Formulario de Modificación de Información del Proveedor Registrado

Registered Supplier Information Modification Form
Version 2 – 14-January-2015
Proceso para Modificar la Información de Registro - Guía
Este formulario es único y estándar y es aplicable a la totalidad de Occidental Oil and Gas
Corporation y sus subsidiarias y Centurion Pipeline L.P. (Oxy). Este formulario es únicamente para
los proveedores que están registrados en el sistema de Oxy.
1. Complete el Formulario de Modificación de Información del Proveedor Registrado. Una
vez completo, un empleado autorizado de su empresa deberá firmarlo.
a. Complete solamente las secciones necesarias, indicando la acción a ejecutar:
i. “Agregar”: Complete solo la columna “Datos Nuevos”
ii. “Quitar”: Complete solo la columna “Datos Previos”. Los datos serán desactivados.
iii. “Modificar”: Si datos nuevos reemplazarán a datos previos, complete las columnas
“Datos Previos” y “Datos Nuevos”. Los datos previos serán desactivados y se
agregarán los datos nuevos.
b. Si en la misma sección es necesario introducir más de un cambio, complete y envíe tantos
formularios como sea necesario (por ejemplo, dos nuevas direcciones).
2.
Escanee y envíe por correo electrónico o envíe por correo postal el formulario firmado y los
documentos respaldatorios solicitados a la dirección correspondiente indicada más
adelante. Si envía por correo electrónico, el documento original no es necesario. Si su
empresa tiene operaciones en diversos países bajo una única entidad legal, envíe las
modificaciones al país de la subsidiaria de Oxy principal.
País
Omán
Dirección E-mail
[email protected]
Qatar
[email protected]
Domicilio postal
Requisito
Occidental (Oxy-Oman) P. O. Box
Formulario firmado y
717
Postal Code 130, Azaiba Muscat completo
Sultanate of Oman
ATTN: AP Vendors
Occidental Petroleum of Qatar
Ltd., PO Box 22611, Doha, Qatar
Formulario firmado y
completo
ATTN: OPQL Accounts Dept.
Yemen
[email protected]
Occidental Petroleum of Yemen,
PO Box 16516, Sana'a, Republic
of Yemen
ATTN: AP Vendors
Emiratos Árabes
Unidos
[email protected]
OXY of Abu Dhabi, LLC 4th
Street, Muroor Occidental Tower
PO Box 73243
Abu Dhabi, U.A.E.
Estados Unidos de
America
[email protected]
Bolivia
[email protected]
ATTN: AP Vendors
Occidental Oil & Gas Corp., PO
Box 594 Addison, TX 75001
ATTN: AP Vendors
Vintage Petroleum Boliviana Ltd.
Address : Av. Roque Aguilera
#3355, Santa Cruz de la Sierra,
Bolivia
ATTE: AP Proveedores
Formulario firmado y
completo
Formulario firmado y
completo
Formulario firmado y
completo
Formulario firmado y
completo
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País
Dirección E-mail
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Domicilio postal
Colombia
[email protected]
Libia
[email protected]
Occidental de Colombia, Inc. /
Occidental Andina, LLC. Calle
77A No.11-32 Bogotá, Colombia
ATTE: AP Proveedores
Occidental LibyaOil &Gas BV
Gargaresh Road, km 6.2 ,
Abunawas 2, P.O. Box91454,
Tripoli, G.S. P.L.A.J.
ATTN: AP Vendors
Requisito
Formulario firmado y
completo
Formulario firmado y
completo
3. El personal de Oxy revisará y validará la información. Es posible que se solicite información o
documentación adicional para complementar la modificación de la información de registro.
4. Si fuera aplicable, el personal de Oxy modificará la información y enviará un correo electrónico
una vez que la modificación haya sido completada.
5. Si tiene acceso al Portal iSupplier, podrá visualizar los cambios en el Portal.
Documentación de Soporte Obligatoria aplicable al país de base del Proveedor para
la Sección 1A - Actualizar estructura de la empresa
IMPORTANTE: adjunte documentación de soporte para cambios de estructura legal y lo siguiente:
Pais
Omán
Qatar
Yemen
Emiratos Árabes Unidos
Estados Unidos
Colombia
Bolivia
Libia
Otros
* Registración en el Ministerio de Comercio
* Registración en la Cámara de Comercio
* Registración en el Ministerio de Comercio - Papel computadora
* Registración en la Entidad Impositiva Omani junto con el número de contribuyente
* Registración comercial en el Ministerio de Economía y Comercio
* Licencia Comercial del Ministerio de Asuntos Municipales y Agricultura
* Registración en la Cámara de Comercio
* Registración Impositiva y Tarjeta Impositiva del Director de Ingresos Públicos e Impuestos
* Registración en la Cámara de Comercio Yemenita.
* Registración en la Entidad Impositiva Yemenita junto con el número de contribuyente. *
Registración en la Entidad de Petróleo, Exploración y Producción Yemenita (PEPA)
* Licencia Comercial
* Registración en la Cámara de Comercio e Industria.
* W-9
* Factura de valor $0 (Ejemplo de Factura)
*Fotocopia del RUT
*Certificado Bancario original que incluya el número de identificación tributaria
*Si se acoge a algún beneficio tributario, la documentación legal que lo soporte (exención de renta
por ley de pequeñas empresas, servicios hoteleros, servicios de zonas francas, etc.)
Sólo para Personas Jurídicas:
*Certificado de la Cámara de Comercio (de expedición no mayor a 2 meses).
*Copia de las resoluciones vigentes de la DIAN que lo califiquen como Gran Contribuyente ó como
Autorretenedor de renta o de IVA
*Si es Entidad sin Ánimo de Lucro, copia de la resolución expedida por el ente de control
Sólo para Personas Naturales:
*Si es persona natural, Formato Decreto 1070 de 2012 diligenciado.
*Inscripción en el Registro de Comercio (FUNDEMPRESA) o Matrícula
*Constitución de la Sociedad y Poder de Administración o Representación, registrados en
Fundempresa (en su defecto la Tradición comercial)
*Inscripción en el Servicio de Impuestos Nacionales (copia del NIT)
*Inscripción en una caja de salud u otra que la ley lo permita
*Certificado de Afiliación de la empresa en la AFP (Administración Fondos de Pensión)
*Copia del Registro del empleador ante el Ministerio de Trabajo (ROE)
*Licencia de Funcionamiento Municipal
* Certificado de registración comercial emitido por el Comité de Libia Popular General de
Economía, Comercio e Inversiones
* Certificado de Impuesto Corporativo emitido por el Departamento Impositivo Libio.
* Licencia Comercial emitida por el Comité de Libia Popular General de Economía, Comercio e
Inversiones autorizando la práctica de la actividad comercial.
* Documentación equivalente aplicable al País de Origen
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Datos de la solicitud de modificación
Nombre del Proveedor
ID del Contribuyente y/o
Número de Proveedor de
Oxy
Persona de contacto para verificar los cambios solicitados
Nombre Completo
Cargo
Numero de Teléfono
Email
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Sección 1A - Actualizar estructura de la empresa
Tipo de cambio de Datos
Indicar Tipo (X)
Cierre
Cambio de Razón Social
Adquisición
Cambio de Estructura Legal
Fusión
Cambio de Número de registro impositivo
Cambios de datos en estructura de la empresa
Datos Previos (a ser inactivados)
Datos Nuevos (a ser adicionados)
Controlante
Razón Social
Numero del Contribuyente
(*)
Estructura Legal
El nuevo proveedor ha
asumido todas las
obligaciones y pasivos en
los acuerdos con Oxy, y será
responsable de todos los
acuerdos del proveedor
anterior con Oxy?
El Nuevo Proveedor obtuvo
el derecho a cobrar las
cuentas por pagar de Oxy
bajos los acuerdos con el
Proveedor anterior?
SI
NO
No aplicable
Si su respuesta en SI, especifique la fecha de entrada en vigencia:
SI
NO
No aplicable
Si su respuesta en SI, especifique la fecha de entrada en vigencia:
Comentarios
NOTA:
 Adjunte documentación que demuestre los cambios de estructura
legal de acuerdo a los requisitos listados en la pagina 2.
(*) Proveedores de Oman: Numero de Inscripción Comercial
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Sección 1B - Actualizar estructura de la empresa
Acción
Quitar(Datos Previos)
Indicar Acción (X)
Agregar(Datos Nuevos)
Modificar(Datos Previos/Nuevos)
Proveedores con base en Colombia
Datos Previos (a ser inactivados)
Datos Nuevos (a ser adicionados)
Tipo ID del Contribuyente
Dígito Verificador ID
Actividad Económica
Contribuyente
Principal(RUT)
Código CIIU - Arauquita
Código CIIU- Arauca
Código CIIU- Barrancabermeja
IVA
Común
Simplicado
No
Responsable
Común
Simplicado
No
Responsable
Gran Contribuyente (*)
Autorretenedor Renta (*)
Autorretenedor - IVA (*)
Entidad sin Ánimo de Lucro(*)
NOTA

Adjuntar documentación para demostrar cambios de acuerdo a
los requisitos listados en la pagina 2.
Nota: (*) Indicar Resolución y fecha
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Sección 2 - Actualizar el Administrador de Seguridad del Proveedor del Portal iSupplier
Acción
Indicar Acción (X)
Quitar(Datos Previos)
Agregar(Datos Nuevos)
Modificar(Datos Previos/Nuevos)
Cambio de datos
Datos Previos (a ser inactivados)
Datos Nuevos (a ser adicionados)
País
Primer Nombre
Apellido
Cargo
Número de Teléfono
Dirección Email
Fecha efectiva del cambio
Comentarios
Importante: Si su empresa realiza actualmente operaciones comerciales con Oxy pero no tiene acceso al
Portal iSupplier, por favor contacte su persona de Contacto de Oxy para solicitar el registro.
El Administrador de Seguridad del "Portal iSupplier" será la persona responsable de administrar el acceso y las
responsabilidades de otros usuarios en el Portal dentro de su organización; y de mantener los accesos y la
información permanentemente actualizados. El "Portal iSupplier" es un sitio web de uso amigable que no
requiere habilidades especiales. Oxy sugiere que su compañía asigne un Gerente/Responsable de la Cuenta
de Oxy como uno de los Administradores. El Proveedor acuerda comunicarle inmediatamente a Oxy cualquier
modificación en éstas asignaciones, completando y enviando el Formulario de Modificación del Proveedor
Registrado disponible en http://isuppliersupport.oxy.com
Oxy otorgará acceso al Administrador de Seguridad de "Portal iSupplier" y a su co-administrador.
Cuando el Administrador de Seguridad del Proveedor y/o el co-administrador sean registrados por Oxy en el
Portal “iSupplier”, se le enviará automáticamente al usuario un email con su nombre de usuario y contraseña
temporaria. Conéctese en el Portal iSupplier dentro de los 14 días de haber recibido sus credenciales. Si no
se conectase dentro de los 14 días, su cuenta será bloqueada. Utilice el hipervínculo “Asistencia de
Conexión” en la página de ingreso al Portal iSupplier para re-establecer su clave.
IMPORTANTE: Una vez que los Administradores de Seguridad de "Portal iSupplier" accedieron al
Portal “iSupplier”, ellos deberán registrar cualquier contacto clave directamente relacionado a Oxy
como usuario del Portal “iSupplier”. Un usuario del Portal iSupplier” es toda persona que participa en
procesos comerciales como por ejemplo pedidos de información o cotización, compras o contratos, entrega
de documentación contractual, facturas y pagos, etc. Las instrucciones para adicionar contactos esta
incluidas en la Guía de Usuario - Administrar Usuarios – Administración de la Seguridad disponible en la
Pagina de Proveedores – Sección Material de Entrenamiento (http://isuppliersupport.oxy.com)
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Sección 3 - Actualizar Información para Compras y Contratos
Acción
Indicar Acción (X)
Quitar(Datos Previos)
Agregar(Datos Nuevos)
Modificar(Datos Previos/Nuevos)
Cambios de Datos
Datos Previos (a ser inactivados)
Datos Nuevos (a ser adicionados)
Nombre de la Compañía
para Compras y Contractos
(*)
Numero del Contribuyente
Dirección (**)
Ciudad
Estado
País
Código Postal
Contacto
Número de Teléfono
Email (***)
Fecha efectiva del cambio
Comentarios
Note:
(*) Nombre del proveedor a ser indicado como parte en los acuerdos. Nombre legal de la compañía.
(**) Dirección para compras: Dirección donde su compañía recibirá pedidos de información y/o cotización y/o
contratos.
(***) Email: Requerido. Oxy comunicara electrónicamente las transacciones.
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Sección 4 – Actualizar Información para Pagos
Acción
Indicar Acción (X)
Quitar(Datos Previos)
Agregar(Datos Nuevos)
Modificar(Datos Previos/Nuevos)
Cambios de Datos
Datos Previos (a ser inactivados)
Datos Nuevos (a ser adicionados)
Nombre de la Compañía
en Facturas (*)
Numero del Contribuyente
Dirección (**)
Ciudad
Estado
País
Código Postal
Contacto
Número de Teléfono
Email (***)
Fecha efectiva del cambio
Comentarios
Nota:
(*) Nombre del proveedor a ser indicado en las Facturas.
IMPORTANTE: Si el nombre de la Compañía a ser utilizado en Facturas es diferente al nombre de la entidad legal,
adjunte la documentación de soporte para demostrar la relación con la entidad legal principal.
Proveedores basados en Estados Unidos de America: además, adjunte el Formulario w-9 firmado y una factura
ejemplo con valor cero.
Proveedores no basados en Estados Unidos de America: además, adjunte documentación aplicable.
(**) Dirección para pagos: Dirección donde su compañía recibirá pagos. Sin embargo, el método de pago
preferido de Oxy es el electrónico. Por favor provea la información bancaria en la próxima sección para pagos
electrónicos.
(***) Email: Requerido. Oxy comunicara electrónicamente las transacciones.
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Sección 5 – Actualizar Información Bancaria (Cuenta/Banco)
Acción
Indicar Acción (X)
Quitar(Datos Previos)
Agregar(Datos Nuevos)
Modificar(Datos Previos/Nuevos)
Cambios de Datos
Datos Previos (a ser inactivados)
Datos Nuevos (a ser adicionados)
Nombre de la Compañía en
Facturas (*)
Numero del Contribuyente
Número de Cuenta
Tipo de Cuenta
Corriente
Tipos de pagos electrónicos
habilitados para esta cuenta
ACH
Ahorro
Cable
Ambos
Corriente
ACH
Ahorro
Cable
Ambos
Nombre del Titular de la
Cuenta
Nombre del Banco
Nombre Sucursal del Banco
Dirección Sucursal del
Banco
Tipo de Banco (**)
ABA
CHIPS
ABA
CHIPS
SWIFT
Otro
SWIFT
Otro
Número Tipo de Sucursal
(***) (ABA Routing Number)
IBAN (Europa & UK Bancos)
Código Sort (UK Bancos)
País
Moneda de la Cuenta
E-mail para aviso de envío
Fecha efectiva del cambio
Comentarios
Note:
(*)Nombre del proveedor a ser indicado en las Facturas.
(**) Si selecciona “Otro”, explique en el campo “Comentarios”.
(***) Complete el Número del Tipo de Sucursal (ABA 9 dígitos, etc.).
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Sección 6 – Actualizar Información para Pagos en Dinares Libios (LYD)
Acción
Indicar Acción (X)
Quitar(Datos Previos)
Agregar(Datos Nuevos)
Cambios de Datos
Datos Previos (a ser inactivados)
Modificar(Datos Previos/Nuevos)
Datos Nuevos (a ser adicionados)
Nombre a quién el cheque
será dirigido
Fecha efectiva del cambio
Comentarios
Importante: Además es necesario proveer un sello de la compañía o una carta de autorización identificando
la persona que retirará el cheque
Sección 7 – Otros comentarios o cambios
Acción
Indicar Acción (X)
Quitar(Datos Previos)
Agregar(Datos Nuevos)
Cambios de Datos
Datos Previos (a ser inactivados)
Modificar(Datos Previos/Nuevos)
Datos Nuevos (a ser adicionados)
Explicar los cambios
solicitados no incluidos en
las secciones anteriores.
Por el presente certifico, en nombre del proveedor identificado anteriormente, que toda la
información consignada en este formulario (y en cualquier archivo adjunto al presente) es
verdadera y correcta.
Firma
Cargo
Nombre Completo
Email
Número de Teléfono
Fecha
Si se modifica la información de la sección Estructura de la empresa o el Nombre de la Cuenta Bancaria no coincide con
la Razón Social del Proveedor, el formulario debe estar firmado por un Funcionario de la Empresa y debe presentarse la
información que se detalla a continuación:
•
Si quien suscribe fuera el Presidente/Gerente General, comprobante del registro del último Directorio
•
Si quien suscribe fuera un funcionario o Apoderado, copia del Poder.
•
Si quien suscribe fuera el propietario de la Empresa, consigne en el campo “Cargo” y presente la
Documentación que corresponda.
Todas las demás modificaciones deben estar firmadas por un empleado debidamente autorizado del Proveedor.
Colombia: Para actualizar la información bancaria, el formulario debe estar firmado por un Funcionario
de la Empresa. La firma debe estar certificada por el Banco.
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