MANUAL DE USUARIO Sistema CLASS Estudiantes Opción

MANUAL DE USUARIO
Sistema CLASS Estudiantes
Opción de Matricula y Cajas
Departamento de Informática
CLASS Estudiantes
El presente manual está elaborado con fin de brindarle al estudiante una orientación de cómo utilizar el
portal de estudiantes en sus opciones de matrícula y cajas. Cada opción será explicada de una forma
práctica y con ilustraciones para su mejor comprensión.
Para ingresar al portal de estudiantes o uvirtual podrá ingresar a WWW.UCA.AC.CR y seleccionar la
opción UVIRTUAL la cual les mostrara la página de inicio del portal de estudiantes o uvirtual.
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LOGIN DE ENTRADA
Cuando el estudiante ingresa en el Sistema le aparece una pantalla (ver figura 1.0) en la cual deberá
digitar el usuario y su debida contraseña o password, la primera vez en ingresar será su número de
identificación como se muestra en dicho documento. Luego pulsar "ENTER".
De esta manera el ingresará a la pantalla principal de su perfil como estudiante (ver figura 1.1) y tendrá
acceso a las opciones que puede utilizar como tal.
Figura 1.0
Figura 1.1
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OPCIONES PRINCIPALES
A continuación se enumeran las opciones principales con las que cuenta la aplicación (ver Figura 1.2),
posteriormente se procede a detallar cada una de ellas.
Figura 1.2
Salir: permite al estudiante Salir de la aplicación.
Matrícula: por medio de este botón el estudiante puede ingresar a la opción que le permite realizar su
matrícula en línea.
Cajas: al seleccionar esta opción se muestra en pantalla al estudiante la Facturación que tenga
pendiente en el momento de la consulta.
Académico: permite al estudiante consultar sus calificaciones del periodo, calificaciones históricas,
realizar cambios de asignatura y retiros de asignatura.
Clase: en esta opción el estudiante podrá visualizar las materias que se están cursando así como las
calificaciones y asistencia que reportara el profesor durante el periodo.
Servicio: al dar clic en esta opción el usuario podrá realizar sus Gestiones académicas, actualizar sus
datos personales, cambiar su contraseña y seleccionar los datos que desea publicar en la aplicación.
Calendario: por medio de esta opción el estudiante podrá programar sus actividades.
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MENÚS DE NAVEGACIÓN
Figura 1.3
En cada uno de los menús se brinda al estudiante diferentes acciones a realizar dependiendo de la
opción seleccionada.
OPCIÓN DE MATRÍCULA (Sera habilitada II Cuatrimestre 2013)
Para ingresar a la página de matrícula debemos seleccionar la opción Matrícula que se
encuentra dentro de las opciones principales (ver Figura 1.5).
Figura 1.5
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Una vez dentro de esta opción se mostrará al estudiante la siguiente pantalla:
1
2
3
Figura 1.6
Esta pantalla se divide en tres partes:

Los datos Generales como la información de la carrera, la sede en la que desea matricular, el
periodo y el sub periodo (en caso de que la institución no utilice esta modalidad, no es necesario
especificarlo), los cuales son necesarios para consultar el Horario disponible en el que puede
1
de suma
importancia seleccionar la sede y el periodo en la que se requiere
matricular.
realizar la inscripción el estudiante. Esta parte está señalada con la etiqueta

.Es
2
La sección de Oferta Disponible que se encuentra señalada con la etiqueta
, en esta parte
se muestran al estudiante solamente las asignaturas en las que puede inscribirse, esto luego de
que se ha realizado toda la validación de requisitos y excepciones respectivas.
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
Por último se encuentra la parte del Horario Disponible, en la cual se despliega el horario que se
ha creado para la asignatura que el estudiante ha seleccionado en la Oferta Disponible. Esta
sección cuenta con la etiqueta
3
.
PROCESO DE MATRICULA
A continuación se muestra el proceso que debe seguir el estudiante para realizar la inscripción de una
asignatura por medio de esta opción.
1. El estudiante debe seleccionar la carrera en la que desea realizar la inscripción.
2. Se selecciona la Sede en la que se quiere consultar los horarios disponibles.
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3. Después de elegir la sede, se debe especificar el periodo académico en el que se desea
matricular.
4. En caso de que la institución utilice el concepto de sub periodos para la programación de los
horarios de sus asignaturas, se debe elegir el sub periodo. El valor cero (0) indica que no se
utilizan sub periodos.
5. Luego de que se completa la información de los puntos citados con anterioridad, el estudiante
puede seleccionar cualquiera de las asignaturas que se encuentran en la sección de Oferta
Disponible para consultar los horarios disponibles. Con esto se desplegará automáticamente el
horario disponible que tenga dicha asignatura.
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Horario disponible
Asignatura seleccionada
En caso de que no se encuentre horario disponible se mostrará al estudiante el siguiente
mensaje:
6. Luego de revisar el horario disponible para realizar la matrícula de la asignatura, el estudiante
debe marcar el check del horario que desea.
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Una vez que se selecciona el horario el sistema realiza la inscripción, si la asignatura se inscribe
correctamente se muestra el siguiente mensaje.
En el momento que se identifica que el estudiante está debidamente inscrito en la asignatura, se coloca
la siguiente simbología
seleccionada.
, en la sección de Oferta Disponible, al lado izquierdo de la asignatura
7. En caso de que el estudiante desee eliminar la inscripción realizada, simplemente debe quitar el
check y se mostrará el siguiente mensaje en caso de que se haya eliminado de forma correcta.
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8. El estudiante podrá visualizar el resumen de las asignaturas que ha inscrito dando clic en el
botón Resumen y se le desplegará la siguiente imagen.
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OPCIÓN DE CAJAS
Para ingresar a la sección de Cajas el estudiante debe elegir la opción de Cajas que se encuentra dentro
de las opciones principales de la aplicación (ver Figura 1.7).
Figura 1.7
Una vez dentro de esta opción se le desplegará la siguiente pantalla, en la que se muestra el menú de
navegación en la parte izquierda, además de la facturación que se encuentra pendiente en el momento
que se ingresa a la opción.
Detalle de la Facturación Pendiente
Menú de Navegación
Figura 1.8
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A continuación se procede a detallar cada una de las acciones que se pueden realizar dentro de la
opción de Cajas.
1. Detalle a Pagar
Figura 1.9
Al seleccionar la opción de Detalle a Pagar el estudiante podrá visualizar la facturación que tiene
pendiente en el momento de la consulta, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
Figura 1.10
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En cada uno de los registros del detalle, el estudiante podrá elegir si desea pasar registros que se
encuentran financiados a efectivo, podrá realizar el proceso inverso solamente si se encuentra
autorizado. Este proceso lo podrá realizar marcando el check que se encuentra en la parte izquierda de
cada uno de los ítems a facturar (ver Figura 1.11).
Figura 1.11
Además, la aplicación le permite al estudiante auto facturarse alguna de las transacciones que la
Institución haya creado con dicho fin. Para realizar el proceso de auto facturación el estudiante debe dar
clic en el botón de Adicionar Facturación (ver Figura 1.12).
Figura 1.12
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Una vez que se selecciona este botón se muestra la siguiente pantalla, en la cual se identifican las
transacciones que el estudiante puede elegir. Para facturarse cualquiera de las opciones solamente debe
seleccionar el check que se encuentra a la izquierda de cada registro (ver Figura 1.13).
Figura 1.13
En el caso de que se haya realizado correctamente la operación se mostrará el siguiente mensaje.
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El registro generado por este proceso se podrá visualizar inmediatamente en la opción denominada
Detalle a Pagar (ver Figura 1.14).
Figura 1.14
2. Histórico de Pagos
Figura 1.15
Al ingresar a esta opción, el estudiante podrá visualizar todos los movimientos generados por los pagos
realizados en las fechas que indique (ver Figura 1.16).
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Detalle de los Pagos realizados
Figura 1.16
3. Saldo a Pagar
Al ingresar a esta opción, el sistema mostrará en pantalla el detalle de los saldos que el estudiante tenga
pendientes con la Institución, lo que le permitirá informarse sobre las fechas de pago que tienen sus
cuotas, además de poder realizar la facturación de las mismas para poder cancelar por adelantado (ver
Figura 1.17).
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Detalle de los Saldos a Pagar
Figura 1.17
Si el estudiante desea realizar la facturación adelantada de alguna de las Cuotas, lo que debe hacer es
seleccionar el recuadro que se encuentra en la parte derecha de cada uno de los registros.
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Una vez que se selecciona una cuota, la facturación de ésta se ve automáticamente reflejada en el
Detalle a Pagar (ver Figura 1.18).
Figura 1.18
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4. Saldos a Favor
En caso de que el estudiante tenga saldos a favor en la Institución, estos se mostrarán al ingresar a esta
opción siempre y cuando hubiesen sido activados por el departamento financiero de la universidad.
Figura 1.19
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Opción de Servicios.
1. Gestiones
En esta opción el estudiante puede revisar el estado de cada una de las gestiones que ha creado.
Lista de Gestiones que ha creado el estudiante
Para crear una Gestión, el estudiante debe dar clic en el botón Crear.
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Luego de dar clic en el botón de Crear se direccionará a la siguiente pantalla (ver Figura 1.25).
Figura 1.25
En esta pantalla el estudiante puede elegir si desea crear un trámite con Facturación o un Trámite
personal, si desea agregar algún comentario, lo puede agregar en el campo con la etiqueta Coment.
Gestión y luego debe dar clic en el botón Aceptar para realizar el ingreso del trámite al sistema.
En caso de que el estudiante desee realizar un trámite con Facturación, debe seleccionarlo en el combo
con la etiqueta Transacción (ver Figura 1.26).
Figura 1.26
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Luego de seleccionar el trámite el sistema mostrará el Valor que éste tiene, el estudiante debe
especificar en coment. Gestión, para que requiere el trámite que está solicitando . Este debe ser
de la forma más clara posible para poder darle un adecuado seguimiento. Luego da clic en el botón de
Aceptar (ver Figura 1.27).
Valor del Trámite
Figura 1.27
Al dar clic en el botón Aceptar el sistema mostrará el siguiente mensaje indicando que el proceso
concluyo con éxito.
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Inmediatamente podemos consultar en la lista de Gestiones y podremos visualizar que la Gestion ya fue
ingresada al sistema (ver Figura 1.28).
Figura 1.28
Nota: es importante mencionar que cuando se trata de un Trámite con Facturación para que
el departamento correspondiente pueda procesarlo, el estudiante debe cancelar el monto
respectivo en el área de Cajas.
Por otra parte, en caso de que se desee realizar un trámite de tipo Personal, el estudiante debe
seleccionar la opción de Trámite Personal que se encuentra dentro de los Tipos de Gestión (ver Figura
1.29).
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Figura 1.29
Luego agrega el comentario (si así lo considera necesario) y da clic en el botón Aceptar para hacer el
ingreso de la gestión al sistema.
Cabe mencionar que al tratarse de un trámite personal, este podrá ser revisado inmediatamente por los
usuarios designados por la universidad.
Una vez que se tenga en la opción de facturación la totalidad de los montos que se van a facturar o a
cancelar se procede a dar clic en el botón Pago con Tarjeta (ver Figura 1.30).
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Figura 1.30
Una vez que se dio clic en este botón se nos mostrara una ventana donde se nos describirán los
términos y condiciones de la universidad si se aceptan dichos términos se da clic en el botón de Acepto.
(Ver Figura 1.31). De rechazar los términos y condiciones nos regresara a la pantalla de facturación.
Figura 1.31
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De aceptar los términos y condiciones se mostrara una pantalla con el detalle de la transferencia. El cual
incluira el monto total, nombre y un concepto. De ser correcto el monto se debe dar clic en el boton
Procesar. (Ver Figura 1.32).
Figura 1.32
En una nueva ventana se mostrara los datos de la facturacion que estemos realizando, asi como los
datos que demos ingresar de la tarjeta de debito o credito (Visa o Mastercard) que se uilizara en el
pago. (Ver Figura 1.33)
1.
2.
3.
4.
Se debe seleccionar el tipo de tarjeta (Visa o MasterCard).
Digitar el número de tarjeta (16 dígitos del frente de la respectiva tarjeta).
Digitar el código de seguridad (últimos tres dígitos del reverso de la tarjeta).
Seleccionar el Mes y Digitar el año de expiración de la tarjeta (2015).
Una vez realizados estos pasos si queremos realizar el pago damos clic en el boton de Continuar. Si los
datos de la tarjeta son correctos, no a expirado y posee los fondos suficientes se procesara el pago.
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Figura 1.33
Si el pago se realizo de forma correcta se genera una pantalla donde se muestra un recibo el cual
deberan imprimir como comprobante de que se realizo satisfactoriamente el tramite. Dicho documento
debe ser conservado por cualquier eventualidad.
Dicho reporte o recibo puede ser impreso o sepuede exportar a algun formato (PDF, Word) si asi lo cree
conveniente el estudiante.
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