Enganchar a la gente, conseguir los propósitos

Economistes nº 424. diciembre 2011
Enganchar a la gente,
conseguir los propósitos
presentarte
(Presentar con arte, el arte de hacer presentaciones)
¿Alguien puede triunfar sin salir de la urna?. ¿Miedo a hablar en público?, ¿miedo escénico?, ¿bloqueo?.
¡Cuantos de esos síntomas habremos tenido al hacer una presentación de nuestra empresa, de nuestro
producto, de nuestro proyecto, de nuestra persona!. Sin embargo, el paso de una presentación catastrófica a
una eficaz es sencillo, a poco que se sigan determinadas pautas. Las comentaremos seguidamente, no sin
antes subrayar 3 C´s claves sobre los asistentes: Cáptelos, Consérvelos, Convénzalos.
Prepararse
La primera de las buenas prácticas de una gran presentación es prepararse, hacer una gran preparación. La
causa principal de los fracasos en las Presentaciones viene dada por la falta de preparación de las mismas. En
consecuencia, toda Presentación debe prepararse de forma sistemática y debe suponer una profundización en
aquellos temas que sean de interés para la consecución de los resultados previstos.
¿Qué contemplar en la preparación?. Aspectos tales como los objetivos que queremos conseguir, perfil de la
audiencia que tendremos, planificar los medios a necesitar y elaborar un guión de nuestra intervención son
claves.
El guión nos permitirá tener siempre presente por dónde vamos y lo que nos falta. Un ejemplo muy útil es
este esquema:
SUB-TEMA
OBJETIVO
FORMA
HORA TOPE
en el que iremos anotando los distintos contenidos y la forma de presentarlos, así como la hora a la que
deberíamos acabarlos. Así nos será más fácil ajustar el tiempo de exposición.
El guión ayudará al buen fin de una máxima de toda presentación: “que todos sepan siempre de qué se va a
hablar, de qué se está hablando, de qué se ha hablado”.
Una sugerencia más al respecto: preparar extras (datos y material de apoyo) “por si acaso”, por si nos visita
Murphy.
Anzuelo
Llega la hora y empezamos. Aquí es importante comenzar con una frase de impacto para enganchar desde el
principio. Algo sugerente -o incluso provocador- relacionado con nuestro tema y objetivo, que cause
sorpresa en quien nos oye, pues estamos en el primero de los tres momentos clave de nuestra presentación.
Algunos ejemplos: “¿ha pensado Ud. alguna vez en lo que sería su vida si…?”, “¿acaso los espectros pueden
ser buenos gerentes?. “No cabe duda de que para rendir se necesitan vacaciones”, “Sé que empresas serias
como la suya responden de sus productos”.
Lógicamente, esto lo diremos luego de haber saludado a la audiencia, agradecido la asistencia y anunciado el
tema a desarrollar y la duración prevista.
Exponiendo con rigor pero con amenidad
© 2011-10-14 Colegio de Economistas de Valencia
Economistes nº 424. diciembre 2011
Pasamos al momento central, a lo que justifica nuestra intervención. Con el guión antes preparado nos será
fácil el desarrollo.
Según la complejidad del asunto, elegiremos una de las dos formas de exponer. Así, si el tema es sencillo y
se compone de pasos sucesivos, nos decantaremos por la exposición secuencial. Ejemplo:
En cambio, para temas con diversidad de matices y subtemas será más recomendable la forma ramificada,
según este esquema:
Método Ramificado
HECHO
PRINCIPAL
1
HECHO
PRINCIPAL
2
PUNTO
PUNTO
PUNTO
PUNTO
SECUNDARIO
SECUNDARIO
SECUNDARIO
SECUNDARIO
1-A
1-A
1-A
1-A
PUNTO
PUNTO
PUNTO
PUNTO
SECUNDARIO
SECUNDARIO
SECUNDARIO
SECUNDARIO
2-A
2-A
2-A
2-A
RELACION
HECHOS
DETALLE
1-A-2
DETALLE
1-A-2
DETALLE
DETALLE1-A-2
1-A-2
DETALLE 1-A-1
DETALLE
2-A-2
DETALLE
2-A-2
DETALLE
DETALLE2-A-2
2-A-3
DETALLE 2-A-2
DETALLE 2-A-1
CONCLUSION
PROPUESTA
Resaltar y resumir las ideas principales, y relacionarlas con el objetivo de la presentación, hace que los
asistentes estén centrados en el tema. Si es el caso, explicar de forma breve cómo las conclusiones obtenidas
ayudarán a satisfacer expectativas o necesidades.
Otro aspecto a resaltar aquí es cuidar el lenguaje. Hablamos de un lenguaje imaginativo, que suscite
curiosidad; podemos apelar a las imágenes, de suerte que los destinatarios de nuestro mensaje “vean”
aquello que les proponemos; por ejemplo, no es lo mismo decir “sus ahorros están seguros en el Banco
Lucio” que ayudarnos con “ustedes ya pueden irse tranquilamente de paseo, porque el Banco Lucio monta
guardia sobre sus ahorros”.
Cuidar el lenguaje también es lanzar periódicamente preguntas al auditorio. Con ellas no se buscan
respuestas públicas, sino que cada cual se las responda; así se mantiene la atención del auditorio.
También es importante que se sepa en todo momento el grado de avance, es decir: en qué lugar de nuestra
presentación estamos. Cuando nos ayudamos de un power-point es muy fácil, basta con que hayamos puesto
en una diapositiva al inicio, cuáles son los aspectos a considerar en la exposición y luego repitamos esa
misma diapositiva remarcando el tema que viene a continuación. Si la exposición es sólo oral, podremos
indicar con nuestra voz que cambiamos de tema.
La exposición no tiene porqué ser aburrida; es más, no debe serlo, y cuanto más amena, más llegará el
mensaje a los destinatarios y se conseguirá el objetivo. Contar anécdotas es un recurso muy útil al respecto.
Un final feliz
Hemos desarrollado nuestro tema y vamos llegando al final. Aquí es importante subrayar el no acabar de
forma brusca sino pausada, que incluya un resumen de lo desarrollado y las conclusiones que se deducen,
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Economistes nº 424. diciembre 2011
lógicamente de acuerdo con el objetivo que perseguíamos. Haremos un resumen de los puntos principales
que hemos tratado, para enlazarlos con las ideas que pretendemos se llevan quienes nos han escuchado, es
decir, facilitarles el necesario “con qué me quedo” que todo asistente busca.
Tras esto, los agradecimientos, las despedidas y la invitación al coloquio. Es decir: dejar un buen sabor de
boca.
Venciendo el miedo escénico
El público no es el enemigo, sino que, bien al contrario, son personas que consideran que el orador puede
aportarles algo, que no van a perder el tiempo escuchándole. No se debería tener un miedo desproporcionado
a hablar en público, algo que, sin embargo, suele ser bastante habitual.
Tener miedo antes de una intervención pública es algo natural, por lo que uno no debería ser excesivamente
autocrítico consigo mismo porque le ocurra esto, y no por ello ha de considerarse una persona débil e
insegura. Hay que analizar este miedo que a uno le atenaza y tratar de descubrir las causas que lo originan.
Si pensamos, nos daremos cuenta de que gran parte de este miedo es irracional, no obedece a motivos
lógicos (miedo de hacer un ridículo espantoso, de que se rían de uno, de tartamudear, de caer en desgracia,
de hundir el prestigio profesional, de que le abucheen…). Son situaciones que no van a ocurrir y por lo tanto
este miedo hay que rechazarlo por absurdo.
Otra tipo de miedo sí puede ser racional: obedece a situaciones adversas que pueden presentarse (quedarse
en blanco, no saber contestar a una pregunta, que no funcione el proyector, etcétera). Frente a este miedo
racional lo que hay que hacer es tomar todas las medidas posibles para reducir al mínimo las posibilidades
de que estas situaciones se produzcan (por ejemplo, llevando fichas de apoyo, preparando el discurso a
conciencia, verificando previamente que el proyector funciona correctamente, etcétera).
También resulta muy útil pensar en positivo, es decir, en la satisfacción tan enorme que a uno le produciría
obtener un gran éxito. El orador debe autoconvencerse de que con una buena preparación, este éxito está al
alcance de la mano.
Otro modo de combatir el nerviosismo es realizar, unas horas antes de la intervención, algún ejercicio físico
intenso (un partido de tenis, salir a correr, etcétera). Esto contribuye a quemar energías y genera un
cansancio físico que contribuye a calmar los nervios.
Como se ve, remedios hay, aunque para ello lo importante es el convencimiento del propio éxito, derivado
de una buena preparación.
¿Qué tal me fue?
Hemos acabado… pero todavía nos queda algo por hacer, y es pensar en cómo nos fue: qué salió bien, qué
hicimos bien (independientemente del resultado), qué debimos hacer diferente, qué aprendimos para otras
ocasiones. Cuestiones para la mejora continua, en suma.
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