Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de 2010 Página: 1 de 12 LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL CCBA F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Contenido Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de 2010 Página: 2 de 12 1.-OBJETIVO .............................................................................................................................................................. 4 2.- ALCANCE ............................................................................................................................................................. 4 3.- POLÍTICAS ........................................................................................................................................................... 4 4. LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL CCBA ............................................................................................................................................ 5 Criterios de selección de proveedores de bienes y servicios. ................................................................................... 5 Procedimiento de selección de proveedores de bienes. ........................................................................................... 6 Procedimiento de selección de proveedores de Servicios. ....................................................................................... 6 Evaluación de proveedores. ..................................................................................................................................... 6 Evaluación de los proveedores de bienes............................................................................................................. 6 Procedimiento de evaluación de proveedores de bienes. ..................................................................................... 6 Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción. ............................................................................. 7 Evaluación de proveedores de Servicios.............................................................................................................. 7 Procedimiento de evaluación de proveedores de servicios. ................................................................................. 9 Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción. ............................................................................. 9 5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................................. 11 6.- GLOSARIO .......................................................................................................................................................... 11 7.- CONTROL DE REVISIONES............................................................................................................................. 12 F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de 2010 Página: 3 de 12 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como principal objetivo establecer los lineamientos para seleccionar los proveedores de bienes y servicios, así como establecer el método de evaluación de los mismos para garantizar insumos de calidad requeridos para satisfacer las necesidades del Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias. Los Proveedores que posea una Empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El contar con buenos proveedores no solo significa contar con insumos de calidad sino también, poder ofrecer productos de calidad. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de 2010 Página: 4 de 12 1.-OBJETIVO Establecer los criterios de selección y evaluación de proveedores de bienes y servicios del CCBA 2.- ALCANCE Aplica para todos los proveedores de bienes y servicios referidos en el procedimiento P-CCBA-SAD-01 3.- POLÍTICAS 3.1 Cuando el proveedor de bien o servicio no haya sido evaluado previamente, no será un criterio de selección del mismo. 3.2 Para llevar a cabo la selección de los proveedores se deberá tener al menos tres cotizaciones de diferentes proveedores. 3.3 Cuando el Proveedor sea único se solicitará una carta a dicho proveedor en donde indique que son proveedores exclusivos del bien o servicio solicitado, de acuerdo al manual con código M-DGF-CGDF-03 en el apartado de las Políticas para la Administración de Egresos 7.1.8 3.4 La evaluación y selección de los proveedores de servicios, será llevado a cabo por los usuarios que solicitaron el servicio. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de 2010 Página: 5 de 12 4. LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL CCBA Criterios de selección de proveedores de bienes y servicios. Los principales criterios a considerar al momento de seleccionar al proveedor de bienes y servicios son precio y tiempo de entrega. Precio.-Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado. Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros embalaje, etc. Así mismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos por pronto pago, etc. Tiempo de Entrega.-Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega ,en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros. En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad de entrega ,si son capaces de asegurarnos que cumplirán siempre con nuestros pedidos ,que nos lo entregarán oportunamente cada vez que lo requiramos ,que siempre contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año ,etc. Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Procedimiento de selección Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de proveedores de 2010 Página: 6 de 12 de bienes. 1. Seleccionar a los proveedores que obtuvieron cuando menos calificación de “condicionado” como resultado de su evaluación anterior. 2. El segundo criterio a tomar en cuenta es que la cotización cumpla con las caracteristicas del bien solicitado. 3. Armar el cuadro comparativo de proveedores. 4. El tercer criterio a tomar en cuenta es la cotización de menor precio. 5. El último criterio a considerar es el tiempo de entrega. Procedimiento de selección de proveedores de Servicios. Los criterios de selección de los proveedores de servicios son 1. Seleccionar a los proveedores que obtuvieron cuando menos condición de “calificado con reserva” como resultado de su evaluación anterior. 2. El segundo criterio a tomar en cuenta es que la cotización cumpla con las caracteristicas del servicio solicitado. 3. Armar el cuadro comparativo de proveedores. 4. El tercer criterio a tomar en cuenta es la cotización de menor precio. Evaluación de proveedores. Evaluación de los proveedores de bienes. La evaluación de los proveedores de bienes se realizará por cada orden de compra que se entregue, y será llevada a cabo por el responsable de compras. Procedimiento de evaluación de proveedores de bienes. 1.- El responsable de compras distribuirá a los usuarios la hoja de verificación del producto F-CCBA-SAD-07. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA 2.- En la evaluación el responsable de Revisión: 01 Código:L-CCBASAD-01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre compras asignará el de 2010 Página: 7 de 12 porcentaje de calificación en cuanto a la calidad del producto de acuerdo a los criterios seleccionados por el usuario en el formato F-CCBA-SAD-05. 3.- El responsable de compras evaluará al proveedor en cuanto al tiempo de acuerdo a lo establecido en la cotización. Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción. De acuerdo al puntaje obtenido, se procederá a llevar a cabo las siguientes acciones: Calificación de Desempeño (%) De 100% a 90% De 89% a 80% Menor que 80 % Condición “CONFIABLE”. “CONDICIONADO”. “NO CONFIABLE”. Puntaje De 100% a 90% (CONFIABLE). Se mantendrá como proveedor. De 89% a 80% (CONDICIONADO). Se condicionará su permanencia en el catálogo de proveedores del CCBA, a la espera de las mejoras de su desempeño en un periodo no mayor a seis meses de acuerdo a su calificación de desempeño en ese periodo. En caso de no mejorar su calificación, pasará a condición de “NO CONFIABLE”. Menor que 80% (NO CONFIABLE). No será considerado como proveedor en el catálogo de proveedores del CCBA en un periodo de seis meses y deberá presentar una carta de solicitud de nuevo ingreso al catálogo de proveedores del CCBA, comprometiéndose a mejorar el servicio. Evaluación de proveedores de Servicios. Se procederá a evaluar el desempeño del proveedor de servicios una vez iniciada la operación del mismo. La evaluación del proveedor de servicios considera como unidad básica el contrato u orden de servicio. Las evaluaciones finales al cierre de un contrato u orden de servicio, serán obligatorias para todos los servicios adquiridos de acuerdo al procedimiento P-CCBA-SAD-01. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Los criterios para la evaluación son el Revisión: 01 Código:L-CCBASAD-01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre cumplimiento de la calidad de 2010 Página: 8 de 12 del servicio, y de los plazos establecidos, siendo la calidad el principal criterio del desempeño del proveedor en cada uno de los grupos de proveedores de servicios. Para realizar la evaluación se deberán considerar las escalas de calificación de cada subcriterio, de acuerdo a lo que se detalla a continuación. Calificación de Desempeño (%) Mayor o Igual a 70% Mayor o Igual a 50% y Menor que 70% Menor que 50 % Condición “CALIFICADO”. “CALIFICADO CON RESERVA”. “DESCALIFICADO”. DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS CALIDAD DEL SERVICIO. Subcriterio. Servicio realizado: El trabajo cumple cabalmente con los niveles de calidad solicitados. En particular, para las obras, la calidad de las terminaciones y acabado, cumplen satisfactoriamente con lo solicitado. Infraestructura, equipos, herramientas: La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es óptima. La mantención de éstas es óptima, presentando y ejecutando programas de mantención establecidos y demostrables. Calidad de materiales y suministros: La calidad de los materiales y suministros aportados es óptima. Iniciativa y cooperación del personal: El personal demuestra, sistemática y evidentemente, iniciativa y compromiso, durante la prestación del trabajo o desarrollo del servicio. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA PLAZOS Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de 2010 Página: 9 de 12 Subcriterio. Cumplimiento de plazos: El proveedor cumple permanentemente con los plazos en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio. Programación del trabajo: El proveedor hace una programación formal de los trabajos o servicios realizados, siendo demostrable y logrando un uso eficiente y eficaz de los recursos, permitiendo una respuesta, a los clientes internos, dentro de los plazos establecidos. Procedimiento de evaluación de proveedores de servicios. 1. El responsable de cada servicio contratado distribuirá entre los usuarios directos la hoja de evaluación F-CCBA-SAD-09. En caso que el responsable del servicio contratado sea el usuario directo, la hoja de evaluación será llenada por éste. 2. El responsable del servicio adquirido emitirá el resultado de la evaluación mediante el promedio de las evaluaciones de los usuarios directos. 3. El responsable del servicio adquirido deberá notificar por escrito al responsable del departamento de compras el puntaje obtenido, haciendo referencia al número de orden de compra y nombre del proveedor. Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción. El resultado de la evaluación de los proveedores de servicios adquiridos se les notificara al final de cada orden de servicio, será llevado a cabo por el responsable del departamento de compras. De acuerdo al puntaje obtenido, se procederá a llevar a cabo las siguientes acciones: Puntaje Mayor o Igual a 70% (“CALIFICADO”). Se mantendrá como proveedor. Mayor o Igual a 50% y Menor que 70% (CALIFICADO CON RESERVA”). Se condicionará su permanencia en el catálogo de proveedores del CCBA, a la espera de las mejoras de su desempeño en un periodo no mayor a seis meses de acuerdo a su F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre periodo.deEn 2010caso de no Bienes y Servicios del CCBA calificación de desempeño en ese Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Página: 10 de 12 mejorar su calificación, pasará a condición de DESCALIFICADO. Menor que 50% (“DESCALIFICADO”). No será considerado como proveedor en el catálogo de proveedores del CCBA en un periodo de seis meses y deberá presentar una carta de solicitud de nuevo ingreso al catálogo de proveedores del CCBA, comprometiéndose a mejorar el servicio. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de 2010 Página: 11 de 12 5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) M-DGF-CGDF-03 P-CCBA-SAD-01 Nombre del documento Manual de Políticas AdministrativoFinancieras de Aplicación General Procedimiento de Compras de Bienes y Servicios Lugar de almacenamiento Documento en Línea Archivo de Área 6.- GLOSARIO 6.1 .- SIGLAS CCBA Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias PROMEP Programa de Mejoramiento Profesional SAU Sistema de Atención a Usuarios SII Sistema de Información institucional SAD Secretaría Administrativa. 6.2 .- DEFINICIONES Techo Financiero.- Son apoyos presupuestales asignado por la Universidad Autónoma de Yucatán el cual solo puede ser utilizado para los gastos específicos de esta. Servicios No Licitados.- Son las compras directas que no fueron asignados en concurso de Licitación Gasto Corriente.- Son las asignaciones para gastos otorgadas por subsidio federa F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes y Servicios del CCBA Código:L-CCBASAD-01 Revisión: 01 Fecha de emisión: 20 de junio de 2013 2013DdeSeptiembre de 2010 Página: 12 de 12 7.- CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN 01 SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA PAG. 5 Y7 Se elimina de los criterios de selección de proveedores la calidad, ya que es un criterio de evaluación. Se modifica la redacción del punto 2. FECHA DE MODIFICACIÓN 15 de julio de 2013 Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Karla Aguirre Cabrera Responsable del Departamento de Compras M.C. José Enrique Abreu Sierra Secretario Administrativo M.C. Marco Antonio Torres León Director Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán F-CIPLADE-CC-01/ REV:02