diagramas de procesos clave servicio de contratación

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Contratación
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE
SERVICIO DE CONTRATACIÓN
Julio 2013
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Contratación
SÍMBOLOS
Julio 2013
SCO01: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA (I)
PROPIETARIO
USUARIO
PROVEEDORES
Obras:
- Cuestionario anejo.
- Proyecto.
- Informe de supervisión.
- Acta de replanteo previo.
- Certificado de viabilidad.
- Certificado de disponibilidad de los terrenos.
- Conformidad del usuario (obra nueva).
- Informe de necesidad e idoneidad
A solicitud
del usuario
Solicitud de
comprobación de
existencia de
crédito
Suministros:
- Cuestionario anejo.
- Pliego de Prescripciones Técnicas.
- Informe de necesidad e idoneidad
Recepción de la
solicitud y
documentación
asociada
Gestión de servicios públicos:
- Cuestionario anejo.
- Pliego de Prescripciones Técnicas.
- Informe de necesidad de implantación del
servicio.
- Cláusulas de explotación.
- Relación de trabajadores.
- Inventario de bienes.
- Informe de necesidad e idoneidad
Servicios:
- Cuestionario anejo.
- Pliego de Prescripciones Técnicas.
- Informe de necesidad e idoneidad
Objeto de
contrato
Obras
Gestión de servicios públicos
Servicio de
Financiación y
Presupuesto
Comprobación
de existencia de
crédito
Comunicación al
usuario
¿Crédito?
SERVICIO GESTIÓN
ECONÓMICA
SGE03: GARANTÍA DE
EXISTENCIA DE
CRÉDITO
Sí
No
Mastín
SERPIS
Suministros o
Servicios
Apertura de
expediente
Al usuario:
- Propuesta de contratación.
Elaboración del Cuadro
de características del
pliego de cláusulas
administrativas
particulares
Elaboración y
envío a firma de la
documentación
asociada
Al Rector:
- Orden de inicio
A Gerencia, en su caso:
- Certificado de existencia de crédito.
- Certificado de gastos plurianuales.
Rector
Gerencia
Firma
Recepción de los
documentos
firmados
A
Versión 03 - Enero 2011
SCO01: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA (II)
PROPIETARIO
USUARIO
Solicitud de
documento
contable A
A
- Expediente de contratación.
- Documento informe fiscal A.
PROVEEDORES
Servicio de
Financiación y
Presupuesto
Recepción e
incorporación al
expediente del
documento contable A
SERVICIO GESTIÓN
ECONÓMICA
SGE03: GARANTÍA DE
EXISTENCIA DE
CRÉDITO
SERVICIO DE
FISCALIZACIÓN
SF01: FISCALIZACIÓN
Fiscalización previa
Solicitud de
informe fiscal
Subsanación
Sí
¿Admite
subsanación?
Desfavorable
¿Resultado?
Favorable
En caso de adquisición de
equipos de investigación por
procedimiento negociado y con
importe superior a 60.000 euros
se requiere la autorización del
Consejo Social
Ley de Contratos del Sector
Público (LCSP)
Procedimiento
negociado
SCO01P01
Rector
Resolución de
aprobación del
expediente
firmada
No
Procedimiento
abierto o
restringido
SCO01P02
Tipo
Sí
Comunicación al
usuario
Envío a firma de
la resolución de
aprobación del
expediente
Elaboración y
envío a firma de
la resolución del
Rector
¿Desierto?
No
B
Versión 03 - Enero 2011
SCO01: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA (III)
PROPIETARIO
USUARIO
Notificación al
licitador
propuesto como
adjudicatario
B
Posibilidad de solicitar vista del
expediente, aclaración sobre la
valoración de su proposición y la
del adjudicatario, y/o
interposición de recurso especial
en matera de contratación .
PROVEEDORES
Plazo de 10 días hábiles para
presentar la garantía definitiva ,
subsanar si procede y para el pago de
los anuncios. En caso que el
procedimiento sea urgente, el plazo
será de 5 días hábiles.
SERVICIO GESTIÓN
ECONÓMICA
SGE03: GARANTÍA DE
EXISTENCIA DE
CRÉDITO
Recepción de garantía
definitiva y, en su caso,
subsanar y pago de los
anuncios por parte del
licitador propuesto
como adjudicatario
Solicitud de
documento
contable D
Servicio de
Financiación y
Presupuesto
Recepción e
incorporación al
expediente del
documento contable D
Subsanación
Solicitud de
informe fiscal
Sí
¿Admite
subsanación?
Desfavorable
¿Resultado?
No
Comunicación al
usuario
Elaboración y
envío a firma de
la resolución del
Rector
Plazo de 5 días
hábiles
desde la
recepción
de la
documentación.
Favorable
Envío de la
resolución de
adjudicación
Rector
Recepción de la
resolución de
adjudicación
firmada
Publicación en
el perfil de
contratante
Notificación de la
resolución a los
no adjudicatarios
SERVICIO DE
FISCALIZACIÓN
SF01: FISCALIZACIÓN
Fiscalización previa
Notificación de la
resolución a los
adjudicatarios
C
Envío del anuncio
de adjudicación a
los Diarios
Oficiales
En caso que la adjudicación
sea superior a 100.000
euros (IVA excluido) y si
está sujeto a regulación
armonizada (SARA)
Versión 03 - Enero 2011
SCO01: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA (IV)
PROPIETARIO
USUARIO
PROVEEDORES
En función del importe, se dispone de un plazo de
tres meses para enviar a la Sindicatura de Cuentas
una copia certificada del contrato acompañada de
un extracto de expediente.
Se dispone de un plazo de tres meses para devolver
a los no adjudicatarios la documentación aportada.
Superado este plazo esta documentación se
destruye..
Formalización
del contrato
C
Envío de copia al
usuario
Firmado por el Rector y
adjudicatario
En cualquier
caso
A la espera de la
ejecución total o
parcial de
conformidad del
objeto del contrato
Modificación
o
Prórroga
SCO03: MODIFICADO /
PRÓRROGA DE CONTRATOS
ADMINISTRATIVOS
Recepción de copia de la
factura, acta de recepción y
documento contable OK, e
incorporación al expediente
Desde el Servicio de Fiscalización.
Además, en el caso de las Obras se
incluyen las Certificaciones de
obra.
Hasta que se cumpla el plazo de
garantía establecido
Elaboración de la
resolución de
devolución de la
fianza, y envío a firma
Rector
Recepción de la
resolución de devolución
de la fianza firmada, y
remisión al adjudicatario
Versión 03 - Enero 2011
SCO01P01: PROCEDIMIENTO NEGOCIADO (I)
PROPIETARIO
USUARIO
Selección de los
licitadores a
invitar
Sin que su número sea
inferior a tres, siempre
que ello sea posible.
Solicitud de
licitadores a
invitar
¿Con
publicidad?
No
Invitación a las
empresas
propuestas por
el usuario
Sí
PROVEEDORES
Solitud pago del
anuncio de la
convocatoria
Tipo
Pago del anuncio
Según casos
del art. 161.2
Solicitud de
publicación de la
convocatoria
PCA
PPT
Entrega de
documentación a
los licitadores
Durante el periodo
establecido en la
convocatoria
Publicación en el
perfil de
contratante
¿Se solicita
cotejado?
Comunicación de
la convocatoria y
sus plazos
Sí
Cotejado de la
documentación
aportada por los
licitadores
Recepción sobres de la
documentación de los
licitadores y del certificado
de registro
A’
Según cuantía,
objeto del contrato y
artículo de la LCSP
por el que se justifica
Diarios oficiales
Confirmación de
la publicación de
la convocatoria
PCA
PPT
No
Gerencia
No
¿Convocatoria
desierta?
Sí
Empresas de
edición impresas
y reprografía
SERVICIO DE ASUNTOS
GENERALES
SAG01: REGISTRO DE
ENTRADA
Finalizado
plazo
establecido
en la
convocatoria
Identificación
como resultado
“Convocatoria
desierta”
Versión 03 - Enero 2011
SCO01P01: PROCEDIMIENTO NEGOCIADO (II)
PROPIETARIO
USUARIO
¿Con
publicidad?
No
Examen de la
documentación
presentada en el
sobre 1
PROVEEDORES
A’
¿?
Sí
Procedimiento negociado
con publicidad: propuesta de
licitadores seleccionados
para ser invitados por el
órgano de contratación.
Convocatoria
de la Mesa de
contratación
Mesa de
contratación
Recepción del
Acta de la Mesa
de contratación
Por parte del licitante
en plazo de 3 días
naturales
Subsanación
¿Se precisa
subsanación?
Sí
¿Subsana?
No
¿?
Sí
Tipo
Sin
publicidad
Con
publicidad
Invitación a los
seleccionados a
la presentación
del sobre 2
SERVICIO DE ASUNTOS
GENERALES
SAG01: REGISTRO DE
ENTRADA
Comunicación de
la convocatoria y
sus plazos
Recepción de los
sobres con la
documentación
de los licitadores, y
certificado
de registro
Elaboración del
Informe de
propuesta de
adjudicación
No
Remisión de los
sobres 2
Recepción del
informe de
propuesta de
adjudicación
Versión 03 - Enero 2011
SCO01P02: PROCEDIMIENTO ABIERTO O RESTRINGIDO (I)
PROPIETARIO
USUARIO
PROVEEDORES
Solitud pago del
anuncio de la
convocatoria
Gerencia
Solicitud de
publicación de la
convocatoria
Pago del anuncio
Boletines y
diarios oficiales
Confirmación de
la publicación de
la convocatoria
PCA
PPT
PCA
PPT
Publicación en el
perfil de
contratante
Durante el periodo
establecido en la
convocatoria
Durante el período
establecido en la
convocatoria
Comunicación de
la convocatoria y
sus plazos
¿Se solicita
cotejado?
No
Empresas de
edición impresa
y reprografía
Sí
Sí
Finalizado plazo
establecido en la
convocatoria
Cotejado de la
documentación
aportada por los
licitadores
SERVICIO DE ASUNTOS
GENERALES
SAG01: REGISTRO DE
ENTRADA
Recepción de los sobres
con la documentación de
los licitadores, y certificado
de registro
Identificación
como resultado
“Convocatoria
desierta”
Sí
¿Convocatoria
desierta?
- Procedimiento abierto: relación de
licitadores admitidos y excluidos en la
contratación.
- Procedimiento restringido: propuesta
de licitadores seleccionados para ser
invitados por el órgano de contratación.
En ambos casos, si procede, solicitud
de subsanación de documentación.
B’
No
Convocatoria de
la Mesa de
contratación.
Apertura sobre 1
Recepción del
Acta de la Mesa
de contratación.
Apertura sobre 1
Publicación en el
perfil de
contratante el
resultado de la
calificación
Mesa de
contratación
Examen de la
documentación
presentada en el
sobre 1
Versión 03 - Enero 2011
SCO01P02: PROCEDIMIENTO ABIERTO O RESTRINGIDO (II)
PROPIETARIO
USUARIO
B’
¿Se precisa
subsanación?
PROVEEDORES
Subsanación
Sí
Plazo de 3 días
naturales
No
Tipo
Restringido
Abierto
Envío de la
invitación a
licitadores
seleccionados
SERVICIO DE ASUNTOS
GENERALES
SAG01: REGISTRO DE
ENTRADA
Comunicación de
la convocatoria y
sus plazos
Recepción sobres 2 y
3 y el certificado del
registro
Finalizado plazo
establecido en la
convocatoria
Convocatoria Mesa de
contratación. Apertura
sobre 2 y
comunicación a
empresas licitadoras
Elaboración del
Informe de
valoración
Recepción del
informe de
valoración
Mesa de
contratación
Remisión sobres
2
Recepción del
Acta de apertura
sobre 2
Publicidad en el
perfil del
contratante de la
valoración del
sobre 2
Convocatoria de
la Mesa de
contratación
Convocatoria Mesa de
contratación. Apertura
sobre 3 y
comunicación a
empresas licitadoras
Mesa de
contratación
Recepción del
Acta de
valoración del
sobre 2
Mesa de
contratación
Publicación en el
perfil de
contratante
Recepción del Acta
de apertura del
sobre 3, valoración
y propuesta de
adjudicación
Versión 03 - Enero 2011
SCO02: MODIFICADO / PRÓRROGA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS (I) y DEVOLUCIÓN DE GARANTÍA DEFINITIVA
PROPIETARIO
USUARIO
Modificado
A solicitud del
usuario y desde
SCO01
Recepción de la
solicitud y
documentación
asociada
¿Los pliegos
prevén la
posibilidad de
modificar el
contrato?
PROVEEDORES
Devolución
garantía
Tipo
Devolución de
garantía
definitiva
SCO02P01
Obras:
- Autorización del Rector
para redactar el Proyecto reformado.
- Proyecto reformado.
- Informe favorable de supervisión del Proyecto.
- Audiencia del contratista y Acta de precios
contradictorios.
Resto:
- Memoria justificativa.
- Pliego de Prescripciones Técnicas.
- Informe de insuficiencia de medios (caso de
Servicios).
- Audiencia del contratista y Acta de precios
contradictorios.
Prórroga
Sí
Solicitud de
informe jurídico
No
¿Cuantía > 20% precio
primitivo del contrato y éste
>= 6.010.121,04 €?
No
Oficina de la
Secretaría
General
Recepción del
Informe
Consejo
Jurídico
Consultivo
Sí
Informe de justificación
de prórroga:
- Justificación.
- Duración.
Notificación al
usuario
No
¿Prorrogable?
Sí
Recepción e
incorporación al
expediente del
documento contable AD
Solicitud de
garantía de
existencia de
crédito
Servicio de
Financiación y
Presupuesto
SERVICIO DE GESTIÓN
ECONÓMICA
SGE03: GARANTÍA DE
EXISTENCIA DE
CRÉDITO
No
A
Recepción de la
documentación
justificativa
Sí
¿Crédi
to?
Versión 03 - Julio 2013
SCO02: MODIFICADO / PRÓRROGA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS (II) Y DEVOLUCIÓN DE GARANTÍA DEFINITIVA
PROPIETARIO
USUARIO
PROVEEDORES
A
SERVICIO DE
FISCALIZACIÓN
SF01: FISCALIZACIÓN
Fiscalización previa
- Expediente completo de
contratación.
- Documento informe fiscal AD.
Subsanación
Solicitud de
informe fiscal
Sí
¿Admite
subsanación?
Desfavorable
Favorable
No
Notificación al
usuario
- Certificado de hallarse al corriente en
el cumplimiento de las obligaciones
tributarias y de S.S.
- Si Modificado: reajuste de garantías.
¿Resultado?
Envío a firma de la
resolución de
aprobación del
modificado / prórroga
Solicitud al
contratista de
documentación
Formalización
del modificado /
prórroga
Rector
Resolución de
aprobación
firmada
Firmado por el Rector y
contratista.
Envío de copia al
usuario
Versión 03 - Julio 2013
SCO02P01: DEVOLUCIÓN DE GARANTÍA DEFINITIVA
PROPIETARIO
Revisión del
expediente
Obras y servicios
PROVEEDORES
MASTIN
USUARIO
Tipo
Suministros
¿Procede
devolución?
Sí
Búsqueda del
original de la
carta de pago
Elaboración de
la Resolución y
envío a firma
Rector
Resolución
firmada
No
Comunicación a las
empresas del envío
de la documentación
a Conselleria
Remisión de la
Resolución y
carta de pago
original
Conselleria de
Hacienda y
Administraciones
Públicas
Versión 03 - Julio 2013
SCO03: CONTRATACIÓN DE BIENES DE ADQUISICIÓN CENTRALIZADA
PROPIETARIO
USUARIO
PROVEEDORES
Solicitud de
comprobación de
existencia de
crédito en la
oficina gestora
Recepción de la
solicitud de
adquisición
centralizada
Servicio de
Financiación y
Presupuesto
A solicitud
del usuario
¿Crédito?
- Datos del proveedor.
- Datos del objeto.
- Aplicación presupuestaria.
En caso de servicios::
- Memoria descriptiva.
- Aceptación por parte de la empresa.
- Relación de trabajadores destinados a la
asistencia técnica, en papel y soporte digital.
No
Envío a firma de
la resolución de
aprobación del
gasto
Sí
Apertura de
expediente
SERVICIO DE GESTIÓN
ECONÓMICA
SGE03: GARANTÍA DE
EXISTENCIA DE CRÉDITO
Incorporación al
expediente del
documento
contable A
Rector
Documento
“Petición de bienes
de adquisición
centralizada”
Compleción de la
solicitud
normalizada de la
D. G. Patrimonio del
Estado
Resolución de
aprobación del
gasto firmada
Gerencia
Servicio de
Fiscalización
Rector
Envío de la
solicitud a firma
Remisión de la
solicitud firmada
Recepción de la
solicitud firmada
D. G.
Patrimonio del
Estado
Desfavorable
¿Resultado?
Favorable
Solicitud del
documento
contable D
Notificación
al usuario
Documento
contable D
firmado
Servicio de
Financiación y
Presupuesto
SERVICIO DE GESTIÓN
ECONÓMICA
SGE03: GARANTÍA DE
EXISTENCIA DE CRÉDITO
Versión 02 - Octubre 2010