criterios para la sistematización y conservación de los

CRITERIOS PARA LA
SISTEMATIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS POR PARTE DE LOS
SUJETOS OBLIGADOS
ÍNDICE
Página
CONSIDERANDOS
3
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
4
CAPÍTULO II
SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
6
SECCIÓN PRIMERA
GESTIÓN DOCUMENTAL
8
SECCIÓN SEGUNDA
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
8
SECCIÓN TERCERA
ARCHIVOS DE TRÁMITE O SU EQUIVALENTE
9
SECCIÓN CUARTA
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN O SU EQUIVALENTE
10
SECCIÓN QUINTA
ARCHIVO HISTÓRICO O SU EQUIVALENTE
11
SECCIÓN SEXTA
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
11
SECCIÓN SÉPTIMA
EXPEDIENTES DE ARCHIVO
12
CAPÍTULO III
CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
13
CAPÍTULO IV
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
14
CAPÍTULO V
DE LA INTERPRETACIÓN
15
TRANSITORIOS
15
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CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
ARCHIVOS POR PARTE DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
El Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales, con fundamento en lo dispuesto por los artículos
31, fracciones V y VIII, y Duodécimo Transitorio, de la Ley General de
Transparencia y Acceso a la Información Pública; y
CONSIDERANDO
Que el artículo 6° constitucional en su apartado A, último párrafo, prevé las bases
para la coordinación entre el organismo garante federal, la entidad de fiscalización
superior de la Federación, la entidad especializada en materia de archivos, el
organismo encargado de regular la captación, procesamiento y publicación de la
información estadística y geográfica, así como con los organismos garantes de
las entidades federativas, con el objeto de fortalecer la rendición de cuentas del
Estado mexicano;
Que el Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales, en adelante, Sistema Nacional, se integra por el
conjunto orgánico y articulado de sus miembros, procedimientos, instrumentos y
políticas, con el objeto de fortalecer la rendición de cuentas del Estado mexicano,
y tiene como finalidad coordinar y evaluar las acciones relativas a la política
pública transversal de transparencia, acceso a la información y protección de
datos personales, así como establecer e implementar los criterios y lineamientos,
de conformidad con lo señalado en la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, en adelante, Ley General;
Que entre las funciones del Sistema Nacional se encuentra la de establecer
lineamientos, instrumentos, objetivos, indicadores, metas, estrategias, códigos de
buenas prácticas, modelos y políticas integrales, sistemáticas, continuas y
evaluables, tendentes a cumplir con los objetivos de la Ley General;
Que de conformidad con el artículo duodécimo transitorio de la Ley General, el
Sistema Nacional debe establecer, emitir y publicar los lineamientos, tendentes a
cumplir con los objetivos de la Ley General, a más tardar en un año a partir de la
entrada en vigor de la misma;
Que la fracción III del artículo 2 de la Ley General determina el objetivo de
establecer procedimientos y condiciones homogéneas en el ejercicio del derecho
de acceso a la información pública, mediante procedimientos sencillos y expeditos;
Que en términos de lo dispuesto en las fracciones I, V y VIII del artículo 31 de la
Ley General, el Sistema Nacional tiene entre otras funciones, el establecer
lineamientos, instrumentos, objetivos, indicadores, metas, estrategias, códigos de
buenas prácticas, modelos y políticas integrales, sistemáticas, continuas y
evaluables, tendientes a cumplir con los objetivos de la Ley General, así como
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coadyuvar en la elaboración, fomento y difusión entre los sujetos obligados de los
criterios para la sistematización y conservación de archivos que permitan localizar
eficientemente la información pública de acuerdo a la normatividad en la materia, y
asimismo diseñar e implementar políticas en materia de generación, actualización,
organización, clasificación, publicación, difusión, conservación y accesibilidad de
la información pública;
Que el artículo 6° constitucional en su Apartado A, fracción V, se determina que
para el ejercicio del derecho de acceso a la información, los sujetos obligados
deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados;
Que el 3 de julio de 2015, se publicaron en el Diario Oficial de la Federación los
Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del
Poder Ejecutivo Federal, de los cuales se retoman prácticas y disposiciones
tendientes a garantizar la adecuada gestión documental, con la finalidad de
homogeneizar directrices que permitan el efectivo ejercicio del derecho de acceso
a la información;
Que es imprescindible regular la sistematización y conservación de los archivos de
los sujetos obligados, a través de la implementación de un Sistema Institucional de
Archivos, a fin de que éstos se preserven actualizados y permitan la publicación
por los medios electrónicos disponibles, de la información completa y actualizada
que señala la Ley General, así como aquella que por su contenido tenga
importancia o un alto valor documental para la institución y la sociedad o el público
en general, y
Que el Sistema Nacional estima indispensable emitir los presentes criterios, con la
finalidad de garantizar la disponibilidad, la localización eficiente de la información
generada, obtenida, adquirida, transformada, así como su preservación integral
mediante la sistematización y conservación de los documentos de archivo en
posesión de los sujetos obligados.
Por lo anterior, el Sistema Nacional, expide los siguientes:
CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
ARCHIVOS POR PARTE DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Primero. Los presentes criterios tienen por objeto establecer las directrices para la
sistematización y conservación de los archivos en posesión de los sujetos
obligados, con el fin de crear un sistema de gestión documental que permita la
disponibilidad, la localización eficiente y la preservación integral de la información
contenida o resguardada en sus archivos.
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El presente cuerpo normativo es de observancia obligatoria para los sujetos
obligados determinados en el artículo 23 de la Ley General de Transparencia y
Acceso a la Información Pública.
Segundo. Para los efectos de los presentes criterios, además de las definiciones
previstas en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y
la Ley Federal de Archivos, se entenderá por:
I. Archivo de concentración o su equivalente: El área responsable de la
administración de documentos, cuya consulta es esporádica por parte de las áreas
de los sujetos obligados y que permanecen en él hasta su destino final;
II. Archivo de trámite o su equivalente: El área responsable de la administración
de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las facultades,
funciones y competencias de las áreas de los sujetos obligados;
III. Archivo histórico o su equivalente: La fuente de acceso público y área
responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria
documental institucional o de las áreas de los sujetos obligados, así como la
integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia
para la memoria nacional;
IV. Ajustes razonables: Modificaciones y adaptaciones necesarias y adecuadas
que no impongan una carga desproporcionada o indebida, cuando se requieran en
un caso particular, para garantizar a las personas con discapacidad el goce o
ejercicio en igualdad de condiciones, de los derechos humanos;
V. Área coordinadora de archivos o su equivalente: La unidad especializada
que coadyuve en la creación y aplicación de normas, lineamientos, criterios y
políticas uniformes de organización archivística a efecto de lograr homogeneidad
en la materia entre las áreas del sujeto obligado;
VI. Áreas: Las instancias que cuentan o pueden contar con la información,
tratándose del sector público, serán aquellas que estén previstas en el reglamento
interior, estatuto orgánico respectivo o equivalentes.
VII. Criterios: Los Criterios para la sistematización y conservación de los archivos
por parte de los sujetos obligados;
VIII. Gestión documental: El conjunto de actividades para controlar el ciclo de
vida de los documentos de archivo, destinadas a la administración de éstos, desde
su creación o recepción, clasificación, registro, mantenimiento, permisos de uso,
almacenamiento y resguardo, hasta su destino final;
IX. Ley General: La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información
Pública;
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X. Sistematizar: La acción de organizar un conjunto de documentos producidos
para el desarrollo de una misma facultad, función o competencia, que permita una
adecuada localización, disposición y preservación en los archivos de los sujetos
obligados; y
XI. Sujetos Obligados: Cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los
poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos,
agrupaciones políticas, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier
persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice
actos de autoridad en los ámbitos federal, de las entidades federativas y
municipal.
Tercero. Los organismos garantes en ejercicio de sus facultades, funciones y
competencias coadyuvarán con las autoridades competentes en materia de
gestión documental, en la verificación de la implementación de la sistematización y
conservación de los archivos en posesión de los sujetos obligados, de acuerdo a
los presentes criterios y demás disposiciones aplicables, a fin de garantizar el
ejercicio del derecho de acceso a la información pública.
Cuarto. Para la aplicación de los presentes criterios se deberá considerar la Ley
Federal de Archivos, los Lineamientos para la conservación y custodia de
documentos o expedientes clasificados, que para tal efecto emita el Sistema
Nacional y en general, toda la normatividad aplicable en la materia, que permita la
homologación en los sistemas de gestión documental, debiendo prevalecer
siempre las mejores prácticas para la sistematización, conservación destino final
de los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados.
CAPÍTULO II
SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Quinto. Para la sistematización de los archivos en posesión de los sujetos
obligados, estos deberán implementar un sistema de gestión documental que
permita asegurar la organización, disposición y localización eficiente de la
información, así como la preservación integral de los documentos de archivo
desde su creación hasta su disposición final.
Sexto. Los sujetos obligados deberán nombrar a un responsable del área
coordinadora de archivos o equivalente, que tendrá, entre otras, las siguientes
funciones:
I. Participar en la coordinación de las medidas dirigidas a la conservación de los
documentos de archivo que obren en los archivos de trámite, concentración e
histórico, en su caso;
II. Solicitar al área correspondiente la difusión, a través de los medios de
comunicación interna y de la publicación en Internet, de los acuerdos, criterios y
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políticas en materia de sistematización y conservación de archivos, que hayan
sido previamente consensados con el Comité de Transparencia;
III. Elaborar en coordinación con las áreas de los sujetos obligados los
instrumentos de control y consulta archivística, así como actualizarlos durante el
último bimestre de cada año;
IV. Coordinar con el área de tecnologías de la información y comunicaciones o
equivalente la formalización informática de las actividades relacionadas con la
creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como
la automatización y sistematización de los archivos;
V. Elaborar y actualizar el registro de los responsables de las áreas de los distintos
archivos con que cuente el sujeto obligado;
VI. Elaborar, durante el segundo semestre de cada año, un calendario anual de
transferencias documentales que permita cumplir con las vigencias y plazos de
conservación registrados en el catálogo de disposición documental;
El calendario en cita comprenderá el periodo de enero a diciembre del año
inmediato posterior al de su elaboración.
VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la
documentación;
VIII. Establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos;
IX. Elaborar, de manera conjunta con los responsables de las áreas de los
archivos de trámite, de concentración e histórico, o sus equivalentes, la guía
simple de archivo la cual deberá contener, como mínimo, la descripción de sus
series y la relación de los archivos de trámite, de concentración e históricos, en su
caso, o sus similares;
X. Llevar el registro de cada uno de los responsables de las áreas de los
archivos de trámite, de concentración e histórico, o sus equivalentes, en el que
se especificará su nombre(s) y apellidos, cargo, adscripción, dirección,
teléfono(s) y correo electrónico institucional;
XI. Las demás que se requieran para el cumplimiento de sus funciones, y
XII. Gestión documental: El conjunto de actividades para controlar el ciclo de
vida de los documentos de archivo, destinadas a la administración de éstos, desde
su creación o recepción, clasificación, registro, mantenimiento, permisos de uso,
almacenamiento y resguardo, hasta su destino final.
Las disposiciones antes establecidas, serán aplicables para aquellos sujetos
obligados que no cuenten con normatividad específica en la materia.
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SECCIÓN PRIMERA
GESTIÓN DOCUMENTAL
Séptimo. La gestión documental comprenderá el uso e implementación del
conjunto de normas técnicas y prácticas destinadas para administrar el flujo de
documentos de archivo de los sujetos obligados, que permitan la organización,
registro, clasificación, uso, seguimiento y conservación.
Por tanto, todo documento de archivo generado en el ejercicio de las facultades,
funciones y competencias de los sujetos obligados deberá estar integrado en un
expediente vinculado a las series registradas en los instrumentos de control y
consulta archivística, a que se refiere la Sección Sexta de los presentes criterios,
con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información.
SECCIÓN SEGUNDA
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Octavo. Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará
parte del sistema institucional de archivos.
Los sujetos obligados deberán contar con un sistema institucional de archivos,
para lo cual podrán establecer sus propios criterios específicos de sistematización
y conservación; sin embargo, deberán incluir los siguientes requisitos mínimos:
I. Registros de entrada y de salida de correspondencia: En los cuales deberán
establecer un área de control de los documentos de archivo, que será la
encargada de:
a) Recibir y distribuir la correspondencia de entrada;
b) Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y
c) Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas.
II. Identificación de documentos de archivo: Establecer un mecanismo que
permita asignar un número consecutivo a cada documento de archivo registrado
(reiniciando anualmente la numeración), identificando el asunto que trate con una
breve descripción, fecha y hora de recepción, así como el nombre y cargo del
remitente y el destinatario;
III. Uso y seguimiento: Establecer los procedimientos técnicos asociados al
manejo de los documentos de archivo generados;
IV. Clasificación archivística por funciones: Identificar la serie a la que
corresponda cada documento de archivo de acuerdo a las facultades, funciones y
competencias de los sujetos obligados que lo generaron, y asignar la clasificación
archivística de conformidad con los códigos señalados en los instrumentos de
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control y consulta archivística denominados cuadro general de clasificación
archivística y catálogo de disposición documental;
V. Integración y ordenación de expedientes: Establecer los procedimientos
necesarios que permitan integrar los expedientes por asunto, desde su apertura
hasta el cierre o conclusión del mismo, observando las facultades, funciones y
competencias de cada una de sus áreas, de conformidad con los criterios y
disposiciones legales aplicables;
VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente: Precisar los
mecanismos para llevar a cabo la descripción de la información contenida en cada
uno de los expedientes, de manera que los documentos de archivo queden
vinculados con las funciones sustantivas o comunes de las áreas que conformen
al sujeto obligado;
VII. Transferencia de archivos: Garantizar, mediante procedimientos específicos,
el traslado controlado y sistemático de expedientes de un archivo de trámite al
archivo de concentración (transferencia primaria) y de éste a un archivo histórico
(transferencia secundaria), de acuerdo con las disposiciones relativas y aplicables
en la materia;
VIII. Conservación de archivos: Desarrollar procedimientos específicos que
garanticen la preservación y la prevención de alteraciones de cualquier índole, de
la información contenida en los documentos de archivo, con el fin de que
permanezcan accesibles para su consulta;
IX. Prevaloración de archivos: Establecer mecanismos que permitan realizar un
análisis de las facultades, funciones y competencias de los sujetos obligados de
acuerdo con las disposiciones normativas, para identificar los documentos de
archivo y a fin de determinar los valores documentales de los mismos;
X. Criterios de clasificación de la información: Se establecerán de conformidad
con lo dispuesto en la Ley General, así como en las disposiciones aplicables a la
materia, y
XI. Auditoría de archivos: Establecer el programa de verificación periódica del
Sistema Institucional de Archivos que incluya la frecuencia, métodos de revisión,
responsables de la implementación, criterios de evaluación y sus alcances.
SECCIÓN TERCERA
ARCHIVOS DE TRÁMITE O SU EQUIVALENTE
Noveno. En cada área de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite o su
equivalente y, para tal efecto, los titulares de cada área de los sujetos obligados
nombrarán a los responsables, mismos que tendrán, entre otras, las siguientes
funciones:
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I. Identificar la información de uso cotidiano, necesaria y relacionada con los
procesos internos señalados en los manuales de procedimientos y/o instrumentos
análogos de los sujetos obligados, que permitan determinar los registros y/o
documentos que estén relacionados con la ejecución de las actividades de
acuerdo a sus facultades, funciones y competencias, para que sea integrada a los
documentos de archivo de los expedientes respectivos;
II. Proponer al responsable del área coordinadora de archivos o su equivalente, los
documentos mínimos que deben integrar los expedientes que conforman las
series documentales derivadas del ejercicio de las facultades, funciones y
competencias que correspondan a las áreas del sujeto obligado;
III. Elaborar y mantener actualizados los inventarios documentales del archivo de
trámite o su equivalente, correspondiente;
IV. Instrumentar las medidas necesarias para evitar la acumulación de
documentos de archivo de consulta esporádica, asegurando el estricto
cumplimiento de los plazos de conservación previstos en el catálogo de
disposición documental, y
V. Las demás que se requieran para el cumplimiento de sus funciones.
SECCIÓN CUARTA
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN O SU EQUIVALENTE
Décimo. Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración o su
equivalente, adscrito al área coordinadora de archivos o su semejante y, para tal
efecto, los titulares de los sujetos obligados nombrarán a los responsables mismos
que tendrán, entre otras, las siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias primarias, así como realizar en tiempo y forma las
transferencias secundarias, de acuerdo con el calendario de transferencias
documentales elaborado conjuntamente con el área coordinadora de archivos o su
equivalente;
II. Solicitar al área coordinadora de archivos o su equivalente, con el visto bueno
del área generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino
final.
Cuando el área generadora haya dejado de existir por cualquiera de las causas
señaladas en las disposiciones aplicables, el visto bueno a que refiere esta
fracción, será otorgado por el área que haya absorbido las funciones de aquella
que dejó de existir o por el responsable del área coordinadora de archivos o su
equivalente, en caso de que no se haya determinado el área a la cual se
transfirieron las funciones, sin perjuicio de lo previsto en las disposiciones legales
aplicables, y
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III. Las demás que se requieran para el cumplimiento de sus funciones.
SECCIÓN QUINTA
ARCHIVO HISTÓRICO O SU EQUIVALENTE
Décimo Primero. El archivo histórico o su equivalente estará adscrito al área
coordinadora de archivos o afín, y para tal efecto, los titulares de los sujetos
obligados nombrarán a los responsables, mismos que tendrán, entre otras, las
siguientes funciones:
I. Establecer conjuntamente con el responsable del área coordinadora de archivos
o su equivalente, y con el responsable del área de tecnologías de la información y
comunicaciones o similar, un plan de preservación digital de los documentos
históricos, independientemente del soporte en que se encuentren, que establezca
las medidas para la migración y respaldo en medios tecnológicos que garanticen
su disponibilidad, autenticidad e integridad en el largo plazo, de conformidad con
lo establecido en las Políticas para los sujetos obligados, respecto de la
digitalización de la Información que poseen en sus archivos, el uso de tecnologías
de la Información y la implementación de ajustes razonables;
II. Observar los procedimientos previstos en las disposiciones aplicables, para
analizar, valorar y determinar el destino final de la documentación de las áreas de
los sujetos obligados, y
III. Las demás que se requieran para el cumplimiento de sus funciones.
SECCIÓN SEXTA
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
Décimo Segundo. Los instrumentos de control y consulta archivística deben
reflejar o corresponder a la estructura de un archivo con base en las facultades,
funciones y competencias de las áreas de los sujetos obligados.
Los sujetos obligados, a propuesta del responsable del área coordinadora de
archivos o su equivalente, con la colaboración de los responsables de los archivos
de trámite, concentración e histórico o afines en su caso, deberán elaborar los
instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización,
conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que al menos
contarán con lo siguiente:
I. El cuadro general de clasificación archivística;
II. El catálogo de disposición documental;
III. Los inventarios documentales:
a) General;
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b) De transferencia, y
c) De baja; y
IV. La guía simple de archivos.
En caso necesario los sujetos obligados podrán solicitar a la autoridad archivística
estatal o al Archivo General de la Nación, la asesoría técnica para la elaboración
de los instrumentos de control y consulta archivística.
Décimo Tercero. La estructura del cuadro general de clasificación archivística
atenderá los niveles de descripción de fondo, sección y serie, sin que éstos
excluyan la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales serán
identificados mediante una clave alfanumérica.
SECCIÓN SÉPTIMA
EXPEDIENTES DE ARCHIVO
Décimo Cuarto. Los expedientes de archivo deben contener, además de los
documentos, la portada o guarda exterior, la cual debe incluir datos de
identificación del mismo, de acuerdo con los instrumentos de control y consulta
archivística.
La identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes
elementos:
I. Área;
II. Fondo;
III. Sección;
IV. Serie;
V. Número de expediente o clasificador;
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre;
VII. Asunto;
VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental;
X. Número de fojas útiles al cierre, y
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XI. Condiciones de acceso a la información: público, reservado o confidencial y, en
su caso, el periodo de reserva, en términos de lo determinado en los Lineamientos
generales en materia de clasificación y desclasificación de la información, así
como para la elaboración de versiones públicas.
Asimismo, se entenderá por:
a) Número de expediente: El número consecutivo que dentro de la serie identifica
a cada uno de sus expedientes;
b) Asunto: Consiste en una descripción breve o sintetizada de la información
contenida en el expediente, y
c) Número de fojas útiles al cierre del expediente: Consistente en el número
total de fojas u hojas foliadas contenidas en los documentos del expediente hasta
su conclusión y cierre.
La ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá contener la
nomenclatura asignada a las fracciones III, IV y V precedentes.
Décimo Quinto. Los expedientes y documentos que contengan información
reservada o confidencial, deberán contener una leyenda que indique tal carácter,
conforme a lo establecido en los Lineamientos generales en materia de
clasificación y desclasificación de la información, así como para la elaboración de
versiones públicas.
CAPÍTULO III
CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Décimo Sexto. Para efecto de determinar los plazos de conservación señalados
en el catálogo de disposición documental, se deberá atender, entre otros, el
periodo de reserva señalado en el índice de expedientes clasificados como
reservados al que se hace referencia en el artículo 102 de la Ley General, así
como en los Lineamientos para la conservación y custodia de los documentos o
expedientes clasificados y demás normativa que resulte aplicable.
Décimo Séptimo. Aquellos documentos o expedientes que hayan sido objeto de
solicitudes de acceso a la información serán conservados en el archivo de
concentración o su equivalente, por dos años más a la conclusión de su vigencia
documental.
Décimo Octavo. Las solicitudes de dictamen de destino final, los dictámenes que
determinen el destino final y las actas de baja documental o de transferencia
secundaria deberán ajustarse a las disposiciones legales aplicables a los sujetos
obligados y deberán de publicarlas tanto en la Plataforma Nacional, como en sus
respectivos sitios web.
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Décimo Noveno. En el archivo de concentración o su equivalente, deberán ser
conservados por un periodo mínimo de siete años, los siguientes documentos:
I. El dictamen de baja documental;
II. El acta de baja documental; y
III. El acta que se instrumente en caso de documentación siniestrada.
CAPÍTULO IV
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Vigésimo. Para efectos de la conservación de los documentos electrónicos, se
deberá observar lo establecido en el cuadro general de clasificación archivística;
asimismo serán administrados por las áreas de los sujetos obligados, conforme a
los valores y vigencias documentales establecidas en el catálogo de disposición
documental.
Dichos documentos electrónicos deberán ser preservados utilizando estrategias
adecuadas que garanticen que podrán ser accesibles en el largo plazo, para lo
cual los sujetos obligados se ajustarán a lo establecido en las Políticas para los
sujetos obligados, respecto de la digitalización de la Información que poseen en
sus archivos, el uso de tecnologías de la Información y la implementación de
ajustes razonables, así como a las demás disposiciones aplicables en la materia.
Vigésimo Primero. Los documentos electrónicos gozarán de validez y eficacia
siempre que quede asegurada su autenticidad, integridad y preservación.
Los documentos electrónicos, incluidos los mensajes electrónicos, que contengan
información pública por derivar del ejercicio de las facultades, funciones y
competencias, surtirán los mismos efectos que los presentados con firma
autógrafa, cuando sean autentificados con la firma electrónica avanzada o
equivalente, en términos de la Ley de Firma Electrónica Avanzada y demás
disposiciones aplicables.
Vigésimo Segundo. Los sujetos obligados deberán establecer un programa de
seguridad de la información, en los términos que señalen las disposiciones
aplicables, así como implementar, operar, monitorear y mejorar los procesos y
sistemas relativos a la autenticidad, integridad, disponibilidad y preservación de la
información, basados en la adecuada gestión de riesgos.
Vigésimo Tercero. Los sujetos obligados tomarán las medidas necesarias para
administrar y conservar los documentos electrónicos generados o recibidos, cuyo
contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que
aseguren la identidad e integridad de su información, en términos de lo
contemplado en las Políticas para los sujetos obligados, respecto de la
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digitalización de la Información que poseen en sus archivos, el uso de tecnologías
de la Información y la implementación de ajustes razonables.
CAPÍTULO V
DE LA INTERPRETACIÓN
Vigésimo Cuarto. La Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema
Nacional será la encargada de interpretar los presentes criterios y de resolver
cualquier asunto no previsto en los mismos.
TRANSITORIOS
PRIMERO. Los presentes criterios deberán publicarse en el Diario Oficial de la
Federación, a través del Secretario Ejecutivo del Sistema Nacional.
SEGUNDO. Hasta en tanto el Sistema Nacional establezca los lineamientos para
la implementación de la Plataforma Nacional y ésta entre en operación, los
presentes criterios se deberán publicar en los sitios de internet de los integrantes
de dicho sistema bajo el seguimiento del Secretario Ejecutivo del Sistema
Nacional.
TERCERO. Los presentes criterios entrarán en vigor al día siguiente de su
publicación en el Diario Oficial de la Federación.
CUARTO. Una vez que esté en funcionamiento la Plataforma Nacional,
publíquese los presentes criterios en la misma, por conducto del Secretario
Ejecutivo del Sistema Nacional.
QUINTO. Hasta en tanto el Sistema Nacional establezca los lineamientos para la
implementación de la Plataforma Nacional y ésta entre en operación, los sujetos
obligados deberán emplear únicamente sus sitios web respecto de las
publicaciones derivadas de los presentes criterios.
SEXTO. Para efecto de lo señalado en el transitorio anterior, los sujetos obligados
del ámbito de los municipios, con población menor a 70,000 habitantes, a efecto
de dar cumplimiento a sus obligaciones en materia de transparencia y derivadas
de los presentes criterios, deberán solicitar al organismo garante de la entidad
federativa correspondiente, que de manera subsidiaria, la información a publicar
como nueva obligación de transparencia y derivada de los presentes criterios, se
divulgue en su página de internet correspondiente y en la Plataforma Nacional.
SÉPTIMO. El catálogo de disposición documental o equivalente que refiere la
fracción II del Criterio Décimo Tercero, tratándose de los sujetos obligados que no
cuenten con disposición expresa en la materia, lo deberán elaborar en un plazo
que no exceda de un año, contado a partir de la fecha publicación de los
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presentes criterios y presentarlo al responsable en el mes de agosto de dicho año
o del inmediato posterior según corresponda.
OCTAVO. Tratándose de los sujetos obligados que no cuenten con disposición
expresa en la materia, y para efectos tanto de la elaboración del calendario anual
de transferencias documentales correspondiente al año 2017, determinado en la
fracción VI del Criterio Sexto, así como de los demás instrumentos de control y
consulta archivística, a que se refieren las fracciones I, III y IV del Criterio Décimo
Tercero, los responsables de su elaboración contarán con un plazo que
comenzará a contar desde la entrada en vigor de los presentes criterios y hasta el
31 de diciembre del año 2016; lo anterior, con la finalidad de contar con los
documentos pertinentes para que a partir del 1° de enero del año 2017, se
cuenten con los insumos necesarios para garantizar la sistematización y
conservación de los archivos en posesión de los sujetos obligados.
NOVENO. Los dictámenes y actas de baja documental, que hayan sido emitidos
de forma previa a la publicación de los presentes criterios y acorde con lo
establecido en el Criterio Vigésimo, deberán ser conservados en el archivo de
concentración por un periodo mínimo de siete años, contados a partir de la fecha
de su elaboración.
DÉCIMO. Las referencias que se realicen en los presentes criterios, respecto de
los denominados comités de transparencia en términos de lo dispuesto en el
artículo 3, fracción IV de la Ley General, se entenderán como los actuales comités
de información, en tanto el Congreso de la Unión no expida la ley federal en la
materia y se armonicen las respectivas leyes locales.
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