cl/Home/Documentos). Finalizada esta actividad, el usuario deberá definir los alcances para los cuales solicitará autorización ante la SMA: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 6 de 22 Ilustración 3-2. Formulario de inscripción del Inspector Ambiental Al pinchar sobre “Agregar”, en la pestaña “Alcances”, se mostrará una lista desplegable con las áreas para las cuales solicitará la autorización como Inspector Ambiental. En el caso de que un área específica no se encuentre dentro de las alternativas, el usuario deberá enviar un correo electrónico a [email protected], solicitando la inclusión de los campos que corresponda. Ilustración 3-3. Solicitud de Alcances del Inspector Ambiental Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 7 de 22 Actividad: corresponde a Muestreo y Medición/Análisis, las que se deberán seleccionar por separado. Matriz: matriz ambiental en la que desarrollará sus actividades. Aplicación: Si la actividad seleccionada fue “Muestreo”, deberá seleccionar el elemento sobre el cual se desarrollará la actividad seleccionada. Área: Si la actividad seleccionada fue “Medición/Análisis”, deberá seleccionar el área asociada a la autorización de la Empresa para la cual presta (o prestará) servicios y al área de experiencia personal. Así, por ejemplo, para el caso de una persona que preste servicios a un laboratorio acreditado por el Instituto Nacional de Normalización (INN), el área que deberá seleccionar corresponderá al área de acreditación de dicho laboratorio: Ilustración 3-4. Ejemplo de identificación de “Área” En el caso de que una autorización no explicite dicha “Área”, el usuario deberá seleccionar el área disponible según el tipo de medición/análisis que realice. Subárea: Una vez seleccionados los campos anteriores, el usuario deberá seleccionar la subárea que corresponda a su actividad. Ésta estará definida previamente por el “Actividad” y “Matriz” seleccionada. De esta manera, para el caso de una persona que preste servicios a un laboratorio acreditado por el Instituto Nacional de Normalización (INN), la subárea que deberá seleccionar corresponderá a la subárea de acreditación de dicho laboratorio: Ilustración 3-5. Ejemplo de identificación de “Subárea” En el caso de que una autorización no explicite dicha “Subárea”, el usuario deberá seleccionar el subárea disponible. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 8 de 22 En el caso de no existir campos disponibles para las actividades desarrolladas por el solicitante, éste deberá requerir su incorporación al correo [email protected], explicitando el requerimiento y los antecedentes para justificar su inclusión. La SMA podrá negar la inclusión de dichos campos, informando de las alternativas para su completitud. Una vez cargados todos los alcances, el usuario deberá pinchar sobre el botón “Enviar Solicitud”, quedando sus antecedentes en evaluación por parte de la SMA: Ilustración 3-6. Formulario de inscripción del Inspector Ambiental 4 Usuario “Empresa”. El usuario “Empresa” corresponde a la persona jurídica que designará las sucursales a su cargo para ser autorizado como ETFA. Una vez que ingrese su nombre de usuario y clave, el usuario accederá a la página principal de la “Empresa”, donde podrá revisar los datos ingresados previamente por la SMA, consultar la documentación cargada y crear las sucursales que corresponda: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 9 de 22 Ilustración 4-1. Formulario de inscripción Empresa Usted puede cambiar su clave de acceso si lo desea, presionando sobre el botón “Cambio de Clave”. En la pestaña “Sucursal”, el usuario deberá crear las sucursales que requiera, que cuenten con autorización vigente: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 10 de 22 Ilustración 4-2. Formulario de inscripción Empresa Una vez dentro de la pestaña “Sucursal(es)”, deberá presionar sobre el botón “Agregar” y completar la información solicitada. Ilustración 4-3. Formulario de creación de Sucursales. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 11 de 22 Los “Datos Generales” deben corresponder a la persona encargada de la Sucursal, siendo su correo electrónico la dirección a la cual se enviarán los datos de “Usuario” y “Clave” para acceder al Sistema. El usuario Empresa (futura ETFA) puede tener el mismo nombre de usuario (correo electrónico) que una (1) sucursal. Sin embargo, si una empresa tiene más de una sucursal, cada una de ellas deberá tener un nombre de usuario distinto. La dirección de la Sucursal, deberá corresponder a aquella que se indica en la autorización o acreditación vigente. Una vez completados los datos de la Sucursal, deberá presionar el botón “Crear”. Una vez hecho esto, un correo electrónico con el “Usuario” y “Clave”, le será enviado al “Email” indicado, pudiendo acceder, de esta forma, al usuario “Sucursal”. 5 Usuario “Sucursal”. Al usuario “Sucursal” le corresponde la carga de todas las autorizaciones y/o acreditaciones vigentes que permitan evaluar objetivamente su requerimiento y autorizar a la persona jurídica de la cual depende, como Entidad Técnica de Fiscalización Ambiental. Una vez que el usuario “Empresa” cree las sucursales, a éstas se le hará llegar su nombre de usuario y clave, pudiendo acceder a la página principal de la “Sucursal”, donde podrá revisar los datos ingresados previamente por la SMA, consultar información completada, cargar la información requerida así como las autorizaciones y/o acreditaciones, definir los alcances para los cuales desea ser autorizado, seleccionar los Inspectores Ambientales con los cuales trabajará (en función de los alcances solicitados por la Sucursal y los alcances autorizados a los Inspectores) y enviar la solicitud a la SMA. En primer lugar, el usuario “Sucursal” deberá completar la información requerida en la pestaña “Sucursal”, referida al “Encargado de Sucursal”: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 12 de 22 Ilustración 5-1. Formulario de solicitud de Sucursales. Luego deberá completar los antecedentes requeridos en la pestaña “Alcances”, cargando todas las autorizaciones y/o acreditaciones que permitan respaldar la solicitud, presionando sobre el botón “Agregar”. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 13 de 22 Ilustración 5-2. Formulario de solicitud de Sucursales. Una vez hecho esto, se desplegará una ventana con la información que debe ser completada para la identificación de la autorización y/o acreditación que se esté cargando, debiendo además, cargar el documento digitalizado: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 14 de 22 Ilustración 5-3. Formulario de incorporación de autorizaciones. En el caso de que el documento especifique la “Fecha de Vigencia” y/o la “Fecha de primera Acreditación/Autorización”, esta información deberá ser completada. En caso contrario, esta información no será obligatoria. Una vez guardada la Autorización/Acreditación, el usuario deberá cargar los alcances para los que requiera ser autorizado. Para ello, deberá marcar el signo + en la autorización/acreditación que corresponda y luego seleccionar “Crear nuevo registro”: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 15 de 22 Ilustración 5-4. Formulario de solicitud de Alcances. Una vez hecho esto, se abrirá una ventana con los campos requeridos para cada una de las autorizaciones: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 16 de 22 Ilustración 5-5. Formulario de solicitud de Alcances. Actividad: corresponde a Muestreo y Medición/Análisis, las que se deberán seleccionar por separado. Matriz: matriz ambiental en la que desarrollará sus actividades. Aplicación: Si la actividad seleccionada fue “Muestreo”, debiendo seleccionar el elemento sobre el cual realizará la actividad de muestreo. Área: Si la actividad seleccionada fue “Medición/Análisis”, se deberá seleccionar el área asociada a la autorización del solicitante. Así, por ejemplo, para el caso de una entidad acreditada por el Instituto Nacional de Normalización (INN), el área que deberá seleccionar corresponderá al área de acreditación de dicho laboratorio: Ilustración 5-6. Ejemplo de identificación de “Área” En el caso de que una autorización no explicite dicha “Área”, el usuario deberá seleccionar el área disponible según el tipo de medición/análisis que realice. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 17 de 22 Subárea: Una vez seleccionados los campos anteriores, el usuario deberá seleccionar la subárea que corresponda a su actividad. Ésta estará definida previamente por la“Actividad” y “Matriz” seleccionada. De esta manera, para el caso de una entidad acreditada por el Instituto Nacional de Normalización (INN), el área que deberá seleccionar corresponderá al área de acreditación de dicho laboratorio: Ilustración 5-7. Ejemplo de identificación de “Subárea” En el caso de que una autorización no explicite dicha “Subárea”, el usuario deberá seleccionar el área disponible según el tipo de medición/análisis que realice. Métodos: Corresponden a las metodologías vigentes y autorizadas por el INN o un organismo sectorial (en el caso de una acreditación del INN, éstas se definen como “Norma/Especificación”) para realizar muestreos, análisis y/o mediciones. Parámetro: corresponde al analito a ensayar o medir (en el caso de una acreditación del INN, éstos se definen como “Ensayo”). Si en una acreditación del INN se especifica el “Muestreo” dentro del campo “Ensayo”, el solicitante deberá completar el alcance asociado a dicho “Ensayo”, registrando la Actividad: “Muestreo”. En el caso de no existir campos disponibles para las actividades desarrolladas por el solicitante, los usuarios podrán requerir la incorporación de nuevos campos a través de la opción “Solicitud de Nuevos Campos”, en la sección superior izquierda del formulario: Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 18 de 22 Ilustración 5-8. Solicitud de Nuevos Campos Allí se desplegará una ventana con los tipos de campos para los cuales se desea solicitar la inclusión de nuevos elementos: Ilustración 5-9. Solicitud de Nuevos Campos En el caso de requerir agregar nuevos métodos, el usuario deberá indicar el nombre completo del método (o referencia bibliográfica) autorizado, especificar la actividad a la que corresponde el método, la matriz asociada y él o los parámetros asociados al método en cuestión. Asimismo podrá Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 19 de 22 ingresar sus observaciones en caso de requerirlo. Finalizada la carga de los campos faltantes, se deberá “Enviar la Solicitud”. La solicitud será revisada por la SMA y, si corresponde, creada dentro de la lista de campos definidos. Finalizada la carga de alcances, el usuario deberá asignar él o los Inspectores Ambientales con los que desempeñará sus funciones como ETFA: Ilustración 5-10. Asignación de Inspectores Ambientales Al presionar sobre el botón “Asignar Inspector”, se desplegará una ventana con la lista de todos los inspectores autorizados por la SMA y que tienen uno o más alcances autorizados que coincidan con los alcances que el usuario “Sucursal” está solicitando. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 20 de 22 Ilustración 5-11. Asignación de Inspectores Ambientales Una vez asignados los Inspectores Ambientales, el solicitante podrá enviar la Solicitud a la SMA para su evaluación y autorización, si corresponde: Un correo electrónico será enviado con el N° de su Solicitud. A fin de ver el estado de ella, usted podrá ingresar nuevamente al Registro, las veces que sea necesario. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 21 de 22 6 De las observaciones. La SMA, durante el período de evaluación podrá realizar observaciones a su solicitud. Las observaciones se realizarán respecto de las autorizaciones y/o acreditaciones enviadas, así como de cada uno de los alcances solicitados. Una vez que la SMA haga las observaciones, un correo electrónico le será enviado al usuario “Sucursal”, indicando que existen observaciones que deben ser respondidas o corregidas. En el correo se indicará el código del alcance o autorización observada, permitiendo al usuario corregir únicamente dichos alcances. Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile Departamento de Normalización y Acreditación Guía de Usuario – Sistema de Registro de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / [email protected] / www.sma.gob.cl 22 de 22
