MANUAL DE CARTAS DESCRIPTIVAS Y PERFILES DECARGO

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DESCRIPTIVAS Y PERFILES
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DESCRIPCIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO:
Coordinador de Recaudo de Donaciones
PROGRAMA:
Oficina Nacional
REPORTA A (Cargo):
Director
de
Desarrollo
de
Fondos
y
Comunicaciones
Salario-contrato laboral:
$3.000.000-$3.500.000 más prestaciones de ley
I. MISIÓN DEL CARGO
Diseñar, ejecutar y monitorear la estrategia de recaudo de ingresos generados por las donaciones
individuales y empresariales recurrentes, mediante procesos de cobro efectivos y orientados a las
metas de recaudación de fondos, con alto grado de organización, monitoreo y análisis.
II. RESPONSABILIDADES
1
Diseñar, ejecutar y monitorear la estrategia de recaudo de ingresos
generados por las donaciones individuales y empresariales recurrentes
 Administrar y gestionar el cobro efectivo de donantes individuales y
corporativos recurrentes a través de los diferentes canales de cobranza
(domiciliación bancaria, consignaciones, pagos esporádicos y recaudo
domiciliario).
 Coordinar y negociar con los bancos la gestión de cobro efectivo y los
rechazos de la cobranza asignada.
 Administración, gestión y seguimiento de las bases de datos de donantes
activos para envío a cobro, donantes inactivos para gestión de reactivación
y donantes rechazados para gestión de otros canales de cobro.
 Mantener actualizados los registros de cobro a donantes, con el fin de
generar reportes de cobro efectivo, rechazos e inefectividades.
 Supervisar el proceso recurrente de envío de bases de datos de donantes
a cobro, a través de las plataformas establecidas.
 Suministrar la información y bases de datos para la creación de
campañas de recaudo efectivo de donantes con pagos rechazados o
inactivos.
 Elaborar reportes mensuales para el análisis de la gestión efectiva de la
cobranza, con el fin de establecer estrategias de mejora de la tasa de
efectividad de acuerdo con las expectativas.
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

2
Garantizar la correcta administración de la base de datos de donantes de
manera confidencial y segura
 Cumplimiento estricto y difusión dentro del equipo de todas las leyes locales
de las actividades y/o procedimientos del área, en especial aquellas
relacionadas con el manejo de la seguridad y privacidad de la información
bancaria y personal.


3
Elaborar el reporte de conciliación bancaria y aprobar los gastos
bancarios efectuados.
Realizar el seguimiento a la cobranza realizada a través de plataformas
externas y mantener una relación efectiva con los proveedores.
Supervisar el acceso a información confidencial de los donantes en las bases
datos de recaudo.
Valida la información del balance mensual de donantes con cobro efectivo.
Propias de la coordinación del área
 Desarrollar herramientas de medición que permitan la lectura de la gestión
de cobranza y del desempeño del equipo.
 Coordinar, acompañar y monitorear la gestión del equipo de
colaboradores de recaudo (supervisor de recaudo domiciliario,
agendadores, cobradores y asistente).
 Aprobar y hacer seguimiento a los gastos del área de recaudo.
 Motivar y acompañar al equipo de recaudo para el logro de los objetivos
planteados.
 Participar de las actividades de planeación, seguimiento y re-diseño de
las estrategias de desarrollo de fondos, comunicaciones y recaudo.
III. RELACIONES
INTERNAS
EXTERNAS
Director de Desarrollo de Fondos y
Comunicaciones
Donantes individuales
Coordinadores de otras áreas de DFC
Entidades bancarias
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Colaboradores del área de sostenibilidad
financiera y administrativa
Pequeñas y medianas empresas donantes
recurrentes
Colaboradores de la oficina regional de
SOSKDI LAAM
IV. AUTONOMÍA
DECISIONES AUTÓNOMAS
Organización
operativas.
del
trabajo
y
actividades
Acciones orientadas al desarrollo del área,
enmarcadas en las políticas, lineamientos y
criterios de la Organización y directrices del
área.
DECISIONES CONSULTADAS
Lineamientos o políticas de tipo estratégico
que tengan impacto organizacional.
Situaciones coyunturales y/o críticas.
V. INDICADORES





Tasa de efectividad en la cobranza 85%
Tasa de atrición de donantes 8%
Bases de datos para la creación de campañas de recaudo efectivo de donantes con
pagos rechazados o inactivos.
Reportes mensuales para el análisis de la gestión efectiva de la cobranza, con el fin
de establecer estrategias de mejora de la tasa de efectividad de acuerdo con las
expectativas.
Reporte de conciliación bancaria y aprobar los gastos bancarios efectuados.
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PERFIL DE COMPETENCIAS DEL CARGO
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: COORDINACION DE RECAUDO DE DONACIONES
1. AREA: SOPORTE MISIONAL
2. CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR DE DESARROLLO DE FONDOS Y
COMUNICACIONES
3. No. PERSONAS QUE SUPERVISA: 12
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE QUIEN OCUPE EL CARGO:
NIVEL EDUCATIVO:
AÑOS DE EXPERIENCIA:
PRIMARIA
TÉCNICO
X
BACHILLERATO
Mínimo 5 años
EXPERIENCIA PREVIA EN: Como jefe de cartera, relaciones
con proveedores de cobranza efectiva, análisis de datos,
manejo de bases de datos, cobros bancarios, manejo de
personal y logísitca.
PROFESIONAL
POSTGRADO
CARRERA(S): Profesional en Carreras Administrativas,
Contables, Económicas. Deseable post-grado en finanzas o
manejo de clientes.
COMPETENCIAS COGNITIVAS
Aptitud numérica
Aptitud verbal
Memoria
Alta
Alta
Alta
Análisis
Concentración
Atención al detalle
Alta
Alta
Alta
Clasificación de información
Seguimiento de instrucciones
Aptitud espacial
OTRAS COMPETENCIAS
Coordinación motora
Destreza Manual
Otras:
Alta
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COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Y DEL CARGO (VER ESCALAS DE INVENTARIO DE
COMPETENCIAS)
COMPETENCIAS
ORGANIZACIONALES
1 SENSIBILIDAD SOCIAL Y
SERVICIO
NIVEL DE
EXIGENCIA
COMPORTAMIENTO
4
La persona emprende acciones para el
mejoramiento continuo del servicio
4
2 COMUNICACIÓN, ESCUCHA Y
CONCERTACIÓN
Solicita la retroalimentación a sus ideas,
argumentos y desempeño.
5
3
TRABAJO EN EQUIPO
4 PROACTIVIDAD, INICIATIVA
5
4
5 DESARROLLO Y APRENDIZAJE
Promueve el diálogo, la participación y la
concertación.
Está
dispuesto
a
recibir
la
retroalimentación cuando se la ofrecen.
Coordina actividades para el logro de un
objetivo común. Promueve en otros el
compromiso hacia el trabajo en equipo.
Propone y aplica alternativas de solución.
Tiene una actitud constructiva frente a la
dificultad, la identifica como una
oportunidad de aprendizaje
Busca nueva información o adquiere
conocimientos y habilidades para
incorporarlos a su trabajo, mejorándolo.
Analiza los éxitos y fracasos para
encontrar los factores que lo ayuden a su
desarrollo personal y laboral.
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COMPETENCIAS ESPECIFICAS
NIVEL DE
PARA EL CARGO
EXIGENCIA
1.
Construcción de relaciones
4
2.
Planeación y Organización
5
3.
Motivación por el logro
5
4.
Orientación a la iniciativa
4
5.
Impacto e influencia
4
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS PARA EL
CARGO:
COMPORTAMIENTO
La persona utiliza las fuertes relaciones
de trabajo y contactos externos para
lograr el cumplimiento de las metas
organizacionales.
La persona es capaz de atender en
paralelo diversos proyectos y/o acciones
personales y de su equipo de trabajo.
La persona realiza acciones numerosas
y mantenidas en el tiempo para alcanzar
metas marcadas por su talante
emprendedor, culminando con éxito sus
empeños.
La persona aprovecha todas las
oportunidades que se le presentan para
cumplir con los objetivos de su trabajo y
realiza las acciones necesarias dentro
de los parámetros establecidos.
La persona utiliza los recursos
necesarios para persuadir, en forma
planificada a lo largo del tiempo. Expone
argumentos en diferentes fases.
DESTREZAS
- Nivel de inglés medio deseable
- Análisis de información detallada
- Herramientas informáticas especialmente Excel
avanzado, tablas dinámicas, gráficas e informes.
- Habilidades en estadística y en particular
en análisis de datos
- Manejo de cartera
- Motivación de equipos de trabajo
- Relaciones con proveedores de cobranza
efectiva
- Contabilidad y finanzas
-Análisis de datos, manejo de bases de datos
- Finanzas y Cobros bancarios
- Manejo de personal
- CRM de clientes
- Buena comunicación oral y escrita
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REGISTROS (Se detallan los documentos que deben presentar el candidato y luego, colaborador,
que acredite el cumplimiento de los requisitos)
Títulos de educación profesional y/o acta de grado.
Certificados de experiencia laboral
Hoja de vida.
Resultados de pruebas de aptitud.
Resultados de valoración de las competencias.