Tutorial para la creación de bases de datos

GUFOI
Tutorial para la creación de
bases de datos
Versión Access 2007
TUTORIAL ACCESS 2007
Objetivo: Conocer los pasos necesarios para diseñar una base de datos con referencias
bibliográficas e introducir registros.
1.
Abrir el programa Access 2007 para crear una base de datos en blanco. En el margen
derecho se debe insertar el nombre del archivo y hacer clic en crear.
2. Cuando se genera el archivo, el ordenador automáticamente nos lleva a una hoja de datos.
Para cambiar el nombre de la tabla se hace clic sobre el icono ‘Vista diseño’ (Tiene la forma de
escuadra) y se introduce un nuevo nombre. Por ejemplo: Reseñas Bibliográficas. Clic a Aceptar.
RECUERDA: Hay que poner tantas etiquetas como información
queramos tener de los artículos, estudios, investigaciones…
3. Antes de introducir información es necesario definir los campos (etiquetas) que se quieran
utilizar. En este tutorial introduciremos tres campos diferentes: Título, Autor/es y Archivos
adjuntos.
3.1. Hacer clic en el icono ‘Nuevo Campo’. Se abrirá una ventana con diferentes plantillas de
campos.
3.2. Hacer doble clic en la primera opción ‘Una línea de texto’.
4.
Cerrar la ventana emergente. Situamos el puntero en el nuevo campo y clic derecho, otra
vez clic a ‘Cambiar nombre de columna’. Por último se introduce el nombre ‘Título’.
OJO: Se repetirán los pasos 3 y
4 para añadir el campo Autor/es.
5. Este paso permitirá añadir y asociar archivos a cada registro.
5.1. Hacer clic en el icono ‘Nuevo campo’.
5.2. Dentro de la ventana emergente hacer clic en ‘Datos adjuntos’. Se creará un campo con un
símbolo en forma de clip.
Importante: Podemos adjuntar todos los
archivos que queramos a una entrada. Esto
es útil porque se pueden añadir PDFs y
documentos Word indistintamente.
6. Para mantener los cambios realizados guardamos y cerramos el archivo.
Hacer clic en el icono de Office y en ‘guardar como’. En la nueva ventana se elige la dirección y
nombres correspondientes.
OJO: El paso 6 es similar para
guardar archivos de Word o Excel.
7. Abrir el archivo de Access y hacer clic en ‘Reseñas bibliográficas’.
8. A partir de aquí se pueden agregar los registros que desee el usuario hasta concluir su base
de datos. Este tutorial ha añadido tres registros.
9. Añadir archivos adjuntos.
9.1. Hacer doble clic en el icono del clip, en la entrada donde la queramos asociar.
9.2. Hacer clic en ‘Agregar’ dentro de la ventana emergente.
9.3. Seleccionar los archivos y ‘Aceptar’.
10. Buscar una entrada.
10.1. Hacer clic en el icono ‘Buscar’ de la barra de inicio.
10.2. Introducir la palabra clave a buscar.
10.3. En el campo ‘coincidir’ cliquear en ‘cualquier parte del campo’.
10.4. Acercar el puntero a ‘buscar siguiente’ hasta encontrar el dato que más le interese.
Recuerda: Para buscar una entrada hay primero
que seleccionar el campo donde se quiere buscar. En
el ejemplo se busca dentro de ‘Título’.