TS01(EOS)v09es TS01(EOS)v09es ESQUEMA DE CERTIFICACIÓN EN PAISES TERCEROS* *véase Anexo II: Definiciones 1 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es Contenido 1. ECOCERT: EXPERTOS EN SERVICIOS PARA EL SECTOR ORGANICO............. 3 2. REGULACIONES DE PRODUCCION ORGANICA ....................................................... 3 3. EL PROCESO DE INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN .................................................. 4 UN detallado diagrama del proceso de certificación podrá verlo en el Anexo I del presente documento 3.1. Solicitud / Revisión de la solicitud ....................................................................................... 4 3.2. El contrato y la descripción del sistema .............................................................................. 5 3.3. Revisión documental ........................................................................................................... 6 3.4. Inspección (Creación del reporte) ...................................................................................... 6 3.5. Revisión de reporte (Notificación de revsión de reporte) .................................................. 6 3.6. Revisión de las acciones correctoras ................................................................................... 7 3.7. Decisión de certificación...................................................................................................... 7 3.8. Seguimiento ........................................................................................................................ 7 3.9. Aplicación de autorizaciones excepcionales ...................................................................... 8 VIGILANCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL REGLAMENTO ............................... 9 4. 4.1. Inspeccion de renovación ................................................................................................ 9 4.2. Inspecciones adicionales................................................................................................. 9 4.3. Disposiciones especiales para los grupos de productores ........................................ 9 PLAN DE ACCIONES CORRECTORAS ......................................................................... 9 5. Un listado de los tipos de NC (No Conformidades) usado por ECOCERT, en orden ascendente de severidad APELACIONES Y RECLAMOS ...................................................................................... 10 6. 6.1. Apelaciones ..................................................................................................................... 10 6.2. Reclamos ......................................................................................................................... 11 7. SUSPESIÓN TEMPORAL DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN ........................... 11 8. TERMINACIÓN DE UN CONTRATO .............................................................................. 12 9. USO DE MARCA Y REFERENCIAS A ECOCERT ...................................................... 12 *véase Anexo II: Definiciones 2 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es 1. ECOCERT: EXPERTOS EN SERVICIOS PARA EL SECTOR ORGÁNICO ECOCERT fue creado en 1991 luego de la introducción de la regulación orgánica europea para la certificación de productos agrícolas. Al mismo tiempo, ECOCERT se ha registrado y ha sido aprobado por varios estados de la Unión Europea y por la mayoría de los países no pertenecientes a la UE con su propia legislación orgánica. Con alrededor de 20 filiales en todo el mundo, ECOCERT cuenta con una red de inspectores y auditores en distintos países, cada uno de los cuales es ingeniero o técnico con experiencia en el área de producción agrícola y de procesamiento de alimentos, entrenados en técnicas de producción y procesamiento de alimentos orgánicos. 2. REGULACIONES DE PRODUCCION ORGÁNICA La venta de productos ecológicos en el mercado europeo está gobernado por: - La regulación europea Nº 834/2007 y las modificaciones a sus reglamentos de aplicación (Números 889/2008 y 1235/2008) sobre los métodos de producción orgánica (procesados o no procesados) - Y en donde aplica, todos los estándares equivalentes, incluyendo el Estándar Orgánico de ECOCERT (EOS) para los países que no pertenecen a la comunidad europea. En adelante conocidos colectivamente como el "Reglamento". La documentación de referencia está disponible en los sitios web que se listan a continuación: Comisión Europea: Regulaciones, Logo Europeo http://ec.europa.eu/agriculture/organic/splash_en y uso de las normas, base de datos de semillas, etc. “Europa orgánica”: estadísticas, reporte de producción orgánica, http://www.organic-europe.net/ información referente a cada país miembro, contactos detallados EOS (ECOCERT Organic Standard) estándar orgánico http://www.ecocert.com/sites/default/files/u3/Ecocertde ECOCERT para países Organic-Standard.pdf que no pertenecen a la comunidad europea Otros Documentos: http://www.ecocert.com - Guías de explicación *véase Anexo II: Definiciones 3 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es (en particular el TS29(CE) Exportando hacia la UE) - Formularios de solicitud - Listado de los operadores certificados con ECOCERT SA *véase Anexo II: Definiciones 3. EL PROCESO DE INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN El siguiente diagrama explica cómo se encuentra organizado nuestro servicio. Si su proceso es exitoso, se le otorgará un certificado de conformidad o el certificado existente le será renovado. Esto le autorizará a producir y vender productos orgánicos bajo el sello orgánico de certificación ECOCERT. 3.1. Solicitud / Revisión de la solicitud Si usted esta interesado en obtener la certificación orgánica para sus productos por favor lea con detenimiento la siguiente documentación: Este documento sobre el proceso de certificacion Las normas y documentos explicativos referentes a su sector (reportados en el cuadro anterior) El formulario de solicitud F-01 que deberá solicitar a Ecocert. El formulario de solicitud debe ser diligenciado y devuelto a ECOCERT Una vez ECOCERT haya recibido su formulario, analizaremos la informacion suministrada a fin de confirmar su elegibilidad para la certificación. Motivos por los cuales su solicitud de certificación puede ser suspendida o rechazada: Incumplimiento del Reglamento Operaciones por fuera del ámbito de aplicación del Reglamento Participación comprobada en actividades ilegales Riesgo identificado para la salud de los consumidores Prácticas de producción que no respetan los derechos humanos y / o el medio ambiente *véase Anexo II: Definiciones 4 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es obstáculos técnicos o los riesgos que plantean a los inspectores a través de la distribución geográfica ubicación del sitio operador con grandes problemas financieros. Basados en el contenido de sus declaraciones, ECOCERT elaborará un presupuesto anual personalizado, teniendo en cuenta su actividad y los recursos que su proceso de certificaciòn demanda. Usted recibirá este estimado de costos junto con una copia de los términos y condiciones generales de venta o los términos y condiciones técnicas, según corresponda. 3.2. El Contrato y la descripción del sistema Una vez que haya firmado el estimado de costos (contrato), usted se compromete contractualmente a cumplir con los términos y condiciones generales de venta, los términos y condiciones técnicas, con el proceso de certificación y con el Reglamento. Cuando Ecocert recibe un estimado firmado (términos y condiciones generales de venta o los términos y condiciones técnicas) al final del año en curso, una inspección sólo podrá tener lugar en el mismo año, bajo las siguientes condiciones: - - El periodo de inspección óptimo (por ejemplo, la temporada de cosecha o el inicio de procesamiento, etc). se encuentra entre la fecha de compromiso y el final del año. Su respuesta rápida en proveernos la descripción detallada de sus actividades y evaluaciòn satisfactoria por parte de ECOCERT. Nuestros auditores tienen suficiente disponibilidad. Los costos deberán ser pagados en su totalidad antes de la inspección. Si alguna de estas condiciones no se cumple, la inspección y la certificación se pospondrá hasta el año siguiente. Una vez que haya firmado el contrato, Ecocert le enviará un formulario excel (Qinfo 40) en el que usted tendrá que describir en detalle su actividad. Para este fin se le pedirá que proporcione la siguiente información: - - Una descripción completa de la unidad y/o los locales y/o de la actividad en cuestión Todas las medidas adoptadas en la unidad y a nivel de la actividad que se certifica para garantizar el cumplimiento de las normas de producción orgánica. Información detallada de las precauciones tomadas para reducir el riesgo de contaminación por productos o sustancias no autorizadas y los métodos de limpieza utilizados en las instalaciones de almacenamiento y en toda su cadena de producción. *véase Anexo II: Definiciones 5 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es Nota: si no desea utilizar el formulario Quinfo 40 de Ecocert, puede proporcionar su propia documentación, siempre y cuando cumpla con los requisitos mínimos según se indica en el Quinfo 40. Esta información debe ser suministrada 10 dias hábiles despues de ser enviado el formulario. 3.3. Revisión documental Ecocert evaluará la descripción de su actividad y realizará una revisión formal de su documentacion, identificando los problemas o áreas en las que usted no está cumpliendo con las reglas de producción orgánica y si se requiere se le solicitarán acciones correctoras antes de programar la inspección. 3.4. Inspección. (Creación de un reporte) Una vez este completa la documentacion y todas las acciones correctoras hayan sido implementadas, ECOCERT asignará a un inspector calificado para evaluar su actividad. El objetivo de la inspección in situ es evaluar que su funcionamiento sea conforme. Las muestras tomadas (si aplica), serán enviadas de forma anónima a uno de nuestros laboratorios para su análisis. Usted tendrá que cubrir el costo de estos análisis, junto con los gastos de gestión asociados (envio, contenedor especial, etc). Los procesos de análisis de muestras y de inspección pueden ser llevadas por uno de nuestros subcontratistas (véase la lista en www.ecocert.com). Al final de la auditoría, se le proporcionará una lista de las no conformidades observadas, las cuales se le pedirá que firme. Posteriormente, deberá sugerir medidas correctivas y especificar los plazos de ejecución asociados a estas. Estas medidas deberán ser entregadas al inspector a más tardar en los cinco (5) dìas hábiles de finalizada la inspección. El inspector enviará su reporte de inspección junto con la hoja de las no conformidades debidamente firmadas por el operador y el inspector y con las medidas correctivas sugeridas por el operador, en un plazo máximo de 14 días despues del último día de inspección. Nota: La inspección sólo podrá efectuarse después del pago total o parcial, de los costos de certificación (según lo acordado con Ecocert). 3.5. Revisión de reporte (Notificación de revisión de reporte) Una copia detallada del reporte de inspección será enviado al Certification Manager y/o Certification Officer de ECOCERT para su revisión. Se le enviará una copia de esta revisión (Notificación de Revisión de Reporte) con las conclusiones correspondientes de esta revisión y junto con el reporte del inspector. En la Notificación de Revisión del Reporte se especificarán claramente las no conformidades que deben abordarse antes de recibir la certificación. *véase Anexo II: Definiciones 6 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es En el numeral 5 Plan de Acciones Correctivas (Pág 9) encontrará la calificación dada por ECOCERT á la gravedad de las no conformidades identificadas durante la auditoria. Usted deberá responder dentro de un plazo máximo de 30 dias calendario después de recibida la Notificación de Revisión de Reporte, suministrando las pruebas de las medidas correctivas tomadas para abordar estas no conformidades. Cualquier acción de mejora deberá ser a la vez preventiva * y correctiva *, y deberá basarse en un análisis de las causas. Además, deberá asegurar la corrección inmediata y efectiva de la no conformidad y el control efectivo para que no vuelva a ocurrir la misma situación en el futuro. Nota: También se le enviará una copia de los resultados del análisis si una muestra ha sido tomada. 3.6. Revisión de las acciones correctoras Ecocert evaluará las respuestas enviadas por usted, junto con las pruebas y los plazos en relación con la acción correctiva, para garantizar que sean pertinentes y exhaustivos frente naturaleza de las no conformidades. 3.7. Decisión de certificación. ECOCERT tomará una decisión sobre la certificación con base en las no conformidades identificadas y si las medidas correctivas adoptadas ha resuelto estos problemas. Esta decisión puede ser: - Positiva: el certificado o documento de certificación se emitirá Negativa: su certificación será retirado, suspendido, denegado, etc. Nota: un certificado de conformidad es insuficiente si desea exportar sus productos a Europa. Todas las mercancías que entren a Europa deben ir acompañadas de un certificado de importacion/inspección. Este es un documento obligatorio expedido por el organismo de certificación*. Este documento puede ser emitido bajo petición y sujeto a las verificaciones descritas en la documento titulado "TS (29 (EOS) Guía para la exportación de productos agrícolas orgánicos a la UE", que está disponible en nuestro sitio web. 3.8. Seguimiento. Para renovar la certificación de sus productos, usted tendrá que actualizar la descripción de su actividad, al menos, cada año (cambios en las prácticas, productos, instalaciones de producción, personal de gestión, etc.) Ecocert revisará su documentación actualizada y ajustará el estimado de costos de acuerdo a esta actualización. *véase Anexo II: Definiciones 7 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es Con el fin de evaluar la continuidad en el cumplimiento de sus actividades orgánicas, ECOCERT implementará un "plan de vigilancia" que implica una serie de evaluaciones tales como: - Inspecciones adicionales cuando sea necesario - Verificaciones documentales adicionales - Toma de muestras para el análisis - La introducción de herramientas de gestión de riesgos - Entre otros. Este plan de vigilancia se basa en aspectos tales como los resultados de la anterior inspección, los riesgos identificados para su actividad, cualquier cambio en los requisitos de certificación, la gama de productos presentados para su certificación, etc. Nota 1: Ecocert podrá terminar el proceso de certificación en cualquier momento de acuerdo a los siguientes casos: - la participación comprobada en actividades ilegales o casos recurrentes de no conformidades. Identificacion de riesgos para la salud del consumidor Prácticas de producción que no respetan los derechos humanos y/o el medio ambiente y/o el Reglamento Obstáculos técnicos o riesgos que se puedan presentar debido a la ubicación geográfica del lugar. Falta de pago. Nota 2: En caso de duda sobre el cumplimiento de uno de sus productos o actividades, Ecocert le puede pedir que deje de vender productos orgánicos por un período determinado y hasta que se resuelva la situación de riesgo. Nota 3: Usted tiene el derecho a oponerse a un agente designado por Ecocert en cualquier etapa del proceso de certificación por motivos justificados (por ejemplo, conflictos de interés). 3.9. Solicitud de derogación. Si se encuentra con problemas temporales en el cumplimiento de su compromiso, usted puede presentar una solicitud de derogación* de Ecocert. Ecocert puede aceptarla o rechazarla basado en un examen de las circunstancias. *véase Anexo II: Definiciones 8 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es 4. VIGILANCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL REGALMENTO 4.1. Inspeccion de renovación Cualquier operador que requiera de una certificación de conformidad de producto organico y sea elegible para esta certificación, debe ser inspeccionado al menos una vez al año a profundidad para que se pueda cubrir todas las actividades, con el fin de mantener su certificación. Ecocert evaluará su actividad y los riesgos asociados con el fin de determinar el tiempo necesario para la inspección. Esta evaluación se basará en los siguientes criterios. - Tipo de actividad - Número de los sitios que requieren inspección - Tipo de sistema interno - Escala de la actividad (superficie, número de animales, etc) - El número de productos a certificar - Historial - Riesgos técnicos 4.2. Inspecciones adicionales. Otras visitas pueden ser realizadas, en adición a la inspección anual. Para este caso no será necesaria una notificación previa para dar lugar a la visita, y normalmente se centrará en un aspecto en particular de su actividad. Posterior a la visita adicional realizada, usted recibirá un reporte escrito de inspección para todas estas visitas, en donde el inspector destaca sus conclusiones, una lista de todas las no conformidades encontradas durante la inspección y los resultados de los análisis realizados. 4.3. Disposiciones especiales para los grupos de productores Una inspección parcial (que cubre únicamente ciertos miembros del grupo) puede llevarse a cabo, a condición de que un sistema de control interno (SCI) este operando en el grupo, sea efectivo y fiable. Ecocert evaluará el SCI durante la inspección. Para obtener más información, por favor lea nuestra guía práctica sobre la certificación orgánica para grupos de productores "TS01 (CE-NOP) normas mínimas para los grupos". 5. PLAN DE ACCIONES CORRECTORAS A lo largo del proceso de certificación, ECOCERT calificará la gravedad de las no conformidades usando un plan de acción correctiva asociado con el Reglamento. Esto significa que todos casos de certificación son tratados de forma imparcial. *véase Anexo II: Definiciones 9 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es La gravedad de una no conformidad, se basa en su impacto en la integridad orgánica del producto. Las nociones de fraude y casos recurrentes de incumplimiento también serán tenidos en cuenta para determinar los próximos pasos del proceso de certificación. A continuación encuentre una lista (en orden ascendente de gravedad) de no conformidades usadas por ECOCERT: - Certificación Concedida (Solicitud de Acción Correctiva): Obedecen a mejoras que deben introducirse en su sistema, pero que por el momento no afectan la certificación de los productos. En este caso, la implementación de acciones correctivas ayudará a reducir el riesgo de futuras no conformidades. El cumplimiento de estas recomendaciones se evaluarán en la próxima inspección. - Certificación Pendiente: En este caso es necesario tomar medidas correctivas en un plazo de tiempo determinado con el fin de obtener o mantener su certificación. Acciones adicionales serán requeridas y/o necesarias para esta acción, tal como un análisis, una nueva inspección o una revisión documental. - Certificación Denegada: En la cual se pueden presentar los siguientes casos: a. Desclasificar un producto o lote: El producto o lote se retira del certificado y no podrá ser vendido haciendo referencia a la certificación y/o a ECOCERT. Esta prohibición también se aplica a todos los materiales de comunicación. b. Desclasificación del Producto y la parcela: La parcela tendrá que someterse a un nuevo periodo de conversión y todos los artículos producidos en dicha parcela se retiran del certificado y no podrán ser vendidos haciendo referencia a la certificación y/o a ECOCERT. c. Certificación suspendida: ECOCERT suspende el certificado actual y no emite un nuevo certificado por un período de tiempo predeterminado; esta suspensión cubre parte o la totalidad de la operación. Los productos no pueden ser vendidos como orgánicos o hacer referencia a ECOCERT por un período predeterminado. d. Certificación retirada: Esto es equivalente a la suspensión permanente. En caso de desistir de la certificación, el contrato será terminado y las autoridades correspondientes serán informadas. 6. APELACIONES Y RECLAMOS 6.1. - Apelaciones Usted puede presentar una apelación por escrito a ECOCERT (primera apelación) con respecto a cualquier decisión sobre su certificación, sus productos (certificados, solicitudes de acciones correctivas y sanciones) o *véase Anexo II: Definiciones 10 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es cualquier decisión relativa en un plazo de 30 días desde la recepción de dicha decisión. La decisión emitida se mantendrá en vigor mientras dure el proceso de apelación. - En el caso de una decisión desfavorable a la primera apelación, usted puede optar por una segunda apelación, la cual será presentada al comité de certificación de ECOCERT* para su consideración antes de la toma de una decisión. El Comité de certificación se compone exclusivamente por miembros ajenos a ECOCERT, quienes representan la totalidad de los sectores de certificación (producción, transformación y distribución / exportación), para asegurar que todas las decisiones se hagan de manera independiente e imparcial. Esta segunda apelación debe presentarse por escrito, a más tardar 30 días después de la recepción del resultado de la primera apelación. Al igual que con el primer recurso, la decisión emitida se mantendrá en vigor durante todo el segundo proceso de apelación. 6.2. Reclamos ECOCERT registrará y evaluará todas las reclamaciones escritas y emitidas por terceros (clientes, competidores, consumidores finales, etc.) relacionados con su actividad de certificación. El autor de la reclamación recibirá entonces una respuesta adecuada. Como operador de producción ecológica, es de su total responsabilidad registrar todos los reclamos de terceros relacionados con sus productos certificados y así mismo responder a estas demandas. 7. SUSPESIÓN TEMPORAL DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN En el evento de que usted desee suspender y/o posponer el proceso de certificación (cierre), o cuando un evento externo hace que sea imposible llevar a cabo el proceso de certificación (problema temporal de seguridad en la zona, etc.), ECOCERT podrá acordar la suspensión del servicio por un período de tiempo determinado sobre un análisis caso por caso. El contrato entre las partes, se mantendrá en vigor durante todo este período, pero el propio proceso será suspendido. Todos los documentos de certificación expedidos por ECOCERT antes de la prórroga se harán inválidos durante todo este período de tiempo. Tenga en cuenta que el usted ya no estará autorizado a fabricar o vender productos certificados por ECOCERT. No se podrá hacer referencia a la certificación y/o a ECOCERT en cualquier material de comunicación. *véase Anexo II: Definiciones 11 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es Al final del período de aplazamiento, el proceso de certificación iniciará de nuevo desde la etapa 1 (validación de la aplicación seguida por una autorización de inspección inicial), como si se tratara de una nueva solicitud. 8. TERMINACIÓN DE UN CONTRATO Si usted ya no necesita la certificación para sus productos, debe informar a ECOCERT por escrito. Esto estará sujeto al período de preaviso establecido en las condiciones generales y/o en las condiciones técnicas. La terminación del contrato hará nulo el certificado asociado. Como resultado, usted no estará autorizado a fabricar o vender productos que hagan referencia a la certificación y/o a ECOCERT desde la fecha en que se finalizó el contrato. Sin embargo, en el caso de que usted tenga alguna existencia de productos conformes con la norma y que hagan referencia a la certificación y/o a ECOCERT, y desee vender dicho stock, usted deberá notificarnos de la cantidad de dichos productos y el tiempo que le tomara venderlos. Tras una evaluación, ECOCERT podrá decidir si prorroga el contrato a fin de que pueda vender ese stock de productos conformes, dicha prorroga estará sujeta a ciertas condiciones. Dependiendo de la circunstancias, estas condiciones pueden incluir una inspección adicional o más verificaciones documentales. Tenga en cuenta que se generará un recargo adicional por cualquier trabajo adicional y será cobrado a la tasa aplicable en el momento. El contrato y el certificado seguirán vigentes hasta la fecha estimada en la que las existencias restantes de los productos certificados se vendan. Sin embargo, durante este período, usted no será autorizado para la fabricación de nuevos productos que se hagan referencia a la certificación orgánica y/o a ECOCERT. En todos los casos, usted debe ponerse en contacto con ECOCERT para determinar la terminación exacta del contrato. 9. USO DE MARCA Y REFERENCIAS A ECOCERT Todos los documentos o materiales de comunicación en donde se referencie a ECOCERT deben cumplir con las normas de identificación (TS18 (EC-NOP)) y deberán presentarse a ECOCERT para su aprobación previo a su publicación. Toda la comunicación con respecto a los productos certificados debe reflejar con precisión su estado de certificación. *véase Anexo II: Definiciones 12 www.ecocert.com TS01(EOS)v09es Anexo I: Diagrama detallado del proceso de certificación OPERADOR ECOCERT Envío del “Formulario de solicitud” -Proceso de certificación Solicitud de información para la certificación orgánica en países terceros Envío del formulario de solicitud completo (con información de la compañía, localización, historial de certificación, descripción de las actividades, etc.) Si la Info.Incompleta A-Revisión de la aplicación Si es elegible Envío del Estimado de costos + Condiciones generales y/o condiciones técnicas B-Compromiso (a través de la firma del estimado de costos Envío del descriptivo de la Unidad Envío del descriptivo de la unidad diligenciado y corregido en caso necesario C-revisión de la información Asignación del inspector D-Inspección Proposición de acciones correctoras Renovación Anual E-revisión reporte de inspección/verificación acciones correctoras No concedida F-decisión de Certificación Retiro Otorgado/Renovación Emisión del certificado G-Vigilancia *véase Anexo II: Definiciones 13 www.ecocert.com Fin del proceso TS01(EOS)v09es Anexo II: Definiciones PAISES TERCEROS: Todos aquellos países que no pertenecen a la comunidad europea OPERADOR: Organización o persona responsable ante un Organismo de Certificación para asegurar que se cumplen los requisitos del proceso de certificación y del reglamento. PROCESO: todas las actividades que intervienen en la transformación de insumos (materias primas) en productos finales. ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN: aquella organización de tercera parte y/o organización independiente encargada de evaluar el cumplimiento del programa de certificación ACCIÓN CORRECTIVA: Aquellas que eliminan la no conformidad. ACCIÓN PREVENTIVA: Acción que asegura que un problema identificado no volverá a presentarse de nuevo DEROGACIÓN: Una excepción prevista en las normas para la aplicación de un acuerdo contractual, legal o la regla administrativa COMITÉ DE CERTIFICACIÓN: un Comité (órgano de supervisión independiente) constituido por miembros que representan múltiples sectores (Ej, consumidores, productores, distribuidores, fabricantes, etc.). El comité es responsable de asegurar que el proceso de certificación se aplica correctamente y que ECOCERT SA opera de manera imparcial. Puede ser llamado a examinar los casos presentados por el departamento de certificación. ECOCERT SA se mantiene responsable de todas las decisiones y la aplicación de sanciones. *véase Anexo II: Definiciones 14 www.ecocert.com