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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
DEPARTAMENTO DE PROCESOS Y SISTEMAS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
TEORÍA
CONTENIDO:
DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
ENTREVISTAS, CUESTIONARIOS, OBSERVACIONES
JOINT APPICATION DESIGN (JAD)
PROTOTIPOS, CASE, GROUPWARE
Material diseñado y elaborado por:
Prof. Luis Eduardo Mendoza M.
Material revisado por:
Prof. María A. Pérez de Ovalles
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DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
Las características de un buen análisis de sistemas durante la determinación de requerimientos, son:
• IMPERTINENCIA. Debe cuestionarse cualquier cosa.
• IMPARCIALIDAD. El rol del analista es hallar la mejor
solución al problema u oportunidad del negocio.
• RELAJARSE ANTE LAS RESTRICCIONES. Asumir que
cualquier cosa es factible y eliminar lo no factible.
• ATENDER LOS DETALLES. Cualquier hecho puede
influir en cualquier otro.
• REESTRUCTURAR.
formas.
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Ver
la
organización
de
nuevas
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DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
• Preguntas a responder por el analista:
– ¿Cómo funciona el sistema actual? ¿De forma manual o
automatizada?.
– ¿Qué información es necesaria para un apropiado funcionamiento?
– ¿Qué clase de reportes son generados?.
– ¿Cómo la gente usa el sistema para realizar el trabajo?.
• El analista también debe enfocarse hacia lo siguiente:
–
–
–
–
–
¿Cómo deberá integrarse una nueva función al sistema?.
¿Qué información será necesaria para operar sin problemas?.
¿Qué clase de reportes son necesarios para trabajar?.
¿Cómo el nuevo sistema altera el trabajo de los empleados?.
¿Qué nuevos y mejorados servicios de información son necesarios
para soportar las metas, objetivos, funciones y estrategias
organizacionales?.
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DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
• Además, el analista necesita conocer y entender los siguientes
aspectos de la organización:
– Los objetivos del negocio que guían el qué y el cómo el trabajo es
realizado.
– La información que la gente necesita para realizar el trabajo.
– La información (definición, volumen, tamaño, etc.) manejada
dentro de la organización para soportar el trabajo.
– Cuándo, cómo y por quién o qué, la información el movida,
transformada y guardada.
– La secuencia y la dependencia entre las diferentes actividades que
manejan la información.
– Las reglas de manejo y procesamiento de la información.
– Políticas y lineamientos que describen la naturaleza del negocio,
del mercado y del ambiente en el que la organización opera.
– Los eventos claves que afectan el valor de la información, así como
su ocurrencia.
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MÉTODOS TRADICIONALES PARA
DETERMINAR REQUERIMIENTOS
• Entrevistas individuales a personas que conocen los aspectos
y la operación del sistema actual, así como las futuras
necesidades en sistemas para soportar nuevas actividades
organizacionales.
• Consulta a grupos vía cuestionarios para descubrir asuntos
importantes y requerimientos.
• Entrevistas grupales a personas con diversas necesidades
para hallar sinergias y contrastes entre los requerimientos de
sistemas
• Observación de trabajadores en momentos específicos para
ver cómo la data es manejada y qué información necesita la
gente para su trabajo.
• Estudio de los documentos del negocio para descubrir los
aspectos importantes, las políticas, las reglas y las directrices,
así como ejemplos del uso de la información en la organización.
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LAS ENTREVISTAS
La realización de entrevistas engloba los siguientes pasos:
1) Preparar la entrevista:
1.1) Entender los objetivos y alcances de la entrevista.
1.2) Planificar la entrevista. Identificar tópicos.
1.3) Establecer el programa de la entrevista.
2) Efectuar la entrevista.
3) Documentar y analizar los resultados:
3.1) Elaborar los resúmenes de las entrevistas.
3.2) Documentar con informes, archivos, etc.
3.3) Emitir las conclusiones.
4) Clarificar la información obtenida:
4.1) Determinar otras personas a entrevistar.
4.2) Concertar reuniones.
4.3) Documentar.
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LOS CUESTIONARIOS
La realización de cuestionarios engloba los siguientes pasos:
1) Preparar el cuestionario:
1.1) Establecer los niveles y escalas de medición de las preguntas.
1.2) Determinar la codificación de las preguntas cerradas.
1.3) Elaborar la primera versión del cuestionario.
1.4) Validar el cuestionario → determinar su confiabilidad.
1.5) Consultar con expertos o personas familiarizadas con el tema.
1.6) Ajustar la primera versión.
2) Llevar a cabo la prueba piloto:
2.1) Aplicar la primera versión del cuestionario.
2.2) Calcular los índices de confiabilidad.
2.3) Elaborar la versión final del cuestionario.
3) Aplicar el cuestionario a la muestra.
4) Documentar y analizar los resultados obtenidos:
4.1) Calcular los estadísticos y las medidas de tendencia central.
4.2) Analizar la información obtenida.
5) Elaborar las conclusiones y las recomendaciones.
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COMPARACIÓN ENTRE
LAS ENTREVISTAS Y LOS CUESTIONARIOS
CARACTERÍSTICAS
ENTREVISTAS
CUESTIONARIOS
Riqueza de la
información
Alta (muchos canales)
Media a baja (sólo los
participantes)
Tiempo requerido
Puede extenderse
Bajo a moderado
Costo
Puede ser alto
Moderado
Posibilidad de prueba y
correción
Buena: la clarificación y
prueba de las preguntas
puede ser preguntado a los
entrevistados
Limitado: la prueba y la
corrección es realizada
después de la primera
recolección de información
Confidencialidad
Los entrevistados son
conocidos por los
entrevistadores
Los participantes pueden
ser desconocidos
Involucramiento del
sujeto
El entrevistado se involucra Los participantes son
y está comprometido
pasivos y no existe un real
compromiso
Audiencia potencial
Limitada pero con
respuestas completas por
parte de los entrevistados
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Puede ser extensa pero con
la posibilidad de respuestas
incompletas
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LAS OBSERVACIONES
• OBSERVAR EL FLUJO DE DOCUMENTOS:
–
–
–
–
Cambio de manos de los documentos y la frecuencia.
Fuente y destino de los informes.
Personas que firman los documentos.
Revisar documentos y papeles con datos de varios días.
• OBSERVAR LOS EVENTOS:
– Llamadas:
• Telefónicas externas.
• Telefónicas internas.
– Comunicaciones verbales.
– Movimiento de personal.
– Reuniones:
• Periódicas.
• Eventuales.
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MÉTODOS MODERNOS PARA
DETERMINAR REQUERIMIENTOS
• USO DE PROTOTIPOS. Un proceso interactivo del desarrollo de
sistemas en el cual los requerimientos son convertidos en un sistema
que trabaja, y que es continuamente revisado a través de un trabajo
conjunto entre un analista y los usuarios.
• JOINT APPLICATION DESIGN (JAD). Un proceso estructurado en el
cual los usuarios, gerentes y analistas, trabajan juntos varios días en
una serie de reuniones intensivas para especificar o revisar
requerimientos de sistemas.
• HERRAMIENTAS CASE (COMPUTER-AIDED SOFTWARE ENGINEERING). Uso de herramientas para la ingeniería de software asistida por
computadora para aumentar la productividad, comunicarse más
efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que realizan los
analistas en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida.
• GROUPWARE. Software que está diseñado para ser usado en una red
y servir a un grupo de usuarios que trabajan en un proyecto
relacionado.
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LOS PROTOTIPOS
• La elaboración de prototipos de un SI es una técnica valiosa
para la recopilación rápida de información específica acerca de
los requerimientos de información de los usuarios.
• Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente en el
ciclo de vida del desarrollo de sistemas, durante la fase de
determinación de requerimientos. Sin embargo, la elaboración
de prototipos es una técnica compleja que requiere el
conocimiento completo del ciclo de vida del desarrollo de
sistemas antes de que pueda ser lograda satisfactoriamente.
• Las sugerencias obtenidas de los usuarios deben guiar al
analista para refinar, cambiar o limpiar el prototipo, con el fin
de que éste se ajuste mejor a las necesidades de los usuarios.
• Las innovaciones (capacidades nuevas del SI que no habían
sido pensadas antes de la interacción con el prototipo) son
parte de la información buscada por el equipo de analistas.
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LOS TIPOS DE PROTOTIPOS
• PARCHADO. La construcción de un sistema que trabaja, pero
que está parchado. En ingeniería, a este enfoque se le conoce
como breadboarding (creación de un modelo operable y
parchado de un circuito integrado). Un ejemplo en SI es un
modelo operable que tiene todas las características necesarias,
pero que es ineficiente. Los usuarios pueden interactuar con el
sistema, acostumbrándose a la interfaz y a los tipos de salida,
pero la recuperación de información no es eficiente.
• NO OPERACIONAL. Un modelo a escala no funcional con el
objeto de probar determinados aspectos del diseño. Un modelo
a escala no funcional de un SI puede ser hecho cuando la
codificación requerida por las aplicaciones es muy amplia para
hacerse el prototipo y, sin embargo, se puede obtener una idea
clara del sistema por medio de la elaboración de prototipos
solamente de la entrada y la salida.
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LOS TIPOS DE PROTOTIPOS
• PRIMERO DE UNA SERIE. La creación de un primer modelo a
escala completa de un sistema, llamado a veces piloto. Este
tipo de prototipo es útil cuando se tiene planeadas muchas
instalaciones del mismo SI. Un ejemplo se encuentra en las
instalaciones bancarias para la transferencia electrónica de
fondos: primero, se instala un prototipo a escala completa en
una o dos agencias y, si es satisfactorio, se instalan duplicados
en todos las otras agencias.
• DE CARACTERÍSTICAS SELECCIONADAS. La construcción
de un modelo operacional que incluye algunas, pero no todas,
las características que tendrá el sistema final. Cuando se
construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo
por módulos, de modo que si las características reciben una
evaluación satisfactoria éstas puedan incorporarse en el
sistema final.
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EL CICLO DE VIDA Y LOS PROTOTIPOS
Algunos autores recomiendan usar la elaboración de prototipos
como parte del ciclo de vida de desarrollo de SI. En esta visión, la
elaboración de prototipos es considerada como un método
especializado adicional para la determinación de los
requerimientos de información del usuario.
MENOS ADECUADA
MÁS ADECUADA
Muchas veces
antes
Experienciassimilares
similaresde
dediseño
diseño
Experiencias
Solamente unas
cuantas veces
Cierto y estable
Ambiente
Ambiente
Incierto e inestable
Estructurado
Tomade
dedecisiones
decisiones
Toma
No estructurado o
semiestructurado
FACTORES QUE DETERMINAN SI LA ELABORACIÓN
DE PROTOTIPOS ES ADECUADA PARA UN SI
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LINEAMIENTOS PARA
EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS
1) TRABAJAR EN MÓDULOS MANEJABLES. Una de las ventajas
distintivas de la elaboración de prototipos es que no es
necesarios, ni deseable, construir el sistema funcional completo
para efectos del prototipo.
2) CONSTRUIR EL PROTOTIPO RÁPIDAMENTE. La velocidad es
esencial para la elaboración de un prototipo de un SI.
3) MODIFICAR EL PROTOTIPO EN ITERACIONES SUCESIVAS.
El prototipo no es un sistema terminado; la idea de que requerirá
modificaciones es una actitud útil que muestra a los usuarios
qué tan necesarias son sus observaciones.
4) ENFATIZAR LA INTERFAZ DEL USUARIO. Aunque en el
prototipo quedarán muchos aspectos del sistema sin desarrollar,
la interfaz del usuario debe estar lo suficientemente bien
desarrollada para que los usuarios adopten el sistema
rápidamente y no lo dejan a un lado.
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JOINT APPLICATION DESIGN (JAD)
Introducido por IBM a finales de los años ‘70, se caracteriza por:
• ESTRATEGIA. Se realizan reuniones donde participan
usuarios claves, gerentes y analistas de sistemas involucrados
en el análisis del sistema actual (pretende ser un proceso
efectivo).
• CONFLICTOS. Permite determinar conflictos existentes y
entender cuales serán difíciles de resolver.
• SESIONES. Esencialmente consta de varias sesiones (días y/o
semanas).
• COSTOS. Implica costos de recursos humanos involucrados y
de los lugares reservados para realizar los JAD fuera de la
organización.
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PARTICIPANTES DE UN JAD
• LÍDER DE LA SESIÓN. Organiza, coordina, establece agendas,
resuelva conflictos y desacuerdos y solicita ideas (no opina ni aporta
ideas).
• USUARIOS. Usuarios claves, conocen el sistema sobre la base diaria.
• GERENTES. Quienes administran y/o usan el sistema, proveen luces
sobre las nuevas direcciones organizacionales, motivaciones e
impactos.
• PROMOTOR. Debe realizarlo alguien de alto nivel en la organización.
• ANALISTA(S)
DE
SISTEMAS.
Asiste(n)
pero
limitadamente. Aprende(n) de usuarios y gerentes.
participa(n)
• ESCRIBIENTE. Toma las notas usando un PC o Notebook, con un
procesador de palabras o usando una herramienta CASE.
• PERSONAL DE S/I. Pueden asistir y contribuir con ideas sobre la
factibilidad técnica o limitaciones del sistema actual.
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SALÓN PARA LA REALIZACIÓN DE UN JAD
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JOINT APPICATION DESIGN (JAD)
USO DE HERRAMIENTAS CASE.
• Herramientas de la parte alta del Ciclo de Vida (Upper CASE)
• Permite entrar al modelaje directamente, brindando consistencia y
formalidad. Puede ser más flexible para el escribiente en la toma de
notas.
• Herramientas de planificación (Ej.: Project).
• Herramientas de diagramación (Ej.: System Architech).
• Herramientas de prototipos (Ej.: Power Builder).
APOYO CON SISTEMAS DE SOPORTE DE GRUPOS.
• Permite que cada uno de los participantes del JAD contribuya y no se
limite la participación a unos pocos.
• No se pierden ideas.
• Evita que los JAD sean dominados por pocos individuos.
• Son limitativos para identificar y resolver conflictos (del sistema o de
los usuarios).
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¿QUÉ SON LAS HERRAMIENTAS CASE?
Según varios autores, Computer Aided Software Engineering o
Computer Aided Systems Engineering, es:
• “el software que se utiliza en cualquiera o en todas las fases de
desarrollo de un Sistema de Información, incluyendo el análisis,
diseño y programación. Las herramientas CASE proporcionan
métodos automáticos para diseñar y documentar las técnicas
tradicionales de programación estructurada”. (Freedman, 1993)
• “la automatización de las técnicas, notaciones y métodos para el
desarrollo de software. CASE incluye herramientas de diagramación
para los modelos y las especificaciones, verificación y chequeo, un
repositorio común y capacidades de generación para la
documentación, código y casos de evaluación”. (Topper et al., 1994)
• “Las herramientas CASE son programas (software) que automatizan
o soportan una o más fases del ciclo de vida de desarrollo de
sistemas”. (Whitten y Bentley, 1998)
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LOS TIPOS DE HERRAMIENTAS CASE
Algunos autores proponen diferentes clasificaciones de las herramientas CASE: (Losavio, 1997)
1) Interactivas. Las que soportan métodos de análisis y diseño.
No interactivas. Los compiladores.
2) Front-end CASE tools. Soporte para actividades tempranas en el
ciclo de vida de un proyecto de software (requerimientos y diseño).
“Herramientas CASE que ayudan en el análisis y en el diseño de
sistemas”. (Freedman, 1993)
Back-end CASE tools. Soporte para las actividades tardías en el
ciclo de vida de un proyecto de software (compiladores y soporte
para pruebas). “Herramientas CASE que generan código de
programas”. (Freedman, 1993)
3) CASE verticales. Específicas a una fase o dominio específico
(herramientas de diseño o codificación).
CASE horizontales. Comunes a varias fases o dominios
(herramientas de documentación, gestión de configuración, ayudas).
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LOS TIPOS DE HERRAMIENTAS CASE
Fuggetta (Fuggetta, 1993) propone la siguiente clasificación, basada en
las diferentes posibilidades de soporte que pueden brindar las herramientas CASE al proceso de desarrollo de SI:
1) Herramientas. Apoyan tareas individuales del proceso, tales como
verificar la consistencia de un diseño, compilar un programa,
comparar los resultados de pruebas, y así sucesivamente. Las
herramientas pueden ser de propósito general, autosuficientes (por
ejemplo, un procesador de palabras) o pueden agruparse en el
workbenches.
2) Workbenches. Apoyan fases del proceso o actividades, tales como la
especificación, el diseño, y así sucesivamente. Ellos normalmente
están conformados por un juego de herramientas con algún grado de
integración.
3) Ambientes. Apoyan todos o por lo menos una parte sustancial del
proceso de desarrollo del software. Ellos normalmente incluyen
varios workbenches diferentes integrados de alguna manera.
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LAS HERRAMIENTAS CASE EN LA
DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
• Los analistas se apoyan en las herramientas CASE para
aumentar la productividad, comunicarse más efectivamente
con los usuarios e integrar el trabajo que realizan en el
sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida.
• Los analistas que actualmente usan las nuevas herramientas
CASE han experimentado que su uso promueve una
comunicación mayor y más significativa entre los usuarios y los
analistas.
• Mediante el uso del apoyo automatizado que proporciona salida
en pantalla, los clientes pueden ver fácilmente cómo son
representados los flujos de datos y otros conceptos del sistema,
y solicitan correcciones o cambios que se habrían llevado
demasiado tiempo con un sistema manual.
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LOS GROUPWARE
• Aprovechan la sinergia potencial y el poder disponible de la PC
en red, ya sea en redes de área local (LAN) o en redes de área
amplia (WAN).
• En la parte central de la mayoría de los groupware está un
sistema de correo electrónico flexible, útil y fácil de usar.
• Los groupware pueden ayudar a los miembros del grupo a
calendarizar y asistir a reuniones, compartir datos, crear y
analizar documentos, comunicarse en formas no estructuradas
con otros por medio del correo electrónico, realizar conferencias
grupales, hacer la administración de la imagen a nivel
departamental y, manejar y monitorear el flujo de trabajo.
• En un futuro se espera dar soporte a usuarios con la capacidad
de que obtengan un reporte que contenga objetos recolectados
de cualquier lugar de la red, sin tomar en cuenta qué sistemas
fueron usados para crearlos
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