SERGIO ENRIQUE ROSAS RAMÍREZ Contralor General del

SERGIO ENRIQUE ROSAS RAMÍREZ
Contralor General del Departamento Norte de Santander
ROBINSON CANDELARIO ALBOR
Contralor Auxiliar del Departamento Norte de Santander
LUIS ALBERTO OTERO LANDINEZ
Responsable del Municipio Auditado
INFORME FINAL
VIGENCIA 2009 - JULIO, AGOSTO Y SEPTIEMBRE DE 2010
SAN JOSÉ DE CÚCUTA, DICIEMBRE DE 2010
AUDITORIA ESPECIALIZADA EN MATERIA CONTRACTUAL
REALIZADA EN EL MUNICIPIO DE BOCHALEMA - DEPARTAMENTO
NORTE DE SANTANDER
SERGIO ENRIQUE ROSAS RAMÍREZ
Contralor General del Departamento Norte de Santander
ROBINSON CANDELARIO ALBOR
Contralor Auxiliar del Departamento Norte de Santander
LUIS ALBERTO OTERO LANDINEZ
Responsable del Municipio Auditado
EQUIPO DE AUDITORÍA
BERNARDO DURAN MENDOZA - Líder
NUBIA STELLA PEÑARANDA ABRIL
INFORME FINAL
VIGENCIA 2009 - JULIO, AGOSTO Y SEPTIEMBRE DE 2010
SAN JOSÉ DE CÚCUTA, DICIEMBRE DE 2010
TABLA DE CONTENIDO
1. CONSOLIDACIÓN DE LOS HALLAZGOS
4
2. ANALISIS DE LOS DESCARGOS
5
3. ANEXO (Plan de mejoramiento)
¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
1. CONSOLIDACIÓN DE LOS HALLAZGOS
(Cuantifique los Hallazgos y establezca el plazo que tiene la entidad o municipio para
descargos)
Presunto hallazgo de auditoría
Administrativos
Fiscales
Sancionatorios
Cantidad
27
0
0
Disciplinarios
0
Penales
0
3:
2. ANALISIS DE LOS DESCARGOS
Doctor
LUIS ALBERTO OTERO LANDINEZ
Alcalde Municipal
Bochalema
Asunto: Informe Final de la Auditoría Especializada en materia contractual vigencia
2009, julio y agosto de 2010.
La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, con fundamento en las
facultades otorgadas en el artículo 267 de la Constitución Política, practicó auditoria
gubernamental con enfoque Especial a la contratación en la entidad que usted representa
en lo que corresponde a la vigencia fiscal 2009, julio y agosto de 2010. Es responsabilidad
de la administración de la entidad el contenido de la información suministrada, a través de
los descargos. La responsabilidad de nuestra Contraloría consiste en producir un informe
especializado que contenga el concepto sobre el examen practicado, como se observa a
continuación:
Descargos del Municipio: (transcripción textual)
Consideraciones: 1. La actividad contractual de la administración, conlleva sin lugar a
dudas, la exigencia y cumplimiento de normas mínimas que permitan garantizar la
realización de obras, entrega de suministros, ejecución de asesoría y demás actos
contractuales propios y necesarios para el normal funcionamiento de las distintas
dependencias municipales y a su vez para que la comunidad se vea beneficiada con las
actividades programadas.
2. Desde el inicio de mi administración, es decir a partir del mes de enero de 2008, y sin
dudas desde la administración anterior, es un compromiso y una obligación que los
contratos que se realicen se ejecuten de la forma en que están establecidos. Desde que
iniciamos a realizar los primeros contratos hemos sido muy cuidadosos de que los
contratistas, sean las personas más idóneas para ejecutar el objeto de los mismos, para
ello hemos venido exigiendo los siguientes requisitos para la celebración de los contratos:
•
•
•
•
Hoja de vida (idoneidad para el objeto a realizar).
Propuesta de trabajo a realizar, que contenga: Descripción exacta y concreta de los
trabajos a realizar, plazo de ejecución, cronograma de actividades, plazo de ejecución,
valor de la propuesta.
Registro único tributario (RUT)
Antecedentes fiscales (verifican en la página WEB de la contraloría).
36
•
•
•
•
•
Pasado judicial (reseña del DAS).
Antecedentes disciplinarios (verifican en la pagina WEB de la Procuraduria).
Copia del pago de la seguridad social
Cámara de comercio.
Y los demás necesarios dependiendo del contrato.
3. Estos requisitos son solicitados antes de realizar los respectivos contratos y para poder
suscribir los mismos la oficina competente debe llevar a cabo el respectivo estudio de
conveniencia y oportunidad y la convocatoria pública, y tesorería municipal debe expedir
el certificado de disponibilidad presupuestal.
4. Con ocasión de la auditoria llevada a cabo por la Contraloría, la semana siguiente me
reuní con el Secretario General y de Gobierno, con el Secretario de Planeación Municipal,
con el Tesorero, con el Asesor Jurídico, con el Asesor Contable, con el fin de tomar
medidas inmediatas, que permitieran ajustar los procedimientos contractuales, y así tener
en cuenta las recomendaciones que veníamos recibiendo por el equipo auditor, de esta
manera, esclarecer cualquier manto de duda y a su vez para que existiera plena claridad
de los contratos se vienen ejecutando adecuadamente, y que las obras contratadas
cumplen los objetos contractuales.
4.1 La primera medida que se tomó fue comunicar a los contratistas del municipio, a
través de las carteleras y verbalmente, la obligación de cumplir todos los requisitos
exigidos legalmente, para ello se publicó un cartel donde se estipulan todos los
documentos que se deben anexar al momento de la firma de los contratos.
4.2 Se empezó a exigir a los contratistas, además de las actas de recibo de la comunidad,
que en los contratos de obra especialmente, se allegaran reseñas fotográficas de las
actividades que se realizan.
5. Sobra decir, que si existen falencias en algunos de los trámites, estos deberán ser
ajustados para que en las futuras auditorias no se encuentre ningún tipo de hallazgos.
Resumen Ejecutivo:
A) Ley General de Archivo: Desde el segundos semestre del año 2009, hemos venido
mejorando el sistema de archivo de la alcaldía municipal, de manera especial lo que tiene
que ver con la contratación estatal. Se le ha dado forma a los procesos contractuales, a
través de la organización de cada contrato en una carpeta diferente, para que de esta
manera poder tener mejor acceso de la información. Si bien es cierto, que en la presente
Auditoria se detectó que los archivos estaban dispersos, eso se debido más que todo
porque se manejan dos carpetas (una en tesorería y otra en la Secretaría General),
habiendo información distinta en cada una de estas carpetas, información que por demás
era la que hacía falta al momento de la Auditoria y de la cual se hace llegar con el
presento escrito, tal y como se detalla a continuación.
Compromiso: Con el fin de subsanar y evitar a futuro que se presente nuevamente el
hallazgo administrativo y disciplinario detectado por la auditoria que realizó la Contraloría
I
M
—
—
^
—
H