R.M. 120/1998 - Ministerio de Salud de la Nación

Dirección de Calidad de los Servicios de Salud
Programa Nacional de Garantía de la Calidad de la Atención Médica
Resolución 120/1998
MANUAL DE PAUTAS BÁSICAS PARA LA ELABORACIÓN DE COSTOS
HOSPITALARIOS
Ministerio de Salud
SALUD PUBLICA
Resolución 120/1998
Apruébase el Manual de Pautas Básicas para la Elaboración de costos Hospitalarios.
VISTO el Expediente Nº 2002-13164/98-5 del registro este Ministerio y el Decreto N° 1269 del 20 de julio
1992 por el que se aprueban las Politicas instrumentales de Salud, y
CONSIDERANDO :
Que dichas políticas tienen por objeto lograr plena vigencia del Derecho a la
Salud para la población tendiendo a alcanzar la meta de la "SALUD PARA
TODOS" en el menor
tiempo posible mediante la implementación y desarrollo de un sistema basado en criterios de Equidad
Solidaridad Eficacia, Eficiencia y Calidad.
Que deben incorporarse recursos normativos, organizativos, instrumentales y
de gestión adecuados a la realidad politica, social y cultural de las jurisdicciones, que permityan
mejorar los problemas existentes vinculados a la accesibilidad, eficiencia y calidad de los servicios de
salud
Que es potestad de esta Secretaria el brindar asistencia técnica a los servicios de
salud de las jurisdicciones, mediante talleres de capacitación y la difusión de material a fin de generar
cambios en la gestión de los hospitales públicos.
Que la asesoría técnica contable de esta Secretaría ha elaborado un Manual de
Pautas Básicas para la Elaboración de costos hospitalarios, cuya difusión será de gran utilidad para el
gerenciamiento de los Hospitales Públicos Autogestión,
Que la DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS JURIDICOS ha tomado la intervención de
su competencia.
Por ello,
EL SECRETARIO DE PROGRAMAS DE SALUD
RESUELVE:
ARTICULO 1° Apruébase el Manual de Pautas Básicas para la Elaboración de costos Hospitalarios que
forma el anexo 1 de esta Resolución.
ARTICULO 2°.- Publíquese el mismo a través de la DIRECCION DE PROGRAMAS DE ATENCION MEDICA.
ARTICULO 3°.- Difúndase a través de la misma Dirección este material a los Hospitales Públicos de
Autogestión.
ARTICULO 4° Regístrese, comuníquese publíquese y archivase.
HPAG
PAUTAS BÁSICAS PARA LA ELABORACIÓN DE COSTOS HOSPITALARIOS
COSTOS HOSPITALARIOS
DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS
La salud es un derecho de las personas
Y toda herramienta que contribuya a la toma de decisión de un director de Hospital debe afirmar este
principio y no debilitarlo.
El costo, como clara herramienta gerencial debe establecerse en un hospital teniendo como eje al paciente
y como objetivo a la eficiencia, eficacia y economía de los servicios para atenderlo .
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INTRODUCCIÓN
La Autogestión significa una gestión descentralizada. La misma se lleva a cabo mediante un
Gerenciamiento. Una de las consecuencias del Gerenciamiento eficiente es la toma de decisiones. Y la
correcta toma de decisiones está sustentada en una suma de herramientas válidas.
El Costo está incluido dentro de estas herramientas.
Se sostiene siempre que no existe herramienta más inútil que aquella que no se usa. Por ello pues, y
como indicación primaria a los Directores de Hospitales, para quienes va este trabajo, es que no se limiten
a plasmar una plantilla y un circuito de Costos sino que a partir de ahí comiencen a operarlo. Es decir, a
interpretar qué significan los resultados de las planillas y qué significan las incidencias en los productos
ofrecidos.
El objeto de este trabajo es el de brindar una visión general del Costo Hospitalario en los distintos
ámbitos donde funciona este servicio de la Salud pública.
En esta etapa incipiente donde se está forjando una nueva forma de ofrecer los servicios hospitalarios
buscando, mediante la autogestión, una estrategia para llegar a la eficacia, eficiencia y economía de los
mismos, el Costo aparece como forma inseparable de la Ciencia de las Decisiones. Todo el sistema de
información para la toma de decisiones tiene puntos fundamentales en el Presupuesto y en el Costo. Sin
embargo dentro de la Salud Pública la tarea de los administradores es enraizar ambas ciencias con el
costo y el beneficio social y esto es de una relevancia fundamental para quien acude a inferir e
interpretar la documentación y los resultados que emanan de la aplicación de estas herramientas.
Por ello pues vuelve a tomar vida el axioma de que dentro del campo de la salud no es la ecuación
beneficio-rentabilidad la que determina el accionar, sino el costo-beneficio y en esta última se
incluye el beneficio social que la comunidad recibe.
El presente trabajo no pretende ser un texto que agota las posibles alternativas. Se deja librado esto a las
grandes obras especializadas.
Se busca Sí exponer una pequeña parte del interesante tema de los costos y fundamentalmente sustentar
las bases y el accionar de los administradores de hospitales públicos de toda la República, quienes
adolecen de publicaciones de esta índole, es decir, con especificación práctica sobre los Establecimientos
donde trabajan.
Esta es la esencia de lo que sigue, la practicidad y sencillez de esta poderosa herramienta de la
administración de empresas con aplicación a los servicios de salud pública. Si esto es así comprendido,
podrá eficientemente ser aplicado.
Sin embargo cabe aclarar que lo que se presenta es un compendio de herramientas técnicas, esto quiere
decir que no comprende a la utilización que se haga de ellas, porque se habla de metodologías de trabajo.
En el presente, los problemas presupuestarios de los Hospitales Públicos no residen en las cifras totales
asignadas y disponibles sino en su distribución y utilización eficiente.
Esta afirmación, que es válida, se soluciona poniendo en práctica medidas concretas que persigan el
objetivo de optimización y uso racional de los recursos.
La contabilidad de Costos es una de esas medidas técnicas; cuyo empleo conduce a una mejor
utilización de los recursos disponibles, lo que significará un ahorro de dinero o un mayor número de
atenciones.
Más allá de cualquier definición teórico-academica (que si bien sustenta lo que se expone , no es motivo
del presente trabajo), convencionalmente comenzaremos definiendo COSTOS y diremos que es la
relación entre lo gastado para producir algo y las unidades producidas con ese gasto.
COSTO:
__________Gasto________________
Número de unidades producidas
Mientras la contabilidad presupuestaria registra las transacciones del Hospital, como un todo, y
responde a requisitos legales, la contabilidad de Costos es de utilización interna y trata de conocer la
participación de cada sector de actividad en el gasto total y la relación entre su gasto y su producción.
Por otro lado Costos es una herramienta que debe estar sustentada por la oportunidad y acompañada por
la agilidad y la práctica. estos elementos son muy particulares sobre todo con relación a la Contabilidad
tradicional.
¿que tipo de ayuda puede prestar un sistema de Costos ?
1 Proporciona información sobre la participación de cada sector en el gasto total de operación del
Establecimiento. Al facilitar el conocimiento de la relación existente entre el gasto efectuado en cada
sector y las atenciones prestadas por el, posibilita la acción directiva para una mejor utilización de los
recursos existentes, mediante la racionalización de la actividad administrativa.
2 Permite el pronóstico del gasto futuro de acuerdo con los gastos observados y la demanda
esperada.
3 A través de la comparación entre Costos reales actuales y los de periodos anteriores permite
detectar variaciones y facilita la búsqueda de sus motivos.
4 Sirve de base para fijar aranceles o convenir contratos con terceros.
5 Contribuye a la formulación de presupuestos por programas.
Existen dos métodos generales para la determinación de los Costos :
Por órdenes de trabajo, que consiste en cargar a cada unidad de producción, en forma
individual , los gastos que va ocasionando a lo largo del proceso de elaboración, procedimiento semejante
al utilizado en los sanatorios para la asignación de los gastos de laboratorio, Radiología, Farmacia, Etc. a
cada uno de los pacientes. El gasto por unidad se obtiene de la suma de estos parciales.
Por Proceso, aplicable en el caso de producción homogénea en el que no interesa la
individualización de los gastos ocasionados por cada unidad, sino el gasto promedio. El costo por unidad
resulta de relacionar el gasto total de la producción con el número de unidades producidas. Es el costo
que se obtiene , por ejemplo al dividir el gasto total de consultorios externos por el número de consultas
en el mismo periodo.
El método de Contabilidad de Costos que se implante debe cumplir con los siguientes requisitos:
1) Sencillez en el manejo.
2) Bajo costo en proporción con la ventaja (ahorro) esperada por su aplicación.
3) Provisión permanente de información útil, que facilite la toma de decisiones.
CLASIFICACIÓN
l)De acuerdo al momento de su determinación
Sistema de Costos por Absorción (Históricos): Es un sistema que registra los gastos a
medida que estos se van originando y que determina los costos totales después que se han prestado los
servicios o se ha efectuado la producción.
Son costos totalmente incurridos que solamente se computan en el momento del cierre o en el momento
final de un periodo.
En la práctica se aconseja como el primer camino a tomar cuando se comienza a implantar un sistema de
Costos en un Hospital.
Costos estandar (Predeterminados): Son aquellos que se calculan con anterioridad a la
prestación de un servicio o a la producción, tomando como base Normas o condiciones futuras específicas.
Los mismos comunmente surgen del comportamiento de los costos de un establecimiento similar o del
mismo Hospital despues de un lapso de haberse aplicado el costo por absorción.
Las bases generalmente se obtienen:
a) de aproximaciones generales o estimaciones;
b) científicamente, partiendo del estudio de los componentes del costo y normatizando el
comportamiento de los mismos.
ll) Por su variabilidad.
Costos Fijos: Son aquellos de tipo constante que no guardan relación con la modificación del
volumen de las prestaciones. Es decir, su monto generalmente no varía con el aumento o disminución de
las prestaciones o de la producción.
Ejemplos. Alquiler de locales, sueldo del personal directivo, etc.
En el caso de los Hospitales en General la planta del personal permanece constante a través de los
distintos presupuesto anuales, sin tener una relación directa con la modificación del volumen de
prestaciones que pueda operarse. Las modificaciones de sueldos se obtienen por acto administrativo de
carácter general, como son los convenios colectivos de trabajo, aumentos globales al personal de la
administración pública.
Costos Variables: Son aquellos que guardan una relación directamente proporcional con el
aumento o disminución de las prestaciones.
Ejemplos: Alimentación, medicamentos, placas radiográficas etc.
La separación en general
no puede ser tan rígida como conceptualmente se señala, la realidad y la
observación directa nos indican la existencia de algunos costos que muestran características de fijos y que
en determinadas circunstancias dejan de serlo, son los llamados semi fijos.
Hay algunos costos que varían en relación con el aumento de las prestaciones y que también pueden
reducirse por su disminución, pero para los cuales existe un límite: no pueden reducirse a cero
Ejemplo: En los Hospitales, la provisión de los alimentos puede reducirse en función de la disminución de
las prestaciones, pero no llegará a ser cero, puesto que no tiene sentido hablar que no se realiza ninguna
prestación.
lll) De acuerdo a la naturaleza de sus componentes:
Insumos o Materia Prima: comprende al elemento material necesario para llevar adelante el
servicio o terminar el producto.
Mano de Obra: está compuesto por el salario y todo otro gasto que involucra al RRHH.
Otros Gastos o Gastos Varios : Los que no fueron alcanzados por las caracteristicas
anteriores.
IV) Por el tipo de convenio con la Obra Social
Por Módulos
Por cápitación
Por Prestación
V) Por su imputación al Producto Terminado
Costos Directos: Son aquellos costos que se identifican con el bien o servicio producido.
Costos Indirectos: Son aquellos gastos necesarios para el funcionamiento operativo pero que
no pueden identificarse directamente con el producto terminado. Estos gastos son comunes a todas o
varias unidades de producción o servicio.
VI) Por la Modalidad de su Agrupamiento
Por Departaments.
Por Procesos
Por áreas de Producción
Por Líneas de Productos
Por edades-Sexos-Patologías
etc.
De todas estas clasificaciones, desde un punto de vista práctico buscaremos aquellas que sirvan a
nuestros fines. Según esto cumplen con ello, el grupo III en cuanto a la naturaleza de sus componentes,
el grupo VI) Por Procesos, la clasificación que define la variabilidad
terminado es decir, directos e indirectos.
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y por la imputación al producto
SISTEMAS DE COSTOS.
Conceptos preliminares.
Para aplicar un sistema de Costos es necesario cumplir con una serie de etapas previas que, no obstante
la necesidad de ser contempladas en forma individual y siguiendo un orden prefijado, forman parte de un
sistema orgánico.
Esto es fundamental, sobre todo para quien comienza a implementar un sistema de Costos en un Hospital.
Es oportuno ademas señalar que lo que se vá a desarrollar es aplicable a las diferentes caracteristicas que
como gestión operativa asumen los Hospitales, es decir, ya sean clínica, técnica y/o hotelera. Hospitales
grandes o pequeños. De alta o baja complejidad, de agudos o crónicos. Hospitales Generales o
Especializados. Etc.
En cada una de estas caracteristicas lo que va a variar es la incidencia de los elementos que componen los
Costos como así tambien el trabajo del analista que infiere en cuanto a su comportamiento.
Pero las etapas que se dan a continuación, son, por lo homogéneas, generales en su aplicación. Y, por
otro lado, estos son elementos para que cada uno pueda seleccionar y adaptar a lo particular del caso.
PRIMERA ETAPA: DIVISIÓN DEL ESTABLECIMIENTO EN SECTORES Y FIJACIÓN DE UNIDADES
DE PRODUCCIÓN.
a) Sectorización.
El problema principal que enfrenta un establecimiento hospitalario, al implantar un sistema de Costos, es
el de la diversidad de prestaciones que se cumplen en él y su consecuencia, esto es, la necesidad de una
multiplicidad de unidades para medir esas prestaciones.
Es decir ,no podríamos hablar de que en un hospital se elabora un producto único y, por lo tanto, nos
vemos obligados a determinar cuantos y cuáles son los productos que se elaboran para decidir cuantos y
cuáles son los sectores en que se debe dividir el establecimiento.Sabemos que esta sectorización, de una
u otra forma, es una realidad en los establecimientos hospitalarios por razones o principios técnicomédicos.
En una descripción de la realidad, por lo general, los hospitales no poseen un Organigrama o sus áreas
operativas no están perfectamente delimitadas o expresadas en el que existe
Conclusión: La implantación del sistema obliga a dividir al Hospital en sectores de actividad,definiendo
como tales a aquellos que tienen producción y gastos claramente atribuibles, y la posibilidad de referirlos a
una unidad de medida.
La selección y el número de sectores para los que interesa la obtención de costos debe responder a los
objetivos de la Dirección del establecimiento y, por lo tanto, es a ésta a quien corresponde su fijación,
dentro de los límites que imponen la economía en la obtención de la información y el nivel útil de
discriminación.
A los fines de la implantación del sistema es imprescindible agruparlos en tres grandes áreas:
SECTORES FINALES:
SECTORES INTERMEDIOS
SECTORES DE SERVICIOS GENERALES.
Sectores Finales: Son aquellos que hacen al objetivo del establecimiento, por ejemplo: consultorios
externos, internación, medicina de urgencia, etc.A ellos se dirigen los esfuerzos de todos los demas
sectores para que, unidos a los propios, se haga posible el cumplimiento de la finalidad del Hospital, es
decir la atención de los pacientes.
Sectores intermedios: Son los servicios auxiliares de diagnóstico y tratamiento, que complementan la
atención médica prestada por los sectores finales. Ejemplo: Laboratorio, Radiología, Farmacia, etc.
Sectores de Servicios Generales: Son aquellos no específicos de la actividad asistencial, que posibilitan
la tarea cumplida por los sectores intermedios y finales, no teniendo la mayoría de ellos una unidad de
producción determinada. Ej.: Dirección, Administración, Limpieza, etc.
PARA EJEMPLIFICAR SE ESTABLECE UN ORGANIGRAMA TIPO CON LAS DIVISIONES
MENCIONADAS:
ESQUEMA TÍPICO DE ORGANIZACION DE UN HOSPITAL
CONDUCCIÓN Y COORDINACIÓN
SECTORES INTERMEDIOS
Anestesiología
Enfermería
Farmacia
Dietética
Esterilización
Radiología
Laboratorio Clínico
Radioterapia
Histórias Clínicas
SECTORES FINALES
CLÍNICA MÉDICA
CLÍNICA QUIRURGICA
URGENCIAS
Alergia
Cirugía General
Cardiología
Cirugía Plástica y rep.
Dermatología
Ginecología
Endocrinología
Neurocirugía
Epidemiología
Obstetricia
Gastroenterología
Oftalmología
Geriatría
Oncología
Hematología
Otorrinolaringología
Medicina Interna
Proctología
Neurología
Traumatología
Nutrición y dietología
Ortopedia
Oncología
Neumología
Pediatría
Psiquiatría
Reumatología
Odontología
SECT. DE SERVIC. GRALES
Administración
Contabilidad
Personal
Gestión de stock-Compras
Facturación-Ctas. Ctes.
Costos
Convenios
Juridicos
Auditoría Interna
Control de Gestión
Estadisticas
Mantenimiento
Suministros
Lavandería
b) Fijación de Unidades de Producción
COSTO:
__________Gasto________________
Número de unidades producidas
Partiendo de esta definición y de la necesidad de sectorización de la que hablamos anteriormente, vemos
que se hace imprescindible establecer dichas unidades para determinar el costo unitario de la producción
elaborada por el Hospital.
Sabemos que hay sectores que producen para si y otros que brindan su producción o sus servicios a los
demas. Así, los sectores de servicios generales realizan su trabajo para los intermedios y finales, los
sectores finales utilizan además los servicios de los intermedios; esto avala la necesidad de determinar
unidades para poder medir con precisión esas prestaciones.
La oficina de estadistica del Hospital registra sistemáticamente una serie de datos sobre la producción de
los sectores, pero a menudo utiliza, según distintos criterios, varias unidades para un mismo sector. Para
el buen funcionamiento del sistema de costos es conveniente expresar la actividad de cada sector
mediante una sola unidad. Estas unidades deben reunir ciertas caracteristicas fundamentales.
a) Simplicidad y economía en su obtención.
b) Cobertura total de la producción del sector.
c) fácil identificación.
Pueden distinguirse los siguientes tipos de unidades de producción.
Reales: son aquellas que expresan directamente la actividad del sector, por ejemplo,
para el sector consultorio externo, consulta de primera vez, consulta ulterior e interconsulta.
Operativas: son aquellas que se eligen convencionalmente para expresar las distintas
actividades del sector mediante una sola unidad. Por ej. para consultorio externo, consulta médica sin
discriminación, para laboratorio, análisis, fijada convencionalmente para expresar la producción diversa,
del laboratorio en una sola unidad.
Ponderadas: son aquellas que resultan de expresar la producción heterogenea del
sector mediante relaciones cuantitativas entre las distintas unidades y aquella elegida como base o
referencia. En los casos en que sean necesarias ponderaciones, estas serán realizadas en el hospital y solo
serán válidas para ese hospital. Ejemplo: para estadisticas, registro de una paciente día igual a registro de
cuatro consultas externas.
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BASES DE DISTRIBUCIÓN O PRORRATEO:
Para prorratear la producción de los sectores que no cuentan con una unidad de producción diferenciada,
es necesario recurrir a criterios de distribución razonables que permitan asignar a los demas sectores los
servicios que de ellos reciban.
La lista de las unidades operativas de elección es la siguiente:
SECTORES FINALES:
Consultorio externo: consulta
Internación: egresos y pacientes-días
Guardia:
a) consultorio externo: consulta
b) Internación: egreso y paciente-día
c) atención domiciliaria: visita
Inmunizaciones: aplicación.
Saneamiento ambiental: inspección.
Sala de partos: parto
Quirófano: operación.
Docencia: hora docencia o agente instruido.
Investigación: Hora de investigación o unidad según programa.
Odontología: Atención.
SECTORES INTERMEDIOS:
Laboratorios: análisis.
Radiología:
Placa radiográfica útil;
un exámen radioscópico igual a una radiografía;
en caso de seriadas, cada placa es considerada una unidad.
Anatomía patológica: Exámen.
Fisioterapia o fisiatría: sesión
Alimentación: ración.
Radioterapia: sesión.
Radioisótopos: aplicación.
Endoscopias: endoscopia.
Electrodiagnósticos: electrodiagnóstico
Cuidado intensivo: paciente-día.
Banco de tejidos: injertos.
Anestesiología: anestesia.
Esterilización: paquete, tambor, caja o envoltorio.
Enfermería: Horas utilizadas en los sectores.
Hemoterapia: Litros de sangre,plasma u otros transfundidos.
Farmacia: pesos gastados en medicamentos.
Metabolismo: exámen.
Servicio social: caso fichado.
SERVICIOS GENERALES
Lavadero: Kg. o pieza de ropa lavada.
Ropería: pieza de ropa confeccionada.
Transporte: hora o viaje.
Servicio religiosos: cargado directamente a los sectores de internación en función de
pacientes-día y egreso.
Estadisticas: horas dedicadas a cada sector.
Bases de prorrateo:
Se utilizarán para aquellos sectores que no tengan unidades de producción diferenciada.
Dirección y Administración: cargado proporcionalmente al gasto directo de cada sector final o
intermedio.
Mantenimiento: En caso de existir órdenes de trabajo, se carga directamente al sector
correspondiente, en caso contrario se distribuye en función de los metros cuadrados ocupados por cada
sector final o intermedio, sin tener en cuenta los espacios comunes.
Electricidad: se distribuye en base a los metros cuadrados ocupados por cada sector.
Limpieza: Hora dedicada a cada sector. En caso de no existir registros, en base a los metros
cuadrados de cada sector final e intermedio.
Calefacción: en base a los metros cuadrados de cada sector final e intermedio.
OBSERVACIONES:
Quirófano: Si bien es un sector intermedio, se lo considera final por razones de metodología que más
adelante aclararemos.
Alimentación: Es un sector de servicio general; está ubicado entre los intermedios por las mismas razones
que el anterior. La ración diaria comprende: desayuno (0.1), almuerzo (0.5) merienda (0.1), cena (0.3).
El costo unitario de la producción del sector se determina dividiendo el GASTO TOTAL del mismo por EL
TOTAL DE LAS RACIONES PRODUCIDAS, pero para la distribución de dicho gasto total se obtiene otro
costo unitario, considerando exclusivamente las raciones destinadas a pacientes. Asi se obtienen dos
costos distintos de la ración:
a)Costo Unitario Real=
Gasto total del Sector
Número de unidades producidas.
(para pacientes y personal)
b)Costo Unitario utilizado para la distribución=
Gasto total del Sector
Número de unidades para pacientes
El valor a) expresa el costo unitario Real, en el sistema empleado tiene solo finalidad estadistica y de
administración interna del servicio.Cuando se desea obtener este costo se deberá recurrir a la oficina de
Estadistica que posee el dato de raciones destinada a personal.
El valor b) es el costo unitario que utilizaremos para la aplicación de este sistema de Costos, es siempre
mayor que el valor a).
Hay sectores que utilizan ciertos servicios en mayor grado que los demas. En estos casos sugerimos un
tratamiento especial para la aplicación de las bases de prorrateo.
Electricidad: teniendo en cuenta que algunos sectores, como radiología, o lavadero, consumen una
cantidad de Kw que no están en relación con su superficie sino con sus actividad específica , antes de
hacer la distribución en base a los metros cuadrados ocupados por cada sector, es conveniente asignar a
los primeros Kw realmente consumidos de acuerdo a lo que indiquen sus medidores, si estos no existieran
se recurrirá a las estimaciones que, sobre consumo, hagan las personas responsables de esos servicios.
Calderas: Lo expuesto en el párrafo anterior es válido como criterio para la distribución de los gastos de
ese sector con respecto a la Cocina, Lavadero, Calefacción, o a cualquier otro sector que utilice en forma
diferenciada sus servicios.
Estas consideraciones tienen vigencia en cualquier otro caso similar.
Servicio Religioso: En este caso nos referiremos unicamente a la asistencia espiritual . Cuando hubiere
religiosos que prestaran otro tipo de servicio serán asignados al sector donde trabajen. Por ej.: religiosa
que se desempeñe como enfermera o en tareas de economato.
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SEGUNDA ETAPA: CLASIFICACIÓN DE GASTOS
Egreso es toda salida o compromiso de salida de Dinero. Para el presente trabajo se reconocen dos
grande grupos : los gastos y las inversiones
En primer lugar es conveniente dejar establecida la diferencia entre los conceptos de GASTO E
INVERSIÓN y para hacerlo en una forma simple y aplicable a todos los casos nos olvidaremos de la
consideración Presupuestaria y así decimos que:
Gasto es todo aquello que se consume en su primera utilización, por ejemplo, sueldos, combustible,
gasas, medicamentos, alimentos, y también todo aquello que si bien no desaparece en su primer uso,
nuestra experiencia y su vida precaria hacen que para el método en estudio lo consideremos como gasto,
ya que su vida útil no sobrepasará un periodo de un año aproximadamente; por ejemplo jeringas para
inyecciones, agujas, artículos de bazar menaje, ropa de cama, etc.
En estos últimos ejemplos de gastos en elementos no fungibles y cuya duración supera al mes, por
ejemplo ropa de cama (no descartable), s edebe distribuir su valor en el tiempo que técnicamente se usa
dicha prenda. Por ej., si dada la rotación y forma de lavado una sábana dura 4 meses . el valor a impitar
mensualmente es su costo de adquisición dividido 4 ($/4)
Por supuesto que este prorrateo debe hacerse considerando su significación o incidencia económica,
teniendo como objetivo la simplicidad del sistema.
Llamamos Inversión a lo que no participa de las características precitadas, es decir que su vida útil
supera un período anual. Por ejemplo electrocardiógrafo, tomógrafo, computadoras,etc. en este caso
coincidimos con la consideración presupuestaria, La forma de hacer incidir la Inversiones en el Costo es a
traves de las amortizaciones.
Para ello se suelen utilizar unidades de tiempo o de producción (años, o números de aplicaciones o usos)
durante lo que se supone prestará servicios. Esto comunmente acompaña a la documentación técnica de
los bienes.
Si un tomógrafo vale $6.000 y puede prestar servicios por 4 años, convenimos en asignar al costo anual
$1.500. y al costo mensual $125. Si el criterio fuera por unidades de aplicación, debería dividirse el valor
total $6.000.- por el nº asignado y esto dará el costo por aplicación. Consecuentemente multiplicamos
este valor por el nº de aplicaciones mensuales y obtenemos el costo mensual de uso del tomografo.
Pueden ademas emplearse o establecerse una infinidad de criterios para hacer incidir el costo de un bien
desterminado sobre la unidad o servicio prestacional, (partiendo de la base de que la amortización es una
herramienta técnica contable para deterrminación del valor de uso o de reposición.) Para ello debe primar
siempre lo racional y empirico de quien aplica estas herramientas
Cabe agregar que el concepto de gasto incluye, además, lo que se paga al personal por sueldos,
aguinaldo, bonificaciones, etc.y los aportes patronales correspondientes.
Por la particularidad financiera de los Hospitales públicos, no consideraremos en el presente la
Obsolecencia tecnológica que sobreviene por la aparición de una más avanzada técnica o un aparato más
moderno.
Resumiendo, definimos gasto, como el conjunto de bienes no durables y servicios, susceptibles de ser
expresados en unidades monetarias, necesarios para llevar a cabo la producción del período. Llamaremos
al gasto así definido, Gasto de operación o funcionamiento.
Deben considerarse todos los gastos de operación y funcionamiento que se originen por la actividad del
hospital cualquiera sea la fuente de financiamiento. Mencionaremos a continuación las fuentes de
financiamiento mas comunes:
Financiamientos Directos
Presupuesto Público :Nacional
Provincial
Municipal
Obras Sociales
Compañias de Seguro
Pacientes no mutualizados con capacidad de pago
Financiamientos Indirectos
Aportes de Cooperadoras
Donaciones
Otras Fuentes (donaciones destinadas a Gastos)
Aclarado así el concepto de gasto y teniendo en cuenta la sectorización ya efectuada, nos vemos
enfrentados con ciertos problemas a los que hay que dar solución para poder establecer el método.
Sabemos que hay algunos sectores que trabajan para servir a los demás , son los de Servicios Generales;
otros que se sirven de los restantes sin prestar servicios a ninguno, son los finales; y los intermedios que
se sirven de algunos (de los servicios generales) y sirven a otros ( a los finales). De este concepto surge
que todos los sectores tendrán gastos que les son propios y, a excepción los de servicios generales,
tendrán, además, otros gastos que les son transferidos de otro sectores, en virtud de que utilizan sus
servicios.
Cada sector de un Hospital dispone de personal y de bienes materiales que le son adjudicados para
alcanzar sus objetivos. Mediante el trabajo de ese personal y la utilización o consumo de esos bienes es
que el sector realiza sus prestaciones a pacientes o brinda sus servicios a otros sectores.
Debe quedar aclarado que todos los sectores cuentan con una dotación propia de elementos humanos y
materiales necesarios para cumplir con sus tareas especificas.
Ambos tipos de recursos les son asignados en forma directa, conformando lo que en este manual se
define como GASTO DIRECTO de cada sector, siendo su utilización de responsabilidad exclusiva del
sector.
Además los sectores necesitan para su funcionamiento contar con apoyo de otros sectores que les brindan
sus servicios. Es lógico, entonces, que una parte del gasto de esos otros sectores se transfiera al sector
destinatario en proporción a las prestaciones recibidas, constituyendo el GASTO INDIRECTO de dicho
sector.
Hay por consiguiente, dos categorías de gastos:
GASTOS DIRECTOS: de cada sector: son aquellos que le son propios, es decir que se pueden atribuir
directamente al sector. Comprenden gastos en personal y otros gastos. Por ej.: Sector Radiología; Sueldo
de Radiólogo, auxiliar de radiología, etc.; placas radiográficas y drogas de fijado, revelado, etc.; Sector
Laboratorio: sueldo de bioquímico, auxiliar, etc., reactivos, etc.; Sector Alimentación: Sueldo de dietista,
de personal de cocina, etc.; alimentos, etc.; Transporte: sueldo de choferes, etc.; combustibles,
lubricantes, etc.
GASTOS INDIRECTOS de cada sector: Es la parte proporcional del gasto de los sectores cuyos servicios
fueron utilizados por el sector que estamos considerando. Es decir que son gastos transferidos. Por eje., el
Gasto de Administración, cargado a Farmacia es indirecto con respecto a esta última. Cuando como en
este caso, los gastos transferidos son los de un sector de Servicios Generales, los llamamos Gastos
indirectos provenientes de Servicios Generales; Cuando el gasto distribuido proviene de un sector
intermedio toma el nombre de Gasto Indirecto proveniente de Sectores Intermedios; por ej. el gasto de
laboratorio que por distribución corresponda a Consultorio Externo.
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GRAFICO DE LA COMPOSICIÓN DEL GASTO TOTAL
SERVICIOS GENERALES
GASTO DIRECTO
SERVICIOS GENERALES
SECTORES INTERMEDIOS
SECTORES FINALES
GASTO DIRECTO
SECT. INTERMEDIOS
GASTO DIRECTO
SECTORES FINALES
GASTO INDIRECTO
PROVENIENTE DE
SERVICIOS GENERALES
GASTO INDIRECTO
PROVENIENTE DE
SERVICIOS GENERALES
GASTO INDIRECTO
PROVENIENTE DE
SECT. INTERMEDIOS
GASTO TOTAL
SERVICIOS GENERALES
GASTO TOTAL
SECT. INTERMEDIOS
GASTO TOTAL
SECTORES FINALES
NECESIDADES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
Antes de ir al desarrollo de los esquemas y planillas es preciso hablar de las áreas de Costos en General,
su organización y elementos para su funcionamiento. Considerando ademas la casi nula existencia de
estas áreas en la mayoría de los Hospitales Públicos de Auto Gestión del pais se darán marcos empíricos
de utilidad para su funcionamiento. En atención a la confidencialidad de los datos que maneja es
pertinente que el área de Costos deba depender directamente de la Dirección del Hospital. Cabe aclarar
que si existe un Consejo de Administración los datos deben ser de conocimiento de sus Integrantes pero
la toma de decisión debe emanar de una o dos personas.
En cuanto a su conformación, y tal cual se estableció al comienzo de este trabajo , aconsejamos un
mínimo de Estructura pero de alta calidad y confidencialidad.
Para la implantación del sistema es necesario contar con dos grandes ayudas:
1.- Información precisa y clara.
2.- Que esa información fluya constantemente desde su origen hasta la oficina que la resumirá, en forma
rápida y ordenada.
3.- Colaboración en alto grado de los jefes o encargados de las áreas.
Por supuesto que los responsables de Costo deberán ajustar sus requerimientos iniciales a las necesidades
y posibilidades de cada Hospital.
Ello implica tener en cuenta la organización existente, tamaño y complejidad del Establecimiento y hasta
donde se quiere llegar con el Programa de Costo.
En un Hospital grande es necesario poner énfasis en la coordinación de la toma de datos y en la
informatización de la consolidación de los mismos
Cuestión importante de señalar, para quien emprende por primera vez esta tarea, es el escalonamiento de
las metas a alcanzar, con objetivos cortos y de rápido resultado. Sin embargo el compromiso debe ser el
comprender un Programa razonablemente completo que evitará esfuerzos posteriores.
Así, al poco tiempo de terminado el período en estudio, se podrán conocer los costos de lo producido en el
mismo, y el sistema cumplirá con uno de sus principales cometidos, suministrando a la Dirección elemento
de juicio para tomar decisiones, orientar esfuerzos y eliminar fallas en el funcionamiento.
Para cumplir con la finalidad propuesta, son entonces grandes aliados: el eficaz funcionamiento de las
oficinas: contable, de Estadísticas y de Personal. Ellas nos van a suministrar información sobre los
consumos por sector, la producción de los sectores y el personal que cumple funciones en los mismos,
respectivamente.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS
El sistema a aplicar es un sistema de Costos por Proceso ( por esa razón hemos hablado de la
sectorización como condición necesaria para su implantación) que tendrá las siguientes características:
1.- Acumulación de los gastos en un periodo previamente establecido, que podrá ser semestral o anual.
2.- Asignación de los gastos a cada sector.
3.- Transferencia de los gastos de uno a otros sectores, según los servicios prestados. En el sistema que
aplicaremos no distribuiremos los gastos de los servicios generales entre sí, aunque sabemos que en
realidad los sectores de servicios generales se sirven unos a otros por ej. la oficina de personal no solo
liquida los sueldos de personal de los sectores finales e intermedios, sino también los de personal de
administración o de lavadero, que son servicios generales. Adoptamos este criterio de no distribuir los
gastos de los servicios generales, entre ellos, como una simplificación, ya que de todos modos, la
diferencia en los costos que obtendremos, de una u otra forma, no será muy importante, y el sistema
adoptado es más simple en su aplicación.
Lo expuesto también es válido como fundamento para distribuir los gastos de los servicios que se prestan
los sectores intermedios entre si, ni los que se brindan entre sí los sectores finales (ej: Interconsulta).
Sin embargo cuando se desee conocer el Costo de un servicio determinado con mayor precisión puede
efectuarse un estudio especial, incluyendo también la distribución de los servicios que se prestan los
sectores de un mismo nivel entre sí.
Hay dos sectores que merecen una consideración especial, debido a sus características:
QUIRÓFANO: Es un típico sector intermedio que recibe prestaciones de los sectores de servicios generales
y presta servicios a los finales, pero dado que las prestaciones que recibe de los demás sectores
intermedios: hemoterapia, radiología, laboratorio. etc.son muy significativas, lo ubicaremos como final, a
fin de cargarle los gastos de dichos sectores intermedios sin alterar la regla general ya enunciada.
Lo dicho puede adecuarse para ALIMENTACIÓN, ya que siendo de servicios generales será tratado como
intermedio.
oooooooooooooooooooooooooooooo
Datos necesarios para el funcionamiento del sistema:
Los datos fundamentales que necesitamos para obtener los costos del periodo en estudio son los
siguientes:
1.- Datos sobre personal:
a) Montos de los gastos en personal, que comprenderán no solo los sueldos y otras
retribuciones que perciban los agentes, sino también las cargas sociales que correspondan a ellos;
b) Información referente a la distribución de dicho personal o de sus horas de trabajo en
los distintos sectores.
2.- Monto de otros gastos, clasificados por partida presupuestaria y por sector que
originó los consumos.
3.-
Producción
de
cada
sector,
expresada
en
las
unidades
establecidas
precedentemente.
Origen de los datos:
Veamos ahora de donde proceden los datos que hemos establecido como necesarios.
1.- Personal:
a) Gastos en Personal: este gasto debe ser suministrado por la oficina de personal, que lo obtiene
de la planilla de liquidación de haberes; debe determinar el monto bruto de los sueldos y bonificaciones
pagados (monto bruto= Monto neto pagado+ Retenciones practicadas al agente) y adicionarle el monto
de aporte patronal correspondiente y la parte proporcional del sueldo anual complementario.
b) Distribución del personal en sectores: La oficina de personal deberá tener perfectamente
actualizadas las tarjetas de personal, las que describiremos más adelante y de las que se extrae esta
información.
2.- Otros Gastos:
Este dato fluye hacia la oficina de costos, o persona encargada de costos, desde los distintos depósitos del
establecimiento que deben enviarle una copia del remito de materiales.
3.- Producción de los Sectores:
Este dato lo proporciona la oficina de Estadísticas del Establecimiento que debe enviar mensualmente, a
Costos el Resumen de Producción de Internación y Consultorio Externo y el Resumen de Producción de
Sectores intermedios y de los Servicios Generales (en este último caso cuando ella pueda ser medida en
unidades) y su distribución en los sectores destinatarios.
Recolección y Consolidación de la información:
Esta tarea, que debe ser realizada por la oficina de Costos o la persona encargada de Costos, se basa,
salvo situaciones de carácter particular, en la información detallada precedentemente, y así se obtiene:
1.- Listado de todos los sectores:
Clasificados en Finales, Intermedios y de Servicios Generales, Constituye el dato base y por lo tanto el
primer paso en la recolección de la información. Esto obliga a una revisión minuciosa en todas las
actividades que realiza el establecimiento. Debe verificarse que los sectores así definidos comprendan la
totalidad de las funciones que cumple el hospital. Cada uno de los sectores debe tener gasto y producción
claramente atribuibles.
2.- Listado de personal:
Según la función real que desempeña, categoría, dependencia, horas contratadas y trabajadas y
distribución de las horas en los distintos sectores.
Si existieran agentes honorarios y adscriptos al establecimiento deben consignarse en este listado. El
personal que perciba remuneraciones y no preste servicios (becarios) figura con horas nulas.
La información para la confección de este listado debe ser suministrada por la oficina de personal, y con él
se confeccionan los cuadros 1 y la de personal.
3.- Listado de Otros Gastos:
Se listan los gastos de acuerdo al nomenclador en uso, clasificados por partida parcial. Estos datos son
suministrados por la oficina de Contabilidad del hospital. Con este listado se confecciona el cuadro 2 de
Otro Gastos.
Estos tres listados sirven como base para el llenado de las planillas que mas adelante comentaremos;
deben ser confeccionados en el momento de la implantación del sistema siendo imprescindible que sean
mantenidos rigurosamente actualizados. En el anexo, se sugiere un diseño para su confección. Una vez
verificada la información recogida en el establecimiento es consolidada en ocho cuadros . Los cuadros 1,
1a y 2 consolidan las información sobre los recursos disponibles en personal y Otros Gastos, y su
distribución en los sectores. El cuadro 3 consolida la información sobre la producción de los sectores y su
distribución en los sectores. El cuadro 4 consolida la información de los anteriores sirviendo para la
determinación de los costos unitarios directos de cada sector.
El cuadro 5 resume la información consolidada en los anteriores a los fines de la determinación del costo
unitario total de cada sector.
Los cuadros 5a, 5b y 5c son auxiliares para la confección del cuadro 5 y determinan la distribución de los
gastos Indirectos de los Sectores de los Servicios Generales y de los Sectores Intermedios en los sectores
que corresponda.
PERIODICIDAD EN LA CONFECCION DE LOS CUADROS
El cuadro 5 “Composición del Gasto Total por Sectores y Determinación del Costo Unitario Total”, debe ser
elaborado semestralmente o anualmente.
El cuadro 4 “Elaboración del Costo Directo”, se confecciona mensualmente.
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DESCRIPCIÓN DE LOS CUADROS DEL SISTEMA
CUADROS DE RECOLECCION DE LOS DATOS.
CUADRO I.- DISTRIBUCIÓN DEL PERSONAL POR FUNCION, CATEGORIA Y DEPENDENCIA.
Objetivo: Determinar los gastos horarios en personal por función real, categoría y dependencia.
Instrucciones para su confección:
En la Columna 1 se consigna la función real de los agentes.
En la columna 2 se determina la categoría a la que pertenecen los agentes indicados en la columna 1.
En la columna 3 se consigna la dependencia (nacional, provincial, municipal, etc, ) de los agentes
involucrados en la columna 1 y 2 .
En la columna 4 se indica el número de los agentes existentes con la misma función real, categoría y
dependencia.
En la columna 5 se consigna el total de horas contratadas (en una primera aproximación no se utilizan
horas trabajadas) de los agentes indicados en la columna 4.
En la columna 6 se anota el gasto en personal originado por los agentes indicados en la columna 4, que se
obtiene de las tarjetas de personal: Este total incluye las remuneraciones percibidas por el personal que
no presta servicios (Becarios). Para los agentes honorarios se registran sus horas de trabajo sin asignarles
remuneración, los adscriptos, horas y remuneración en el lugar donde prestan servicios.
En la columna 7 se consigna la cantidad que resulte de dividir las cantidades de la columna 6 por las de la
columna 5.0000000000000000000000000000
CUADRO 1a.-- HORAS Y GASTO POR TIPO DE PERSONAL Y SECTOR
Objetivos: Determinar el gasto directo de cada sector en personal agrupado por función, categoría y
dependencia.
Instrucciones para su confección:
En la columna 1 se indica el sector correspondiente.
En la columna 2 se consigna la función real de los agentes que prestan servicios en ese sector.
En la columna 3 se determina la categoría de los agentes consignados en la columna 2.
En la columna 4 se termina la dependencia de los agentes involucrados en las columnas 2 y 3.
En la columna 5 se coloca el Nº de agentes con la misma función, categoría y dependencia de
cada sector.
En la columna 6 se coloca el total de horas contratadas de los agentes con la misma función,
categoría y dependencia indicados en la columna 5.
Todos los datos mencionados anteriormente surgen del listado de personal.
En la columna 7 se consigna el gasto en personal originado por los agentes con una misma
función real, categoría y dependencia del sector correspondiente, que se obtiene multiplicando el costo
unitario de la columna 7 del cuadro 1 por las horas de la columna 6 de este cuadro.
En la columna 8 se coloca el total de los sueldos percibidos por los agentes pertenecientes a un
mismo sector.
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CUADRO 2 .-- TOTAL DE OTROS GASTOS DIRECTOS POR PARTIDA Y POR SECTOR.
Objetivo: Determinar el total de otros gastos directos por sector, ordenándolos por partida
presupuestaria.
Instrucciones para su confección:
En la columna 1 se consigna la numeración de la partida de gastos consignando el nombre de la
partida parcial, según nomenclador nacional, o su equivalente en el caso de otros nomencladores.
Este otro dato se obtiene del listado de otros gastos.
La columna 2 se consigna el gasto total del establecimiento correspondiente a cada partida
parcial, que se obtiene sumando todos los remitos de material correspondientes a la misma partida.
En las columnas siguientes (una por cada sector ) se consigna la distribución de dicho gasto en
los sectores, la que se obtiene sumando todos los remitos correspondientes a cada sector, dentro de cada
una de las partidas detalladas.
La columna 11 es de verificación y debe coincidir con la columna 2.
El área de Costos posee una copia de cada remito de material y para confeccionar este cuadro las
deberá ordenar, primero por partida parcial, y dentro de cada partida parcial por sector.
0000000000000000000
CUADRO 3.- DISTRIBUCIÓN DE LA PRODUCCIÓN DE LOS SECTORES
Objetivo: Asignar las unidades de producción de los sectores de servicios generales a los intermedios y a
los finales, y las de los sectores intermedios a los finales.
Instrucciones para su confección:
En la columna 1 se listan los sectores en que se dividió el establecimiento según listado de
sectores agrupados de arriba hacia abajo en sectores de servicios generales, intermedios y finales(para los
sectores de servicios generales que no tengan unidad de producción diferenciada se llenará solamente
esta columna).
En la columna 2 se indica la unidad de producción de cada sector.
En la columna 3 se consigna el total de la producción de cada sector correspondiente al periodo
considerado, dato que surge para los sectores generales e intermedios del “Resumen de la producción de
sectores intermedios y generales” y para los sectores finales del “Resumen Mensual de la producción de
Internación y Consultorios externos”. Estas Planillas forman parte del Sistema nacional de Estadísticas
Hospitalarias.
De la columna 4 en adelante se coloca la distribución de la producción registrada en los sectores,
dato que se obtiene de la columna correspondiente de los resúmenes anteriormente mencionados. En el
ejemplo del cuadro adjunto se ha considerado como si el establecimiento tuviera un solo sector de
consultorio externo y un sector de internación; cada uno de estos sectores deben ser desagregados si es
que la complejidad del hospital así lo requiere. Ej. Consultorio Externo de Clínica Médica, Consultorio
Externo de Clínica Quirúrgica, Internación de Pediatría, Internación de Obstetricia, Etc.
0000000000000000000
CUADROS DE ELABORACIÓN DE COSTOS
CUADRO 4- ELABORACIÓN DE COSTOS DIRECTOS
Objetivo: Obtener el costo directo unitario de la producción de cada sector.
Instrucciones para su confección:
En la columna 1 del cuadro se listan los sectores agrupados de arriba hacia abajo en
Finales
Intermedios
De servicios Generales.
En la columna 2 se consigna el gasto en personal de cada uno de los sectores;los datos se
extraen de la columna 7 del cuadro 1a de Personal por sectores.
para el llenado de la columna 3 los datos se extraen del total de la columna correspondiente al sector
considerado del cuadro 2 “Total de otros gasto Directos por partida y sector”
La Columna 4 se obtiene por la suma de las dos anteriores.
En la columna 5 se consigna el total de la producción de cada uno de los sectores, que se extraen
de la columna 3 del cuadro 3.
La columna 6 es el resultado de la división entre las columna 4 y 5, y nos da el costo unitario
directo de cada sector.
000000000000000000000000
AREA
COD.
ESTABLEC.
AÑO
Nº DE UNIDS.
COSTO
CUADRO 4
ELABORACIÓN DEL COSTO DIRECTO
SECTORES
·(1)
LES
Consultorio Externo
NA
Internación
FI
Subtotal
Quirófano
...............................
OS
Farmacia
DI
ME
Laboratorio
Radiología
TER
Enfermería
IN
Subtotal
Alimentación
.................................
......
Dirección
LES
Administración
RA
Limpieza
NE
mantenimiento
GE
Estadisticas
S.
Lavadero
Subtotal
...............................
TOTALES
GASTOS DIRECTOS
PERSONAL
GS.VS.
TOTAL
PRODUCIDS.
UNITARIO
·(2)
·(3)
·(4)=(2+3)
·(5)
·(6)= (4:5)
CUADRO 5.- COMPOSICIÓN DEL GASTO TOTAL POR SECTORES Y DETERMINACIÓN DEL COSTO
UNITARIO TOTAL
Objetivo:Determinar el Costo unitario total de la producción de los sectores. En consecuencia, es el
cuadro en que se resume la información preparada en todos los demás.
Observación: para la confección de este cuadro es necesario haber confeccionado previamente los
cuadros auxiliares 5a, 5b y 5c, por lo cual recomendamos estudiar primero las instrucciones para estos
últimos.
Instrucciones para su confección:
En la columna 1 se consigna la denominación de los sectores, agrupados en sectores finales
intermedios y de servicios generales.
La columnas 2 y 3 consignan los gasto en personal y otros gastos de cada uno de los sectores, y
son transcripción de las columnas 2 y 3 del cuadro 4 (elaboración de Costos Directos).
La columna 4 se
obtiene de la suma de las dos anteriores y representa el gasto total directo del sector. La suma de los
subtotales de la columna 4 nos da el gasto total de la operación del establecimiento. La columna 5 se
obtiene de la columna 3 del cuadro auxiliar 5a, y la columna 6 de la columna 5 del mismo cuadro auxiliar.
En las columna 7 y 8 y en las siguientes si las hubiere (habrá una por cada sector de servicios
generales con unidad de producción diferenciada), se transcribe el importe que, para cada sector final
intermedio, surge de la columna de gastos correspondiente al sector del cuadro auxiliar 5b.
En la columna 9 se consigna el total de los gastos indirectos provenientes de Servicios Generales,
y será el resultado de la suma de las columnas 5,6,7,8 y subsiguientes si las hubiere.
La columna 10 expresa la suma de las columnas 4 y 9, es decir Gastos Directos más Gastos
Indirectos, provenientes de Servicios Generales de los sectores finales e intermedios; el total de esa
columna debe ser igual al total de al columna 4 y volverá a reproducir el gasto total de la operación del
establecimiento.En la columna 11 a 15 inclusive, se transcriben los gastos de los sectores intermedios,
dato que se obtiene de la columna de gastos correspondiente a cada sector del cuadro auxiliar 5c. Por ej.:
En la columna 11 se transcriben los gastos en Farmacia atribuidos a Consultorio externo, Internación y
Quirófano en el cuadro auxiliar 5c
La columna 16 expresa el total de los gastos indirectos provenientes de los sectores intermedios,
para cada sector final resulta de la suma de las columnas 11 a 15, inclusive.
La columna 17 es el resultado de la sima de las columnas 10 y 16, es decir expresa el gasto total,
directo, indirecto de servicios generales y de sectores intermedios, de los sectores finales. la suma de los
importes de esta columna reproduce el gasto total de la operación del establecimiento y debe ser igual a
los totales de las columnas 4 y 10.
Las columnas que consignan la producción expresada en números de atenciones de cada uno de
los sectores finales, intermedios y de servicios generales se identifican con el número 18, y ellas permiten
el cálculo del costo por atención de todos los sectores que registran su producción; este costo unitario se
consigna en las columnas identificadas con el Nº 19 y es el resultado de dividir la columna del total del
gasto de cada sector por el número de unidades producidas por el sector.
Este cuadro permite conocer la composición y el total de los gastos correspondientes a cada uno
de los sectores finales, intermedios y de servicios generales y, además, el costo por atención de cada uno
de los sectores.
En el ejemplo se ha dividido el establecimiento en un número determinado de sectores, con la
finalidad de explicar la metodología a aplicar. Esta división no debe se considerada como obligatoria,
puesto que como se mencionó anteriormente, el número de sectores está dado por la Dirección de cada
Hospital, de acuerdo a los objetivos prefijados y las características particulares de cada establecimiento.
00000000000000000000000
CUADROS AUXILIARES
DISTRIBUCIÓN DE GASTOS DE LOS SECTORES DE SERVICIOS GENERALES EN LOS
INTERMEDIOS Y FINALES.
Los Gastos Directos de los sectores de Servicios Generales son distribuidos en los sectores de producción
final e intermedia, pasando a constituir los gastos indirectos de estos sectores.
Al encarar esta tarea nos encontramos con algunos de los sectores de servicios generales, por
características propias, obligan a realizar aproximaciones para poder lograr la distribución de sus gastos.
Esto se produce por la imposibilidad de determinar unidades de producción para estos sectores y, en
consecuencia, medir con precisión los servicios que prestan a otros sectores.
Es entonces necesario, en ciertos casos, buscar una base de distribución que revista, fundamentalmente,
características de razonabilidad.
Una primera base de distribución, para ciertos sectores, es repartir sus gastos en función de los
gastos directos de los departamentos que reciben sus servicios. Es razonable pensar que aquel sector que
tenga
mayor proporción de gastos directos, deberá recibir una parte proporcionalmente mayor en el
prorrateo de los gastos de sectores como Dirección, Administración y otros similares.
Una segunda base de distribución, para otro tipo de sectores, es la de repartir sus gastos en función
de la superficie que ocupan los sectores destinatarios del prorrateo. Así, reviste características de
razonabilidad que el sector que ocupa mayor superficie reciba en mayor medida los gastos de limpieza,
calefacción y otros similares.
Teniendo en cuenta lo expresado, y el hecho de que otros sectores de servicios generales, como
transporte, lavadero, tienen unidades de producción claramente definibles y asignables, podemos hablar
de 3 tipos de servicios generales:
De Tipo A: Aquellos cuyos Gastos se distribuyen en base al monto de gastos directos de los sectores
destinatarios de sus servicios (Sectores intermedios y finales).
De Tipo B: Aquellos cuyos gastos se distribuyen en base a la superficie ocupada por los sectores
intermedios y finales.
Otros Servicios Generales:Que distribuyen sus gastos en base a unidades de su producción que recibió
cada sector final e intermedio. De acuerdo a estas consideraciones confeccionaremos 2 cuadros para
distribuir los gastos de los sectores de servicios generales en los intermedios y finales que, como ya
dijimos, son auxiliares del cuadro 5.
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CUADRO 5a .- DISTRIBUCIÓN DEL GASTO DE LOS SERVICIOS GENERALES DE TIPO A Y B EN LOS
SECTORES FINALES E INTERMEDIOS.
Objetivo: atribuir a cada sector final e intermedio los gastos de aquellos sectores de servicios generales
que se distribuyen en base a los gastos indirectos o a la superficie ocupada, según lo que hemos dicho
anteriormente.
Instrucciones para su confección:
La columna 1 consigna la denominación de los sectores agrupados en finales e intermedios .
La columna 2 corresponde al total de los gastos directos de cada sector final e intermedio dato
que se obtiene del cuadro 4, columna 4.
En la columna 3 se consignan los gastos de servicios generales de TIPO A ( corresponden a
Dirección y Administración) los cuales han sido distribuidos proporcionalmente al gasto directo de cada
uno de los sectores,
Para la distribución de los gastos de servicios generales de Tipo A se procede a dividir el total de
gastos directos de tipo A ( Dirección y Administración) por el total de los gastos directos de los sectores
finales e intermedios. Este coeficiente se multiplica por los gastos Directos de cada uno de los sectores
(finales e intermedios) y el producto se transcribe para cada uno delos sectores finales e intermedios, en
la columna 3.
La columna 4 consigna la superficie cubierta expresas en m2, de cada uno de los sectores finales
e intermedios.
La columna 5 expresa la distribución de los gastos de servicios generales de tipo B en base a los
m2. que corresponden a cada uno de los Sectores.
Recuérdese que una vez distribuidos los gastos directos de los Servicios Generales, pasan a constituir los
gastos Indirectos de los sectores a los cuales han sido asignados.
En la Columna 6 se suma horizontalmente, para cada uno de los Sectores Finales e intermedios,
El gasto Directo (columna2 ) mas el Gasto Directo proveniente de los Servicios Generales de tipo A
(columna 3) mas el gasto indirecto proveniente de Servicios Generales de Tipo B (columna 5).
AREA
COD
ESTABLEC.
AÑO
CUADRO AUXILIAR 5a
DISTRIBUCIÓN DEL GASTO DE LOS SERVICIOS GENERALES DE TIPO "A" Y "B" EN LOS
SECTORES FINALES E INTERMEDIOS
SECTORES
GASTO
DIRECTO
GTOS DE S.G.
DE TIPO "A"
SUPERFICIE
DE LOS SECT.
GTOS. DE S.G.
DE TIPO "B"
TOTAL
·(1)
·(2)
·(3)
·(4)
·(5)
·(6)=(2+3+5)
TOTAL A DISTRIBUIR
(B)
(E)
FINALES
INTERMEDIOS
TOTALES
(A)
GASTOS DE SERVICIOS GENERALES DE TIPO "A"
(D)
B
C
A
GASTOS DE SERVICIOS GENERALES DE TIPO "B"
E
D
F
CUADRO 5b.- DISTRIBUCIÓN DEL GASTO DE “OTROS SERVICIOS GENERALES” EN LOS SECTORES
FINALES E INTERMEDIOS.
Objetivo: Asignar a cada sector de producción final o intermedia los gastos de aquellos sectores de
Servicios Generales que tienen una unidad de producción claramente definida.
Instrucciones para su confección:
En la columna 1 se consignan los sectores de servicios generales que tengan unidades de
producción definida.
En la columna 2 se consigna el gasto directo de cada uno de dichos sectores que se extrae de la
columna 4 del cuadro (Elaboración de Costos Directos).
En la Columna 3 se consigna el total de unidades producidas por c/u de los sectores
anteriormente mencionados, que surge de la columna 5 del cuadro 4.
La columna 4 expresa el costo unitario de dichos sectores y se obtiene dividiendo cada uno de los
importes de la columna 2 por el número de unidades correspondiente, de la columna 3, y debe ser igual al
de la columna 6 del cuadro 4.
Las columnas siguientes corresponden a los sectores finales e intermedios (habrá dos por sector,
una para el número de unidades que recibió de los servicios generales y otra para el gasto
correspondiente). La primera se obtiene de la columna correspondiente del cuadro 3. Por ejemplo: las
unidades de Lavadero consumidas por Internación se tomarán de la columna de Internación del cuadro 3
(que en el ejemplo es la columna 5).
La columna de Gastos de cada sector, se obtendrá multiplicando las unidades recibidas por dicho
sector por el costo unitario (columna 4).
Las dos últimas columnas (en el ejemplo 19 y 20) son la verificación, la primera de unidades y la
segunda de gastos. La columna 19 se obtiene sumando las columnas de unidades de todos los sectores y
debe coincidir con la columna 3. La columna 20 se obtiene sumando la columna de gastos de todos los
sectores y debe coincidir con la columna 2.
00000000000000000000000
DISTRIBUCIÓN DE LOS GASTOS DE LOS SECTORES INTERMEDIOS EN LOS SECTORES FINALES.
Cuadro 5c.- DISTRIBUCIÓN DE LOS GASTOS DE LOS SECTORES INTERMEDIOS.
Objetivo: Determinar el gasto a transferir a cada sector final por los servicios recibidos de los sectores
intermedios.
Instrucciones para su confección.:
La columna 1 consigna la denominación de los Sectores de producción Intermedia.
La columna 2 consigna el total del gasto (Directo e Indirecto de Servicios Generales), de esos
sectores se obtiene sumando el total horizontal de la columna 6 del cuadro 5a mas el total de columna
gasto del cuadro 5b, correspondiente al sector intermedio en consideración.
En la columna 3 se indica la producción realizada por los sectores intermedios, que surge de la
columna 3 de cuadro 3.
En la columna 4 se coloca el costo unitario de la producción para o cual se debe dividir la
columna 2 por la columna 3.
En las siguientes columnas se indican alternativamente la cantidad de unidades que se obtendrán
de la columna correspondiente al cuadro 3 y el gasto que estas representan, que resulta de multiplicar las
unidades recibidas en cada sector final por el costo unitario del sector cuyo gasto estamos distribuyendo
(columna 4).
0000000000000000000000
ESQUEMA DE LA INTERRELACIÓN DEL SISTEMA.
El método en estudio, tal como se grafica, consta de tres niveles:
a) Información preexistente a la aplicación del sistema de costos.
b) Adecuación de esa información a las necesidades del sistema.
c) Sistema de Costos
1. Registro y consolidación de la información obtenida.
2. Elaboración y determinación de costos.
En el flujograma se detallan esquemáticamente, las fuentes de información primaria que alimentan el
sistema de costos (a), el vínculo entre los registros originales y los cuadros del sistema (b) y de los
cuadros del sistema entre si (c1 y c2).
Para el eficaz funcionamiento del sistema es fundamental la relación de secuencias, que en flujograma se
establecen.y en el Manual se analizan, sean satisfechas cabalmente. El flujo de información para
alimentarlo debe ser constante.
Lo importante de un sistema de costos es su funcionamiento en forma permanente.
Sería a todas luces antieconómico y además poco práctico el realizar el estudio para observar el
comportamiento de los gastos de un período y luego abandonar el método. Como dato informativo
podemos comentar que el trabajo arduo es el de la implantación.
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