Cómo negociar contratos de Software (nueva

Cómo negociar
contratos de software
Elisabeth Horwitt
Tiempos
económicos
difíciles
y
la
disponibilidad de más licencias de software se
combinan para
transferir más poder de
negociación a las manos de los clientes.
Pero hay un inconveniente: El proceso de compra de software se ha vuelto más
complicado. Con una serie de opciones complejas para elegir, los responsables de
TI tienen que hacer más tareas que antes.
Pero hoy, los directores de TI más listos están obteniendo más por su dinero. En
lugar de aceptar pasivamente el viejo modelo de licencia perpetua y los términos
de precios de los proveedores, los clientes están regateando para obtener mejores
condiciones, señala la analista de IDC Amy Konary. Algunos clientes están
amenazando con elegir otras opciones -como la virtualización, el software como
servicio (SaaS) y de código abierto- si un vendedor tradicional no cumple con sus
demandas, explica.
La crisis económica también le ha dado mayor influencia a los clientes, indica Ray
Wang, analista de Altimeter Group. Algunos han conseguido cuotas de
mantenimiento y soporte con una rebaja de hasta 60%, agrega. "Este es un buen
momento para comprar software para la empresa".
Baker Hughes Inc. recientemente obtuvo mejores condiciones de varios
proveedores al aceptar contratos a largo plazo, y por haber negociado como
empresa en lugar de que cada una de sus divisiones negociara por su cuenta,
señala Graham Crisp, director de TI de la firma de servicios mundiales de petróleo
con sede en Houston. "Tenemos mucha más fuerza y podemos conseguir
descuentos por volumen al negociar como una sola empresa con más de 36 mil
usuarios, en lugar de ocho divisiones", añade Crisp.
Las empresas siempre han sido capaces de llegar a acuerdos a cambio de
compromisos más grandes y de mayores plazos. El gran cambio es que ahora el
cliente "tiene una mayor transparencia, flexibilidad y elección" durante las
negociaciones, indica Konary.
Además de proporcionar más opciones de precios, los proveedores están cada
vez más abiertos sobre las opciones que ofrecen, señala Konary. De hecho,
algunos las utilizan como herramientas de mercadotecnia.
El proveedor de cloud computing RightNow Technologies, por ejemplo, ha estado
pregonando su disposición en su acuerdo de servicios en su servicio de nube, que
permite que los usuarios suscriban acuerdos de varios años para cancelar el
contrato en el término de un año por cualquier motivo. Además, los clientes
pueden comprar un conjunto de "meses de seguridad" que pueden utilizar en
función de sus necesidades.
El mantenimiento es otra área donde los clientes están empezando a presionar
por ofertas más justas.
Por ejemplo, Gartner creó recientemente un grupo de usuarios, llamado el
Consejo Mundial de TI para el mantenimiento, que emitió un "código de conducta"
para la forma en que los vendedores enfoquen los acuerdos de mantenimiento.
Hace un llamamiento por rangos de porcentajes "razonables y predecibles" de
incremento o reducción anual de la cuota de mantenimiento, topes de largo plazo
sobre los aumentos, y la capacidad de los clientes para detener o alterar el apoyo
a los productos no utilizados en todo momento.
Con recesión o sin recesión, los proveedores todavía juegan duro en la mesa de
negociaciones. Puede ser que le den un adelanto del acuerdo, pero también
incluyen cláusulas que restringe su capacidad de renegociar más adelante -como
la eliminación de los descuentos por volumen cuando devuelve licencias, indica
Wang.
Primeros pasos: Analizar, Racionalizar
La evaluación de sus activos de software y control de utilización son los primeros
pasos cruciales para las negociaciones (y, más adelante, las auditorías de
cumplimiento de contrato).
Antes de enviar la solicitud de propuestas, las empresas deben analizar sus
necesidades de software y racionalizar las necesidades tanto como sea posible,
señala el analista de Gartner, Bill Snyder. Se recomienda que los usuarios
respondan a estas dos preguntas: "¿Hay una alternativa más barata y
necesitamos todas estas características y funciones?".
La capacidad para predecir las necesidades de software es crítica cuando se trata
de negociaciones a largo plazo, afirma Snyder, porque una vez que se implementa
un ERP o sistema de base de datos de un vendedor en toda la compañía, está
efectivamente en una relación monopólica. Si compra muy pocas licencias, tendrá
que comprar más posteriormente, perdiendo en descuentos por volumen. Si
compra de más, está pagando costos de mantenimiento y apoyando el shelfware software que se encuentra sin uso.
Sin embargo, anticiparse a las necesidades de software por más de un año o dos
puede ser difícil. Por ejemplo, 20/20 Companies, una empresa de outsourcing de
personal de ventas, originalmente adquirió 300 licencias de usuario final para
Force.com, software de desarrollo de aplicaciones alojadas de Salesforce.com. A
partir de ahí, 20/20 subió a 500 licencias, que fueron rápidamente superadas y
ampliadas a 900. "Aumentar significa que no hay descuento por volumen",
advierte Mark Warren, el CIO de 20/20.
"Necesita reconocer las principales metas de su software de negocios", indica
Thomas Jefferson, ex vicepresidente de tecnología de negocios en TMP
Directional Marketing LLC. Durante su estancia en TMP, planeaba reuniones
mensuales con el director general, los informes directos del CEO y gerentes de
varias empresas. "Nos gustaría hacer más de lo que estamos haciendo, ir más allá
de hacia dónde vamos, y asegurarnos de que esta estrategia se refleja en el mapa
global de TI", indica Jefferson.
TMP ha estado discutiendo los beneficios potenciales de negocio y el costo de la
implementación de un sistema de administración de documentos, de acuerdo con
Jefferson (un ejecutivo de TI en TMP lo confirma.) Esto reduce el tiempo de
acceso a los documentos y mejora el servicio al cliente, pero también requería una
ampliación de la capacidad de almacenamiento y del área de almacenamiento de
red, y la compra de licencias adicionales de software de almacenamiento, bases
de datos y las solicitudes de acceso de los datos del cliente, señala Jefferson.
Una vez que TMP evaluó qué recursos requeriría el nuevo sistema, pudo ir con los
proveedores y decirles: "Vamos a necesitar este número de licencias en los
próximos tres años. ¿Cómo puede ayudarme a hacerlo, aprovechando los precios
actuales?”, indica Jefferson.
Los responsables de las decisiones de TI también deben tener una idea de sus
propias instalaciones de software -no solo de las que hay, sino quién las utiliza,
cuándo y con qué frecuencia. Esto es especialmente importante si está pensando
en ir con un modelo de precios de pago por uso.
En los últimos años, organismos de la industria como el grupo de las normas
internacionales ISO, han colaborado en un sistema de mejores prácticas de
administración de activos de software para reducir los costos. Estas prácticas
incluyen la eliminación o reasignación de licencias de software subutilizadas, la
eliminación de gastos asociados a la administración y el soporte, y asegurar el
cumplimiento en las auditorías de los proveedores de licencias.
La administración eficaz de activos de software implica hacer un inventario de
activos de software regularmente para determinar el uso y la comparación de lo
que está instalado con lo que le da derecho el contrato de licencia, señala Snyder.
Las empresas que hacen esto "están en una posición poderosa para reducir los
costos de software", añade.
Lamentablemente, muchos responsables de TI carecen de la documentación para
los activos de software de la compañía, según Snyder. Las compras de software a
menudo son hechas por individuos o grupos empresariales, con la supervisión
limitada, o no, de TI. Esto limita su capacidad para negociar descuentos por
volumen, y los vendedores explotan esa debilidad, agrega Snyder.
Uso de las herramientas de administración de activos
Las organizaciones están utilizando cada vez más la administración de activos TI y
herramientas de software de cumplimiento, para obtener un identificador en sus
activos y compras de software.
En los últimos años, Baker Hughes ha estado utilizando la herramienta Desktop
and Server Management (DSM) de CA, para controlar los activos de software de
30 mil máquinas en todo el mundo y así TI pueda determinar si los números están
cumpliendo los acuerdos con los proveedores. "Nos dimos cuenta de que
inicialmente teníamos un exceso de licencias”, señala Crisp. "Era lo que
esperábamos, porque la gente compraba software, según era necesario, en lugar
de tomarse la molestia de averiguar si había licencias de sobra". Recientemente,
la compañía implementó el software de CA, Compliance Manager, que comprueba
automáticamente el uso del software que esté en contra de los acuerdos de
licencia con el proveedor.
DSM de CA también incluye una herramienta de medición que informa no solo
sobre las licencias utilizadas y no utilizadas, sino también sobre las licencias que
no han sido ejecutadas dentro de un marco de tiempo predefinido. "Esto le
permitirá a TI cosechar las licencias que están estancadas en el escritorio de
alguien y volverlas a implementar", señala Crisp.
Las herramientas de administración de activos deben estar respaldadas por
prácticas de la organización, tales como la aplicación sistemática de las
jubilaciones de software, señala Snyder. De lo contrario, los administradores de
centros de datos pueden mantener en funcionamiento un sistema antiguo mientras
un nuevo sistema está siendo probado y desplegado, pero que luego se olvidan de
borrar, añade. Tenga en cuenta, también, que algunos paquetes de software no
quitan todo del registro cuando se elimina un programa, o pueden permitir que
convivan dos versiones del mismo programa.
Baker Hughes recientemente instituyó la práctica de asignar software por
computadora y no por individuo, indica Crisp. "Cuando desmantelamos una
computadora, recolectamos todo el software asociado a ella y lo volvemos a usar
de una manera más eficaz", señala. La retribución: el uso de licencia empresarial
de Microsoft se ha mantenido plana, a pesar de que la empresa ha comprado
máquinas y equipos adicionales, indica Crisp.
La centralización de la administración de software ha permitido al grupo de Crisp
poder cargar con precisión los costos de software a las respectivas unidades.
Además, "definitivamente nos ayuda a obtener descuentos por volumen", señala.
Sin embargo, las herramientas de administración de activos deben ponerse al día
con los modelos de fijación de precios por el uso que ofrecen SaaS y los
proveedores de virtualización, advierte Konary de IDC.
Hora de Negociar
Proporcionarle estadísticas de uso a un proveedor le puede dar influencia en la
mesa de negociaciones -siempre y cuando sepa cómo negociar. Por ejemplo, si el
proveedor insiste en la inclusión de una cláusula de contrato que lo penaliza por
devolver las licencias no utilizadas, pregunte si puede reasignar el costo de esas
licencias a otros productos que necesita, recomienda Wang de Altimeter.
Una manera de conseguir que su proveedor de software empresarial lo escuche
es mencionando que está pensando en ir con un producto alternativo, como un
código abierto o la oferta SaaS.
Mosaic, una organización de Omaha al servicio de personas con discapacidad
intelectual, terminó migrando al código abierto a pesar de que originalmente no
había planeado hacerlo. Como parte de un proyecto de virtualización de escritorio,
la empresa sin fines de lucro comparó las alternativas de productos de Microsoft y
Linux, encontrando que este último ofrece importantes ahorros en lo referente a
derechos de licencia, las necesidades locales de TI y costos del personal, señala
Thomas Keown, administrador de seguridad y de almacenamiento de datos en
Mosaic.
Keown estima conservadoramente que el software móvil de código abierto le ha
ahorrado a Mosaic unos 465 mil de dólares al año, o sea 19% de su presupuesto
de TI. La organización tiene alrededor de mil 500 usuarios en todo el país.
Pero los responsables de TI deben evaluar a fondo el costo-beneficio de las
compensaciones de un tipo alternativo de software. Mientras que migrar a la
fuente abierta fue la elección correcta para Mosaic, "cada compañía tiene que
hacer su propia evaluación" de los costos de licencia, implementación,
mantenimiento y soporte, señala Keown. Especialmente en las grandes empresas,
la integración de software de código abierto con los actuales sistemas de TI puede
ser un problema.
El soporte también puede ser un problema, señala Wang. Si va a instalar el
software de Linux y no quiere pagar por ayuda externa, agrega, "se necesita un
equipo que se haya entrenado en el desarrollo de software de Linux". Y asegúrese
de que cualquier producto de código abierto que esté evaluando, tenga una
comunidad de soporte en línea activa. "Mire en los foros y tablones de anuncios y
vea cómo alguien responde rápidamente cuando se postea un problema", señala.
SaaS, también, puede representar un ahorro significativo de costos frente a las
ofertas tradicionales de software, pero no es una buena jugada para todas las
empresas.
Para las pequeñas y medianas empresas, una solución hospedada proporciona
acceso y experiencia a los sistemas de gama alta que no podrían ser capaces de
permitirse de otro modo, señala Wang. Por ejemplo, cuando Warren de 20/20
evaluó herramientas para la construcción de un sistema CRM a medida, se
encontró con que Force.com costaría alrededor de un 75% menos en comparación
a una oferta envasada. Los factores que hicieron subir el costo de un producto en
las instalaciones incluían licencias y la necesidad que tenían los encargados de TI
locales para darle soporte al software.
Sin embargo, una gran empresa a menudo ya tiene la mayor parte de los recursos
de TI necesarios para apoyar una nueva aplicación. Además, se puede depreciar
el hardware subyacente -que no se puede hacer con las tasas mensuales de
SaaS.
Por supuesto, los proveedores de SaaS están detrás del lucro al igual que los
proveedores de software tradicional y puede ser duros negociadores, señala
Warren. Por ejemplo, Salesforce.com ofrece un descuento a cambio de un
acuerdo de 20/20 para la compra, tanto de licencias de desarrolladores como de
usuarios finales, tan pronto como se firme el contrato. Pero el desarrollo se
extendió por dos meses más, durante los cuales 20/20 pagó el mantenimiento y
soporte para el software de usuario final que no estaba usando. "Probablemente
debimos aclarar que las compras de las licencias de usuarios finales se debieron
hacer una vez que se haya terminado con su desarrollo", agrega Warren.
Por otra parte, los clientes que esperan que SaaS sea estrictamente de pago por
uso se han decepcionado, dice Snyder de Gartner. A cambio de un buen negocio,
"muchos proveedores quieren un acuerdo de tres años con un uso mínimo
garantizado", agrega.
Incluso si no está listo para ir con una alternativa como SaaS o el código abierto,
no pierde nada diciéndole a su proveedor que están explorando esas opciones,
señala Snyder. Los vendedores estarán más dispuestos a negociar en serio
"cuando la verdadera competencia es un factor", añade.
No sea muy “Rudo”
Pero no trate a su proveedor como a un enemigo. La negociación dura está bien
hasta cierto punto, pero "las discusiones de precios y licencias son una parte muy
importante de una relación a largo plazo", señala Konary.
"Puede obtener el mejor precio en el mundo", indica Jefferson de TMP, "pero si se
gana la antipatía de su proveedor, puede no conseguir el apoyo y el servicio que
necesita."
Por ejemplo, TMP redujo su personal recientemente, pero el contrato de la
compañía con Microsoft no le permitía reducir el número de licencias que paga a
fin de reflejar la disminución en el número de usuarios finales. Sin embargo,
Microsoft aceptó renegociar el acuerdo de tres años por lo que TMP no tendría
que pagar por las licencias que no estaría utilizando, indica Jefferson. Él le da un
crédito parcial a la crisis económica por la voluntad del gigante del software para
cortar el contrato con TMP con cierta holgura. Más importante, sin embargo, fue la
asociación de TMP con Microsoft. Como parte de esa relación Jefferson indica:
"ponemos las cartas sobre la mesa" y mantenemos al proveedor bien informado
sobre los planes de negocio y las necesidades de software.
TMP hace eso con todos sus proveedores. "Queremos traerlos y decirles, 'Esto es
lo que estamos haciendo, tenemos que aprovechar al máximo nuestros gastos’”,
agrega Jefferson. “A menudo, vienen con soluciones innovadoras".