directiva caja chica - Universidad Nacional Agraria La Molina

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA - LA MOLINA
OFICINA ADMINISTRATIVA ECONOMIA
“AÑO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA
DIRECTIVA PARA USO DEL
FONDO FIJO PARA CAJA CHICA
OFICINA ADMINISTRATIVA DE
ECONOMIA
DIVISION DE TESORERIA
FONDO FIJO PARA CAJA CHICA
2009
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA - LA MOLINA
OFICINA ADMINISTRATIVA ECONOMIA
“AÑO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”
BASE LEGAL
Ley No.29289 de presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2009, Ley No.28411, Ley
General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley No.28693, Ley General del Sistema Nacional
de Tesorería, R.D. Nº.002-2007-EF/77, que aprueba la Directiva No.001-2007-EF/77.15 del año
fiscal 2007 Art.37 Fondo Fijo para Caja Chica para el Año Fiscal 2009 y Normas Generales de
Tesorería 06 y 07 aprobadas por la Resolución Directoral No.026-80-EF/77.15.
CARACTERISTICAS
El Fondo Fijo para Caja Chica (F.F.P.C.CH.) tiene las características de una caja chica
centralizada, cuyo monto es renovable de acuerdo a las necesidades de la Universidad Nacional
Agraria La Molina (UNALM), y a la oportuna liquidación de parte de los usuarios según lo
dispuesto.
APERTURA
La apertura y el monto están determinados por Resolución Rectoral Nº 09-2009-UNALM, a
solicitud de la Oficina Administrativa de Economía (OAE).
FINALIDAD
El F.F.P.C.CH está destinado a cubrir las necesidades de bienes y servicios de todas las
dependencias de la UNALM, que por la naturaleza de sus operaciones requieren ejecutar gastos
no previsibles con pagos inmediatos en efectivo.
El Jefe de la OAE autoriza dichas operaciones teniendo en cuenta la presente directiva.
1.-
MONTO AUTORIZADO
A la fecha el monto máximo autorizado para la Unidad o Sub-Unidad solicitante es igual al
0,25 (S/.888.00) de la Unidad Impositiva Tributaria vigente (S/.3,550.00)
2.-
USUARIOS
El retiro de los fondos, será autorizado por el Jefe de las dependencias, y la persona que
efectúa el retiro y/o encargado de rendir cuenta, será el personal nombrado y/o contratado
en planilla.
3.-
OPERACIONES PERMITIDAS POR EL F.F.P.C.CH.
Se permitirá hacer uso del F.F.P.C.CH. Para atender los siguientes gastos:
3.1
Compras no previsibles y sólo en cantidades necesarias para cubrir la emergencia
comprobada de:
3.1.1 Alimentos para Animales
3.1.2 Materias Primas
3.1.3 Materiales de Escritorio – En cantidades mínimas
3.1.4 Material Médico, Medicinas y de Laboratorio
3.1.5 Material de Enseñanza
3.1.6 Material de Construcción
3.1.7 Material de Limpieza y Aseo
3.1.8 Combustible, Carburantes y Lubricantes
3.1.9 Tarifas de Servicios Públicos y arbitrios
3.1.10 Otros (casos de fuerza mayor justificadas y que sean autorizadas por el
Jefe de la OAE)
1
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA - LA MOLINA
OFICINA ADMINISTRATIVA ECONOMIA
“AÑO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”
Con relación al numeral 3.1.8 para la adquisición de combustible, se incluye kerosene, líquido de
frenos, carburantes, etc. Debiendo precisar en el Vale de F.F.P.C.CH. La placa de rodaje, número
de registro interno y estar debidamente autorizado por el Jefe de la OAE
3.2.
Pagos de Servicios no previsibles y/o urgentes:
3.2.1
3.2.2
3.2.3
4.-
Para atender el pago de servicios de pasajes, movilidad local, atenciones oficiales,
consumo, fletes, almacenaje, mantenimiento y reparación tasas, tarifas, derechos
de aduana, publicaciones, gastos judiciales, etc.
Pago de honorarios por labores agrícolas
Otros ( los casos de fuerza mayor, autorizados por el Jefe de la OAE)
OPERACIONES NO PERMITIDAS POR EL F. F. P. C. CH.
No se podrá utilizar el F.F.P.C.CH. para efectuar lo siguiente:
4.1.
Compra de enseres, maquinarias y/o equipos
4.2.
Compra de vestuario , a excepción de los autorizados por el Vice Rectorado
Administrativo o la Jefatura de la Oficina Administrativa de Economia.
4.3.
Compra de tarjetas para celulares particulares (que no son de la UNALM)
4.4.
Pagos totales o parciales de haberes y otra bonificación por prestación de servicios
que necesariamente deben efectuarse por planilla, así como cualquier operación
que normalmente se efectúa su pago mediante cheque.
4.5.
Pagos de multas e infracción a las reglas de tránsito.
5.-
PROCEDIMIENTO PARA HACER USO DEL F.F.P.C.CH.
El usuario deberá llenar correctamente y por duplicado toda la información que se consigna
en el Vale del F. F. P. C. CH., teniendo especial cuidado especificar en forma minuciosa el
uso que dará al dinero que está solicitando, e indicar el código de la dependencia y partida
genérica y especifica de bienes y servicios del clasificador por objeto del gasto.
5.1
AUTORIZACION
Los Vales del F.F.P.C.CH. Se tramitarán con firma electrónica del Jefe de la
Unidad Operativa y el Jefe de la Sub Unidad Operativa, cuando corresponda.
-
El Rector y el Jefe de la Sub Unidad Operativa (Secretaría General,
RR.PP., Asesoría Legal y la Oficina del Órgano de Control Institucional)
El Vicerrector Académico (Sub Unidades Operativas de su dependencia) y
Oficinas Académicas.
Decanos y el Jefe de la Sub Unidad Operativa (Departamentos
Académicos).
El Vicerrector Administrativo y el Jefe de la Unidad Operativa (Oficinas
Administrativas)
Jefe de los Programas de Investigación de los respectivos Centros de
Producción y PIPS.
El Jefe de la Escuela de Post Grado y Coordinadores de Especialidades
El procedimiento antes mencionado para ser tramitados deberán ser firmados Vía
INTRANET (ingreso con clave de acceso), para ser tramitados deberá llevar la
firma del Jefe de la OAE, para posteriormente ser presentados a la División de
Tesorería para su atención.
2
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA - LA MOLINA
OFICINA ADMINISTRATIVA ECONOMIA
“AÑO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”
5.2
ENTREGA DEL EFECTIVO
El usuario se dirigirá al cajero encargado del F.F.P.C.CH., quién verificará la fecha,
el monto solicitado no exceda al máximo autorizado y esté expresado en números
y en letras, el motivo del gasto sea una operación permitida expuesta en forma
clara y específica. Asimismo, el Código, partida y nombre de la cuenta sean los
correctos, y la partida específica no se encuentre centralizada en otra dependencia
y la firma del responsable de la cuenta esté.
Además, en el F.F.P.C.CH. se controlará si el usuario de la Unidad o Sub Unidad
tiene uno o más vales pendientes de liquidación. En los casos en que el usuario
tenga 2 ó más vales pendientes de liquidación, el trámite de un nuevo vale no
procederá hasta que se regularice tal rendición. Los casos de sobregiro de las
oficinas, requerirán de la autorización del Jefe de la OAE. Finalmente, el cajero
recepcionará el original y procederá a completar la información del Vale (Número
de registro de vales, plazo de rendición de cuenta, etc.) y luego previa firma del
encargado de rendir cuenta (usuario), hará entrega del efectivo y de una copia del
vale.
6.-
PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICION DE CUENTA
El usuario deberá rendir cuenta del Vale de F.F.P.C.CH, a más tardar al sétimo día
útil de haber recibido el efectivo tratándose de gastos efectuados. El usuario que
incumpla tal disposición se le aplicará lo especificado en la Nota que está
consignada al pie del Vale: “Declaramos tener conocimiento que en el caso de no
rendir cuenta en el plazo señalado, mis haberes serán retenidos hasta la rendición
de la suma solicitada”.
El usuario deberá tener en cuenta que no se aceptará la rendición de cuentas por
la adquisición de bienes y/o prestación de servicios que no estén consignados en
el Vale correspondiente. En el caso que se haya sobregirado en el gasto por un
monto mayor al 10% del monto solicitado en el Vale, el usuario deberá
adjuntar una carta con el Vº Bº del Jefe de la Unidad justificando los motivos
del sobregiro.
Además de lo señalado anteriormente, para la rendición de cuenta de Vales del
F.F.P.C.CH. Se deberá tener presente:

Los “COMPROBANTES DE PAGO” (Factura, Recibos por Honorarios, Boletas de
Venta, Liquidaciones de Compra, Tickets o Cintas emitidas por máquina
registradora) que se generaron al efectuar el gasto deben estar de acuerdo por el
nuevo reglamento de comprobantes de pago según R.S. No.007-99/SUNAT.
Los descuentos de Ley de Obligaciones Tributarias con el Gobierno Central se
deben coordinar directamente con el encargado del F.F.P.C.CH.

Para ser liquidados se presentará el documento al encargado del F.F.P.C.CH.
donde se adicionará el vale que originó la operación y se registrará la liquidación
como efectuada.
3