AFLUENCIA DE TRABAJO El flujo de trabajo (workflow) es el

AFLUENCIA DE TRABAJO
El flujo de trabajo (workflow) es el estudio de los aspectos operacionales de una
actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden
correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y
cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los
problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la
información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es
justamente el flujo de trabajo.
Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o
tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado
de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para
gestionarlo
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo
repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de
cada uno de ellos en sí mismo.

Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio
conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No
tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista
global del resultado final.

Actividades de coordinación.
DISTRIBUCION DEL TRABAJO
La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente en
la percepción que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en su
rendimiento profesional.
Una estructura organizativa muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de
control corto no favorece el trabajo en equipo, por el contrario las estructuras
horizontales facilitan mejor el trabajo en equipo.
La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas, procedimientos, trámites
y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el desarrollo de su
trabajo.
Existen cinco elementos que se consideran claves en la estructura organizativa de una
empresa:
1. Burocracia
2. Especialización del trabajo
3. Departamentalización
4. Cadena de mando
5. Formalización
ORGANIGRAMAS
Los organigramas representan la estructura organizativa de una empresa, institución o
negocio, muestra la forma en que están dispuestas y relacionadas las dependencias,
departamentos, unidades o secciones. Es una representación gráfica de cómo se
puede visualizar el manual de organización, además incorpora la descripción de las
funciones principales, sus niveles de autoridad y líneas de mando.
El organigrama se puede definir como la estructura esquemática, mediante la cual una
empresa expresa sus partes o departamentos, se dice que es el esqueleto de una
empresa.
Clasificación
*Verticales: Son aquellos donde sus unidades administrativas están expuestas de
arriba hacia abajo. (Es el más usado por las empresas), es como el que se observa en la
parte analítica.
*Horizontales: Son aquellos donde las unidades administrativas están expuesta de
izquierda a derecha.
*Circulares: Son aquellos donde sus unidades administrativas están expuestas de
adentro hacia fuera.
*Escalares: Son aquellos donde sus unidades administrativas están expuestas de arriba
hacia abajo pero en dos tipos: Escalar Numérico y Escalar Lineal. Se usa para las
organizaciones de gran tamaño, es decir, consorcios, transnacionales, ministerios, etc.
Simbología
Para la elaboración de un organigrama se debe tener presente una simbología para
conocer las lecturas del mismo, la nomenclatura que se da aquí no es un veredicto, el
proyectista o empresario usará la más adecuada.
El Rectángulo:
Representa los departamentos tales como los de alta gerencia y gerencia intermedia.
El cuadro:
Representa las unidades de subordinación, los que se encuentran en el más bajo nivel.
Línea de Mando:
Cumple con la comunicación de línea asesora de la estructura.
Línea de relación indirecta:
Cumple la función de comunicar a un departamento con otro que no sean de línea.
Unidad o Departamento de Apoyo:
Representada en forma de “L” son unidades o departamentos que brindan apoyo a las
unidades de línea, siempre están dependiendo de la alta gerencia, y por lo general su
comunicación ingresa por la parte de arriba, al igual que entra la comunicación de los
departamentos de líneas.
Unidades o Departamentos de Asesoría:
Son unidades o departamentos que brindan asesoría a las unidades de líneas, siempre
están dependiendo de la alta gerencia, y por lo general su comunicación ingresa por la
derecha o izquierda del rectángulo o cuadrado, y brindan asesoramiento a los demás
departamentos o unidades.
Cruce de Líneas de Relación Indirecta con las de Mando:
GRÁFICA DE GANTT
Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico
de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas,
meses o años de una actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que señala la
frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración
de cada una de las mismas.
Utilidad
En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las
diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas o las dependencias
entre unidades mínimas de trabajo.
Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta
básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las
diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para
mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más
eficiente.
Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las
actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que
muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.
Desarrollo de un gráfica Gantt
Si consideramos que para el desarrollo de un proyecto debemos efectuar una serie de
tareas simultáneas o consecutivas, que podríamos denominar unidades mínimas de
trabajo, el diagrama de Gantt nos permite mostrar este desarrollo en el tiempo de las
tareas de forma gráfica. Es pues, básicamente, un gráfico en el que se muestra la
duración de un conjunto de actividades.
Cada tarea es representada por una línea en cada una de las filas del diagrama,
mientras que las columnas representan el tiempo en distintas escalas (días, semanas, o
meses del programa) dependiendo de la duración del proyecto. En cada una de las
tareas la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto corresponden al inicio y
final (respectivamente) de la barra correspondiente a dicha actividad. Las tareas deben
ser ordenadas de arriba hacia abajo en función de la fecha de comienzo de las mismas.
Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar
simultáneamente.
Si las tareas son secuenciales, la temporalizarían se puede confeccionar utilizando las
horas de inicio y finalización de tareas, de manera que una tarea que precede a otra, o
que es una sub tarea de ésta, debe comenzar siempre después de la anterior.
Esta relación entre tareas se puede definir a través de las relaciones de precedencia y
restricciones.
A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la
representa hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión
general del progreso del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas
en el nivel de la fecha actual.
FLUJOGRAMAS
El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia
de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecución. Su importancia radica, en
que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si
la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin
sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Características de los Flujogramas
Podemos mencionar muchísimas características de este valioso instrumento de
trabajo, pero quizá las más importantes son las siguientes:



Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operará el nuevo procedimiento.
Tipos de Flujogramas
Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo
* Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es
un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas
verticales están los símbolos o convencionales ( de operación, transporte, control,
espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para
la ejecución y le tiempo invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil
para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y
para racionalizar el trabajo.
* El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan
en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina
involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que
corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible
racionalización o redistribución del trabajo.
Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se
traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos
símbolos y convenciones que el vertical.
* Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a
través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre
sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no
se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.
Simbología
El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense –ANSI por sus siglas en ingléses una organización privada sin fines lucrativos que administra y coordina la
normalización voluntaria y las actividades relacionadas a la evaluación de conformidad
para procesos administrativos y operacionales.
American National Standard Institute (ANSI)
Símbolo
Significado
INICIO/FIN
Operación o Actividad
Documento
Datos
Almacenamiento
o Archivo
Decisión
Lineas de flujo
Conector
Conector de página
Uso
Da inicio o finaliza el
diagrama de flujo
Símbolo de proceso, representa la
realización de una operación o
actividad relativas a un
procedimiento.
Representa cualquier tipo de
documento que entra, se utilice,
se genere o salga del
procedimiento.
Indica la salida y entrada
de datos.
Indica el depósito permanente de
un documento o información
dentro de un archivo.
Indica un punto dentro del flujo en
que son posibles varios caminos
alternativos.
Conecta los símbolos señalando el
orden en que se deben realizar
las distintas operaciones.
Conector dentro de página.
Representa la continuidad del
diagrama dentro de la misma
página. Enlaza dos pasos no
consecutivos en una misma
página.
Representa la continuidad del
diagrama en otra página.
Representa una conexión o enlace
con otra hoja diferente en la que
continua el diagrama de flujo.