reconocimiento contable de erogaciones en que incurra una

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
CONCEPTO JURÍDICO No. 152554 DE 2011
(abril 06)
TÍTULO
Subtema
1. PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA
1. Tema
1.1 Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de
los activos intangibles.
Gastos por explotación de franquicia
ANTECEDENTES
Me refiero al derecho de petición radicado con el expediente 20113-152554 mediante el cual solicita “(…)
proferir concepto en cuanto a si un contrato de franquicia, genera obligación para el franquiciado de incluir
dentro de sus activos, los derechos de franquicia como un activo intangible”.
Manifiesta en su comunicación que: “La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. hace uso de la explotación de
la franquicia de la marca “Crowne Plaza”, en cumplimiento de la relación contractual suscrita con
INTERCONTINENTAL OVERSEAS HOLDING CORPORATION – IOHC (…)” y que según la cláusula cuarta
del contrato de franquicia “LA SOCIEDAD pagará a IOHC una suma equivalente al tres punto cinco por
ciento (3.5%) sobre el valor de las ventas netas mensuales de Habitaciones, y Alimentos y bebidas, por la
totalidad de tales rubros, que LA SOCIEDAD registre en sus libros auxiliares de contabilidad por las ventas
exclusivas dentro del HOTEL CROWNE PLAZA TEQUENDAMA, incluyendo el servicio de ventas externas
de la sección de Banquetes y domicilio (Catering)”.
Sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente:
CONSIDERACIONES
El párrafo 141 del Plan General de Contabilidad Pública, parte integral del Régimen de Contabilidad Pública
(RCP), define que “Los activos son recursos tangibles e intangibles de la entidad contable pública obtenidos
como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan un potencial de servicios o
beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido
estatal” (Subrayados fuera de texto).
El párrafo 190 del mismo texto normativo indica que “Los intangibles se reconocerán como activo siempre
que puedan identificarse, controlarse, que generen beneficios económicos futuros o un potencial de
servicios y su medición monetaria sea confiable; en caso contrario se registran como gasto” (Subrayados
fuera de texto).
En ese mismo sentido, el numeral 1º del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los
activos intangibles, del Manual del Procedimientos, del RCP indica que “Son activos intangibles aquellos
bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilización o
explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición
monetaria sea confiable (…) Un activo intangible produce beneficios económicos futuros para la entidad
contable pública cuando está en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de servicios que
posea genere una reducción de costos” (Subrayado fuera de texto).
Señala además que los activos intangibles, de los cuales se espera que se produzcan beneficios
económicos futuros, pueden ser los Adquiridos que “Son aquellos que obtiene la entidad contable pública de
un tercero (…)”; los Desarrollados, que “Son aquellos que genera internamente la entidad contable pública,
y cumplen los criterios para su reconocimiento”, y los Formados, que “Son aquellos que ha obtenido y
consolidado la entidad contable pública a través del tiempo a partir de su reconocimiento, que le genera
ventajas comparativas frente a otras entidades (…)”.
Cuando no se cumplan los criterios técnicos y conceptuales para el reconocimiento de activos intangibles, el
numeral 5º del citado Procedimiento indica que “En el evento de que un intangible no pueda identificarse,
controlarse, que no genere beneficios económicos futuros y su medición monetaria no sea confiable, las
erogaciones necesarias para su adquisición se reconocen como gasto” o como costo de prestación de los
servicios del respectivo periodo (Subrayados fuera de texto).
Por su parte, el párrafo 282 del Plan General de Contabilidad Pública, del RCP, expresa que “Los gastos
son flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público
durante el período contable, (…) son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria (…)” y el párrafo
286 establece que “Los gastos de operación se originan en el desarrollo de la operación básica o principal
de la entidad contable pública, siempre que no deban registrar costos de producción y ventas, o gasto
público social, de conformidad con las normas respectivas” (Subrayados fuera de texto).
En cuanto a su reconocimiento como costos del periodo, el párrafo 292 expresa que “El costo de ventas
comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados con la adquisición o producción de bienes y la
prestación de servicios vendidos por la entidad contable pública durante el periodo contable”.
Con relación al principio de Asociación el párrafo 118 del Plan General de Contabilidad Pública señala que
“El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecución de las
funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos
necesarios para producir tales ingresos” (Subrayado fuera de texto).
Respecto al principio de Prudencia, el párrafo 120 indica que “Cuando existan diferentes posibilidades para
reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos
probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos”
(Subrayados fuera de texto).
CONCLUSIÓN
De las consideraciones expuestas se concluye que las erogaciones incurridas por la entidad contable
pública en la adquisición de franquicias, se reconocen como activos intangibles, siempre que puedan
identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación se puedan obtener beneficios económicos futuros
o un potencial de servicios, y que su medición monetaria sea confiable. Cuando no se cumplan estas
condiciones, las erogaciones incurridas se reconocen como gasto o costo de producción, según
corresponda.
En ese sentido los valores pagados por concepto de adquisición de la franquicia, al inicio de la misma, que
concedan derechos de explotación durante periodos posteriores, se deben reconocer como activos
intangibles y amortizarse durante el tiempo en que se esperen obtener los beneficios económicos futuros,
periodo que normalmente se asocia al término cubierto por el contrato.
No obstante, en el caso planteado mediante su derecho de petición, se observa que los valores causados
como un porcentaje de las ventas mensuales no corresponden con la obtención de beneficios económicos
futuros, sino con la causación de derechos de explotación, los cuales se deben asociar con los ingresos del
respectivo periodo en el cual se usa el nombre de la marca franquiciada.
Así las cosas, en cumplimiento de los principios de Asociación y Prudencia, a que se refiere el Régimen de
Contabilidad Pública, las obligaciones causadas por la Sociedad Hotelera Tequendama por concepto de
explotación de marcas, que deban ser pagadas según los porcentajes de ventas realizadas, se deben
reconocer como gastos o costos de producción, según corresponda, siempre que se relacionen con los
beneficios obtenidos en el mismo periodo, sin que tales erogaciones se pueden reconocer como activos
intangibles.
Finalmente, en lo relacionado con la respuesta de la Contaduría General de la Nación, a las consultas que
le presentan los usuarios, la Corte Constitucional expresó a través de la Sentencia C-487 de 1997 que “Las
decisiones que en materia contable adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para
las entidades del Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio
individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los “productos
finales”, entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado
(…) Es decir, que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador General de la Nación,
máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas contables que deben regir en el
país, lo que se traduce en diseñar y expedir directrices y procedimientos dotados de fuerza vinculante, que
como tales deberán ser acogidos por las entidades públicas, los cuales servirán de base para el sistema
contable de cada entidad (…)” (Subrayado fuera de texto)
Cordial saludo,
Contadora General de la Nación