GUÍA RÁPIDA DEL CORREO INSTITUCIONAL DE GOOGLE APPS

GUÍA RÁPIDA DEL CORREO INSTITUCIONAL
DE GOOGLE APPS
Grupo de Apropiación Tecnológica, PROTEO
Andrés Felipe Girón
Daniel Alejandro Rodríguez
Yaneth Patricia López Mutis
2014
GOOGLE APPS
Google Apps es un servicio de Google que proporciona de manera
independiente las versiones personalizadas de varios productos de Google con
un nombre de dominio personalizado. Cuenta con varias aplicaciones Web con
funciones similares a las suites informáticas tradicionales: correo electrónico
Gmail, Google Groups, Google Calendar, Google Drive (incluye Google
Docs) y Google Sites [1]. También posee el servicio Google Play el cual es la
tienda de Google para descargar aplicaciones sobre dispositivos móviles
(Smartphone y Tablet) con sistema operativo Android.
Para acceder a estos servicios simplemente diríjase a la siguiente dirección
www.Gmail.com; aparecerá una interfaz similar a la mostrada en la ilustración 1.
Figura 1. Inicio sesión Gmail
Debe ingresar la siguiente información:


Dirección de correo electrónico COMPLETA, ejemplo:
[email protected]; [email protected].
Ingresar la contraseña con la cual ingresaba el portal anterior de correo
electrónico institucional.
 Correo electrónico Gmail
Gmail es el servicio de correo electrónico que google brinda a sus usuarios,
cuenta con capacidad para enviar correos electrónicos con un peso máximo de 25
Mb.
A continuación se presentan algunos enlaces a videos de cómo migrar sus correos
de la plataforma anterior a la actual (Google Apps) y la usabilidad del correo
electrónico:
 Migrar los correos electrónicos de la plataforma anterior a la actual
(Google Apps)
http://www.unicauca.edu.co/versionP/node/11616
 Redactar un correo electrónico:
https://www.youtube.com/watch?v=0BSzOIHwvWs
 Enviar correos con copia oculta, CCO y CC:
https://www.youtube.com/watch?v=WstS4N_MYnQ
 Responder, Reenviar un correo:
https://www.youtube.com/watch?v=YFCh1YxJEUQ
 Adjuntar un archivo al correo:
https://www.youtube.com/watch?v=syWF9j964T4
 Configurar Gmail:
https://www.youtube.com/watch?v=_tA0F6gbEhs
 Organizar Gmail con filtros:
https://www.youtube.com/watch?v=i-XvoAOd3Ic
 CONFIGURACIÓN
Para realizar una configuración se debe dirigir al ícono
ubicado en la
parte superior derecha de la ventana del correo. Las configuraciones que se
pueden realizar se explican a continuación:
1. General:
Al momento de ingresar a configuraciones, por defecto carga la pestaña
“General”, que sirve para personalizar el correo, ver Figura 2.
Figura 2. Gestionar las opciones generales en el correo de Gmail
En esta pestaña se pueden configurar los siguientes aspectos:
 Idioma: en la pestaña se puede seleccionar el idioma que se ajusta a los
requisitos y gustos del usuario.
 Tamaño máximo de la página: el usuario asigna el número de correos que
desea le aparezcan por página.
 Imágenes: si el usuario desea que las imágenes que vienen adjuntas en un
correo se muestren, debe seleccionar la primera opción. Por el contrario, si
quiere que le pregunten cada vez que llega un correo con imágenes,
entonces deberá marcar la segunda.
 Estilo de texto predeterminado: se puede seleccionar tipo de fuente,
tamaño de la letra, color del texto y eliminar formato.
 Vista de conversaciones: si el usuario desea que los correos electrónicos
sobre el mismo tema se vayan agrupando a medida que las partes siguen
respondiendo el correo inicial, deberá marcar la primera opción. Es
aconsejable que las personas que no están familiarizadas con Gmail dejen
habilitada la segunda opción, de esta forma no creerán perdidos los
correos.
 Deshacer el envío: al habilitar esta opción el usuario tendrá (5, 10, 20 o
30) segundos para cancelar el envió de un correo erróneo.
 Estrellas: Las estrellas cambian en el orden que se muestra a continuación
cuando se hace clic en ellas sucesivamente. Para conocer el nombre de
una estrella y buscarla, coloca el ratón encima de la imagen. Esta opción
sirve para resaltar algunos correos.
 Notificaciones de escritorio: esta opción permite ver los anuncios de
correos emergentes en lado derecho del escritorio.
 Etiquetas de botones: existe la opción de mirar las herramientas con
iconos o en texto.
 Mi imagen: sirve para personalizar el perfil, para subir una imagen basta
con dar clic en “Selecciona una imagen” y seleccionar archivo.
 Widget de contactos: cuando se envía un correo a un contacto aparece en
la parte superior derecha la información del mismo.
 Firma: la firma que cree el usuario aparecerá al final de cada correo que
envíe.
 Respuesta automática: Se puede enviar una respuesta automática a los
mensajes que llegan en determinada fecha. El usuario establece desde y
hasta cuando se enviará el mensaje. Si un contacto envía varios mensajes,
esta respuesta se enviará una vez cada 4 días como máximo. En la parte
inferior se habilita a quienes le debe llegar el mensaje.
2. Etiquetas: Una etiqueta no es más que otro concepto que Google le asigna a
una capeta, en otras palabras, una etiqueta es una carpeta. Para tener un
control sobre los correos electrónicos que llegan a una cuenta, el usuario
puede usar las etiquetas para organizar los correos que le llegan.
Para gestionar las etiquetas (mostrarlas u ocultarlas) o para crear una nueva, se
debe dar clic en el icono
y luego dar clic en la opción “Etiquetas” o en la
ventana principal, al final de la barra izquierda se encuentra la opción de “Crear
etiqueta”, ver Figura 3.
Figura 3. Gestionar las etiquetas en el correo de Gmail.
 Crear etiquetas (carpetas) y asignarla a un contacto en Gmail:
https://www.youtube.com/watch?v=30nZ_AAyIgQ
3.
Recibidos: esta opción permite asignarle un orden y una importancia a los
correos que llegan en la bandeja de entrada. Las opciones que se pueden
configurar son:
 Tipo de bandeja de entrada: permite organizar los correos por el orden de
importancia que se asigne (predeterminado, importantes primero, no leídos
primero, destacados primero, prioritarios).
 Marcadores de importancia: permite poner un icono parecido a una flecha
sobre los correos que llegan a la bandeja de entrada indicando su grado de
importancia.
 Correo Filtrado: permite mostrar los correos que llegan a la bandeja de
entrada y los correos que se han filtrado aparecerán con un color distintivo
propio de la preferencia del usuario.
Para gestionar las mensajes recibidos se debe dar clic en el icono
luego dar clic en la opción “Recibidos”, ver Figura 4.
y
Figura 4. Opción “Recibidos” del panel de configuración.
4. Cuentas: estas opción le permite al usuario cambiar la contraseña de su cuenta,
editarla, revisar las opciones de seguridad, enviar correos electrónicos con una
cuenta diferente a la que maneja Gmail y permite importar los correos asociados a
otras cuentas como Outlook, Thunderbird etc.
La opción “Comprobar el correo de otras cuentas (mediante POP3)”, permite
importar los correos que se tengan a cuentas diferentes a las de Gmail como por
ejemplo Outlook, Thunderbird, etc. Estas configuraciones se muestran en la Figura
5.
Figura 5. Opción “Cuentas” del panel de configuración.
5. Filtros
Los filtros de Gmail te permiten administrar el flujo de mensajes entrantes. Con los
filtros puedes etiquetar, archivar, suprimir, destacar y reenviar tu correo electrónico
de forma automática, además de controlar el spam.
Para crear un filtro:
1. Abrir Gmail.
2. Haz clic en la flecha hacia abajo del cuadro de búsqueda. En la ventana
que se abre, especifica los criterios de tu búsqueda.
3. Introduce los criterios de búsqueda. Si quieres comprobar que la búsqueda
de los resultados esperados, haz clic en el botón de búsqueda.
4. Hacer clic en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda al final de la
ventana. Si necesitas verificar los resultados de la búsqueda, puedes hacer
clic en x para ocultar las opciones del filtro. Si vuelves a hacer clic en la
flecha hacia abajo, se mostrará de nuevo la ventana con los mismos
criterios de búsqueda que has especificado.
5. Elige las acciones que quieres que realice el filtro.
Sugerencia: Para organizarse, a mucha gente le gusta que los mensajes
entrantes se etiqueten y se eliminen de "Recibidos" automáticamente hasta
que puedan echarles un vistazo más adelante, en un momento más
adecuado. Si quieres hacerlo, selecciona Omitir Recibidos (Archivarlo) y
Aplicar la etiqueta: cuando crees el filtro.
6. Haz clic en el botón Crear filtro.
Nota: Si creas un filtro para reenviar mensajes, ten presente que solo afectará a
los nuevos mensajes. Todos los mensajes existentes a los que se aplique el filtro
no se reenviarán.
Cómo usar un mensaje concreto para crear un filtro
1. Abre Gmail.
2. Selecciona el mensaje en tu lista de mensajes.
3. Haz clic en el botón Más y luego en Filtrar mensajes similares.
4. Introduce los criterios de filtrado en los campos correspondientes.
Cómo modificar o eliminar filtros
1. Abre Gmail.
2. Haz clic en el icono de la rueda dentada (arriba a la derecha).
3. Selecciona Configuración.
4. Haz clic en la pestaña Filtros.
5. Localiza el filtro que quieras modificar y haz clic en editar o en suprimir para
eliminarlo.
6. Para modificar el filtro, especifica los nuevos criterios en los campos
correspondientes y haz clic en Continuar.
7. Modifica las acciones que quieras y haz clic en el botón Actualizar filtro.
Puedes crear todos los filtros que te hagan falta, pero solo 20 de ellos pueden
reenviar mensajes a otras direcciones. Para optimizar el reenvío con filtros,
combina los filtros que reenvíen mensajes a la misma dirección.
Cómo exportar o importar filtros
Si eres un experto en filtros y cuentas con un excelente sistema de filtros que
quieres utilizar en otra cuenta o compartir con un amigo, puedes exportar e
importar filtros.
1. Abre Gmail.
2. Haz clic en el icono de la rueda dentada (arriba a la derecha).
3. Selecciona Configuración.
4. Haz clic en la pestaña Filtros.
Para exportar un filtro, marca la casilla situada junto al filtro y haz clic en el botón
Exportar en la parte inferior de la página. Al hacerlo, obtendrás un archivo .xml que
puedes editar en un editor de texto.
Para importar un filtro, haz clic en el enlace Importar filtros de la parte inferior de la
página. Elige el archivo cuyo filtro quieras importar y haz clic en el botón Abrir
archivo. Haz clic en Crear filtros para finalizar la importación del filtro.
6. Reenvío y correo POP/IMAP: esta opción permite importar la información de
los correos electrónicos asociados a otras cuentas diferentes a las de Google
como por ejemplo el correo electrónico en Outlook, Thunderbird, etc. Mediante
diferentes formas como son POP3 e IMAP. La configuración que se debe
realizar para migrar los correos de otras cuentas a la utilizada por Google
(Gmail) se encuentra especificada con gran detalle en la siguiente dirección
electrónica:
 https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960?rd=1#ts=1665018,
1665137
Figura 6. Opción “Reenvío y correo POPIMAP” del panel de configuración.
7. Chat: permite habilitar o deshabilitar el chat visible en el correo electrónico.
8. Labs: existen unos labs que están habilitados de forma predeterminada y no se
pueden modificar, uno de ellos es “Panel de vista previa”; sirve para mirar los
mensajes en la bandeja principal. El icono se encuentra en la parte superior
derecha
Figura 7. Opción de Labs del panel de configuración.
9. Sin conexión: permite revisar los correos electrónicos sin la necesidad de estar
conectado a Internet. Muestra los correos electrónicos de la última vez que se tuvo
conexión. Esta opción es preferible usarla cuando se dispone de un computador
confiable y personal.
 SERVICIOS DE GOOGLE
Los servicios que ofrece el correo de Gmail se encuentran en la parte superior
derecha, como se observa en la Figura 8.
Figura 8. Servicios del correo.
 Google Drive
Google Drive es un servicio de Google que le permite al usuario guardar grandes
volúmenes de información (hasta 30 Gb) y compartirlos con otros usuarios,
también permite crear y editar documentos similares a los utilizados por Microsoft
como Word, Excel, PowerPoint y Paint, adicionalmente permite crear y editar
encuestas o formularios. Todo de forma online y gratuita.
A continuación se presentan algunos enlaces a videos de cómo usar
correctamente el servicio Google Drive.
 ¿Qué es y cómo funciona Google Drive?:
https://www.youtube.com/watch?v=xthIP5t7Fzg
 Cómo subir archivos a Google Drive:
https://www.youtube.com/watch?v=6EpUYOQ-new
 Cómo compartir archivos en Google Drive:
https://www.youtube.com/watch?v=W70t6gtyTzs
 Crear y editar documentos en Google Drive:
https://www.youtube.com/watch?v=S6g3W4AcmLY
 Google Calendar
Google Calendar es un servicio de Google para crear y compartir eventos
importantes con otros usuarios como reuniones y citas por medio de calendarios.
 Crear un calendario con Google Calendar:
https://www.youtube.com/watch?v=MwUzlQLfVgE
 Crear y compartir eventos con Google Calendar:
https://www.youtube.com/watch?v=eeejlgA1jPk
 Cómo configurar Google Calendar:
https://www.youtube.com/watch?v=ZmIWcoReTa8

Google +
Es un servicio de Google que permite compartir con familiares, amigos,
compañeros de trabajo momentos importante de la vida, crear notas, subir fotos,
realizar videollamadas con hasta diez amigos a la vez. Haciendo parte de
comunidades relacionadas con los intereses y actividades personales, se puede
aprender de expertos, conocer la opinión de personas preparadas en un tema afín.
 Cómo manejar todas las opciones de Google +: en el siguiente enlace
se encuentran videos que enseñan a manejar el perfil, los círculos,
comunidades, fotos y Hangouts:
https://www.google.com/+/learnmore/features.html

Blogger
Es un servicio de Gloogle que permite crear blogs.
 Cómo crear un Blog:
https://www.youtube.com/watch?v=n5Hh7PEhJOs
https://www.youtube.com/watch?v=m8Wat_TFLKw

Google Sites
Este servicio de Google sirve para crear páginas web o sitios.
 Cómo crear un sitio web:
https://www.youtube.com/watch?v=pDDXHnQFY7Q