“TODOS RESUELVEN”: Módulo del Sistema de Gestión de Conocimiento ESEGA para apoyar la Resolución de Problemas Benhayón, Miriam Morgenstern, Freddy Escuela de Matemática Universidad Metropolitana Caracas, Venezuela (58212) 2403575 Escuela de Ingeniería de Sistemas Universidad Metropolitana Caracas, Venezuela (58212) 2403575 [email protected] [email protected] RESUMEN En la Universidad Metropolitana (UNIMET) se emprendió la tarea de elaborar un sistema para la Gestión del Conocimiento, basado en el uso de tecnologías de información con la finalidad de agilizar la comunicación, así como facilitar la creación, captura y transferencia de la mayor cantidad posible de conocimiento generado en la Institución. Este sistema es conocido como ESEGA (Educación Superior, Espacio para la Gestión y el Aprendizaje). El objetivo del presente trabajo es mostrar una herramienta que permite a los usuarios de ESEGA aprovechar una metodología para la Resolución de Problemas llamada IDEAL en forma colaborativa. Esta metodología facilita los procesos de planteamiento, solución y registro de problemas que puedan surgir en las comunidades de práctica que funcionan en la UNIMET. Esta herramienta fue diseñada haciendo uso de las pautas definidas por UML (Unified Modeling Language) y desarrolladas bajo el marco de la Tecnología Java™, siguiendo las fases propuestas por la metodología RUP (Rational Unified Process). Palabras Clave Gestión del Conocimiento, Sistemas de Conocimiento, Resolución de Problemas, IDEAL. Gestión del 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Planteamiento del problema En los tiempos que corren es un hecho cada vez más evidente la importancia adquirida por la creciente posibilidad de acceso a la información, así como su manejo y transformación en conocimiento. Esta tendencia ha ido cambiando el paradigma de una sociedad industrial al de la sociedad basada en el conocimiento, en la cual, las organizaciones son concebidas como una cartera de recursos basados en saberes. Aunado a esta transformación, la vertiginosa expansión en el desarrollo de nuevas tecnologías en las comunicaciones y sistemas de información, está impactando a la vez el comportamiento de las organizaciones para adquirir, almacenar, manipular, compartir y diseminar el conocimiento. La gerencia de estos procesos figura en la literatura bajo el nombre de Gestión del Conocimiento y demanda el desarrollo de nuevas capacidades organizacionales como lo son el talento, la cultura, la colaboración, el liderazgo, el aprendizaje y la velocidad [1]. A su vez, el conocimiento es uno de los activos más importantes de toda universidad, el cual se produce, transmite y difunde a través de la investigación, la docencia y las nuevas tecnologías. La adquisición, construcción y creación de conocimiento son actividades cotidianas dentro del ámbito universitario. Ante estas demandas que la sociedad actual le hace a las casas de estudio, la Universidad Metropolitana se ha dado a la tarea de lograr un entorno académico con individuos motivados hacia el aprendizaje y logros de mejores prácticas, con espacios necesarios para compartir y aprender acompañados con los procesos que permitan socializar y utilizar la experiencia. En este orden de ideas, la Universidad Metropolitana, organizó un seminario de tesis para estudiantes de ingeniería de sistemas principalmente, en el marco de la línea de investigación en Gestión del Conocimiento, para generar un Sistema de Gestión de Conocimiento basado en el uso de tecnologías de información con el propósito de activar la comunicación, así como facilitar la creación, captura, transferencia y consulta de la mayor cantidad posible de conocimiento generado en la Institución [2]. Este sistema conocido como ESEGA, Educación Superior Espacio para la Gestión y el Aprendizaje, fue concebido considerando la figura de comunidades de práctica como célula de conocimiento, las cuales se entienden como grupos de personas que comparten su sabiduría y su pasión sobre algunos tópicos e interactúan entre sí para adquirir conocimiento. Los miembros de estas comunidades son capaces de resolver problemas, opinar y compartir información [2], [3]. El desarrollo de ESEGA ha sido dividido en etapas, que a su vez están subdivididas en módulos. En el presente trabajo se expone la metodología seguida para el desarrollo de un módulo que ayuda en la Resolución de Problemas que puedan generarse en las comunidades de práctica registradas en ESEGA. Este módulo llamado “TODOS RESUELVEN” es una herramienta ideada para facilitar y estructurar los procesos de planteamiento, selección y registro de problemas identificados por miembros de las comunidades de práctica del sistema. 1.2 Objetivo general El presente trabajo tiene como objetivo describir el desarrollo de una herramienta que sirva como espacio virtual para los miembros de las comunidades de práctica de la UNIMET, con el propósito de facilitar y estructurar los procesos de planteamiento, solución y registro de problemas relacionados con una determinada actividad o proyecto. Para lograr el mencionado objetivo, se determinaron los requerimientos propios del módulo de Resolución de Problemas del sistema ESEGA, así como también la realización del diseño lógico y conceptual en base a los cuales se llevó a cabo el desarrollo del módulo. Como resultado se desarrolló una herramienta que permite a un miembro de una comunidad seguir una serie de pasos predefinidos, los cuales tienen como objetivo facilitar la tarea de plantear un problema, de manera organizada. Adicionalmente, se proporcionan los medios para que una vez planteado el problema, este pueda ser resuelto de manera colaborativa, participando en dicho proceso todos aquellos miembros pertenecientes a la comunidad que así lo deseen. El sistema permite a los usuarios ejecutar acciones dependiendo de su rol dentro del mismo. 2. MARCO TEÓRICO Este trabajo se apoya esencialmente en el conocimiento y su gestión como proceso sistemático mediante el cual el conocimiento requerido para el éxito de una organización es creado, capturado, compartido y difundido por un lado [3]. El otro pilar es el método IDEAL para resolución de problemas de Bransford y Stein [4], el cual ubica la solución de problemas en el ámbito de los llamados procesos cognitivos complejos o de alto nivel. 2.1 Gestión del Conocimiento y sus Conceptos Básicos Muchos son los conceptos que se manejan para definir la Gestión del Conocimiento, sin embargo todos apuntan hacia el apalancamiento de la sabiduría colectiva para aumentar la capacidad de respuesta y la innovación [5]. El tema de la Gestión del Conocimiento está íntimamente relacionado con los conceptos de dato, información y conocimiento. Por una parte los datos son considerados hechos y observaciones acerca de acontecimientos y cifras numéricas; por otra parte, la información es una recolección y síntesis de datos, mientras que el conocimiento es una mezcla de información y experiencia aplicado en un contexto determinado mediante un proceso que genera valor agregado [6]. El conocimiento también puede definirse como información utilizable que se encuentra disponible en el lugar correcto, en el momento preciso y en el contexto adecuado y se constituye en el recurso clave para la toma de decisiones inteligentes. Adicionalmente, el conocimiento no sólo crece en las bases de datos, sino que evoluciona con las experiencias, los éxitos, los fracasos y los aprendizajes originados con el paso del tiempo [5]. 2.2 Método IDEAL de Bransford y Stein para la Resolución Problemas Diversas investigaciones relacionadas con las habilidades para la Resolución de Problemas, han demostrado que dichas habilidades dependen frecuentemente del conocimiento que tenga el individuo sobre el tema del cual trata el problema [4]. Dichos estudios destacan que nuestra competencia para resolver problemas no se encuentra exclusivamente determinada por nuestras habilidades, sino también por nuestros conocimientos [4]. Esto implica que un individuo puede ser bueno para resolver un problema relacionado con un tema o área determinada y a la vez no tan diestro resolviendo problemas de otras áreas. Se dice que se está en presencia de un problema, cuando existe una discrepancia o brecha entre un estado inicial y un estado final o meta, sin que exista una solución conocida o de fácil acceso para resolverlo. El estado inicial es el punto en el cual se está al comienzo del proceso de resolución del problema y el estado meta es el punto al cual se quiere llegar al finalizar el proceso [7]. Existen numerosas propuestas que permiten abordar un problema en forma organizada y sistemática. Para efecto de este trabajo se analizaron en detalle tres de ellos: el Método McKinsey, el de Polya y la propuesta de Bransford y Stein, siendo ésta última la que se seleccionó como soporte teórico de la herramienta informática que en estas líneas se describe dada su sencillez, flexibilidad, adaptabilidad, aplicabilidad y bajo costo. Bransford y Stein plantean el método IDEAL para mejorar las habilidades personales en la Resolución de Problemas, [4]. Cada una de las letras de la palabra IDEAL representa una fase de metodología propuesta por estos autores: Identificar los problemas: En el método IDEAL el primer paso consiste en identificar y definir claramente el problema y especificar como su resolución representa una oportunidad para mejora la calidad de respuesta del individuo o grupo. Definir las metas: En esta etapa se deben definir un mínimo de dos o tres metas las cuales una vez logradas permitirán considerar el problema como resuelto. Al incluir varias metas u objetivos, el problema es atacado desde diversas perspectivas y de manera más amplia. Explorar posibles estrategias: Esta etapa involucra un nuevo análisis de las metas propuestas, además de la evaluación de las opciones o estrategias que tentativamente pueden ser empleadas para alcanzar dichas metas. Anticipar las posibles consecuencias y actuar: Esta cuarta fase del método IDEAL destaca la importancia de anticipar posibles efectos negativos que pudieran resultar al implementar las estrategias seleccionadas. Una evaluación adecuada podría evitar decisiones que lleven a resultados no deseados [4]. Muchas de las posibles consecuencias negativas pueden ser divisadas en la etapa de anticipar, permitiendo de esta forma tomar precauciones para evitarlas. Una vez anticipadas las posibles consecuencias y tomadas las decisiones pertinentes en base a los resultados de dicho análisis, se procede a implementar la estrategia o plan de acción seleccionado. Lecciones Aprendidas: Una de las maneras más efectivas de aprender consiste en analizar los resultados de las acciones emprendidas y elaborar conclusiones o lecciones aprendidas. Esta última fase del método hace énfasis en la importancia de tomarse el tiempo de registrar e internalizar lo aprendido en cada una de las etapas después de su aplicación en la resolución de un problema. Cabe destacar que el método IDEAL es el resultado de la integración de las ideas de varios autores pioneros en el área de Resolución de Problemas, en un marco de trabajo que es fácil de entender y aplicable en situación cotidianas en cualquier contexto [4]. 3. MARCO METODOLÓGICO En la realización de cualquier investigación es necesario definir la orientación de la misma la cual viene determinada por el tipo de trabajo y la problemática planteada. En este caso particular se propone la creación de una herramienta tecnológica, por lo tanto el estudio entra dentro de la clasificación de aquellos conocidos como proyectos factibles. Este tipo de estudios prospectivos, sustentados en un modelo operativo, están orientados a proporcionar respuestas o soluciones a problemas planteados en una realidad organizacional, social, educativa, etc. Así la delimitación de la propuesta final, necesita primeramente la realización de un diagnóstico de la situación existente y la determinación de las necesidades del hecho estudiado, para plantear el modelo operativo o sistema, en función de las demandas expuestas [8]. Todas las investigaciones, incluyendo los proyectos factibles, requieren la delimitación de un diseño de campo, entiéndase campo como una relativa y circunscrita área de estudio, a través de la cual se recogen los datos directamente de la realidad de su ambiente. Esta recolección se lleva a cabo a través de instrumentos de recolección de información como entrevista, cuestionarios, observaciones; dirigidas a las personas vinculadas con el problema investigado [8]. Debido a la orientación exploratoria del proyecto, éste se puede enmarcar en una metodología cualitativa para su plan de investigación, ya que dirige su interés al análisis de las especificidades de comunidades de práctica de la Universidad Metropolitana. Sin embargo, en atención a la naturaleza del problema planteado y a los instrumentos de recolección de datos utilizados así como la metodología de desarrollo de software utilizada, se considera necesario y oportuno presentar el desarrollo de este trabajo bajo una visión cualitativa complementada y reforzada por elementos propios de toda investigación de carácter cuantitativo, como sustento metodológico [9]. Para el desarrollo del Módulo “ TODOS RESUELVEN” se utilizó la metodología RUP (Rational Unified Process) la cual se basa en la orientación a objetos, el desarrollo iterativo y el modelamiento visual usando UML (Unified Modeling Language), lo cual permite incorporar al proceso de desarrollo de software un mejor control de los requerimientos y cambios [9]. Esta metodología divide en cuatro fases el desarrollo de la herramienta tecnológica. La primera es la fase de inicio en la cual se determina la visión del proyecto, sigue la fase de elaboración en la cual se define la arquitectura óptima del mismo, a continuación sigue la fase de construcción a través de la cual se espera obtener la capacidad operacional inicial y finalmente la fase de transición en la cual se prueba y valida el proyecto [10]. A continuación se exponen los objetivos alcanzados en cada una de las fases antes mencionadas al desarrollar el Módulo “TODOS RESUELVEN”. 3.1 Fase de Inicio Desde los inicios del proyecto se realizaron reuniones semanales en las que participaron los distintos grupos de estudiantes tesistas de ingeniería de sistemas involucrados en el desarrollo de los diversos módulos de ESEGA, bajo la dirección de las líderes conceptuales del proyecto. Adicionalmente, se contó con la asesoría de especialistas en diversas áreas y de líderes técnicos del Centro de Tecnología e Información de la Universidad Metropolitana (CeTIC). Adicionalmente, se realizaron entrevistas personales a profesionales de la Universidad Metropolitana de conocida experticia en el área de Resolución de Problemas. Dichas entrevistas permitieron recibir aportes que fueron de gran valor para la investigación. Se realizó además una labor de campo, mediante la elaboración de un cuestionario destinado a determinar las preferencias de los potenciales usuarios en relación a las funcionalidades de “TODOS RESUELVEN”. La certificación del contenido y redacción de este material fue avalada y validada por expertos. Por la naturaleza institucional del proyecto ESEGA, se trabajó en conjunto con el CeTIC. Al inicio del proyecto se acordaron las especificaciones técnicas a seguir para el desarrollo del módulo. Esta necesidad de cooperación fue establecida con el fin de que el sistema desarrollado pudiera ser instalado en los servidores de la universidad, sin necesidad de realizar importantes modificaciones en el código. Uno de los principales acuerdos fue el de emplear Java 2 Platform, Enterprise Edition (J2EE) como estándar de programación. El lenguaje estándar para el modelado de software y el desarrollo de sistemas por excelencia es el denominado Unified Modeling Language (UML); el mismo fue empleado para el modelado del software desarrollado en la elaboración de los distintos diagramas. 3.2 Fase de Elaboración En esta fase se procedieron a analizar y comparar los Métodos de McKinsey, el de Polya y el de Bransford y Stein para la resolución de problemas con el fin de seleccionar el que mejor se adaptara a las necesidades de la UNIMET. Como resultado de este análisis, se concluyó que IDEAL es el método más apropiado para ser usado por las comunidades de práctica de esta casa de estudios. El método IDEAL tiene múltiples bondades que lo hacen idóneo para ser adaptado para su uso en “TODOS RESUELVEN”. Por una parte, es intuitivo y sencillo indicando pasos secuenciales y sugerencias para percibir mejoras en la situación problemática. Además propone una serie de preguntas, las cuales recomienda hacer al final del proceso, con el fin de generar las lecciones aprendidas. Esto permite que en la medida que se resuelvan los problemas de manera IDEAL, tanto los participantes del proceso como sus respectivas comunidades de práctica, se beneficiarán de los aprendizajes y las experiencias registradas. Haciendo uso de las bondades de la tecnología y tomando como base la propuesta de Bransford y Stein, se diseñó y desarrolló una herramienta versátil, que es lo suficientemente flexible y genérica como para orientar a sus usuarios a resolver problemas de cualquier tipo, y que además lo pudieran hacer de manera colaborativa. Cabe destacar que el método IDEAL fue diseñado pensando en educadores e investigadores. Esto implica que el uso del método podría no sólo contribuir a mejorar el proceso de Resolución de Problemas en las comunidades de práctica de la UNIMET, sino que también tiene potencial de proveer herramientas para ayudar a los docentes e investigadores en sus labores. Finalmente, luego de seleccionar IDEAL como el método base, éste fue modificado y adaptado para satisfacer las necesidades detectadas en las comunidades de práctica de la UNIMET (estas necesidades fueron determinadas mediante el uso de cuestionarios, entrevistas y en reuniones con figuras clave del proyecto). Asimismo, la estructura y secuencia que actualmente caracteriza al módulo de Resolución de Problemas, “TODOS RESUELVEN”, fue avalada por las principales figuras del proyecto. Dicha estructura es presentada en la Figura 1. 3.4 Fase de Transición Al llegar a esta etapa, las principales figuras del proyecto procedieron a evaluar el módulo verificando sus funcionalidades y forma esencialmente. Por otra parte, los asesores del CeTIC evaluaron y validaron la versión final. En el transcurso de estas evaluaciones se detectaron algunos aspectos con potencial de mejora lo cual permitió realizar algunas modificaciones a fin de lograr la satisfacción y aprobación por parte de todas las partes involucradas. 4. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN Una vez que ha ingresado al módulo “TODOS RESUELVEN”, del sistema ESEGA, el usuario es guiado a través de una serie de pantallas o vistas de la aplicación a las diferentes etapas que le permitirán plantear y resolver un determinado problema, con la colaboración de los demás miembros registrados en el sistema de gestión de conocimiento de la UNIMET. La primera opción que se presenta es la de plantear un nuevo problema Revelar Problema. Para ello el usuario interesado debe identificar el problema, sus metas y establecer las fechas de inicio y de finalización que la comunidad va a tener para participar en cada una de las fases mostradas en la Figura 1. Una vez planteada la situación problemática, cualquier otro usuario al ingresar a la sección de problemas en curso encontrará la lista los problemas planteados en su comunidad, la fase o etapa de resolución en la que se encuentra cada problema y la fecha de culminación de dicha etapa. “TODOS RESUELVEN” brinda la opción de consultar cada uno de los pasos ejecutados en la Resolución de un Problema. Para ello basta con hacer clic en la etapa que se desee consultar. En la figura 1 se muestra una replica de la pantalla a la cual estamos haciendo referencia. A continuación se hace un breve recorrido por la herramienta y las funcionalidades que ofrece una vez que un problema haya sido revelado ante las comunidades de práctica. Figura 1. Estructura del módulo TODOS RESUELVEN 3.3 Fase de Construcción En esta fase se dió inicio a la programación del módulo “TODOS RESUELVEN”. Dicha tarea fue llevada a cabo haciendo uso de los patrones de diseño de J2EE de Sun Microsystems. El desarrollo del módulo se realizó mediante el uso de capas que incorporan los patrones de diseño antes mencionados, así como también los estándares específicos de las tecnologías utilizadas en cada capa. Cabe destacar que se utilizó como herramienta de desarrollo IBM Rational Software Architect v6.0, se ejecutó el diseño del software bajo los estándares de UML 2.0, se utilizó Jboss v4.0.2 como servidor de aplicación, J2EE como lenguaje de programación y MySql 5.0 como base de datos. Tormenta de Estrategias: lluvia de ideas de las diversas soluciones que pueden ser utilizadas para alcanzar cada una de las metas. Ver Figura 2. particular. Esto permite que la información almacenada sea usada como modelo para la resolución de problemas similares Reflexión: análisis realizado por los usuarios, con el fin de determinar si se alcanzaron las metas propuestas. Ver Figura 5. Figura 2. Tormenta de Estrategias Figura 5. Reflexión Anticipar Resultados de Estrategias: análisis de las posibles consecuencias que pudiera tener la aplicación de una estrategia. En esta etapa se analizan los pros y los contras utilizando una lluvia de ideas. Ver Figura 3. Regresar para Aprender: permite guardar todas las opiniones de los usuarios, sobre lo aprendido en el proceso de resolución del problema. Ver Figura 6. Figura 3. Anticipar Resultados de Estrategias Valoración de Estrategias: escogencia de las mejores estrategias mediante votación. Ver Figura 4. Figura 6. Regresar para Aprender Es importante destacar que en el contexto de “TODOS RESUELVEN” ninguna idea propuesta por los participantes se considera como mala, no se ponen limitaciones en el planteamiento de los problemas ni en el planteamiento de metas y estrategias. Adicionalmente, es libre de ofrecer múltiples alternativas para un mismo problema lo cual enriquece enormemente el trabajo y permite encontrar soluciones más efectivas. El hecho de que puede intervenir cualquier usuario de la comunidad ESEGA aumenta la posibilidad de obtener los resultados deseados, gracias a la diversidad de opiniones que surgen en este trabajo en equipo tan bien estructurado. Figura 4. Valoración de Estrategias Visualización de los Resultados: muestra los resultados de la votación de la etapa anterior. Registrar Estrategia Seleccionada: cierre o conclusión expuesta por la persona que planteó el problema, con el fin de dejar registrado el plan de acción seguido para resolver un problema al potencial que dichos problemas tienen para los miembros de cada comunidad de práctica. Ver Figura 7. Adicionalmente, el módulo guarda registros de la participación que tuvo cada uno de los usuarios en las diversas etapas del proceso de Resolución de Problemas. Todos estos datos podrían ser utilizados como insumo al módulo de Indicadores, para medir la eficiencia en la utilización de la herramienta, con miras a determinar aspectos de mejora para versiones futuras. 6. REFERENCIAS [1] Martín López, M (2003). Perspectiva de la empresa basada en el conocimiento versus estructura adhocrática versus entorno competitivo. Revista Alta Dirección. Nº 231. pp 244 [2] Koulopoulos, T. y Frappaolo, C. (2000). Gerencia del Conocimiento. Santa Fe de Bogotá, Colombia: McGraw-Hill Interamericana S.A Figura 7. Problemas Resueltos 5. IDEAS DE CIERRE Tomando en cuenta lo descrito anteriormente acerca del proyecto desarrollado, se pueden establecer las siguientes ideas a modo de conclusión: El módulo TODOS RESUELVEN combina las ventajas del uso de un método versátil para la Resolución de Problemas, con los beneficios que brinda trabajar en un entorno colaborativo; todo esto bajo el marco de una herramienta tecnológica que permite registrar y estructurar dicho proceso. Toda vez que la herramienta desarrollada recoge elementos del método IDEAL de Bransford y Stein, es capaz de brindar a sus usuarios la orientación y estructura necesarias para aumentar las posibilidades de éxito en alcanzar la solución de los problemas que puedan abordarse desde una comunidad de práctica. A fin de aprovechar al máximo la información y los conocimientos que van a ser almacenados en el módulo TODOS RESUELVEN, se implementó un sistema de categorización, el cual permite organizar los problemas registrados por tipo de problema. Adicionalmente, se brinda la posibilidad de que los usuarios asignen puntajes a los problemas resueltos, acorde a la utilidad y [3] Curci, R. (2002). Lineamientos para el diseño de un sistema de gestión del conocimiento. Caso: Universidad Metropolitana. Trabajo de grado, Maestría en Administración, Universidad Metropolitana, Caracas, Venezuela. [4] Bransford, J. D., & Stein, B. S. (1993). The IDEAL Problem Solver (2nd ed.). New York, USA: W. H. Freeman and Company. [5] Tiwana, A. (2003). The Knowledge Management Toolkit. New Jersey, USA: Prentice Hall [6] Rasiel, E. M., & Friga, P. N. (2002). The McKinsey mind understanding and implementing the problem-solving tools and management techniques of the world's top strategic consulting firm. Chicago, IL, USA: McGraw-Hill. [7] Polya, G. (2004). How to Solve It: a new aspect of the mathematical method (2nd ed.). Princeton, USA: Princeton University Press. [8] Medina A. y Castillo S. (2.003). Metodología para la realización de Proyectos de Investigación y Tesis Doctorales. Editorial Universitas, S. A., España. [9] Borges, O. (2003). “Investigación en educación aplicada a la interdisciplinariedad en la universidad. Enfoques cuantitativo y cualitativo en ciencias humanas y sociales”. Capítulo 4 en Metodología para la realización de proyectos de investigación y tesis doctorales. Editorial Universitas, S.A. [10] Kroll, P. y Kruchten, P. (2003). The Rational Unified Process Made Easy. Boston, USA: Pearson Education, Inc.