ACTA REUNION AMPLIADA COMITÉ DE ADMINISTRACION

ACTA REUNION AMPLIADA COMITÉ DE ADMINISTRACION
FECHA: 09 de mayo de 2012, 19:00 horas, en primera citación, y 19:30 horas en
segunda citación.
ASSITENTES: Ana Verónica Peña, administradora; René Gutiérrez Huerta,
vicepresidente subrogante comité; Alexis Inostroza, contador de la comunidad; y
residentes de los departamentos A101, B172, C171, C152, D121 y C202.- Carmen
Contreras, contralora del Comité justifica su inasistencia por encontrarse con licencia
médica.
I.
CUENTA DE LA ADMINISTRACIÓN
Se aprueba cuenta de administración presentada por Ana Verónica Peña presenta,
siendo los puntos principales:
1.- Gastos Comunes.
Los gastos
Durante abril los GC a prorratear fue de $ 7.909.000, lo que fue casi idéntico al
monto del mes pasado, con lo que nuestros GC se consolidan en torno a los $ 8.000.000.
$ 14000000.0
$ 12000000.0
$ 10000000.0
$ 8000000.0
$ 6000000.0
$ 4000000.0
Series1
$ 2000000.0
$ .0
Se acuerda provisionar gastos habituales cuando las facturas no lleguen a tiempo,
para evitar cargar en un mismo mes dos pagos de un mismo servicio.
La Cobranza
La tasa de recaudación de abril se ubicó en 95.8%, cerrando el mes con menos de
50 departamentos en mora y un monto total en mora de $ 35.372.822, de los cuales $
32.689.536 corresponden a los 9 departamentos en cobranza judicial.
Casos especiales:
C112 – C184 y D41 se le avisó a los residentes que tienen plazo para ponerse al
día este 15 de mayo, sino se le cortará el agua caliente, quedando como único recurso
que acuda a tribunales.
B193, se mantiene con luz y agua caliente cortada desde el 24 de marzo. Residente
presentó recurso de protección que fue rechazado por Corte de Apoelaciones. Se presentó
denuncia por estafa ante Fiscalía, el 27 de abril se dio orden de investigar.
2.- Mantención y reparación de espacios comunes.
Bombas y Calderas: Se suscribió contrato notarial con Solmín Industrial, con
todas las formalidades establecidas en el Reglamento Interno, para mantención de sala
de bombas y calderas. Solmín realizará reparación ya presupuestada por $ 1.260.000
más IVA, que incluye cambio de una bomba, reparación de otra, reparación de un
estanque de expansión y limpieza y sanitización de dos estanques de agua potable. Costo
de mantención mensual $ 101.150, lo que significará un ahorro anual de $ 428.400
respecto a proveedores anteriores.
Limpieza de alcantarillados de aguas lluvias: Se realizó limpieza de las 20
cámaras de recolección de aguas lluvias. Durante el trabajo se detectó un tubo ciego que
no cuenta con cámara para ser limpiado. Se acuerda pedir planos a Aguas Andinas y ver
con la msima empresa una solución.
Se pidió presupuesto para limpieza de ductos de aguas servidas a la misma
empresa.
Remarcadores de agua caliente: Se compraron 25 medidores de agua caliente y
se cambiaron los remarcadores de los departamentos: C23, C34, C52, C61, C71, C72,
C74, C81, C84, C92, C93, C94, C102, C111, C113, C121, C122, C131, C133, C141, C173,
C181, C183, C194 y C201. Se continuará con la compra de 25 medidores mensuales
hasta cambiar por completo todos los medidores antiguos. Con estos se completan 100
cambiados.
Fumigación y control de plagas: Se realizó proceso presupuestado por
Retroplagas.
Portones: Se cambio de brazos de portones de entrada y salida del condominio de
acuerdo a presupuesto aprobado de Alcip Metal Ltda.
Todos estos gastos se cargaron al Fondo de Reserva.
Se solicita a administradora que presente en próxima reunión presupuestos para
mantención de sistemas de seguridad (red húmeda y red seca) e implementación de plan
de seguridad.
3. Gestión de Recursos Humanos
Conserjería: Se contrató a dos conserjes nuevos –Fernando Herrera y Francisco
León- que han tenido buena evaluación de parte de los residentes y que en estos días
están cumpliendo sus primeros 30 días. A ambos se les renovará el contrato por 60 días,
agregando el bono de asistencia, de $20.000.Se ha detectado algunas deficiencias en conserjería referidas al cumplimiento de
protocolos: libro de visitas y registro de recepción de diarios y otros. Se advirtió al
personal y especialmente a Daniel Jara que es el jefe de conserjería.
Mención parte merece el desempeño de Leonardo Vásquez quien se ha destacado
por su compromiso con la comunidad, al realizar remplazos de conserjería o de aseo
cuando ha sido necesario, mientras se completa el equipo, por lo que se le ha autorizado
algunas horas extras en estas gestiones. Leonardo está llenando su vitácora de modo que
cualquier residente puede observar sus quehaceres diarios. También es el encargado del
chek list de aseo (a disposición de los residentes en conserjería), que está realizando
diariamente y se han ido corrigiendo las deficiencias.
Se ha implementado dos cajas chicas, una en conserjería, de $ 15.000 mensuales,
para gastos menores de administración; y otra de mantención, a cargo de L. Vásquez,
por $ 30.000 para gastos menores de estas funciones.
Aseadores: Ya tenemos con contrato renovado a 60 días a un aseador de mañana,
y al de tarde. El de noche aún no termina su período de prueba de 30 días. Falta el
segundo cargo de aseador de mañana. Se está realizando aún la limpieza de pisos de la
cera pegada, se terminó el primer piso y se comenzó con las torres.
4.- Cumplimiento de Reglamento
A113, caso en mediación municipal a petición de residente que reclama por corte
injustificado de luz en noviembre pasado y por multa por ruidos molestos. Se realizó
primera audiencia y se está a la espera de segunda citación. Gestión Municipal dice que
las multas por infracciones al reglamento se deben pasar con reclamo de más de un
residente (molestias a la comunidad) y si es sólo un reclamo se trata de problemas entre
particulares. Nuestro reglamento establece que basta un reclamo y la constatación por
parte de conserjería. Se instruyó a conserjería para que ratifique cada reclamo y se anote
el nombre del conserje que sirve de testigo imparcial. Se acuerda hacer valer nuestro
reglamento ante Unidad de Gestión Municipal.
A103, se acuerda multa por “conducta indeseable” por incidente ocurrido el 23 de
abril, en que golpeó fuertemente la puerta de otro residente, profiriendo amenazas a viva
voz, hecho que fue denunciado por el residente afectado ante Carabineros.
Respecto a las apelaciones por multas cursadas, se vieron los siguientes casos:
D121, con presencia del residente que argumenta que nunca cortó sello de corte de
agua caliente, pese a registrar consumo entre 17 y 27 de marzo, se acuerda una rebaja
del 50% de la multa.
C202, con presencia del residente que apela a multa por no pago de arriendo de
estacionamiento de motos, argumentando que desconocía que debía pagar arriendo, se
anula multa, con el compromiso del residente de pagar retroactivamente estacionamiento
ocupado y prestar servicio de instalación de cámaras de vigilancia en la comunidad como
aporte a la misma.
A91, en ausencia del residente, se rechaza apelación a multa por corte de sello de
agua caliente presentada por mail por residente, quien admite el acto y lo justifica por
situación de cesantía y necesidad de agua caliente.
5.- Varios
Renovación de seguro de espacios comunes: se renovó la póliza de
seguros de espacios comunes con una baja de UF 82,76 a 76,52 al año. Es decir
se rebajó en 6,24 UF. Los seguros de incendio de los departamentos que no lo
tienen se están gestionando con la misma compañía.
Proyecto de estacionamiento y cierre de patios: Se buscó empresa
constructora, pero las grandes no hacen este tipo de proyectos y las pequeñas no dan
confianza necesaria. René Gutiérrez se encargará de contactar tres empresas pequeñas
de su confianza.
Compra de herramientas. Se está a la espera de lista aprobada por René
Gutiérrez para la adquisición de las herramientas mínimas necesarias.
Sofás en salas de torres. Se aprueba prsupuesto por 4 799.200 para compra de
sofás para las 4 torres.
Software de administración. Se aprueba la adquisición de software de
administración por $ 50.000 mensuales para poner en internet todos los antecedentes
relevantes de la administración del condominio.
Sello verde. Ante la inasistencia del arquitecto contratado (Eduardo Salgado,
residente del B193) para estos fines y su no cumplimiento a los compromisos adquiridos
en la reunión anterior, se acuerda adjuntar antecedentes a querella por estafa presentada
en su contra y contactar otro profesional que se encargue del tema.
Sala de eventos. Se encarga a administradora la presentación de presupuestos
para instalar cortinas y adquirir mesa y sillas de madera para sala de eventos. Además de
implementación necesaria para destinar sala de reuniones a eventos de adultos, por un
arriendo de $ 10.000.Maceteros en entrada de edificio. Se aprueba presupuesto de compra de 20
maceteros para frontis del edificio para impedir estacionamiento de vehículos, a razón de
$ 20.000 cada uno. Además se aprueba la instalación de un foco con detector de
movimientos en el rincón norte del ingreso al condominio.
Cámaras de vigilancia. Se aprueba la adquisición de 12 cámaras de vigilancia y
un DVR, según presupuesto presentado por René Gutiérrez, instalación que estará a
cargo del residente del departamento C202, Gustavo Maluenda.
II.
CUENTA DE COBRANZA JUDICIAL
La abogada Sra. Elizabeth López presenta el informe mensual de cobranza judicial y de
gastos comunes morosos. En el último mes se recuperaron casi 2,5 millones de pesos que
fueron ingresados al Fondo de Reserva.
III. CONCILIACIÓN BANCARIA
El contador Alexis Inostroza presenta concliación bancaria de abril que registra un saldo
en la cuenta corriente de $ 19.808.453, con algunos ingresos y egresos no identificados
que se le pide aclare en la próxima presentación.
Siendo las 21:30 horas se da por concluida la reunión mensual.