Cuando la búsqueda continua de la calidad se integra en el ADN

Historia de Éxito de Clientes SAP | Oil & Gas | ILBOC
Cuando la búsqueda continua
de la calidad se integra en el
ADN corporativo
Partner de implementación
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Futuro
Organización
ILBOC
Sector
Oil & Gas
Productos y Servicios
Bases lubricantes de última generación
Soluciones y Servicios SAP
SAP ERP. Módulos: Financiero, Logística, Controlling,
Ventas y Distribución
Con una plantilla, entre personal propio y contratado, de más de 170
trabajadores, la compañía ILBOC, se ha convertido en uno de los principales
productores de bases lubricantes de última generación. Cuenta con una planta
de producción en Cartagena y una oficina en Madrid. Su objetivo es ser un
referente en el mundo de las bases lubricantes, y ofrecer a sus dos clientes
principales, Repsol y SK Lubricants, productos de alta calidad.
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Futuro
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Proveedor estratégico
Europeo
ILBOC Lube Base Oils, es una sociedad de nueva
creación participada por Repsol Petróleo y SK
Lubricants Co para el diseño, construcción y
operación de una planta de producción de bases
lubricantes (LBO) de última generación (grupo
2 y 3) y la comercialización de los mismos,
fundamentalmente en el mercado europeo.
La planta está localizada en la zona industrial del
Valle de Escombreras en Cartagena, entrando
en producción en octubre del año 2014, con una
capacidad de producción de 630.000 tm/año,
cubriendo más del 40% de la demanda europea
actual de dicho producto.
Los sistemas de IT de la empresa son propios, y
están físicamente emplazados en el CPD destinado
a tal fin en el llamado “Edificio Administrativo” de la
planta de Escombreras.
La búsqueda continua de la calidad, en todos los
aspectos, y el objetivo de ser un referente en la
industria, forman parte del ADN de ILBOC.
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Futuro
Las TIC en la base del
crecimiento corporativo
Para una empresa como ILBOC, dedicada a la
fabricación de productos tecnológicamente
avanzados, las Tecnologías de la Información
no solo son indispensables, sino que se han
convertido en un elemento que aporta valor a toda
la organización y les permite mantener un gran
nivel de calidad.
El departamento TIC está muy cerca de todos
los procesos de negocio, para agilizarlos y
simplificarlos y conseguir la distribución de la
información a toda la organización, de la forma
más eficaz posible.
Desde el departamento de sistemas se aporta
una visión trasversal de toda la compañía,
revisando continuamente los procedimientos
implementados, gracias al conocimiento
de la tecnología y también del mercado e
identificando áreas de mejora.
La reciente creación de ILBOC les permite
estar en una continua definición de procesos,
aprovechando las mejores prácticas del sector, y
formar al usuario para que aproveche todas las
herramientas informáticas estándares puestas a
su disposición.
“Para una empresa joven como la nuestra, que lleva en su ADN la innovación y
calidad, SAP ha provisto de un marco robusto, con un estándar de trabajo
potente pero suficientemente flexible para ir creciendo y adaptarse a la
evolución de nuestros procesos y métodos de trabajo. Sin duda, SAP ha sido
clave para el exitoso arranque de nuestra compañia en tiempo, calidad y forma”.
Juan Ignacio Martínez. IT Manager ILBOC
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Futuro
Apostar por un proveedor
solvente y de prestigio
Desde sus comienzos, ILBOC tenía clara la
necesidad de disponer de un ERP que les
permitiera mejorar, tanto la toma de decisiones
de negocio, como el intercambio de información
con Repsol y SK Lubricants, sus dos principales
clientes y a la vez sus accionistas.
Ante estos dos requisitos, y como afirma
el responsable de sistemas de ILBOC, SAP
se convirtió en la elección, “más lógica”,
cubría plenamente los requerimientos
de la organización y dotaba de soporte al
crecimiento y desarrollo de la empresa.
Para la elección del proveedor, ILBOC tuvo
en cuenta diferentes factores, el primero el
sistema con el que trabajaban tanto Repsol
como SK Lubricants, ambos usuarios con
una amplia experiencia en la utilización de
distintas soluciones de SAP y en segundo lugar,
cumplir uno de sus requisitos estratégicos,
implantar siempre soluciones de proveedores de
reconocido prestigio, tanto por sus capacidades
funcionales y de servicio a nivel nacional, como
por su solvencia y estabilidad en el mercado.
“Ante los requisitos de la compañía, SAP se convirtió en la elección, más lógica
para ILBOC ya que cubría plenamente los requerimientos de la organización y
dotaba de soporte al crecimiento y desarrollo de la empresa”.
Juan Ignacio Martínez B. Jefe de Sistemas de ILBOC
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
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Solución
Beneficios
Futuro
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Alinearse con los hitos
de la organización
Una vez decidida la solución, el siguiente paso fue
la elección del partner que iba a ayudar a ILBOC
en la implantación del ERP de SAP. Para ello se
lanza una propuesta de requerimientos a diversos
integradores, muy reconocidos en el mercado y
con gran experiencia en el sector del oil & gas.
Para la compañía es imprescindible apoyarse en
especialistas con experiencia, de ahí la importancia
de contar con socios expertos en su sector y
también muy cercanos geográficamente.
ILBOC es una empresa pequeña en cuanto a su
número de empleados, pero con un alto volumen
de facturación y con un 24x7 de actividad,
necesitando un partner que diera soporte a toda
su estructura departamental y capaz de realizar
una labor de acompañamiento, de aportar ideas
basadas en su experiencia en otras empresas
similares. Después de este análisis y escuchar la
opinión de Repsol y de SK Lubricants, el integrador
elegido fue SCL.
En cuanto al proceso de implantación, era
necesario que ésta se alineara con cada uno de
los hitos que la organización tenía programados
durante 2014. La prioridad en un primer
momento pasaba por poner en funcionamiento
los módulos financieros y de controlling. A
continuación debía entrar en productivo el
módulo de logística y finalmente el de ventas
y distribución. Estos hitos se cumplieron al
100% y en octubre de 2014 (en sólo 8 meses),
la compañía estaba plenamente operativa,
fabricando en especificaciones, cumpliendo con
los pedidos y en comunicación con sus partners.
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Organización
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Por qué SAP
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Solución
Beneficios
Futuro
Una implantación que afecta
a todas las áreas de negocio
Para poder implantar el ERP de SAP, ILBOC
diseñó una arquitectura hardware basada en
sistemas blade con tecnología HP, con cabinas de
almacenamiento de EMC, Windows Server 2012,
SQL Server 2012 y VMware.
Al igual que sucedió en la parte de sistemas,
apostó por las soluciones más estándares del
mercado, pero con dos condiciones, los sistemas
críticos tenían que estar en planta, proveer alta
disponibilidad y ser plenamente escalables para
adaptarse al potencial de crecimiento y rápida
evolución de la empresa.
A partir de la puesta en productivo de la aplicación,
todas las áreas de la compañía están usando
el ERP de SAP. En el entorno financiero, los
departamentos económico, fiscal y finanzas
ya utilizan la solución de SAP, así como el
departamento de planificación.
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La formación ha sido un aspecto importante de
la implantación. En una primera etapa se formó
a los usuarios del departamento financiero en el
entorno SAP, y después en los módulos elegidos,
para que tuvieran una visión del sistema y facilitar
la toma de requerimientos. En una segunda etapa,
se formó en SAP a los usuarios del departamento
de planificación y usuarios clave, para simplificar la
toma y posterior análisis de requerimientos.
Se creó un entorno SAP en pruebas, para que
los usuarios, pudieran probar y trabajar con él
antes de su definitiva puesta en productivo. La
identificación de las funcionalidades críticas de
cara al arranque de la compañía y sus operaciones,
una dedicada gestión del cambio liderada por IT
junto con Desarrollo de Negocio, y una actuación
en consecuencia, ha sido también un factor clave
en el éxito del proyecto, que cumplió sus objetivos
en alcance, tiempos, presupuesto y formas.
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Resumen ejecutivo
Organización
Definir una nueva forma de trabajar
Visión
Por qué SAP
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Solución
Beneficios
Futuro
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Cada una de las fases de implantación de los
sistemas ha aportado valor al negocio. La fase de
análisis, permitió hacer un resumen de cada una de
las necesidades de los departamentos. Identificar
qué tenía y cómo querían hacerlo, aportó criterios
para definir los procesos de cara a la puesta en
marcha de la empresa. La formación, otra de las
partes del proyecto, definió una nueva forma de
trabajar con terceros y estableció la mecánica para
intercambiar documentación y poner en marcha un
catálogo de buenas prácticas.
Gracias a la implantación del ERP de SAP, ILBOC
dispone de un sistema robusto, en el que pueden
confiar y que aporta garantías a la empresa, con el
potencial de crecimiento que una empresa como
ILBOC demanda. Se cumplieron las expectativas
que tenían al inicio del proyecto y en cuanto a
la conectividad con los socios, todos hablan el
mismo idioma.
Los procesos puestos en marcha con SAP han
aportado a la organización un saber hacer nuevo,
ha reforzado el trabajo de los equipos internos,
mejorando los sistemas de identificación de
nuevas posibilidades de negocio, en línea con los
principios de calidad de la empresa, y aportando
esa robustez necesaria por una empresa como
ILBOC, que produce los 365 días al año, las 24
horas del día.
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Organización
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Beneficios
Futuro
Planificar a medio y
largo plazo
Los planes de futuro de ILBOC contemplan la
implantación del módulo de gestión de materiales
y de planificación de la producción, ayudándoles
en el cálculo y la gestión de los costes de materias
primas. La implementación del módulo de
planificación de la producción, simplificará su
gestión, aumentando la seguridad de los procesos
operativos.
ILBOC reafirmará a SAP como herramienta
de trabajo para la planificación y gestión de la
fabricación, tanto a corto (scheduling) como a
largo plazo (planning) y reforzando su papel como
punto de encuentro de los flujos y operativa de la
empresa.
50 xxx xxx (YY/MM)
ILBOC reforzará la interconexión del sistema SAP
con el laboratorio, el sistema de carga de camiones
y barcos, el de historificación de datos de planta,
gestión de mantenimiento e intercambio de
información con clientes y transportistas en la
nube, aumentando las sinergias entre todos ellos.
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