Líder de compras - TRANSCASTAÑEDA LTDA

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMPRAS Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
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TRANSCASTAÑEDA LTDA.
Sistema de Gestión de la Calidad
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMPRAS Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
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Control de Documento
NOMBRE
CARGO
DEPENDENCIA
Autor
Angela del Pilar López P.
Coordinador de Calidad
Calidad
Revisó y
Aprobó
Gladys Navas Vargas
Gerente
Gerencia
FECHA
15 de Julio 2011
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1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento gestión de compras y evaluación de proveedores
2. OBJETO
Establecer la metodología de gestión, contratación, evaluación y compras para asegurar
que los productos y servicios suministrados o prestados por terceros cumplan con los
requerimientos especificados realizando la selección y evaluación de proveedores de
productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestión de Calidad.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica para todas las compras o contratación de servicios a nivel
nacional, así como para el control de proveedores que suministren bienes o servicios que
afecten la calidad del servicio ofrecido por Transcastañeda Ltda.
4. NORMATIVA

Manual de la Calidad, NTC ISO 9001:2008 apartado 7.4
5. REFERENTES TEÓRICOS
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio.
Producto: Resultado de un proceso. A lo largo de este procedimiento cuando se utilice el
término producto, este puede significar también servicio.
Orden de Compra: Documento oficial para autorizar ante un proveedor, la entrega de
algún elemento, material, equipo ó servicio. Este constituye el soporte material del
contrato celebrado entre el comprador y vendedor en un marco jurídico legal.
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Selección de Proveedores: Evaluación inicial realizada a los proveedores para identificar
aquellos que tengan la capacidad para suministrar el producto o servicio ofrecido. Se
considera necesario que la organización investigue y realice una Selección de los
proveedores adecuada, para elegir posteriormente los que pueden ser utilizados durante
la ejecución de un proyecto específico.
Evaluación de Proveedores: Evaluación realizada para verificar el desempeño de los
proveedores, frente al servicio prestado, determinando el cumplimiento de los requisitos
solicitados. Es importante que los criterios de evaluación incluyan aspectos específicos del
producto o servicio a comprar y los controles necesarios para asegurar el cumplimiento de
cada uno de los requisitos del cliente con el fin de detectar oportunidades de mejora
frente al resultado.
6. RECURSOS
7.1 RECURSOS FÍSICOS
Computador.
Impresora.
Norma NTC ISO 9001:2008
7.2 RECURSOS HUMANOS
Gerencia
Jefe de Compras
Responsable de área
Coordinador de Calidad
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVOS
ACTIVIDAD
1.
Necesidades
de compra
PROPÓSITO Y OBSERVACIONES
El personal de cualquiera de las dependencias que detecte la necesidad
de compra debe diligenciar la requisición de compra GF-F-02
especificando la cantidad y referencia a pedir.
En caso de no tener definido un proveedor para la solicitud del bien o
servicio se debe adjuntar cotización de por lo menos dos proveedores
que presten el servicio.
RESPONSABLE
Responsable de Departamento
DOCUMENTO
DE SOPORTE
GF-F-02 Requisición de Compra
ACTIVIDAD
PROPÓSITO Y OBSERVACIONES
Cotizaciones
El líder del proceso de compras recibe del responsable del
departamento por medio de la requisición de compra la solicitud del
bien o del servicio a que haya lugar.
2.
Cotización de
productos
Inmediatamente el líder de compras procede a revisar el Directorio
de proveedores GF-F-05, con el objetivo de definir el proveedor
según el servicio solicitado.
Si para el bien o servicio solicitado no se encuentra seleccionado un
proveedor en base a las cotizaciones adjuntas a la requisición de
compra, el líder de compras deberá verificar que tengan la
capacidad de cumplir con los requisitos definidos para la compra
como cantidades, referencias, precios, fechas de entrega, entre
otros.
Para las compras de los productos o servicios que tienen un
proveedor único o exclusivo no se requieren cotizaciones.
RESPONSABLE
Responsable de cada departamento
Líder de compras
DOCUMENTO
DE SOPORTE
Cotizaciones
Directorio de proveedores GF-F-05
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ACTIVIDAD
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PROPÓSITO Y OBSERVACIONES
El líder de compras Elabora la Orden de Compra para el proveedor
seleccionado, describiendo cantidades, referencias, precios y fecha
solicitada para la entrega.
En algunos casos, Según el proveedor (Ver directorio de
proveedores) se genera autorización de compra el cual es
indispensable para la prestación del servicio por parte del
proveedor.
3.
Orden de
compra
En el caso de las bases que están fuera de la ciudad de
Bucaramanga, el coordinador de transporte elabora la requisición de
compra y se comunica con el líder de compras para solicitar la
autorización y generación de la respectiva orden de compra.
La orden de Compra se debe elaborar únicamente para compras de
productos que afecten la calidad del servicio ofrecido por
Transcastañeda Ltda o para compra de bienes de capital
relacionados con el desarrollo del objeto social.
El Gerente realiza las respectivas correcciones y Visto Bueno a la
Orden de Compra revisando que los datos consignados en la orden
de compra estén correctos y se ajusten a las necesidades específicas
de la requisición de bienes o servicios.
RESPONSABLE
líder de compras
Gerente
DOCUMENTO
DE SOPORTE
ACTIVIDAD
4.
Control previo
y autorización
del pago de la
factura
Orden de Compra GF-F-03
PROPÓSITO Y OBSERVACIONES
Al recibir los productos comprados en el lugar y fechas indicadas, se
debe inspeccionar el estado, las cantidades y referencias de los
productos o servicios solicitados, teniendo en cuenta los requisitos
especificados en la Orden de Compra, también se deberá revisar la
factura o remisión enviada por el proveedor verificando que no se
encuentren errores.
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En caso de que los materiales no cumplan con los requisitos
especificados en la orden de compra, se encuentren deteriorados o
existan faltantes, se debe registrar la observación en la remisión o
factura del proveedor y en la Orden de Compra de Transcastañeda
Ltda., efectuando la respectiva devolución al proveedor realizando
el seguimiento hasta su reposición.
En caso de que se detecte la no conformidad de un producto ya
recibido, este debe ser identificado y almacenado como producto
no conforme, hasta que se realicen los respectivos trámites para su
reposición.
RESPONSABLE
líder de Compras
Responsable de departamento
DOCUMENTO
DE SOPORTE
ACTIVIDAD
5.
Calificación
del Proveedor
Orden de Compra GF-F-03
PROPÓSITO Y OBSERVACIONES
Inmediatamente después que se haya realizado la recepción del
producto o servicio, se procede a calificar al proveedor según los
parámetros establecidos por Transcastañeda en cumplimiento de
las fechas de entrega, cumplimiento en las especificaciones
solicitadas y cumplimiento de las cantidades solicitadas.
RESPONSABLE
Líder de Compras
DOCUMENTO
DE SOPORTE
Orden de Compra GF-F-03
ACTIVIDAD
6.
Evaluación y
Reevaluación
de
Proveedores
PROPÓSITO Y OBSERVACIONES
Semestralmente se deben evaluar los proveedores según los
criterios definidos y cada año Reevaluar los Proveedores verificando
su continuidad con Transcastañeda Ltda.
Solo se evaluarán los proveedores que hayan suministrado
productos o prestado servicios en este periodo.
Los resultados de las evaluaciones tendrán que ser comunicadas a
cada uno de los proveedores para realizar conjuntamente la
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respectiva retroalimentación.
RESPONSABLE
Gerente
Coordinador de Calidad
Líder de Compras
DOCUMENTO
DE SOPORTE
Evaluación de Proveedores
Reevaluación de proveedores.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
SOLICITANTE
1
01 de Abril de 2010
Edición inicial
n/a
2
15 de julio de 2011
Ampliación y descripción más
detallada de las actividades del
procedimiento
Líder de compras
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