Presupuesto Comercial

Fecha: 11/10/2016 - V.2
Responsable: FB - AS
VoBo: TH - MB - LH
TUTORIAL
PRESUPUESTO COMERCIAL
Ver. 7.2 y superiores
Objetivo
Elaborar un presupuesto comercial, siguiendo los pasos necesarios para su puesta en marcha y
ejecución​.
Ruta de Acceso
Menú «​Contable​» ​, Opción ​«​Presupuesto Comercial​»
DESCRIPCIÓN
El Presupuesto Comercial es una herramienta administrativa fundamental en cualquier organización. Es implementada por
Mekano​, para proyectar o estimar los gastos e ingresos, con el objetivo de realizar seguimiento y control efectivo, que le
permita anticipar y corregir aspectos negativos que perjudiquen la economía de la empresa.
El control presupuestario permite tomar decisiones acertadas y verificar el cumplimiento de las metas, realizando un análisis
comparativo de los resultados, con los datos previamente presupuestados. La rutina es tan versátil que su consulta se puede
generar si así lo desea por unidades de negocios o centros de costos. Las partidas del presupuesto son utilizadas como
guías durante la ejecución de programas en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación.
AMBIENTE DE TRABAJO
Según el modelo de seguridad que ofrece ​Mekano​, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable
que en su perfil tenga habilitado el menú ​«​Contable​» y la opción ​«​Presupuesto Comercial​»​, además que estén activos los
permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Modificar y Eliminar, los cuales son asignados previamente por el usuario
Supervisor, quien tiene la facultad para activar o restringir. (ver ​«​Perfiles​»​).
Gracias a que ​Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar,
editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro:
BOTÓN
TECLA
DESCRIPCIÓN
[​Ins​]
Adicionar​: Para agregar un nuevo registro, siempre debe oprimir la tecla [​Insert​] o el botón
Adicionar​ de la barra de funciones, luego configure los respectivos campos.
[​F3​]
Grabar​: Al terminar un proceso de inserción o modificación siempre debe guardar el registro; para
ello bastará con usar la tecla ​[​F3​] o hacer clic en el botón ​Aceptar ubicado en la barra de
funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [​Flecha Arriba​].
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[​F2​]
Editar​: Para modificar registros en Presupuesto presione la tecla [​F2​] o el botón Editar de la barra
de funciones, luego de realizar los cambios que requiere, use la tecla [​F3​] para Grabar.
[​Supr​]
Eliminar​: Para borrar un registro oprima la tecla [​Supr​] o el botón ​Eliminar de la barra de
funciones. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el
atributo «​Borrar​» en su Perfil.
Nota:
Estas teclas se utilizan únicamente en las pestañas «​Presupuesto​» y «​Presupuesto Inicial​», dado que la última pestaña
«​Presupuesto Comercial​» es de sólo consulta y únicamente podrá usar las teclas para navegar en los registros de la
ventana.
CONFIGURAR Y CONSULTAR EL PRESUPUESTO COMERCIAL
El proceso para configurar y consultar el ​«​Presupuesto Comercial​»​, se resume en cuatro pasos a ejecutar:
1.
2.
3.
4.
Configurar las Cuentas que se van a presupuestar.
Definir el «​Presupuesto Inicial​» para el año a presupuestar, general o por centro de costos.
Ingresar información en la aplicación, para que exista insumos al consultar el presupuesto.
Consultar el ​«​Presupuesto Comercial​».
Nota:
Cabe resaltar que para configurar dicho presupuesto, los dos primeros pasos se deben efectuar solo una vez al año y en
estricto orden, y los siguientes, son pasos cotidianos donde únicamente con un clic podrá ejecutar el presupuesto cada mes
cuántas veces lo requiera. Para mayor claridad cada uno de ellos será explicado a continuación:
PASO 1 - MARCAR ATRIBUTO PRESUPUESTO EN LAS CUENTAS
Ingrese por el menú ​«​Configuración​», opción
«​Cuentas​», en la pestaña «​Plan de Cuentas Norma
Local​», busque las cuentas auxiliares de gasto o ingreso
que desea presupuestar y marque el atributo
«​Presupuesto​» presionando la tecla [​F2​] y activando el
campo con el mouse o con [​Espacio​], recuerde guardar
este cambio con la tecla [​F3​]
Nota​:
Generalmente se presupuestan los ingresos y gastos, sin
embargo, el sistema permite presupuestar cualquier
cuenta. Tenga en cuenta que cualquier atributo aplica sólo
para cuentas auxiliares, es decir, ​NO ​es necesario
seleccionar las cuentas de Nivel. Puede marcar o
desmarcar el atributo «​Presupuesto​» en cualquier
momento.
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PASO 2 - CONFIGURAR EL PRESUPUESTO INICIAL
Antes de configurar el Presupuesto Inicial,
continuación:
debe parametrizar la pestaña «​Presupuestos​» así como se explica a
A. PRESUPUESTOS​:
En esta opción, se crea el encabezado de los presupuestos cada año, con los siguientes campos:
CAMPO
DESCRIPCIÓN
Periodo
Año en el cual se va a realizar el presupuesto. Ejemplo: 2014, 2015, 2016, etc.
Descripción del
Presupuesto
Nombre asignado al periodo de tiempo. Ejemplo: Presupuesto año 2016.
Factor
Campo para establecer un Factor que aumente o disminuya el valor presupuestado en el año
inmediatamente anterior. El Factor no es un porcentaje sino un número o valor por el cual será
multiplicado el débito o crédito que fue presupuestado el año anterior. En el primer presupuesto puede
asignar uno o cero, puesto que no existe uno anterior que sirva como base. Para realizar
correctamente el cálculo, es importante que tenga claros los siguientes conceptos:
1. Si desea ​Incrementar​: Al porcentaje requerido le debe sumar el número 1. En otras palabras y a
manera de ejemplo: si desea incrementar el presupuesto en un 10%, el Factor es 1.10 y si desea
incrementar en un 8%, el Factor es 1.08.
2. Si desea ​Disminuir​: El número uno (1) debe dividirlo entre el porcentaje requerido más el número
uno (1). En otras palabras y a manera de ejemplo: si desea disminuir el presupuesto en un 10%, la
operación a realizar es 1/1.10 donde el Factor es 0.90, y si desea disminuir en un 8%, la operación a
realizar es 1/1.08 donde el Factor es 0.9259.
3. Si desea ​Conservar​: El Factor es el número uno, para dejar el presupuesto igual.
El Factor afectará todas las cuentas presupuestadas que tengan valores en el presupuesto inicial del
año anterior, es decir, no es una multiplicación selectiva, sino general.
B. PRESUPUESTO INICIAL​:
Una vez generado el encabezado del Presupuesto, dé clic en la pestaña «​Presupuesto Inicial​», donde podrá visualizar
todas las cuentas seleccionadas con el atributo «​Presupuesto​» en el Plan de Cuentas, si su contabilidad maneja centro de
costos el sistema traerá las cuentas que maneje este atributo con cada uno de los centros de costos activos que tenga en su
contabilidad y los siguientes campos:
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CAMPO
DESCRIPCIÓN
PPTO
Año que se está presupuestando, tomado de la pestaña anterior según el presupuesto
seleccionado.
Cuenta
Código de las cuentas que se están presupuestando, las cuales se crean automáticamente con
las que están marcadas con el atributo «​Presupuesto​» en el plan de cuentas. Si desea incluir
nuevas cuentas basta con oprimir la tecla [​Insert​] o el botón ​Adicionar de la barra de funciones,
luego colocar el código de la cuenta o realizar su búsqueda para insertarla.
Si desea eliminar una de las cuentas, porque no se va a presupuestar en el año, dé clic el botón
Eliminar ​en la barra de funciones o en su teclado presione [​Supr​]​.
Centro de Costos
Código del Centro de Costos que se encuentran chequeado su atributo «​Activo​» por cada una
de las cuentas presupuestadas. Cuando se arma el presupuesto por primera vez el sistema
genera toda las combinaciones por cada uno de los centros de costos, Si desea eliminar una de
las cuentas, con un centro de costo en específico, porque no se va a presupuestar en el año, dé
clic el botón ​Eliminar ​en la barra de funciones o en su teclado presione [​Supr​], al igual que si
decide incluir una misma cuenta con otro centro de costos presionar la tecla [​Insert​] o el botón
Adicionar​ de la barra de funciones.
Descripción Cuenta
Nombre de la cuenta que se diligencia una vez insertado el código. Si requiere insertar una
cuenta en este campo puede elegir alguna de las que tengan el atributo «​Presupuesto​»
marcado para que la inserte desde este campo.
Débito
Valor que se va a presupuestar para todo el año de las cuentas de los gastos, por cada uno de
los centros de costos activos. Si el presupuesto no se generó al multiplicarlo por un factor, este
valor débito viene en cero para que sea colocada la cifra a presupuestar; en caso haber
seleccionado el factor, éste tomará el Débito del año anterior para las cuentas de ingreso y lo
multiplicará por el factor.
Crédito
Valor que se va a presupuestar para todo el año de las cuentas de los ingresos, por cada uno de
los centros de costos activos. Si el presupuesto no se generó al multiplicarlo por un factor, este
valor crédito viene en cero para que sea colocada la cifra a presupuestar; en caso haber
seleccionado el factor, éste tomará el Crédito del año anterior para las cuentas de ingreso y lo
multiplicará por el factor.
Nota: ​Esta pestaña es la base del presupuesto anual. Si una vez ejecutado, desea incluir nuevas cuentas o agregar un
nuevo centro de costos, puede realizarlo con la tecla [​Insert​] o el botón ​Adicionar ​de la barra de funciones y asignar el valor
débito o crédito.
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Los débitos o créditos pueden aparecen en cero porque es el primer presupuesto, o porque no se va a multiplicar por un
factor sino que se va a realizar manualmente; en este caso, se debe digitar el valor esperado para el año frente a cada
cuenta: si es de ingresos (4xxxxx) en la casilla «​Crédito​», y si es de gastos (5xxxxx) en la casilla «​Débito​». Si no desea
presupuestar una cuenta la puede eliminar de la ventana con la tecla [​Supr​]​ ​o el botón ​Eliminar​ de la barra de funciones.
Tenga en cuenta que en el sistema no existe un mecanismo para realizar adiciones o traslados de los valores
presupuestados, pero si el usuario lo requiere, es posible modificar el valor inicial.
PASO 3 - INSERTAR INFORMACIÓN
La información que toma el «​Presupuesto Comercial​» ​es la que diariamente se agrega en cualquiera de los Módulos:
Contable, Gestión, Nómina o Cartera Financiera; no se requieren procesos adicionales, es decir, que el sistema provee
automáticamente la información al Módulo de Presupuesto.
PASO 4 - CONSULTAR EL PRESUPUESTO
Una vez configurado el Presupuesto Inicial para cada periodo, el usuario puede consultar el proceso de ejecución del
Presupuesto Comercial cuando lo necesite, de dos maneras:
1.
Ingresando al ​Menú «​Contable​»​, opción ​«​Presupuesto Comercial​», señale el periodo luego seleccione en la parte
izquierda el centro de costos que va a consultar o si son por todos dejar la selección en todos, para que con un solo
clic en el botón​ «​Consultar​», pueda visualizar la información.
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2.
Desde el Menú ​«​Consultas​», ​opción «​Informes​», ​elija en el Módulo: Contable, Grupo: Presupuesto, el informe que se
llama: «Ejecución Presupuesto Contable por Meses», en el que podrá visualizar la información del Presupuesto
Comercial.
Al ejecutar el Presupuesto Comercial, el sistema trae automáticamente los movimientos contables de las cuentas para
presupuestar realizados en cada mes del año, la información se visualiza por todos los centro de costos ó filtrado por el
seleccionado y el ​«​Total Ejecutado​» hasta la fecha, comparado con el valor «​Planeado​» que fue digitado en el
Presupuesto Inicial. Además, puede visualizar un valor que falta​ ​«​Por Ejecutar​» y un «​Porcentaje Ejecutado​».
Los campos que se muestran son los siguientes:
CAMPO
DESCRIPCIÓN
Cuenta
Código de la cuenta que fue incluida en el presupuesto y tiene movimiento en el año.
Descripción de la Cuenta
Nombre de la cuenta que fue incluida en el presupuesto y tiene movimientos en el año.
Planeado
Valor digitado, bien sea en el débito o crédito que fue colocado en el Presupuesto Inicial.
Meses
Los meses del año de Enero a Diciembre, con el saldo de la cuenta para cada mes.
Total Ejecutado
La suma total de los saldos para cada una de las cuentas presupuestadas que tienen
movimiento en el periodo.
Por Ejecutar
Es el valor que falta por ejecutar y se obtiene de restar el Planeado entre el Total Ejecutado.
Si se visualiza de manera negativa es lo que está pendiente por ejecutar y si es positivo es el
valor excedido en lo planeado.
Porcentaje Ejecutado
Se visualiza el porcentaje por cada cuenta que se ha ejecutado. Este valor es calculado al
dividir el Total Ejecutado entre el Planeado) por 100. Si se genera un porcentaje superior al
100%, indica que se ha excedido en la ejecución, es decir, lo que se planeó no cubre todo lo
que se ha ejecutado hasta el momento de la consulta. Y si es inferior a 100%, indica el
porcentaje que se ha ejecutado según lo que planeado.
Por Ejemplo:
El presupuesto de ventas «​Planeado​» para este año es $100 y para el mes de julio el «​Total Ejecutado​» es $60. Es decir,
que los $40 que faltan son el valor «​Por Ejecutar​» y el «​Porcentaje Ejecutado​» es del 60%.
INFORME DE PRESUPUESTO COMERCIAL:
El presupuesto también se puede consultar a través de un Informe (tabla dinámica), lo que le permitirá al usuario realizar los
filtros, agrupamientos, sumas al vuelo y demás ventajas de ​Mekano​, para visualizar la información a su gusto. (Ver
«​Informes​»​).
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Para generar el Informe de Presupuesto ingrese por ​«​Consultas​», opción «​Informes​». Recuerde tener presentes los pasos
previos de la consulta (ver «​Actualizar Consultas​»). Ubique el reporte expandiendo el «​Módulo: Contable​», «​Grupo:
Presupuesto​», seleccione el Informe «​Ejecución Presupuesto Contable por Meses​», para visualizar la información del
Presupuesto Comercial con todos los campos mencionados anteriormente, o si requiere un resumen sin los meses puede
consultar el informe «​Ejecución Presupuesto Contable​».
TRUCOS DE MANEJO
●
Acceso ​Rápido​: ​También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas
[​Alt​]+[​A​]+[​Y​]+[​0​]+[​9​], combinación que puede variar según la configuración de su teclado y en tal caso, deberá
consultar el manual de su sistema operativo.
●
Ambiente de Trabajo​: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método
para adicionar, editar o eliminar registros, pero si requiere conocer el proceso, utilice el tutorial respectivo. (ver
«​Ambiente de Trabajo​»)
●
Motores de Búsqueda​: ​Mekano ​brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver
«​Búsquedas​»); en esta ventana puede utilizar, por ejemplo, la ​Búsqueda Incremental​, ubicándose en el campo
«​Código​» o «​Nombre​» según el caso, y digitar algunos caracteres hasta encontrar la coincidencia completa.
●
Selector de Columnas​: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector
dando clic en el asterisco [​*​], ​ubicado en el punto donde inician las columnas. Marque y desmarque con el mouse o con
las teclas [​Flecha Arriba​] o [​Flecha Abajo​] para desplazarse, y activar e inactivar cada campo con la tecla [​Espacio​] .
●
Ventana Modo Ficha​: Para visualizar o editar esta información desde la ​Ventana Modo Ficha y ver los campos
preseleccionados con Selector de Columnas, use las teclas [​Ctrl​]+[​Espacio​], y el sistema abrirá una nueva ventana,
por ende, si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [​Ctrl​]+[​F4​] o dando clic en la (​X​) ​de la parte inferior de
la ventana, donde dice Ficha Presupuesto.
●
Ayuda en Línea​: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana oprima la tecla [​F1​], ​o sin salir de esta opción,
desde el menú​ ​«​Conexión​»,​ ​clic en «​Ayuda​». Recuerde que para su ejecución requiere señal de internet.
●
Otros Módulos​: ​Este es un Presupuesto Comercial y no es un Presupuesto Público, en el que existen más variables
para ejecutarlo. Si requiere manejar un presupuesto más detallado donde se identifiquen los diversos traslados o
adiciones, registro presupuestales, certificados de disponibilidad... ​Mekano cuenta con un Módulo de Gobierno, el cual
está parametrizado con todos estos requerimientos.
●
Cuentas a Presupuestar​: Sólo puede presupuestar Cuentas Auxiliares y no de Nivel. Aunque no es común, permite
presupuestar Cuentas de Balance. Si la cuenta a presupuestar no tiene Movimiento Contable durante el año, el sistema
no muestra dicha cuenta en la pestaña «​Presupuesto Comercial​».
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TUTORIALES RELACIONADOS
A continuación, un resumen con los temas relacionados y sus respectivos enlaces:
●
Plan de Cuentas
www.apolosoft.com/documentos/mekano/T001.pdf
●
Centros de Costos
www.apolosoft.com/documentos/mekano/T002.pdf
●
Informes
www.apolosoft.com/documentos/mekano/T081.pdf
●
Movimiento Contable
www.apolosoft.com/documentos/mekano/T065.pdf
TECLAS DE FUNCIÓN
A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:
[​F1​]
Menú de ayuda en Línea
[​Insert​]
Insertar registro
[​F2​]
Editar registro
[​F3​]
Guardar registro
[​Supr​]
Eliminar registro actual
[​Ctrl​]+[​Espacio​]
Modo Ficha
NOTA​: Si desea más información ​Ver aquí imagen teclado completo​ o ​Ver aquí video teclado
BARRA DE FUNCIÓN
La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana.
Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados
previamente por el Supervisor del sistema.
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PASOS PARA CONFIGURAR Y CONSULTAR EL PRESUPUESTO COMERCIAL
Para parametrizar y consultar el Presupuesto Comercial, realice los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
Verifique que las ​«​Cuentas​»​ a presupuestar tengan marcado el atributo «​Presupuesto​».
Ingrese por el Menú ​«​Contable​», opción «​Presupuesto Comercial​», y establezca el periodo anual que va a
presupuestar; si es necesario utilice el factor para aumentar o disminuir un presupuesto anterior.
Realice clic en la opción ​«​Presupuesto Inicial​», rectifique o establezca los respectivos Débitos y Créditos,
recuerde que lo puede hacer por centros de costos.
Con la información ya insertada en el sistema, consulte mensualmente el presupuesto de la siguiente manera:
a. Ingrese por​ «​Contable​»​, opción ​«​Presupuesto Comercial​», señale el periodo
b. Luego seleccione si desea consultar por un centro de costo específico o por todos.
c. Dé clic en el botón ​«​Consultar​» para visualizar la información.
d. O desde el Menú ​«​Consultas​», ​opción «​Informes​», ​elija ​el «​Módulo: Contable​», «​Grupo:
Presupuesto​» y elija uno de los informes para visualizar la información.
De esta forma podrá obtener con un clic la información que necesita.
GLOSARIO
●
PRESUPUESTO​: Representa el conjunto de las cuentas de los gastos e ingresos previstos para un determinado
período de tiempo.
CUESTIONARIO
1.
Para configurar y utilizar el Presupuesto Comercial debe ejecutar las siguientes acciones, excepto:
a. Marcar las cuentas en el Plan Contable
b. Digitar el Presupuesto Inicial
c. Digitar el Presupuesto cada mes
d. Elaborar con un clic el Presupuesto
2. Para aumentar el presupuesto en un 5%, de acuerdo a los valores del año anterior, el «​Factor​» es:
a. 1.05
b. 0.5
c. 0.05
d. 5
3. Si el Porcentaje Ejecutado aparece con un valor que supera el 100%, significa:
a. Saldo en Contabilidad es menor al Presupuestado
b. Saldo en Contabilidad es mayor al Presupuestado
c. Saldo Presupuestado es errado
d. Ninguna de las anteriores
4. ¿Al generar el presupuesto inicial que centros de costos trae el sistema para ser presupuestados?
a. Los de Nivel
b. Los que tengan densidad 1
c. Los activos
d. Trae todos.
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