política de viajes

Gestión inteligente de viajes de
negocios en el exterior. Reglas de oro
Alicia Estrada
El viaje de negocios como palanca
de crecimiento de las empresas
Alicante: 19 febrero, 2013
priorizar>
Prioridades en la gestión de viajes 2013
Los responsables de compras de viajes se centrarán en aquellas áreas
que representen las mayores oportunidades de ahorro y dejarán en
segundo plano aquellas asociadas a la experiencia del viajero >>>>>>
Mayores restricciones en tarifas de transportes (aéreo, tren, coche)
priorizar>
Prioridades en la gestión de viajes 2013
Satisfacción del usuario
Seguridad del viajero
Control del proceso de
viajes
Ahorros de costes y
productividad
priorizar>
Prioridades en la gestión de viajes 2013
Satisfacción
del usuario
Seguridad del
viajero
Control del
proceso de
viajes
Ahorros de
costes y
productividad
priorizar>
6 reglas de oro para optimizar gastos en viajes de
negocios… sin olvidarse de los viajeros
1. Optimizar el modo en que se procesan las transacciones.
2. Capturar gastos poco controlables.
3. Consolidar todo el programa de viajes.
4. Utilizar los servicios de consultoría de la agencia de viajes para
implementar nuevos productos y servicios.
5. Medir el rendimiento e implementar medidas.
6. Definir una política de viajes para la empresa y revisarla
regularmente.
regla_1>
Optimizar el modo en que se procesan las transacciones
1. Reservas y procesos repetitivos >> Herramienta de
autobooking de la agencia.
2. Servicios y procesos complejos >> Servicios personales a través
del agente de viajes.
3. Nuevos servicios, nuevos productos, determinación de políticas,
seguimiento de resultados etc. >> Servicio de consultoría de la
agencia de viajes.
regla_2>
Capturar gastos poco controlables:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Hotelería: gastos de wi-fi, desayuno, parkings…
Aéreo: elección de asiento, embarque prioritario, consumos a bordo,
equipajes, wi-fi…
Transporte terrestre: gastos de taxi a través de la agencia o a través de
una compañía, parkings en aeropuertos o estaciones…
Restauración…
Rent-a-car: GPS, repostage etc.
Roaming telefónico…
Los gastos complementarios suponen el 8% del paquete de gastos
generales originados por los viajes de empresa.
regla_3>
Consolidar todo el programa de viajes. ¡Hay que saber cuánto nos gastamos!
•
Una agencia que consolide todo el gasto.
•
Todos los programas de viajes juntos: MICE (formación, incentivos,
presentaciones…) + desplazamientos y cumpliendo política. (Supone
entre el 25 y el 40% del presupuesto total en viajes y entretenimiento)
•
Una misma política de viajes para todas las delegaciones locales,
nacionales o internacionales.
•
Un medio de pago para consolidar todo lo que abone fuera de la
agencia.
•
En volúmenes medios y grandes, una herramienta de gestión de notas
de gasto que consolide gastos, apuntes del medio de pago, pagos a
cuenta etc. y genere informes. ¿Cuál es el coste interno de procesar una
nota de gastos?
regla_4>
Utilizar los servicios de consultoría de la agencia de viajes para
implementar nuevos productos y servicios y procesos relacionados con los
viajes y los viajeros.
•
•
•
Herramientas de autorreserva y su proceso de implantación en las
empresas.
Aplicativos para notas de gastos.
Herramientas y aplicativos para el sector MICE.
•
•
•
•
•
Consultoría para detección de vías de ahorro en viajes de negocios.
Consultoría de medios de pago vinculados al viaje y los viajeros.
Consultoría de seguros para viajeros, expatriados…
Consultoría y formación sobre interculturalidad en viajes de negocios.
Actuaciones especiales en situaciones de emergencia >>>>
Gestión inteligente no son sólo tarifas baratas.
seguridad>
Gestión inteligente no sólo tarifas baratas
Siempre
1.
2.
3.
Disponer de información en tiempo real de los acontecimientos que
pueden alterar los planes de viajes o seguridad de mis empleados.
(Sistemas de alertas)
Enviar información directamente al móvil del viajero, recibir
información de todo el proceso del viaje: status de vuelos, links a
check-in on line, actualizar itinerarios etc.
Información APPS de interés para viajeros.
En casos de crisis
1.
2.
3.
4.
Localizar. (Importancia de la consolidación de datos)
Informar al viajero (Servicio 24 horas) y a la empresa sobre la
ubicación de sus trabajadores.
Dar asistencia las 24 horas desde España o en el propio destino a
través de nuestros corresponsales.
Paso previo: viajeros asegurados.
regla_5>
Medir el rendimiento e implementar medidas para optimizar la inversión en
viajes de negocios y detectar áreas de ahorro:
•
Establecer indicadores de medida. (Ejemplo: gasto medio pares de
ciudades más voladas; gasto medio estancia en hotel de ciudad X; gasto
medio por proyecto; gasto medio por departamentos, gasto medio por
viaje etc.)
•
Realizar prácticas de bechmarking. (Interno dentro de la empresa; en
comparación con tarifas medias estándar; con otras empresas del sector
etc. )
regla_6>
Y todas estas reglas se encierran en una: hay que tener una política de viajes
Política: conjunto de reglas ESCRITAS y distribuidas a los
trabajadores de la empresa que tienen por objeto permitir a las
empresas controlar los gastos en viajes y organización de eventos
sin comprometer la calidad del desplazamiento de los viajeros ni la
consecución de los objetivos.
regla_6>
Y todas estas reglas se encierran en una: hay que tener una política de viajes
Cuáles son las claves de política:
1.
2.
3.
4.
Perfiles y reglas referidas a sector aéreo, hoteles, rent-a-car, MICE,
herramientas etc.
Política de proveedores preferenciales.
Negociación de tarifas.
Consolidación de política de viajes.
Futuro próximo:
•
•
•
•
Consolidación programa viajes: gestión de la multicanalidad.
Trazabilidad del viaje y de los costes (Internos y externos)
Sostenibilidad, rentabilidad económica y ecológica.
ROI.
regla_6>
Y todas estas reglas se encierran en una: hay que tener una política de viajes
Ejemplo: Tendencia política aéreos
•
Se impone la tarifa más barata como tarifa recomendada.
66% tarifas no reembolsables.
56% franjas horarias diferentes a las previstas por viajero.
35% vuelos con escalas.
29% aeropuertos alternativos.
•
Se imponen aerolíneas preferentes
24% obligatoriedad mientras haya disponibilidad.
51% obligatoriedad si es más barata que una no preferente.
16% empresas no tiene ninguna tarifa negociada.
•
Compra anticipada (Batalla difícil)
63% recomendación, no obligatoriedad
Fuente: Egencia. GBTA Foundation. 2011.
resumiendo>
Una política de viajes bien gestionada y un buen cumplimiento
de la misma pueden generar ahorros de hasta un 20% en las
organizaciones.
¿Y los viajeros?
Política >>> Seguridad + flexibilidad razonable (Fricciones del
viajero = costes para la empresa)
Fuente: GEBTA, 2011
aplicación>
¿Qué opinan los viajeros? > Index de satisfacción del viaje de negocios
Viajeros muy satisfechos
Promedio coste viaje
Programa obligatorio Recomendaciones
70%
82%
-33%
Difícil evaluación del tema costes.
La gestión de los viajeros disminuye su satisfacción y su capacidad para
lograr sus objetivos relacionados con los viajes.
Fuente: CONCUR &. GBTA Foundation. 2011.
preguntas>
Gracias. ¿Seguimos hablando?
Alicia Estrada
[email protected]
www.gebta.es
www.gebta.blogspot.com
Twitter @gebta