Ficha técnica n° 1 del CIDOC Llegada de un objeto al museo

CIDOC
Comité internacional para la documentación, Consejo internacional de museos
El hecho de asegurarse de que todos los objetos aceptados de forma temporal o permanente por el
museo poseen una documentación adecuada y detallada para facilitar su procedencia, identificación,
estado y tratamiento constituye una responsabilidad profesional importante. (Código de deontología
profesional del ICOM, 1986, Artículo 6.2. Custodia de las colecciones, p. 31, © 1997)
Las fichas técnicas del CIDOC pretenden difundir, de una forma simple y concisa, una serie de
prácticas de documentación museística comúnmente reconocidas. La presente ficha describe, paso a
paso, en ocho etapas, el proceso de registro y catalogación de un objeto desde el momento en que
entra en el museo. Estas recomendaciones se pueden aplicar tanto a un sistema manual como a otro
informatizado. En ellas se explica de un modo simple, y por tanto simplificado, el proceso de
catalogación. Cada museo puede, según sus criterios o normas nacionales, añadir información más
detallada a esos datos básicos.
Al final de la ficha se incluye una bibliografía especializada. Los pasos 4 a 8 pueden igualmente servir
para la catalogación de fondos atrasados o colecciones no inventariadas.
Ficha técnica n° 1 del CIDOC
Llegada de un objeto al museo: etapas del proceso de registro y
catalogación
Paso 1
En el momento de la llegada de un objeto, el museo debe extender un recibo incluyendo los
siguientes datos:
• breve descripción del objeto
• fecha y motivo del ingreso
• nombre y firma de la persona receptora del objeto
• nombre, dirección y firma de la persona portadora del objeto.
El original de este documento es remitido a la persona portadora. El museo por su parte
conservará una copia del recibo que utilizará en el paso 2. En el caso de que el portador del
objeto sea un empleado del propio museo, el paso 1 puede generalmente omitirse.
Paso 2
El objeto es inscrito en el registro del museo. Dicho registro es un volumen con hojas
numeradas y columnas para poder incluir la siguiente información:
• número provisional
• fecha de entrada
• nombre y dirección del propietario del objeto o de la persona portadora (si ésta no es
miembro del personal del museo)
• motivo del ingreso
• emplazamiento provisional
• nombre del empleado del museo receptor y/o portador del objeto.
El objeto por su lado es etiquetado o marcado con un número de inventario provisional.
Paso 3
Pueden darse tres situaciones distintas con respecto al objeto:
que el objeto sea rechazado (A)
que el objeto sea aceptado como préstamo (B)
que el objeto sea aceptado de forma definitiva (C)
N.B. En caso de aceptación definitiva o adquisición, en la mayoría de los países es necesario
un documento legal que certifique el estatus del objeto.
A- El museo rechaza el objeto.
En el registro del museo se han de constatar los siguientes datos:
• fecha de salida
• motivo de la salida
• nombre y dirección de la persona a la que se le devuelve el objeto
• nombre de la persona que registra esta información.
En el caso de un objeto rechazado, el proceso de registro acaba aquí.
B- El museo acepta el objeto como préstamo (o depósito)
En el caso de objetos prestados por un periodo corto (por ejemplo para una exposición), al
terminar el periodo de préstamo, se seguirá el procedimiento descrito en el párrafo A. En caso
de préstamos a largo plazo, los objetos reciben un número propio que se inscribe en el registro
de inventario. En este caso el proceso de registro continúa según se indica en el paso 4.
C- El objeto es aceptado o adquirido definitivamente por el museo y se le asigna un número
de inventario. Este número se inscribe en el registro de inventario y se marca en el propio
objeto (o sobre una etiqueta). El proceso de registro continúa como se describe en el paso 4.
Paso 4
Aquí empieza el proceso de catalogación propiamente dicho. Los datos concernientes al
objeto se inscriben en una ficha de inventario que debe estar bien estructurada para poder
incluir al menos los siguientes datos:
• nombre de la institución
• número de inventario
• denominación
• breve descripción y/o título
• modo de adquisición
• fuente de adquisición (último propietario, persona/institución)
• fecha de adquisición
• localización o emplazamiento definitivo.
Se recomienda a cada institución adaptar estas recomendaciones a la medida de sus
necesidades y completar la ficha incluyendo en ella campos como materia y técnica,
dimensiones, emplazamiento temporal, estado de conservación, referencias culturales y/o
históricas, referencias de historia natural, procedencia, lugar de producción (artista/fecha),
precio de adquisición, reproducciones fotográficas (número de negativo), tratamiento
específico, restauración/conservación, notas, etc. En cuanto a la introducción de datos, se
recomienda para la mayoría de los campos, el uso de normas preestablecidas de sintaxis así
como el uso de un vocabulario controlado. Campos como “descripción breve” y/o “título”,
“notas”, etc., pueden cumplimentarse normalmente con texto libre.
Paso 5
Se recomienda fotografiar y/o dibujar el objeto como parte del proceso de catalogación y
registro. El número de negativo o dibujo se anotará en la ficha de inventario.
Paso 6
El proceso de catalogación y registro propiamente dicho ha terminado y el objeto puede ya
pasar a ocupar su emplazamiento definitivo o temporal. En la ficha de inventario debe constar
al menos su emplazamiento definitivo.
Paso 7
Por razones de seguridad se recomienda conservar un duplicado de las fichas de inventario en
un sitio seguro, preferentemente fuera del edificio del museo. Por razones jurídicas el museo
debe estar en posesión de un documento que certifique el estatus de cada una de las piezas que
componen sus colecciones. Para cumplir con este requisito, el museo puede hacer uso del
registro de inventario, o incluso de (foto)copias de las fichas de inventario, o de listados
realizados en forma informática que contienen esta información, debidamente encuadernados,
con las páginas numeradas y firmadas.
Paso 8
Los 7 pasos precedentes aseguran que la información mínima concerniente a un determinado
objeto queda registrada. Para facilitar el acceso a esta información y por tanto a los objetos, se
recomienda la elaboración de índices. En los sistemas informatizados la creación de índices se
hace automáticamente; en un sistema manual será necesario crear fichas índice de referencia.
N.B.
Este método paso a paso es particularmente útil para aquellas instituciones que gestionan
pocos préstamos de corta duración combinando (paso 2 y paso 3) el registro de inventario con
el inventario de los objetos propiamente dicho.
Si los préstamos de corta duración son frecuentes, es preferible utilizar un sistema de recibos
para los objetos que entran y salen del museo (véase paso 1). Los duplicados o copias de estos
recibos, numerados consecutivamente, se conservan en el museo como registro de dichos
objetos. El procedimiento de catalogación mínima (a partir del paso 4) es el mismo para
ambos casos.
Bibliografía complementaria
Stuart H. Holmes, Facts & artefacts. How to document a museum collection, [Cambridge],
1991. ISBN 09 0596 379 2.
D.H. Dudley, I.B. Wilkinson, Museum RegistrationMethods, Washington, D.C., 1979 (3rd ed.)
Ficha técnica n° 1 del CIDOC
Producción: Grupo de trabajo “CIDOC Services” (1994)
Texto: Jeanne Hogenboom, Fransje Kuyvenhoven, Yolande Morel-Deckers
Traducción: Margarita Sánchez Llorente
Realización: Bureau IMC, Rotterdam
Esta ficha se edita en varios idiomas (inglés, francés, alemán)
© ICOM, CIDOC, 1994