Ahorro de espacio y acceso instantáneo Una administración de

Caso de estudio
Ahorro de espacio y acceso instantáneo
Una administración de registros médicos más “saludable”
Mientras que convertir los Registros médicos electrónicos (RME) en realidad es una
iniciativa en curso en Japón, hay otras buenas razones para digitalizar documentos.
Los objetivos de Urayasu Hospital eran ahorrar espacio físico y proporcionar acceso
simultáneo, fácil y seguro a los registros, las notas y los documentos médicos.
Situación
A medida que la vida útil de un viejo scanner de Kodak se acercaba
a su final, Urayasu Hospital se dio cuenta de que necesitaba mejorar
sus capacidades de digitalización para administrar documentos actuales
y antiguos.
Objetivo
Ahorrar espacio físico y proporcionar a los médicos acceso a los registros
y las notas en formato digital. Se buscaba un sistema seguro, flexible
y extensible.
Solución
Un scanner Kodak i4200, software Capture Pro de Kodak, software
adicional y componentes para soluciones proporcionados y configurados
por Keiyo Electron Industry, Inc., un distribuidor de Kodak Alaris.
Resultados
Ahora, un volumen de registros de dos años puede capturarse en la mitad
del tiempo que el sistema anterior. La lectura de códigos de barras permite
ahorrar una cantidad significativa de tiempo de ingreso manual gracias
a su capacidad de completar automáticamente campos en formularios,
a la vez que mejora la precisión del proceso.
En 2011, Urayasu Hospital, afiliado a Juntendo University, trabajó con
Keiyo Electron Industry, Inc. para crear un sistema que le permitiese
lograr sus objetivos de ahorro de espacio, acceso electrónico
y almacenamiento seguro de datos. Al inicio de la solución había un
scanner Kodak i4200, que se seleccionó entre otros dos modelos
competitivos. La selección del scanner de Kodak (ahora Kodak Alaris)
se basó en las experiencias positivas del hospital con un scanner Kodak
más viejo, el modelo DS 3590C. “En aquel entonces, desde 2002, el
scanner DS 3590C nos pareció revolucionario”, explica Kuniko Satoh,
jefa de sección del Departamento de registros médicos de Urayasu.
“Digitalizamos 95 090 registros en papel en un período de nueve
años de funcionamiento y valoramos la interfaz y la facilidad de uso.”
Ya con el nuevo scanner Kodak i4200, el hospital puso manos a la obra
y comenzó la tarea de digitalización. “El registro médico de un solo
paciente puede constar de hojas de distintos tamaños y espesores,
y algunas de las hojas podrían tener otros papeles pegados”, observa
Satoh. “Solo el scanner Kodak i4200 era capaz de lidiar con esto.
El hecho de que Keiyo Electron se ofreciera para convertir los registros
que habíamos digitalizado con el equipo DS 3590C a un nuevo formato
también fue un factor decisivo en nuestra decisión de optar por Kodak.”
A la hora de seleccionar el scanner i4200, los responsables de tomar
la decisión en el hospital también tuvieron en cuenta la familiaridad
con la interfaz existente, la promesa de un funcionamiento libre de
atascos y el excelente soporte y servicio que ya habían experimentado
de parte de Kodak y Keiyo.
Captura de registros diarios y antiguos, y ahorro de tiempo con códigos
de barras
Todos los días, se recopilan registros médicos manuscritos de los
profesionales, y estos se llevan al Departamento de Registros médicos
y se colocan en estantes. Los registros se digitalizan en orden cronológico,
se cotejan con una lista y se procesan previamente, antes de ingresar
los datos en lotes.
“Con el equipo anterior, nos tomó alrededor de un año ingresar 18 meses
de registros, pero ahora podemos ingresar dos años en la misma cantidad
de tiempo”, observa Satoh. El hospital usa la lectura de datos a partir
de códigos de barras para completar automáticamente el ID de los
pacientes y la cantidad de veces que han sido ingresados, lo que permitió
reemplazar el antiguo proceso de ingreso de datos manual, que consumía
mucho tiempo. También se mejoró la precisión del ingreso de datos.
Muchas empresas fabrican scanners de
documentos pero, de nuevo, el departamento
eligió a Kodak. “Esta vez analizamos equipos
de tres empresas, pero como estábamos
acostumbrados a ingresar datos en un scanner
Kodak, la sensación de familiaridad nos daba
seguridad”.
Kuniko Satoh, jefa de sección en el Departamento de registros médicos de
Urayasu Hospital
El software Capture Pro de Kodak, que se incluye como un componente
de la solución, ha mejorado el acceso, y ha agilizado el proceso de
encontrar una página determinada. “La pantalla del navegador también
se ha vuelto más fácil de usar”, afirma Naeko Arai, empleada del sector
de registros médicos. “El registro deseado y las miniaturas se muestran
al mismo tiempo, así que resulta fácil para el médico ver la página que
necesita, y el sistema se puede utilizar muy intuitivamente.”
Preparado para registros médicos electrónicos y en papel que
nunca desaparecerán
Satoh destaca que su mayor prioridad es digitalizar la mayor cantidad
de registros en papel existentes como sea posible, y reconoce que
aunque se comiencen a utilizar registros médicos electrónicos,
siempre habrá documentos en papel. “A medida que los EMR se
materializan, y cuando hayamos digitalizado todos los registros
pasados, la forma en que usamos los registros digitales evolucionará”,
predice. “Pero los documentos en papel, como las cartas de derivación
y los documentos relacionados con el seguro médico todavía se
seguirán generando, y la necesidad de digitalizarlos probablemente
seguirá vigente.”
El éxito del sistema en Urayasu ha despertado el interés de Shizuoka
Hospital, otro hospital de Juntendo University, para explorar la
compra de un scanner Kodak i4200.
Rendimiento + servicio = satisfacción
En Urayasu, se describen a sí mismos como muy satisfechos con
el nuevo scanner, el servicio y el soporte proporcionados. “Cuando
se instaló el nuevo sistema, probé todas las funciones, así que sé
lo bueno que es”, dice Satoh. La garantía y experiencia de un servicio
excelente viene tanto del Servicio y soporte de Kodak como de
Keiyo Electron. Las dos organizaciones han prestado servicios con
rapidez y habilidad cuando se necesitó. Y cuando el sistema estaba
en desarrollo, los representantes de Keiyo trabajaron estrechamente
con el personal del hospital para pensar ideas que formaran parte
de la solución definitiva. Desarrollar buenos conceptos desde el
comienzo ayudó a crear una mejor solución, altamente eficaz.
Satoh ofreció una perspectiva significativa
de los beneficios que aporta una calidad de
confianza y una asistencia completa. “Hasta
ahora, el nuevo scanner cubre todas nuestras
necesidades; no nos falta nada”.
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