Siete estrategias de surtido de pedidos para acelerar el crecimiento

INFORME TÉCNICO
Siete estrategias de surtido de pedidos para
acelerar el crecimiento de los negocios de
comercio electrónico
1 Estrategias de
automatización
quesurtido
genera resultados™
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INFORME TÉCNICO
Siete estrategias de surtido de pedidos para
acelerar el crecimiento de los negocios de
comercio electrónico
Por Chris Arnold, vicepresidente de Operaciones y Desarrollo de Soluciones,, Intelligrated
La mayoría de las empresas de comercio electrónico
algunos consejos que permiten enviar los pedidos con
comienzan de a poco, procesando los pedidos diarios a
mayor eficacia, precisión y rentabilidad a medida que las
través de métodos manuales y enfrentando el crecimiento
empresas crecen y surgen las demandas estacionales.
con la incorporación de más personal, más turnos y más
espacio de almacenamiento. Este enfoque tiene una
con un aumento en el volumen de los pedidos, las
1. Analice los datos comerciales para establecer
perfiles de pedidos
líneas de cada pedido y la complejidad, lo cual hace
Todas las empresas de comercio electrónico en
inevitable la necesidad de implementar un cierto nivel
crecimiento usan algún tipo de software para
de automatización en los complejos. Para el momento en
administrar sus operaciones de surtido, incluso
que una empresa de comercio electrónico en crecimiento
si todavía trabajan con documentos impresos e
maneja más de 3000 pedidos por día, con más de 500
introducen los pedidos manualmente. Recopilar y
números de referencia , un esquema de surtido manual
analizar los datos sobre pedidos de estos sistemas de
lleva a una meseta de productividad, con demasiados
software para impulsar decisiones de administración
trabajadores concentrados en espacios reducidos y la
informadas en materia de asignaciones de personal
consiguiente congestión física. Este funcionamiento
y diseño de sistemas es un paso importante para
conlleva menores ingresos debido a los errores en los
prepararse para las fluctuaciones de demanda
pedidos y en el inventario, el aumento de los costos de
estacionales y los picos de actividad. Los datos históricos
mano de obra y la incapacidad de enviar los pedidos a
permiten observar perfiles de pedidos, explicar las
tiempo durante los picos de actividad. En consecuencia,
preferencias de los clientes, identificar los números de
el costo de manejo por parte aumenta y perjudica los
referencia más rentables, prever las necesidades de
ahorros y la eficacia operativa que se esperaba obtener
mano de obra y organizar las categorías de productos
con los volúmenes de pedidos mayores.
de movimiento rápido o lento. Desde el punto de vista
utilidad limitada, ya que el éxito viene acompañado
Este informe técnico analiza siete estrategias de
crecimiento para procesar los pedidos, además de
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Estrategias de surtido
empírico, la ventaja de contar con esta información
es evidente, pero extraerla puede resultar complejo,
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Fig. A: Integración de software en
operaciones de comercio electrónico Comercio
electrónico
Comercio
móvil
Administración
de pedidos
Carrito
de compras
Seleccionar
y empacar
Enviar
Gestión
del inventario
Sistemas automatizados
de surtido de pedidos
• Selección con carrito, selección por medio de luces,
selección por voz
• Mecanización adicional a medida que aumentan
los volúmenes
• Escalabilidad para temporadas pico
incluso para las empresas grandes que usan soluciones de
• Lotes de pedidos y liberación de pedidos
planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas de
• Planificación de la carga de trabajo
administración de depósitos (WMS).
• Monitoreo y ajustes de la productividad en
tiempo real
Los procesos de establecimiento de perfiles de pedidos y
planificación del depósito pueden optimizarse en forma
continua si se implementa un sistema de ejecución de
depósito (WES) en tiempo real. Busque un proveedor de
2. Elija la solución de procesamiento de pedidos
adecuadapara administrar los ciclos de demanda
soluciones de manejo de materiales con una amplia línea
El componente básico de una solución de
de productos y experiencia para ofrecer análisis de datos
automatizaciónescalable es un sistema queno
de pedidos, evaluación de las operaciones del depósito
solo impulsa diversas soluciones de directivas
y diseños de sistemas para optimizar cada parte del
de recolección para mejorar la eficiencia de los
rompecabezas de surtido de pedidos. Consulte el gráfico A.
encargados de procesamiento de pedidos, sino que
también administra equipos automatizados para
mantener el surtido en funcionamiento con el nivel
CONSEJO: Un WES dedicado es una herramienta
de software sumamente valiosa para gestionar
procesos de surtido de pedidos. Utiliza información
máximo de eficacia junto con una mayor inversión
en automatización impulsada por el desarrollo de las
operaciones.
de desempeño histórica y un análisis continuo
Un WES incluye una amplia gama de tecnologías de
de pedidos, mano de obra, equipos e inventario
selección perfectamente integradas. Además, gestiona
para optimizar la planificación de olas, la
todo el proceso de surtido, más allá de los procesos
logística de almacenamiento y recuperación, el
manuales. Dirige equipos automatizados y se comunica
reaprovisionamiento y el reingreso al inventario y
con otros sistemas de administración al fin de ofrecer:
la colocación en espacios para reducir al mínimo los
desplazamientos y aumentar la eficacia laboral.
• Notificaciones en tiempo real
• Ajustes para procesar anomalías
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• Informes de desempeño y cargas de trabajo en
califica en función de estándares de productividad, lo
tiempo real
cual permite la toma de decisiones de personal más
• Coordinación del equilibrio entre la carga de
informadas.
trabajo y el personal de las distintas zonas de trabajo
• Menores tiempos de desplazamiento
• Mayor precisión en los pedidos
CONSEJO: Planifique con vistas al éxito. Seleccione
una opción de software escalable, que pueda
expandir fácilmente de acuerdo con su crecimiento.
• Capacitación simplificada
Busque un proveedor de soluciones que ofrezca
• Compatibilidad con varios idiomas
instalación, capacitación en las instalaciones y
• Definición de perfiles de datos para el ajuste
detallado del rendimiento del sistema y la
planificación a futuro
asistencia posventa permanente a fin de asegurarse
de invertir en la tecnología adecuada y de obtener
la máxima utilidad durante todo el ciclo de vida del
sistema.
Una ventaja clave de la implementación de un WES
es que permite realizar ajustes automatizados y
dinámicos del flujo de trabajo, así como responder
rápidamente a los cambios de velocidad y perfil. Esta
sincronización resulta especialmente beneficiosa para
un centro de distribución de comercio electrónico que
generalmente tiene más zonas de trabajo individuales
que un centro de distribución minorista tradicional
(tales como envoltura, embalaje y otros servicios
especiales). Así, gracias a la optimización de las
operaciones de organización de los pedidos en lotes
y la asignación dinámica, es posible manejar ventas
especiales y rápidas y, a la vez, mantenerse a tono con
los cambios rápidos en las tendencias de compra.
Disponible como un sistema independiente o como
parte de un paquete de software integrado con un
WES, el software de administración de mano de obra
puede acelerar la integración de los trabajadores
3. Capacite a empleados de diferentes áreas
como preparación para los períodos de mayor
exigencia de rendimiento
Anticipar y administrar la fluctuación en la demanda de
números de referencia es uno de los principales desafíos
de un comercio electrónico en rápido crecimiento. Los
artículos de venta rápida y lenta pueden variar de un
día al otro y de un mes al otro a lo largo del año, lo
cual afecta la eficacia del procesamiento de pedidos,
la densidad de la recolección, los desplazamientos y los
ciclos de reaprovisionamiento. Si bien es importante
seguir un plan de producción bien definido yeficaz,
en algunos momentos las empresas deben sacrificar la
eficacia y la productividad de los empleados individuales
en pos de lograr una utilización plena de la capacidad
del sistema.
temporales que se incorporan durante los picos
Capacitar a todo el personal, incluso a los empleados
o los aumentos estacionales de demanda. El LMS
dedicados a tareas administrativas, para procesar los
más sólido guarda el desempeño histórico de los
pedidos ayuda a satisfacer la demanda y reducir el
trabajadores de tiempo completo y temporales y lo
costo y el impacto de la contratación de mano de obra
temporal. Si bien el personal de otras áreas puede
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ser menos eficaz que quienes tienen experiencia
CONSEJO: Optimice la organización de los números
en el procesamiento de pedidos, pueden ayudar a
de referencia de tránsito rápido y preste atención a
mejorar el rendimiento general. Un efecto positivo
la ergonomía de los encargados del procesamiento
de esta capacitación general es que ayuda a evitar el
de pedidos como parte de un método rentable
asilamiento dentro de una organización, ya que los
para aumentar el rendimiento. Los elementos de
empleados conocen las diferentes facetas del negocio y
tránsito rápido e intermedio pueden almacenarse
aprenden a diferenciarlas.
en estantes ubicados en lo que se denomina la
La tecnología adecuada puede ser muy útil a tal efecto.
Las soluciones por voz pueden preparar y poner a los
nuevos recolectores en marcha en menos de medio
día, mediante instrucciones orales claras y detalladas
paso a paso. Asimismo, el software LMS ofrece curvas
zona dorada (a la altura entre la cadera y el hombro
de los encargados de procesamiento de pedidos),
mientras que los productos de tránsito lento se
almacenan en los sectores menos accesibles, para
los cuales hace falta estirarse.
de capacitación que permiten establecer expectativas
realistas para los encargados de procesamiento de
pedidos sin experiencia y ayudan a la administración a
estimar mejor el progreso.
4. Amplíe el plazo de entrega
Admitir pedidos de último minuto es un factor
Planificar la recolección y organizar los pedidos en
competitivo fundamental para el comercio electrónico.
lotes permite a los operadores agregar encargados de
Hay varias estrategias que los gerentes exitosos pueden
procesamiento de pedidos sin crear cuellos de botella en
implementar para ampliar los tiempos de cierre de los
el flujo. Una técnica de surtido denominada “réplica”,
pedidos diarios. Un primer paso es dedicar la mañana
que consiste en la asignación duplicada de los números
al reaprovisionamiento y a preorganizar los artículos
de referencia de mayor demanda en un sector de
de tránsito rápido para liberar los recursos para las
recolección delantero, resulta sumamente importante
tareas de recolección vespertinas. A medida que las
para aumentar el volumen del proceso y reducir la
empresas evolucionan, la inversión en un sistema
congestión y la competencia improductiva.
automatizado de almacenamiento y recuperación (AS/
RS) les proporciona acceso rápido a cartones, totes y
El software de ejecución de depósitos puede distribuir
bandejas, una solución ideal para las operaciones con
el volumen de recolección entre las “réplicas” a fin de
un almacenamiento de inventario de alta rotación y
aumentar la productividad y la utilización de la mano de
ciclos de pedidos breves.
obra y los activos.
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Order fulfillment strategies
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de base y una métrica de desempeño para establecer
CONSEJO: Enviar a un encargado de procesamiento
objetivos de productividad.
de pedidos a recorrer todo el depósito para
completar un solo pedido es un uso ineficaz
CONSEJO: Un sistema de surtido de pedidos en
del tiempo. Aplique el método de organización
tiempo real permite asignar responsabilidades y
en lotes optimizada para combinar pedidos de
tener visibilidad de la precisión de los pedidos, ya
números de referencia similares en un mismo
que alerta a los operadores cuando hay un error
pedido de recolección pospuesto; de esta forma
antes de que se haga el envío. Este punto es clave
se ahorra tiempo y se aumenta la eficacia sin dejar
para aumentar la eficacia de la mano de obra y
de cumplir el plazo de envío. Un WES avanzado
evitar el envío de pedidos imprecisos.
puede liberar pedidos automáticamente en el
mejor momento a fin de garantizar la máxima
productividad, sin dejar de satisfacer los requisitos
relativos al nivel de servicio.
6. Reduzca el impacto de las devoluciones
El procesamiento de devoluciones constituye un
5. Maximice la precisión de los pedidos
componente integral del comercio electrónico. Algunas
devoluciones responden a un surtido inadecuado, pero
Las operaciones de comercio electrónico en crecimiento
también se está observando una costosa tendencia
pueden generar una ventaja competitiva respecto
emergente, comúnmente llamada “solo para probarse”,
de quienes usan un proceso manual a través de los
según la cual los clientes piden productos en varios
sistemas de procesamiento de pedidos automatizados.
colores y tamaños, con la intención de devolver la mayor
Las tecnologías de selección automatizada, como las
parte del pedido original.
soluciones de selección por voz y por luz, ofrecen un
retorno de la inversión oportuno y comprobado y
permiten alcanzar una precisión de casi el 100 % en
sus pedidos y un aumento de hasta un 35 % en la
productividad. Además de acumular costos de logística
de devolución, enviar el producto equivocado también
acarrea costos asociados con una baja satisfacción del
cliente y, en consecuencia, disminuye ampliamente las
posibilidades de conseguir su fidelidad.
Para establecer el impacto de las imprecisiones en el
procesamiento manual de pedidos, se debe calcular la
proporción de pedidos sin errores respecto del total
de pedidos enviados, incluida la cantidad de casos de
escasez y devolución. De esta forma, se obtiene un valor
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Estrategias de surtido
El costo total de las devoluciones, que incluye el envío,
la pérdida de ingresos, el costo de la logística de
devolución y la insatisfacción del cliente, debe calcularse
e incorporarse en la cotización de los productos a fin de
reducir su impacto sobre las ganancias.
En muchos casos, puede ser más rentable descartar
ciertos números de referencia que afrontar los costos de
reingreso al inventario.
Para acelerar el manejo de devoluciones, es posible
establecer una inspección de calidad en el punto
de recepción que permita tomar decisiones sobre
reabastecimiento y reingresar los productos al
inventario tan pronto como sea posible. El mayor
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desafío es utilizar los datos de procesamiento para
¿No sabe cuándo es el momento de avanzar hacia
definir una política de devoluciones y una estrategia
la automatización? Si el comienzo es demasiado
de precios que permita alcanzar un equilibro adecuado
anticipado, puede quedar capacidad ociosa. Pero, si
entre la satisfacción del cliente y el costo total de las
actúa demasiado tarde, el efecto de la pérdida de
devoluciones.
ventas y de clientes puede ser difícil de revertir. La
buena noticia es que hay proveedores de sistemas
CONSEJO: Una vez que decida qué artículos
reconocidos que ofrecen equipos especializados en
aceptar y reingresar en el inventario, utilice las
el desarrollo de soluciones y operaciones capaces
mismas tecnologías de recolección para envíos en
de formular una solución de automatización que
la reubicación de los artículos en su ubicación con
optimice las operaciones actuales y, al mismo tiempo,
el método más eficaz para la reventa. Por ejemplo,
proporcione una plataforma escalable para manejar la
se puede usar una solución de recolección en carros
expansión futura. Estos asesores especializados pueden
para reingresar las devoluciones en el inventario
evaluar su trayectoria de crecimiento y sus necesidades
durante el día, junto con el procesamiento de los
operativas actuales con el objeto de determinar el
pedidos salientes. Un software sólido también
momento ideal para la automatización y recomendar
puede analizar el historial de pedidos y anticipar
un enfoque modular y oportuno para una adopción de
el volumen de devoluciones de los pedidos
tecnología exitosa.
pertenecientes a la categoría denominada “solo
para probarse”.
CONSEJO: Consulte a proveedores de sistemas de
procesamiento de pedidos y solicite una evaluación
de sus operaciones. Los proveedores reconocidos
pueden ofrecer asesoramiento y, si es necesario,
7. ¿Listo para crecer? Consulte a un experto
hacer una evaluación de sus operaciones en unas
El crecimiento rápido y el éxito a largo plazo del
pocas horas y a un precio asequible.
comercio electrónico implican más que un buen
sitio web y una estrategia de comercialización. Los
vendedores minoristas por Internet que tienen éxito
descubren pronto que la clave de su negocio es el
surtido de pedidos, y utilizan muchas de las estrategias
antes mencionadas.
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