ismp6 procedimiento

Codigo: ISMP6
Version: 6.0
Fecha: 06/05/013
Pag:
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PROCEDIMIENTO
EJECUTOR
DOCUMENTO
CODIGO
ACTIVIDADES
CUANDO
ENTRADA
DOCUMENTO
CODIGO
CLIENTE
ISMR6-08
ADP
COMPRAS
SALIDA
Previamente a las adquisiciones, el ADP COMPRAS, evalúa, reevalúa , califica
y selecciona a los proveedores de productos y servicios considerando los criterios de selección, evaluación, y
experiencia.
ADP
ADQUISICIONES
Presupuesto
ISMR4-06 Los criterios con los cuales se evalúa y califica a los proveedores están acordes a las condiciones de impacto y
además a la experiencia de los últimos años.
Los criterios para evaluación a proveedores de productos se basan en: precio, calidad, condiciones de pago,
disponibilidad del producto, entrega oportuna, servicio, garantía. Y los criterios para proveedores de servicios se
basan en: calidad del servicio, plazos y aspectos administrativos.
ADP
ADQUISICIONES
EVALUACION DE
PROVEEDORES
ISMR6-08 La evaluación de proveedores de productos y servicios se realiza en el registro de Evaluación de Proveedores
ISMR6-08 y ISMR6-09, estos proveedores se refieren a aquellos que proporcionan productos o servicios de
impacto y permanentes. Una vez evaluados los que cumplen con la calificación A Pasan a la Matriz de
Proveedores Calificados (ISMR6-03). Además en la Matriz de Proveedores Calificados puede registrarse
proveedores de productos y/o servicios que no son de impacto. La reevaluación de proveedores se realiza en
enero de cada añoa los proveedores de impacto y permananetes que han presentado novedades durante el
ISMR6-09 período 12 meses del año.
PERMANE
NTES Y
DE
IMPACTO
Enero
EVALUACION DE
PROVEEDORES
PERMANE
NTES Y
DE
IMPACTO
enero
MATRIZ DE
PROVEEDORES
CALIFICADOS
ISMR6-03
ADP DE
COMPRAS
CUANDO
EXISTA
LA
NECESID
AD
REQUERIMIENTO
DE COMPRA
ISMR6-01
ADP
COMPRAS
ISMR6-04
ADP
ADQUISICIO
NES,
DIRECCION
FINANCIERO,
JUNTA
DIRECTIVA
ISMR6-09
REQUERIMIENTO DE COMPRAS
El usuario llena el Requerimiento de Compra, detallando y especificando las características del producto
requerido, la cantidad, el destinatario y observaciones adicionales, autorizado del coordinador o jefe inmediato
en caso de compras de productos técnicos y firmando como responsable directo de lo solicitado, y procede a
entregar al ADP de Compras
USUARIO
ADP
ADQUISICIONES
REQUERIMIENTO
DE COMPRAS
El ADP de Compras recibe el Requerimiento de Compra, analiza y evalúa la necesidad del requerimiento, lo
prioriza. Determina si es factible solventarlo internamente o si se requiere de una adquisición. De ser así,
verifica el presupuesto y es responsable de efectuar las gestiones pertinentes para la adquisición del bien o
servicio especificados, con el fin de establecer tiempos de entrega, seleccionar proveedores y coordinar la
distribución en caso de ser necesario.
COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE IMPACTO
ADP
ADQUISICIONES
En los casos en que las compras sean un producto de impacto cuyo monto supere los 1500 dólares se solicitará
tres cotizaciones a los proveedores calificados, registrándolas en el Cuadro Comparativo de Ofertas (ISMR6-04)
para la aprobación de la compra. En caso de que ninguno de los proveedores aprobados pueda responder a un
REQUERIMIENTO
requerimiento, se puede tomar en cuenta a proveedores potenciales.
ISMR6-01
DE COMPRAS
La aprobación de la compra se regirá por los siguientes parámetros:
1. hasta $500 el ADP de Adquisiciones ,
2. de $501 hasta $2000 la Dirección Financiera y
3. de $2001 en adelante Junta Directiva.
CUANDO
EXISTA
EL
REQUERI
MIENTO
CUADRO
COMPARATIVO
DE OFERTAS
Codigo: ISMP6
Version: 5.0
Fecha: 6/05/013
Pag:
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EJECUTOR
DOCUMENTO
CODIGO
ACTIVIDADES
ENTRADA
CUANDO
DOCUMENTO
CODIGO
CLIENTE
SALIDA
COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS EN GENERAL
ADP
ADQUISICIONES
REQUERIMIENTO
DE COMPRAS
ISMR6-01
Cotización de
Proveedor
En los casos de compras de productos y contratación de servicios en general (no de impacto) el ADP de Adquisiciones realiza la
compra a los proveedores permanentes que se encuentran calificados, si estos no tienen el producto puede optar por un nuevo
proveedor sin la necesidad de solicitar las 3 cotizaciones ni registrar en el cuadro comparativo de ofertas. La aprobación de la
compra se regirá por los parámetros establecidos en el casillero anterior.
REQUERIMIENTO
DE COMPRAS
APROBADA
ISMR6-01
ADP DE
ADQUISICIONE
S
TIEMPOS PARA LAS COMPRAS
El tiempo establecido para el cumplimiento de las compras será de: mínimo una
semana y máximo quince días hábiles a partir de la aprobación del requerimiento de compras y del stock del producto
requerido. En el requerimiento de compra el casillero de fecha tentativa de entrega será establecida por el ADP de compras.
EJECUCION DE LA COMPRA Y CONTRATACION DE SERVICIOS
Una vez aprobada la compra o contratación de servicio el ADP de Adquisiciones procede a contactar al proveedor
para coordinar la compra o contratación del servicio respectiva de el/los productos solicitando sujetándose a las condiciones
de la cotización.
Si la cotización requiere un anticipo, el comprador solicita a Contabilidad la emisión de un cheque.
Proveedor
Factura
Cotización
Cheque
Una vez contactado al proveedor, este procede a despachar el producto con la Nota de entrega y/o factura respectiva.
Codigo: ISMP6
Version: 3,0Proveedor
ISMR6-07
Proveedor
Fecha:
141/01/09
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Nota de entrega
Comprador
El ADP de Adquisiciones verifica que el producto o el servicio recibido cumpla con las especificaciones del requerimiento de
compra solicitado, se lo entrega al encargado de inventarios quien verifica las cantidades e ingresa en el inventario y firma el
campo verificación técnica. En el caso de libros y uniformes debe ser registrado en el inventario magnético correspondiente por
el encargado de almacén.
Factura
Nota de entrega
Requerimiento
de Compra
En el caso de las compras de los productos en general, igualmente
son verificadas por el ADP y entregadas al usuario solicitante.
En los casos en que el ADP encontrara inconformidad en los productos
adquiridos, registrará la novedad en observaciones y seguimiento del registro ISMR6-01, y de ser pertinente procede con una
nota de devolución al proveedor para el cambio, rectificación o retribución de valores anticipados.
Contadores
ADP de
Adquisiciones
Requerimiento de
Compra
Factura
Requerimiento
ISMR6-01
Ejecuta el cheque y documentos contables más retenciones y se procede a
la cancelación a través del mismo departamento contable o del comprador.
Reque.
Compras
Nota de
Devolución
Cheque
Docum.Contables
Retenciones
El comprador procede a archivar todos los documentos que formaron parte de la compra.
Realizar indicadores de gestión
Usuario
ISMR6-07
Proveedor
Proveedor
Comité de
Calidad
de Compra
Cuadro
Comparativo de
Ofertas
ISMR6-01
Indicadores