12.2.6. Circular pautas para la entrega de pedidos en

PARA:
DE:
ASUNTO:
TODOS LOS PROVEEDORES
GERENCIA COMERCIAL
PAUTAS PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS EN LAS BODEGAS DE COPIDROGAS
Con el ánimo de facilitar el proceso de entrega de sus mercancías en las bodegas de COPIDROGAS a nivel nacional, la
siguiente información es importante para el mejoramiento de su actividad logística.
Información de las órdenes de compra
-Todo cambio en las características de los productos se deben informar previamente en el departamento de compras, para que
se efectúen los ajustes correspondientes en la base de datos.
-Al momento de recibir las órdenes de compra, cuidar que las cantidades de la orden correspondan a los múltiplos de las
unidades del embalaje del proveedor (en las que aplica). Los excesos enviados que no se ajusten a las cajas selladas serán
rechazados en las bodegas.
Solicitud de citas
-Cada bodega cuenta con un coordinador de recibo de mercancías, con el cual debe comunicarse telefónicamente cada vez
que vaya a existir una entrega; también hay un director, que tiene asignado un correo electrónico al cual pueden remitirse en
caso de presentarse inconformidades o la necesidad de manejo especifico de sus pedidos, los contactos son los siguientes:
CORREO ELECTRONICO RECIBO DE TELEFONO RECIBO HORARIO DE ATENCION HORARIO DE ATENCION
BODEGA SEDE
CORREO ELECTRONICO DIRECTOR
PARA ASIGNACION DE PARA ASIGANCION DE
MCIA
DE MCIA
CITAS(Semana)
CITAS(Sabado)
BARRANQUILLA [email protected]
[email protected] 95-3664400 Ext. 3129 7:00 a.m. a 4:30 p.m.
7:30 a.m. a 12:30 p.m.
BUCARAMANGA [email protected] [email protected] 97-6547010 Ext. 8120 8:00 a.m. a 5:30 p.m.
8:00 a.m. a 1:00 p.m.
CALI
[email protected]
[email protected]
92-6918500 ext. 6110 8:00 a.m. a 5:30 p.m.
8:00 a.m. a 1:00 p.m.
COTA
[email protected]
[email protected] 91-4375150 ext. 1259 7:30 a.m. a 5:00 p.m.
7:30 a.m. a 12:30 p.m.
MEDELLIN
[email protected]
[email protected]
94-3198070 ext 4111 7:00 a.m. a 5:00 p.m.
7:00 a.m. a 1:00 p.m.
PEREIRA
[email protected]
[email protected] 92-3275454 ext. 2122 8:00 a.m. a 5:30 p.m.
8:00 a.m. a 1:00 p.m.
-En el caso de aquellos proveedores que tienen citas fijas programadas todas las semanas, deben informar con 24 horas de
anticipación el número de cajas que contiene el pedido, así mismo manifestar si no tiene entregas pendientes o no pueden
cumplirla con suficiente anticipación con el fin de reasignar el espacio a otro proveedor. Las citas fijas en día festivo se pierden,
y se hará reposición especial en la semana anterior.
-Las citas para la entrega de la mercancía, se deben solicitar con 24 horas de anterioridad e informar el número exacto de cajas
a entregar. Si el proveedor desea coordinar citas fijas de recibo, debe coordinarlo con el director de cada bodega
-Las citas no cumplidas por el proveedor podrán generar un cobro correspondiente al tiempo de receso del personal de recibo.
-La asignación de citas para recibo de negocios especiales de volumen, quedará supeditado a la capacidad de los muelles y
almacenaje de las bodegas.
Condiciones de los vehículos y personal de entrega
-Los vehículos deben estar en los muelles de entrega en la fecha y hora que se fijo la cita, ya que de no asistir puntualmente se
re-asignará el recibo de acuerdo a la disponibilidad de la bodega para otro momento o día.
-Se permitirá el ingreso de los vehículos sólo en el momento de las citas para evitar congestiones en las vías de acceso.
-Se debe presentar la documentación correspondiente a la entrega como es la factura original con 2 copias legibles y tener
claro el número de orden de compra de COPIDROGAS que genera estas facturas.
-Cada camión debe traer el personal de descargue suficiente para hacer ágil la labor; este personal debe contar con la
confianza del operador, tener conocimiento del tipo de carga que maneja y destreza suficiente para agilizar el proceso. El
personal involucrado en el proceso debe portar la cédula, carnet de la EPS y de la ARP. Los encargados de entrega de los
pedidos no pueden ingresar ningún tipo de bolso o maletín a los muelles.
Condiciones de entrega y facturación
-Los vehículos deben ser adecuados para el tipo de carga que se maneja y estar cargados de manera razonable, de tal forma
que la mercancía que se esté descargando primero corresponda a la factura en proceso. Los vehículos que no tengan la carga
debidamente organizada perderán su turno.
-Los productos facturados deben ir en orden alfabético, para facilitar un cruce adecuado con los documentos internos y
minimizar los tiempos.
-Al momento de entregar los pedidos, se recibirán cantidades separadas y completas por referencia y por el total de la factura
en la menor cantidad de cajas posible, no se aceptarán separaciones de cajas por lotes o fechas de vencimiento.
-Los productos que se entregan deberán presentar condiciones adecuadas para su almacenamiento, picking y despacho a las
droguerías, esto es: presentación en buen estado, información suficiente en los empaques que responda a las descripciones de
las ordenes de compra, códigos de barras, sellamiento adecuado de las cajas y de las unidad individuales de venta, embalaje
uniforme, conservación de cadena de frío si se requiere, entre otros.
-Los saldos de mercancías que no alcancen el embalaje de origen deben estar separados por referencia y debidamente
identificados, así mismo los obsequios (facturados con valor) y prepacks deben ir marcados exteriormente con el nombre del
proveedor y su contenido detallado.
En caso que requiera aclaraciones, posea inconformidades con los el servicio de recibo o demoras en la asignación de las citas,
favor reportarlo por escrito de manera detallada a su comprador.
Cordialmente,
MAURICIO QUINTERO GUARIN
Gerente Comercial