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Póliza contable + UUID_CFDI =
¿posible deducción autorizada?
Ø LC Gerardo García Campa
Integrante de la Comisión de Desarrollo Fiscal 1Bosques del CCPM, y Director General de
asesorfiscal.mx
[email protected]
Sin duda, el eje principal de toda deducción fiscal es el CFDI que soporta la operación, más aún cuando para la contabilidad electrónica fiscal representará el único vínculo que la une con la contabilidad financiera, a través de su folio.
Antecedentes
En la última década han existido diversos e importantes cambios en materia de comprobación fiscal. Sin remontarnos
muy atrás, recuérdese la reforma al CFF publicada en el decreto del 7 de diciembre de 2009, en donde se impone
como obligatorio al comprobante fiscal digital a través de Internet (CFDI), a partir del 1o. de enero de 2011, según
disposición transitoria del mismo decreto.
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De esta manera comenzó la nueva era del CFDI o factura electrónica, esa que el contribuyente expide con el
consentimiento del SAT a través de su certificación por
medio de un proveedor autorizado, lo cual implica para
este organismo tener al mismo tiempo que el contribuyente, el archivo electrónico o xml del CFDI.
Empero, aun cuando el SAT cuente con una copia del
comprobante fiscal no necesariamente implica que pueda fiscalizar las operaciones del contribuyente de una
manera inmediata y automatizada, pues para ello se requieren procesos adicionales ya dispuestos en la reforma fiscal de 2014, establecidos en el artículo 28 del CFF
y sus cuatro fracciones:
I, precisar los documentos e informes que integran la contabilidad;
II, señalar las características y requisitos que deberán cumplir los registros o asientos contables;
III, indicar los medios electrónicos en que deberá
llevarse la contabilidad; y
IV, determinar que el envío mensual de la información contable se realizará a través de su portal
www.sat.gob.mx.
Este envío de la contabilidad electrónica fiscal –hoy sabemos se realizará en enero de 2015, a través del buzón
tributario del contribuyente– no sólo implica un compendio encriptado de información en formato xml del
catálogo y las balanzas de comprobación de su contabilidad, sino el preludio de la nueva forma en que la autoridad fiscal ejercerá sus facultades de comprobación.
Por ello, luego de haber revisado esa información, en
ciertos casos la autoridad les solicitará a los contribuyentes el envío de sus pólizas o registros contables del
periodo. La estructura de su contenido ya está perfectamente identificada en el rubro “D” del anexo 24 “Contabilidad en medios electrónicos” de la RMF vigente.
Cuando el contribuyente realice el envío de la información de las pólizas generadas, le estará diciendo a la autoridad el detalle de cada una de las transacciones manifestadas en el saldo en la balanza de comprobación
que requiere ser aclarado. En cada una de las pólizas
existirá un elemento fundamental que permitirá comprobar si la operación existe: la distinción del CFDI soporte
de la operación.
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Fiscalización del “efecto fiscal” de un CFDI a través
de su UUID
El que la autoridad fiscal utilice el CFDI como medio
para comprobar operaciones no es nada nuevo, incluso
ha venido evolucionando desde aquellos antiguos comprobantes en papel, hasta el actual archivo electrónico
o xml del CFDI. Entonces, ¿por qué hace tan diferente
las cosas? En breves palabras, porque el propio contribuyente le declarará a la autoridad el “efecto fiscal”
asignado en su contabilidad.
Sí, no es lo mismo expedir un CFDI y contabilizarlo para
luego presentar una declaración de impuestos, cuya veracidad no puede ser inmediata y plenamente ratificada
por la autoridad tributaria; a expedirlo y estar obligado a
relacionarlo (a través de su folio fiscal de 32 dígitos) en
cada póliza o registro contable por enviar, donde ahora
sí se puede compulsar de manera inmediata el “efecto
fiscal” que se le dio.
Por ejemplo, hasta antes de este año la contabilidad financiera de las operaciones de un gasto “no deducible”
pudo haber terminado en una declaración de impuestos
como “deducible”, pues algunos contribuyentes partían
del hecho de que la autoridad nunca se daría cuenta
de ello, sino hasta cuando literalmente les hiciera una
auditoría, y eso era poco probable si este mismo contribuyente parecía cumplir con sus obligaciones fiscales.
Por lo anterior, el principal aspecto a fiscalizar de la póliza o registro contable por enviar al SAT el próximo año
será sin duda la correlación que habrá de cada operación y su soporte documental o identificador universalmente único (UUID) del CFDI, atributo requerido en
la estructura informática de la póliza para expresar el
dato del comprobante fiscal soporte de la transacción.
Comprobante fiscal deducible
Entonces, si el archivo electrónico o xml del CFDI es
uno de los elementos por los cuales la autoridad podrá
fiscalizar la operación sustentada por esa póliza contable, es imprescindible que la transacción sea real y
hubiera cumplido no sólo con los requisitos fiscales del
comprobante, sino también los que para esa deducción
en particular establezca la ley.
En este sentido basta recordar lo dispuesto por el artículo
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27 de la Ley del ISR al señalar que las deducciones autorizadas deben reunir una serie de requisitos, entre otros,
según la fracción III, estar amparadas con un comprobante fiscal; esto es, un archivo electrónico o xml del CFDI.
Además, en la fracción IV del mismo precepto se indica que si los pagos cuya deducción se pretende corresponden
a contribuyentes causantes del IVA, dicho impuesto deberá estar trasladado en forma expresa y por separado en el
comprobante fiscal respectivo.
Pero quizá la parte medular es la fracción XVIII, en donde se señala que el comprobante fiscal se debe “obtener” a
más tardar el día en el cual el contribuyente deba presentar su declaración. En este punto se debe tener mucha precaución, pues su CFDI contiene un elemento imposible de alterar: la fecha de expedición.
En consecuencia, si aplica esta regla de “obtener” el comprobante a más tardar el 31 de marzo del año siguiente,
inevitablemente su CFDI vendrá con la fecha de expedición de ese ejercicio y no del ejercicio al que corresponde la
deducción, tal como lo establece la última oración de la mencionada fracción XVIII, propiciando en automático la no
deducibilidad de ese gasto.
Lo anterior quedará evidenciado cuando en el xml enviado al SAT de la información de las pólizas contables se hubiera relacionado un comprobante que no cumpla el requisito de la fecha de expedición. Por tanto, el SAT, gracias al
UUID del CFDI, podrá confirmar de manera automatizada el incumplimiento de este requisito básico para la deducibilidad del gasto, aun cuando en la póliza se hubiera considerado como “deducible”.
Entonces, si el contribuyente le da un “efecto fiscal” diferente al correspondiente conforme a la Ley del ISR, ahora
ya se verá reflejado desde el momento en que se contabilizó el gasto y no necesariamente hasta la presentación
de la declaración provisional o definitiva de impuestos, lo cual hace más sencillo para las autoridades el ejercer sus
facultades de comprobación.
Requisitos fiscales vigentes del archivo xml del CFDI
En términos del primer párrafo del artículo 29 del CFF, los contribuyentes están obligados a expedir comprobantes
fiscales o CFDI en documentos digitales que, luego de certificarse por el SAT, se vuelven el archivo electrónico o xml;
sin embargo, es necesario cumplir con una serie de requisitos fiscales contenidos en nueve fracciones contenidas
en el artículo 29-A del CFF.
Muchos contribuyentes creen tener un sistema actualizado de facturación electrónica que les resolverá el problema,
pero no se han percatado de la desactualización padecida desde la reforma de 2011, pues han visto pasar muchos
cambios que no han considerado en los procesos de facturación realizados a la fecha; empero, estos errores no
pasarán de largo por la contabilidad electrónica.
Por lo anterior, no confíe ciegamente en su sistema, revise si los campos que le ofrece para facturar una operación
coinciden con los requisitos fiscales listados para efectos prácticos a continuación: resumidos, desglosados y numerados.
REQUISITOS FISCALES VIGENTES DEL CFDI
1.
Clave del RFC de quien los expida (Art. 29-A Frac. I CFF)
2.
Régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR (Art. 29-A Frac. I CFF)1, 2
3.
Domicilio del local o establecimiento en el que se expidan (sólo sí se tiene más de un local o establecimiento) (Art. 29-A Frac. I CFF)
4.
Número de folio asignado por el SAT (Art. 29-A Frac. II CFF)
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REQUISITOS FISCALES VIGENTES DEL CFDI
5.
Sello digital del SAT (Art. 29-A Frac. II CFF)
6.
Sello digital del contribuyente que lo expide (Art. 29-A Frac. II CFF)
7.
Lugar y fecha de expedición (Art. 29-A Frac. III CFF)
8. Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida (Art. 29-A Frac. IV CFF)
Cuando no se cuente con el RFC, se deberá utilizar la clave genérica XAXX010101000, y cuando se trate de
residentes en el extranjero, XEXX010101000 (regla I.2.7.1.5 de la RMF 2014)
9.
Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o
goce que amparen (Art. 29-A Frac. V CFF)
Se puede utilizar la unidad de medida que usen conforme a los usos mercantiles, para prestación de
servicios o del otorgamiento del uso o goce temporal de bienes, en el CFDI se podrá señalar la expresión NA
o cualquier otra análoga (regla I.2.7.1.7 de la RMF 2014)
• En el caso de permisionarios identificar el vehículo que les corresponda (Art. 29-A Frac. V, inciso a CFF)1
• Si se trata de donativos, la mención de serlo y contener el número y fecha del oficio constancia de la
autorización para recibir donativos; o en su caso, del oficio de renovación correspondiente. Si ampara
bienes deducidos conforme a la Ley del ISR, indicar que “el donativo no es deducible” (Art. 29-A Frac. V,
inciso b CFF)
• En caso de arrendamiento de bienes inmuebles, el número de cuenta predial o datos del certificado de
participación inmobiliaria no amortizable (Art. 29-A Frac. V, inciso c CFF)1
– Para contribuyentes del IEPS, especificar el peso total de tabaco contenido en los tabacos labrados
enajenados o, en su caso, la cantidad de cigarros enajenados (Art. 29-A Frac. V, inciso d CFF)
• Para contribuyentes del ISAN e importadores de automóviles en la región fronteriza, contener el número
de identificación vehicular y la clave vehicular que corresponda al automóvil. El valor del vehículo enajenado deberá estar expresado en el comprobante correspondiente en moneda nacional (Art. 29-A Frac. V,
inciso e CFF)
(Ver reglas I.2.7.1.8; I.2.7.1.9 y I.2.7.1.12 de la RMF 2014)
10.
•
•
•
Valor unitario consignado en número (Art. 29-A Frac. VI CFF)
Separación del monto del lente óptico graduado (Art. 29-A Frac. VI, inciso a CFF)
Separación del monto del transporte escolar obligatorio (Art. 29-A Frac. VI, inciso b CFF)
Monto de lo cobrado en operaciones de factoraje (Art. 29-A Frac. VI, inciso c CFF)
11. Importe total señalado en número o letra (Art. 29-A Frac. VII CFF)
12. Condición de pago, señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición
o en varias exhibiciones [parcialidades] (Art. 29-A Frac. VII, incisos a y b CFF)
13. Impuestos incluidos, cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados
por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos (Art. 29-A Frac. VII, inciso a
CFF)
14. Forma de pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo o tarjeta de débito, de
crédito, de servicio o monedero electrónico) (Art. 29-A Frac. VII, inciso c CFF)1, 2
15. Documento aduanero, su número y fecha si se trata de ventas de primera mano (Art. 29-A Frac. VIII CFF)
(No aplica para contribuyentes que importen o exporten mercancías por medio de tuberías o cables; regla
I.2.7.1.11 de la RMF 2014)
Notas
1. Hasta 2013, estuvo temporalmente dispensado según regla miscelánea I.2.7.1.5.
2. Para 2014 se dispone en la primera modificación a la RMF que continúe utilizándose la expresión NA o cualquiera análoga (regla I.2.7.1.26);
durante 2012 solía utilizarse el término “No identificado” (regla I.2.7.1.12).
Los requisitos señalados en la tabla anterior ahora se plasman gráficamente en un archivo de un CFDI en su lenguaje
nativo xml:
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Es importante precisar que los requisitos antes ilustrados no son los únicos cuando se trate de contribuyentes de
sectores o actividades específicas, pues ellos deben incorporar requisitos fiscales adicionales en sus CFDI, mediante
los complementos publicados por el SAT en su portal en Internet.
Efectivamente, según la regla I.2.7.1.4 de la RMF para 2014, los complementos son obligatorios para los contribuyentes luego de 30 días naturales de haberse publicado en el mencionado portal, salvo que en otra disposición fiscal se
precise lo contrario. Algunos de los más utilizados son el complemento del “recibo de pago de nómina”.
Representación impresa del CFDI
En cuanto a la representación impresa del CFDI, todavía es muy utilizada por los contribuyentes, independientemente
si la obtienen impresa en papel, cuando se las entrega inmediatamente el proveedor; o bien, a través de su envío en
algún formato popular como el pdf.
En este sentido, si bien en la fracción V del artículo 29-A del CFF actual ya no se hace un señalamiento expreso de
cumplir con los requisitos establecidos en la RMF, la regla I.2.7.1.32, vigente, indica seis fracciones que ya por sistema seguiremos viendo en las representaciones impresas de los CFDI actuales.
Cabe apuntar que esto es así debido a la reforma a la citada fracción V, a partir de 2014 la representación impresa
“únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal”; por lo cual, por sí misma ya no sirve para efectuar
una deducción fiscal, pues como ya se comentó anteriormente, sólo con el archivo electrónico o xml del CFDI se
podrá deducir.
Sin embargo, para efectos de darle seguimiento al ejemplo del gráfico ilustrado antes, enseguida se muestra el mismo documento en su versión de representación impresa, donde se indica en números arábigos los requisitos antes
referidos y en números romanos los recién comentados aplicables sólo a esta versión del comprobante fiscal:
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Metodología de revisión de comprobantes
Si los CFDI de las operaciones relacionadas en las pólizas contables cumplen con todos los requisitos antes señalados, las probabilidades de que la autoridad fiscal cuestione alguna de ellas son mucho menores. Esto sólo si el
contribuyente está consciente de que las erogaciones son estrictamente indispensables para los fines de su actividad
(personas morales), o para la obtención de los ingresos por los cuales se está obligado al pago del ISR (personas
físicas).
No obstante, para estar plenamente seguros del cumplimiento de los requisitos aludidos se recomienda implementar
una metodología de revisión de comprobantes, obligatoria para el área de cuentas por pagar de la empresa; o bien,
a quien corresponda hacer este mismo proceso, a fin de efectuar la revisión de todo comprobante de una erogación
pendiente de realizar o ya pagada.
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La metodología propuesta consta de cinco fases, la aplicación de la segunda y la cuarta dependerán del resultado
de la primera y la tercera, respectivamente. En el siguiente gráfico se aprecia el proceso completo y más adelante se
describe cada una de ellas:
1a. Revisar físicamente la representación impresa y
el xml
Respecto a la representación impresa del CFDI, si bien
en 2014 ya no sirve para deducir, contiene literalmente los
datos básicos donde se han detectado los errores más comunes de incumplimiento de requisitos fiscales; por tanto,
es más eficaz hacer una revisión física del comprobante,
pues aquellos datos que se identifiquen como erróneos
seguramente tienen su origen también en el xml.
2a. Consultar las facturas recibidas usando la herramienta del SAT
Es común que durante la revisión de un xml el archivo pueda estar dañado o con alguna situación similar que impida
su completa revisión; por ello se recomienda acceder a la
herramienta gratuita para generar factura electrónica, disponible en el portal del SAT, a fin de descargar nuevamente el archivo y proceder a su revisión.
3a. Comprobar la autenticidad del comprobante fiscal
Atendiendo a lo dispuesto por el tercer párrafo del artículo 29 del CFF, es necesario comprobar la autenticidad del CFDI para saber si el folio que lo ampara le fue
autorizado al emisor y si al momento de la emisión del
CFDI el sello digital se encontraba vigente y registrado
en el SAT.
Esta labor se puede hacer fácilmente utilizando los servicios de validación que el propio SAT tiene disponibles
en su portal, ya sea validando los folios copiando y pegando la información de la representación impresa; o
bien, utilizando los servicios especializados de validación donde se requieren el xml del CFDI, así como el
certificado de sello digital (CSD) del SAT o proveedor
de certificación.
Como ya se comentó, en esta fase sólo se busca comprobar la autenticidad del CFDI; esto es, validar la estructura, cadena original y sello del CFDI, además de
saber que el comprobante se encuentra vigente; pero
de ninguna manera este proceso evita no realizar la primera fase, pues incluso el propio validador de forma y
sintaxis en su versión 3 lo señala al final de validar los
comprobantes.
En este punto se recomienda no confiar tácitamente de
la validación efectuada por el programa comercial de
facturación electrónica con el que se cuente, pues existen casos donde no la realizan de forma completa; esto
es, sólo validan el xml pero no con la validación del CSD
del SAT.
4a. Recuperar los CSD incorrectos y revisar su tipo
Cuando derivado de la comprobación de la autenticidad de los CSD resultan errores, es de mucha utilidad
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la herramienta conocida como “CertiSAT”. Con ella se
podrán consultar los CSD del emisor y saber su tipo; es
decir, si son para Fiel o para sello y entonces descargar
aquel que se requiera.
5a. Confirmar que el emisor no esté en la “Relación
de contribuyentes incumplidos”
Conforme a la reforma del artículo 69 y adición del artículo 69-B al CFF, a partir de 2014 el SAT publica la lista
con el nombre, denominación o razón social y clave del
RFC de los contribuyentes que incumplen sus obligaciones fiscales, así como aquellos simuladores de operaciones y emisores de facturas apócrifas.
Esta “lista negra” como algunos suelen llamarle o “nulidad de comprobantes (artículo 69-B)”, se puede consultar directamente en el portal www.sat.gob.mx; en el
apartado “Trámites y servicios”, menú “Consultas”, “Relación de contribuyentes”, “Con operaciones inexistentes (presuntos y definitivos)”.
Se recomienda cotejar si el emisor del comprobante fiscal
a deducir no se encuentra en esta lista; pues de antemano, la autoridad fiscal podría presumir que las operaciones contenidas en los comprobantes fiscales expedidos
por el contribuyente en cuestión no producen ni produjeron efecto fiscal alguno.
Lo anterior significa que cuando se le hubiera dado un
efecto fiscal al CFDI se deberá seguir un procedimiento para aclararle a la autoridad dicha situación, en términos del penúltimo párrafo del artículo 69-B, antes de
poder considerar como deducible la operación; o peor
aún, le sea detectada por la autoridad en el ejercicio de
sus facultades de comprobación.
Consecuencias de no implementar la revisión de
comprobantes
Quizá la sanción más importante de no haber tenido
el tiempo y la disponibilidad de revisar los CFDI, es la
contenida en el último párrafo del artículo 29-A del CFF,
según la cual, las cantidades amparadas en los CFDI
que no reúnan algún requisito de los establecidos en
los artículos 29 y 29-A del citado código, o cuando los
datos contenidos en los mismos se plasmen en forma
distinta a lo señalado por las disposiciones fiscales, “no
podrán deducirse o acreditarse fiscalmente”.
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Esa falta de control en los CFDI ya será posible de identificar por las autoridades fiscales, ya que cuentan con
una copia del CFDI, mismo que el propio contribuyente
relacionará en sus pólizas contables mediante su folio
fiscal o UUID. Por esta razón, es preferible implementar
una adecuada revisión con la metodología sugerida en
el punto anterior.
Es conocido por todos que con la contabilidad electrónica por enviar en 2015 iniciará una nueva era en el
ejercicio de las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, sobre todo con la puesta en marcha
de la fiscalización electrónica referida en la fracción IX
del artículo 42 del CFF, la cual está pensada que actúe
sobre conceptos específicos de la situación fiscal del
contribuyente.
Corolario
Desde el año 2011 hasta el cierre de agosto de 2014, al
menos 3’684,355 contribuyentes han venido utilizando
el CFDI como esquema de comprobación fiscal ante el
SAT; esto sin contar a los más de 27 millones y medio
de asalariados que desde este año también cuentan
con un CFDI por el pago de su nómina.
Esta y mucha más información relativa al CFDI servirá
a la autoridad fiscal para compararla contra la información contable y los estados de cuenta bancarios que
se reportarán el año próximo, a fin de verificar las deducciones aplicadas, gastos y ventas. Al mismo tiempo
que mejoran la detección de “esquemas agresivos de
evasión fiscal”, como el de las empresas que deducen
operaciones simuladas (EDOS).
Asimismo, la compulsa de los CFDI por el pago de nómina y sus deducciones será la base para la declaración anual de estas personas físicas, al grado tal que su
saldo a favor se podrá autorizar o rechazar automáticamente en línea; lo anterior sin duda se convertirá en una
herramienta valiosa para detectar y erradicar el clásico
esquema abusivo de sustitución laboral mejor conocido
como outsourcing.
Si bien el archivo electrónico del CFDI es el único elemento que permitirá la deducción fiscal a partir de este
año, eso no será suficiente para lograrlo, pues su contenido y validez demostrados a través del folio fiscal que
se relacionará en la póliza contable dirán la última palabra ante la autoridad tributaria.