Aunque a la mayor parte de los empresarios no se lo parezca

Aunque a la mayor parte de los empresarios no se lo parezca la inversión en protocolo y
relaciones públicas es muy rentable para la empresa, no solo de forma económica sino a
efectos de imagen y comunicación. Una marca con protocolo es una marca más sólida,
más creíble, más fiable, más querida y mucho más duradera en el tiempo.
Atender de forma adecuada a las visitas, a los proveedores, a los clientes; tener unas
relaciones cordiales y fluidas con otras empresas, con instituciones y organismos, tanto
oficiales como privados, etc. es una buena manera de entender la filosofía del protocolo
en la empresa. Una empresa debe relacionarse de forma educada y correcta con otras
personas y con otras empresas y entidades.
En muchas ocasiones las diferencias no las marcan los productos o servicios ofrecidos,
sus precios ... sino la del buen "hacer" de los empleados y directivos de una empresa. El
protocolo ayuda a diferenciar unas empresas de otras. Ayuda a diferenciar su empresa
de la de la competencia.
Las empresas, en su mayoría, han empezado a utilizar las "buenas maneras" como
elemento de valor añadido en su objetivo por tratar de "fidelizar" a sus clientes. Ya no
valen únicamente una buena oferta, un buen precio ... hay que añadirle algo más. Un
empleado que responde amablemente al teléfono, una persona que resuelve sus dudas o
atiende sus reclamaciones y sugerencias; una visita a las instalaciones de la empresa,
para que usted vea donde se hace ese producto que compra y utiliza ... una serie de
medidas encaminadas a que el cliente sea fiel a su producto o servicio por otras
cuestiones, a mayores, que no solo sean precio o características.
Casi todas las empresas deberían confeccionar su propio Manual de Protocolo y
Comunicación, en el que establecer un conjunto de normas o reglas de cortesía,
metodologías de buenas prácticas y fórmulas que refuercen las relaciones humanas
dentro y fuera de la empresa, logrando con todo ello un estilo propio de empresa, que
cuida todos los detalles de una forma armoniosa, sutil y elegante. Hay que desarrollar
un manual eminentemente práctico y acorde a la dimensión de la empresa y a sus
características generales. No se deben recoger, por ejemplo, actuaciones protocolarias
que nunca se van a dar en la empresa. Hay que recoger realidades cotidianas o
extraordinarias, pero no muy improbables o imposibles. Llegado el caso se podrían
estudiar de forma extraordinaria.
La rentabilidad no siempre tiene porque ser en términos económicos, aunque sea su
última traducción, en números. Las buenas relaciones dentro y fuera de la empresa,
pueden aportar una mayor productividad, al trabajar en un entorno agradable y
armónico. Eso se traduce de forma directa en una mejor rentabilidad para la empresa.
Tener un servicio o producto en el que el cliente confía sin tener demasiado en cuenta
valores como el precio, se traduce en una mayor rentabilidad para la empresa, al no
tener que competir de forma directa sobre los precios.
No puede dejarse de lado, que todos estos logros y esta identificación que tanto clientes
como proveedores hacen de la empresa se logra, no solo con unas normas o reglas de
cortesía y unas metodologías de buenas prácticas, sino que gracias a una identificación
visual del la empresa, la imagen corporativa. Identificar a la empresa con su logo o
emblema es fundamental para relacionar cualquier producto o servicio con nuestra
empresa.
Casi todo es fácil de copiar en las empresas: la tecnología (comprar una determinada
máquina es accesible a casi todas las empresas); el envase, la etiqueta ... fácilmente
adaptable a la línea seguida por la mayoría de las empresas del sector; incluso la propia
identidad corporativa puede tener "similitudes" demasiado cercanas a otras empresas.
Cual puede ser uno de los mayores elementos diferenciadores: el estilo y el "saber
hacer" de la empresa. La cultura de la cortesía, del buen trato, del respeto ... hacen que
la empresa sea distinta a las demás. Como se dice actualmente con demasiada
insistencia, que tenga un cierto "glamour" del que carecen otras muchas empresas del
sector puede ser muy beneficioso.
Las relaciones empresariales son de gran importancia en los negocios. Aquí vamos a
dar unos puntos básicos, de nuestras relaciones tanto con otras regiones, comunidades o
países extranjeros. Una base fundamental tanto en Protocolo empresarial como en
cualquier otro tipo de Protocolo, es la prudencia. Nuestra eficacia al frente de una
empresa, viene determinada en gran medida por esta base. El resto será obra de nuestra
formación, de nuestra experiencia y de nuestro saber estar. No se olvide que ser
agresivo no equivale a ser maleducado. Se puede ser duro negociando y mantener
siempre nuestra compostura.
Regla 1.
Información. Antes de acudir a una comunidad o país distinto al nuestro es
conveniente informarse sobre las costumbres y tradiciones de esa localidad o país,
de su historia, de su economía, de su lengua y de sus gentes. Esto nos dará las
bases de lo que se puede y no se puede decir, de los temas de conversación, de los
gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer, de la forma de saludar, de
la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, de la forma de agasajar, y en
general de la forma de comportarnos sin causar ningún conflicto que pueda dar
lugar a la rotura de las negociaciones o al enfriamiento de las relaciones con esa
comunidad o país.
Regla 2.
Presencia. La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener
una presencia agradable es un punto favorable para nosotros. Aunque debemos,
como dijimos antes, conocer que puede ser para ellos "tener buena presencia".
Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien sino saber
comportarnos en cuanto a los ademanes y las buenas maneras. Debemos saber
saludar, conversar, sonreír ... todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros
modales. No hay nada peor, que caer en la más absoluta de las pedanterías
forzando nuestros modales hasta el límite de lo ridículo. Sea sencillo, educado y
natural.
Regla 3.
Categorías. Debemos conocer bien las distintas categorías tantos sociales, como
políticas y económicas de nuestro sitio de destino. Aunque en determinados
países no sean de gran importancia en la mayoría, el respeto de a las personas
según su estatus es una parte esencial de su identidad. Debemos ser capaces de
establecer una correcta comunicación con nuestros interlocutores (tanto de
forma verbal como escrita) y para ello necesitamos conocer la realidad de sus
categorías. Nunca hay que ser exagerados y en caso de duda lo mejor es
informarse, o utilizar un tratamiento superior a uno superior (es mejor halagar que
quedarse corto).
Regla 4.
Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros
interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de
minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, trataremos de "utilizar" en
nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor. Lo mejor es
conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la
personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora bien, hay que tratar de
convencer y nunca de imponer. Trate de persuadir haciéndoles ver que nuestras
razones son mejores que las suyas.
Regla 5.
Dominio. Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos
dominar las técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco de
psicólogos y tratar en todo momento de comprender la postura de nuestros
interlocutores. Las relaciones comerciales al igual que las personales, se basan en
la confianza y, en cierta medida, en la amistad. Si no controla o domina la
situación puede dar una sensación de inseguridad que puede dar lugar a
desconfianza por parte de nuestros interlocutores. Una negociación,
generalmente, basada en la desconfianza, tiene poco futuro de llegar a buen
término.
Regla 6.
Seguridad. Es un detalle muy pocas veces tenido en cuenta por ciertos directivos
y ejecutivos de empresas (generalmente, pequeñas y medianas). Hay muchas
partes de un negocio que son susceptibles de ser robadas o copiadas. Una idea,
puede costar muchos miles de millones de euros. No siempre se roban planos,
maquetas, etc. Se "roban" muchas ideas expresadas en una simple reunión de
negocios. Así todo hay que tener cuidado con las carpetas y maletines repletos de
documentos, propuestas, etc. Lo mismo con informes y otra documentación
sensible que puede hacer referencia a personas o empresas de la competencia.
Regla 7.
Respeto. Con este simple término, usted hará muchas cosas a la vez: dejará en
buen lugar a su compañía (a la que representa), a su país o comunidad (al que
representa de forma indirecta, ya que mucha gente valora en un primer momento,
el país o comunidad, por las personas que conoce del mismo) y lo más
importante, se dejará en buen lugar a usted como una persona educada, elegante y
que sabe estar y comportarse. Ante cualquier tipo de situación hay que
saber "mantener el tipo" y la compostura. Es en los momentos más duros
donde se ve la clase de una persona. Hágalo por usted y por lo que representa en
ese momento. Usted es un "embajador" en ese momento.
1. Introducción
El protocolo es principalmente orden y respeto por la jerarquía. Los hombres de
negocios mantienen contactos cada vez más frecuentes: conferencias políticas o técnicas
entre representantes de distintas instituciones, convenciones empresarias, congresos
internacionales de asociaciones múltiples, simposios, etc. Todas estas reuniones deben
ser regidas por un código, que regule y facilite la interrelación, este código es el
protocolo.
2. Comportamiento en el área laboral
La cortesía es indispensable en el ámbito laboral; existen ciertas diferencias entre el
comportamiento social y el que se utilizará en el lugar de trabajo, lo que no significa
que el trato hacia los subordinados sea menos cortés, sino que es diferente. La cortesía
se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, más que en las
fórmulas clásicas; no es necesario pedir permiso para entrar o retirarnos de algún lugar o
reunión.
Dado la cantidad de mujeres que trabajan ha modificado el tratamiento social que se les
imparte, para pasar a ser tratadas prácticamente con la misma cortesía con la que un
señor trata a sus colegas hombres.
Dentro de las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios
sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y
subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente
diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga
respetar.
3. Convivencia
El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que
se ocupa la empresa, o en la que se mueven las personas. También influirá en la actitud
general de un funcionario el eventual contacto con el público y clientes, y sobre todo lo
hará la política interna de la empresa. Generalmente son lo directores de éstas quienes
marcan el estilo de la vestimenta y, como dada empresa es un mundo diferente, lo ideal
será que al incorporarnos a un nuevo trabajo observemos cuidadosamente la actitud
general, y nos adaptemos a ella.
También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales
tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver
situaciones imprevistas; en una palabra, que tengamos una buena dosis de sentido
común.
Otro punto importante dentro de la convivencia laboral será el buen humor, el saber
sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Será mucho más fácil lograr un mejor
rendimiento de nuestros colaboradores si los tratamos gentilmente, si tenemos en
consideración cada personalidad y actuamos de acuerdo con ello.
4. Vestimenta
Será muy importante que al tener la entrevista definitoria en una empresa observemos
cuidadosamente el grado de formalidad en el vestir, analizando sobre todo a aquellos
que tienen el mismo status que el cargo que ocuparemos.
Ante cualquier tipo de duda los hombres usarán ambo, preferentemente oscuro, o bien
saco y corbata, de colores sobrios.
Las mujeres ejecutivas o empresarias estarán muy atentas a que su ropa sea de la mejor
calidad posible, discreta, poco escotada y para nada provocativa; no olvidando el
cuidado del peinado y de las manos para que estén en perfecto orden.
5. Tratamiento
Es la manera correcta que han de tener para dirigirse los miembros de las instituciones,
tanto entre sus pares como frente a terceros. La precedencia estará encabezada por los
fundadores de la institución y se regirá de acuerdo al organigrama de cada ente en
especial.
Entre personas que tienen la misma jerarquía, es frecuente que se produzcan roces, por
lo que los individuos con fuertes personalidades deberán ser más controlados y
cuidadosos, ya que aún sin intención, podrían avasallar a sus compañeros.
Cuando se desee tener una reunión, lo correcto será que el que tenga la iniciativa vaya, o
llame, al escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser que
nos esté visitando alguien cuyo aporte sea de interés para el tema común. Si esta reunión
fuera formal, un hombre deberá ponerse de pie cuando entre su colega, lo saludará y
presentará a los visitantes, indicándole un asiento antes de sentarse nuevamente. Una
mujer actuará de la misma manera, pero permanecerá sentada. De esta manera el
visitante notará que quien acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma jerarquía de
quién preside la reunión.
Al llegarnos al escritorio de una persona, sin haber solicitado previamente una
audiencia, si la encontramos ocupada en el teléfono o con algún tipo de documentación,
deberemos esperar a que termine lo que está haciendo antes de comenzar con el tema
que nos llevó a visitarla. Como contrapartida no es correcto recibir a una persona y
hacerla esperar frente a nosotros mientras hablamos por teléfono, acortaremos la
conversación y pediremos que no nos pasen llamadas a fin de concentrarnos en nuestro
visitante.
En general los subordinados deben aceptar y seguir lo que indiquen y decidan los
superiores. Si hay alguna discrepancia o bien alguna idea que pueda mejorar la
ejecución de la tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento
se dará para el caso de que se sobrecargue de tareas a un dependiente.
Ante la existencia de subordinados, siempre deberán ser tratados con corrección,
amabilidad y respeto, siendo conscientes de sus horarios de salida, evitando organizar
reuniones o juntas sobre esas horas.
La decisión de pasar del tratamiento de utilizar el apellido de una persona a usar su
nombre de pila dependerá de quién tenga mayor jerarquía. En el primer contacto
comercial con otra persona será incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es dar el
mismo tratamiento recíprocamente, las excepciones están dadas por : a) cuando exista
gran diferencia de edad; b) cuando el dependiente pida que lo llamen por su nombre de
pila y c) cuando la relación entre jefe y subordinado sea informal; sin embargo delante
de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen corporativa.
6. Cortesía telefónica
Institucionalmente la telefonista siempre al atender un llamado deberá presenta a la
empresa que representa y seguidamente deberá presentarse asimisma.
Un error muy común en las secretarias es, al explicar que su jefe no puede no puede
atender a quien le llama por teléfono porque el mismo se encuentra en una reunión,
solicitar que reiteren el llamado.
Lo correcto es tomar el número telefónico de quién llama, nombre y eventual mensaje,
respondiendo que en cuando se termine la reunión se devolverá el llamado; a fin de no
incomodar a la persona que desea obtener la comunicación.
7. Desayuno de Trabajo
Los ejecutivos acostumbran comenzar muchas reuniones de trabajo con un desayuno.
De esta manera se logra un mejor clima entre los asistentes, ya sean representantes de
distintas areas, sucursales y/o invitados.
Es fundamental que los alimentos a servir no sean ni muy elaborados ni tenga que
prepararse en la mesa, dado que de lo contrario se creará un clima adverso al deseado.
Los alimentos con los que contaremos serán un panecillos y/o budines, croissants,
medias lunas y para beber café, leche y agua mineral.
En el sitio se dispondrá en el ángulo superior derecho la taza con su plato y cuchara
seguida de la copa de agua; a la izquierda del mismo se dispondrá la servilleta. Los
panecillos se distribuirán a lo largo del centro de la mesa, lo cual permitirá que cada
persona se sirva y mantener el ritmo de la reunión.
A continuación veremos un diagrama de sitio de desayuno:
8. Departamento de Relaciones Públicas
Importantísima función dentro de la empresa le cabe al departamento de relaciones
públicas, éste es el que prepara al público para que absorva lo que la empresa produce.
Dicho departamento es el que maneja las relaciones humanas dentro de la empresa y las
públicas fuera de la misma; en el primer aspecto capacita al personal, asiste a reuniones
de directorio y demás reuniones ejecutivas. En el ámbito público organiza, diagrama y
supervisa la imagen corporativa de la institución a través de la publicidad y marketing,
organizando eventos, investiga el mercado y la opinión pública; diagrama y produce la
papelería de la empresa, tanto de las distintas áreas como la especial para presidencia.
Para poder desarrollar semejante actividad con un espectro tan amplio, lo más
importante es una gran organización, para tener todo bajo control y cumplir así los
objetivos fijados en el plan propuesto.
9. Conclusiones
Considero que la observación por parte de una empresa del ceremonial empresarial
contribuye a desarrollar una imagen corporativa seria y a su vez dinámica.
Cumplir las normas del ceremonial implica cuidar el detalle en las relaciones humanas,
este cuidado minucioso se irradia hacia todos los ámbitos de la empresa jerarquizando la
tarea, así como los productos o servicios que la empresa comercializa.
Es importante destacar que es fácil visualizar el cumplimiento de estas normas
protocolares en instituciones de primera línea, sobre todo en aquellas donde se hace
hincapié en la excelencia de sus productos.
También es importante focalizar que la observación de estas normas otorga seguridad en
el fluido de la comunicación interpersonal de la empresa, ya que propone un camino
fácil de seguir para quienes las observan garantizando a los empleados el correcto
planteo de sus inquietudes, lo cual nos dice que aunque esencialmente la inquietud sea
incorrecta, estará bien planteada.
En el plano individual considero que la observación de las normas protocolares nos
permite dirigirnos hacia el resto de la empresa con respeto y corrección, generando una
corriente de reciprocidad hacia nuestra persona que indudablemente nos ayuda a
conseguir los objetivos que nos planteamos.
Imagen personal.
La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personas tengamos otros muchos
valores la primera impresión es fundamental. La forma de vestir junto con nuestros
modales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damos de la empresa o institución
a la que representamos. Según reza un dicho popular: "Te reciben según te presentas;
te despiden según te comportas". Por ello hay que causar una buena primera
impresión, pero eso por sí solo no vale. Si quiere ampliar la información que aquí
exponemos puede ir al capítulo Vestir de nuestra web en la que se abordan los temas de
vestuario masculino, femenino y trajes de etiqueta, así como el tema de los nudos de
corbata.
Higiene.
Tener una buena imagen, no solamente es cuestión de vestuario. Nuestra imagen
exterior está muy condicionada por nuestra higiene. Debemos tratar de tener un
aspecto agradable y limpio. Esto se consigue con: una buena higiene corporal diaria
(ducha o baño, cambio de muda, desodorante, etc.), cabello cuidado y arreglado (aunque
se lleve melena se deberá llevar cortado y arreglado), uñas, manos, maquillaje
moderado (hay veces que una persona no se maquilla sino que se "restaura" decía mi
abuela), barba, etc. Tenemos que dar una imagen exterior correcta, sin perder nuestra
propia personalidad. Lo mismo con los complementos que deben ir acordes al tipo de
vestuario utilizado.
"Hay que tratar de tener un aspecto agradable y limpio"
Mujer y trabajo.
El vestuario femenino en el entorno laboral debe ser ante todo cómodo. El traje de
chaqueta, con falda o pantalón, es la prenda mayormente elegida por las mujeres que
trabajan (salvo determinadas profesiones, que ya tienen su propio vestuario). El traje de
chaqueta, al ser un clásico, es menos dado a cambios por las tendencias de la moda.
Con el traje de chaqueta, se llevan camisas (similares a las masculinas) o blusas.
También es conveniente la utilización de medias que estilizan y dan más elegancia a las
piernas. Zapatos de medio tacón y algún que otro complemento. Recuerde que va a una
oficina no a un pase de modelos. Es tan malo el exceso como el defecto. Hay que ser
prudentes.
Hombre y trabajo.
Si la mujer utiliza el traje de chaqueta, para el hombre el vestuario básico y clásico de
toda la vida es la chaqueta y la corbata. Aunque en la actualidad se empieza a imponer
el vestuario de sport. Incluso en los trajes, se puede apreciar un ligero cambio (cosa
poca dada en la moda masculina) hacia colores más atrevidos, cuadritos, y otros tejidos
más atrevidos. Las claves para combinar trajes y corbatas o pañuelos las puede
encontrar en nuestro capítulo sobre las corbatas. Los zapatos más idóneos son los
negros de cordones, aunque también hay mucha variedad donde escoger (mocasines,
hebillas, etc.). Calcetines, combinados con los zapatos. Complementos tales como
gemelos, reloj y alfiler de corbata. Puede lucir un pañuelo en la chaqueta, es muy
elegante.
Es una de las medidas que empiezan a adoptar las compañías durante el periodo estival.
El ahorro energético y un mayor confort de los trabajadores durante los meses de más
calor son las principales razones. Pero no es una idea nueva. Ya en 2005, el ministro de
medio ambiente japonés Yuriko Koike, en una campaña denominada "cool biz", animó
a los funcionarios del gobierno a abandonar las chaquetas y las corbatas durante el
verano y, a cambio, aumentar la temperatura del aire acondicionado en las oficinas. Con
esta medida, se evitó la emisión a la atmósfera de medio millón de toneladas de CO2 y
se logró un importante ahorro energético. Eso sí; hacía calor. La campaña supuso que la
temperatura en las sedes de las administraciones públicas japonesas fuese de 28 grados
centígrados.
Si bien es cierto que en España la temperatura en las oficinas es algo más fresca, son ya
varias las compañías que han decidido permitir a sus colaboradores acudir al puesto de
trabajo con una indumentaria algo más informal a cambio de bajar el aire
acondicionado. Entre 23 y 24 grados es lo habitual. En Acciona han implantado por
segundo año consecutivo el plan Ahorro, ropa informal y sostenibilidad. El pasado año
supuso un ahorro de energía del 6,5%. 'La medida ha tenido una buena acogida entre los
empleados, principalmente por el impacto sobre el medio ambiente y la reducción de
consumo energético que conlleva el subir la temperatura uno o dos grados, pero también
por el lado de la vestimenta más informal, que se considera razonable y cómoda para el
periodo estival', señalan desde la compañía.
Larga vida a la corbata.
A pesar de que estas medidas y la vestimenta informal empieza a extenderse en algunas
organizaciones y contextos, como la última cumbre del G8 o la anécdota que
protagonizó Miguel Sebastián en el Congreso, la corbata goza de buena salud. Y es que
cada año se venden en el mundo 800 millones de unidades. 'Ni el traje ni la corbata
están en decadencia en ninguna empresa. Es un complemento muy importante para el
hombre que da un toque personal y de elegancia. En el mundo de los negocios sigue sin
estar bien visto que la gente vaya sin ella', apunta Pablo Batlle, coautor del libro
Protocolo y buenas maneras y codirector de los cursos de protocolo de la Universidad
de Oviedo.
Otros se preguntan, en cambio, si se trata de un complemento seguro. Algunos informes
médicos internacionales destacan que el uso de este enemigo, puede llegar a presionar
los nervios ópticos y aumentar la presión de los ojos. También se dice que la
temperatura del cuerpo puede caer hasta un par de grados dejando la corbata en casa.
Endesa será otra de las compañías que incrementará la temperatura en sus edificios para
ahorrar energía este verano. Gracias a esta medida, la compañía logrará un ahorro
energético de 120.000 kWh., equivalente a la no emisión a la atmósfera de 116
toneladas de CO2. ¿Y cómo debe vestir entonces el personal? Desde la compañía
aseguran que el look más informal 'se deja al buen criterio de los empleados, si bien se
advierte de la necesidad de mantener una ropa más formal cuando la situación lo
requiera, por ejemplo, determinadas reuniones con personas ajenas a la empresa'.
Algunas pistas. Pablo Batlle asegura que se acepta una manera de vestir más casual o
sport en algunos momentos. 'Puede entonces no llevarse corbata, da una imagen más
relajada y veraniega', apunta.
Pero no perder las formas es fundamental. Batlle aconseja pantalones más sport y
camisas con corte para no usar corbata. Para las mujeres se aceptan zapatos abiertos y
blusas más veraniegas. Las chanclas están prohibidas para ambos sexos. 'Vestir casual
no es ir de cualquier manera', añade este experto.
'La vestimenta más informal se plantea siempre que las circunstancias de trabajo no
aconsejen lo contrario. En supuestos de visitas se sugiere explicar las razones de
sostenibilidad y ahorro de emisiones que justifican el código de vestuario', cuentan en
Acciona.
'Casual day', larga tradición.
'En DLA Piper se sigue el protocolo de indumentaria de negocios todo el año excepto
del 15 de diciembre al 10 de enero aproximadamente, durante los meses de verano,
vísperas de fiesta, Semana Santa y puentes, fechas en las cuales se instaura el casual day
o atuendo informal', comenta Alicia Saiz, directora de recursos humanos en España de
la firma de abogados.
Esta tendencia se observa en muchas compañías que tratan de aumentar la comodidad
de sus empleados en los días cercanos a las vacaciones. Y siempre que las
circunstancias laborales no requieran otra clase de indumentaria.
El experto en protocolo Pablo Batlle, asegura que modelo del "casual friday" (acudir a
trabajar los viernes con ropa más informal) tiene su origen en motivos religiosos, ya que
en algunos países se necesitaba la tarde del viernes libre para dedicarla a los deberes del
culto. 'Hoy en día se toma este modelo en la empresa como una manera de encontrarse
un poco más relajado el día previo al fin de semana. Muchas compañías aprovechan
para hacer una reflexión de lo que será la próxima semana de trabajo en un ambiente
distendido, pero debe ser algo siempre de puertas adentro', dice.
Respecto al ahorro de energía en las empresas que permiten una indumentaria más
fresca, Batlle se muestra algo crítico y asegura que 'muchas veces se trata más de una
cuestión de imagen que de ahorro'.
Una visita por primera vez a unos clientes, a unos familiares, a unos proveedores ...
antes de cualquier contacto físico, presentación o cortesía la imagen es la primera
percepción que se tiene de la otra persona. La retina graba esta primera imagen que
puede cambiar a lo largo del tiempo. Pero de forma inicial, la primera imagen es lo que
se queda grabado en su cabeza.
Si la empresa cuenta con un manual de Protocolo y Comunicación, seguramente que
estos aspectos sobre la imagen estarán contemplados, o al menos se hará algún tipo de
reseña sobre los mismos. La higiene, el vestuario, el cabello ... todo forma un conjunto,
junto con otros valores más personales que no tienen nada que ver con el aspecto físico.
Es decir, no solamente las personas altas, esbeltas y atractivas son la buena imagen. Hay
otro tipo de belleza que no radica solamente en los aspectos físicos de una persona. Ser
educado, inteligente, amable ... no tiene nada que ver con la belleza física pero da una
buena imagen de usted y de la empresa a la que representa.
Una buena combinación de parte interior y exterior es lo que compone la imagen de una
persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable ... pero ir mal vestido no es una
buena combinación. Y al contrario; vestir de forma elegante pero ser grosero en sus
modales, desagradable e incluso antipático, tampoco es una buena combinación.
Hay que tener en cuenta que la primera impresión es ÚNICA, no hay otra oportunidad
(de ahí su nombre, "primera impresión"). Según reza este dicho: "Hay tres cosas en esta
vida que nunca vuelven atrás, la palabra pronunciada, la flecha lanzada y la oportunidad
perdida". Una mala primera impresión es una oportunidad perdida.
La primera impresión persiste en el tiempo. Se puede cambiar, pero cuesta. Al igual que
una persona se prepara para una foto, la imagen debe cuidarse siempre, pero mucho más
en cualquier primer encuentro. Es la foto instantánea que van a tener de usted ante esa
persona o de esa persona a la que conoce por primera vez.
Cuantas veces se "juzga" mal a una persona por su vestuario, personas a las que no
conoce y con las que no ha hablado nunca. En un reunión, en una fiesta ... esa imagen
puede transmitir algo que "a posteriori" no es cierta, pero es la que se percibe.
Hay que cuidar todos los detalles; armonizar el aspecto físico con el personal, con los
modales, con la forma de expresarse y la forma de moverse. Todo este conjunto
transmite, pero esa transmisión debe ser lo más positiva posible. Eso facilita sus
relaciones sociales, laborales y familiares.
A nadie se le escapan escenas de ese novio/a que es presentado a unos padres realmente
asustados por su aspecto; ese nuevo empleado que se presenta en la empresa con una
imagen realmente "peculiar"; ese invitado que aparece en una fiesta con un vestuario
"atípico". Todas estas "escenas" se dan con mucha más frecuencia de lo que se piensa.
Y, en la actualidad, cada vez más. Muchas personas se consideran a si mismas más
auténticas por tratar de diferenciarse del resto. Pero no saben que lo hacen, en muchas
ocasiones, es causar una mala primera impresión. Y eso juega en su contra.
¿Por qué no le invitan a fiestas? ¿Por qué no consigue un empleo? ¿Por qué no es bien
aceptado en un su nueva familia? En muchas ocasiones hay que analizarse uno mismo y
no pensar que son los demás los que se equivocan.
BANDERAS
Dado un acto organizado en la sede de una empresa, por regla general de un cierto
tamaño que son la que cuentan con una bandera o enseña propia, suele surgir el
problema de donde se coloca la bandera o enseña de la empresa.
A la derecha, a la izquierda, entre las banderas oficiales ... las preguntas son muchas
pero no así las respuestas. Pero no solamente surgen dudas a la hora de colocar la
bandera de la empresa, sino el tamaño que debe tener, si rigen determinados colores,
etc. etc.
Una cosa es su utilización como elemento publicitario y decorativo, y otra cosa es la
utilización en actos y eventos en los que tiene que convivir con otras banderas e
invitados.
En el ámbito privado de la empresa, la bandera empresarial puede estar en la entrada de
la sede, montada sobre el correspondiente mástil y en lugar bien visible. También puede
estar en los despachos de los directivos, en el hall de entrada, en la sala de juntas y en
otras dependencias comunes de la empresa, a libre elección de los directivos o mandos
correspondientes.
En el caso de eventos o actos, si debe lucir junto a banderas oficiales habrá que atenerse
a las leyes vigentes del país sobre la bandera. Desde luego que una bandera de empresa
nunca debe "mezclarse" con banderas oficiales. Deberá ondear separada de éstas. Y
mejor en otra zona o lado.
Generalmente, las banderas oficiales se sitúan a la derecha de la puerta de entrada
(izquierda según se entra o mira al frente) y las de empresa y otras privadas en el lado
izquierdo (derecho según se entra la sede o se mira de frente el edificio).
De esta misma manera se situarán las banderas en el interior en salas de juntas, de
reuniones, salones de actos y cualquier otra dependencia. Banderas oficiales y banderas
privadas o de empresa, siempre separadas.
Las banderas oficiales pueden ondear siempre que se organice un acto público, o actos a
los que asisten autoridades (bien sean locales, provinciales, autonómicas, nacionales o
internacionales). Dependiendo de las autoridades que asistan así será el número de
banderas a ondear. La nacional y la autonómica, no deben faltar nunca. Luego se
pueden ir izando más banderas a medida que se conoce la asistencia de autoridades
locales (bandera municipal), autoridades de otras autonomías (su bandera autonómica),
autoridades de otros países (bandera de su país), etc.
El orden de las banderas atenderá a la legislación vigente en cada país o bien a la
legislación vigente de carácter internacional, cuando intervienen autoridades de otros
países.
En cuanto a los colores no hay nada regulado al respecto, y la bandera de la empresa
puede lucir los colores y el diseño que considere más oportuno el departamento de
marketing o el encargado del tema. Lo que si debe conocerse es que el tamaño nunca
puede ser mayor que el de las banderas oficiales. Ni ondear en mástil de mayor altura.
BUENAS MANERAS AL TELEFONO
El avance de Internet y otros nuevos medios de comunicación no han hecho sino que
incrementar el número de personas que hablan por teléfono, bien sea por medios
tradicionales o bien por nuevos medios como Internet (Google Talk, Messenger, Skype,
etc.). Pero no solo ha llegado al ámbito privado sino que ha calado en el ámbito
empresarial utilizándose para múltiples comunicaciones de empresa.
La rápida evolución de estas nuevas formas de comunicación ha dado lugar a múltiples
ofertas de servicios telefónicos, con tarifas muy ventajosas e incluso planas, por lo que
las comunicaciones telefónicas se han multiplicado. Muchas empresas cuentan con
servicios de telemarketing y de apoyo por medio del teléfono.
Por todo ello es importante seguir unas reglas básicas para saber como utilizar de forma
correcta este medio.
Dado que en el ámbito empresarial los clientes son la principal fuente de ingresos de la
empresa, el trato debe ser lo más correcto posible en todo momento. Una mala
contestación o atención, puede hacer que perdamos el cliente.
Independientemente de las reglas que cada empresa o compañía tengan, vamos a dar
unas pautas básicas de comportamiento al teléfono:
Cuando nos llaman: llamadas entrantes.
- Cualquier llamada se debe contestar rápidamente sin hacer esperar demasiado
tiempo a la persona que llama.
- La respuesta debe ser educada y con una frase similar a: "Buenos días, le habla
Carolina ¿en qué puedo ayudarle?", o bien "Servicios Empresariales, dígame, habla
usted con Juanjo". Siempre debe responder con algunas palabras o frase amable,
sencilla y directa.
- Siempre debe tratar de usted a todo el mundo. La persona que hace la llamada será
quien debe indicarle si se pueden tutear.
- No se hace esperar mucho tiempo al cliente (o persona que llama) al teléfono. Si ve
que se va a demorar mucho en ponerse al teléfono la persona solicitada puede indicar al
interlocutor que llame más tarde o deje sus datos para llamarle con posterioridad.
- Si tiene que "mentir" cuidado con el orden de las palabras: "De parte de quien ... no
está en estos momentos", es un error; al identificarse primero se puede dar la impresión
de que no está para él. Lo correcto sería: "Un momento que voy a comprobar si está ...
¿de parte de quién? Con esta frase indicamos que no sabemos si está con independencia
de quien sea el que llama. Es muy importante cuidar estos detalles.
- Debe responder al teléfono con un tono adecuado y vocalizando bien. Es muy
desagradable no entender a quien nos contesta al teléfono. Hágalo despacio y repita si es
necesario.
- Si trata con personas de otros países, ponga mucho cuidado en hablar despacio y
claro, para poder entenderse lo mejor posible.
- Paciencia. Las secretarias y otras personas que reciben muchas llamadas (centros de
soporte, de atención al cliente, etc.) tienen que "aguantar" a todo tipo de personas. Hay
que tener paciencia y nunca perder ni los nervios ni los buenos modales.
- Si la cosa se pone muy complicada, puede optar por avisar o pasar la llamada a uno
de sus jefes o supervisores.
Cuando llamamos. Llamadas salientes:
- Siempre debe preguntar por una persona de forma educada, anteponiendo el
tratamiento de Señor o de Don (o el que se utilice en su país).
- Hable con un tono de voz moderado y de forma clara, que le pueda entender bien la
otra parte.
- Identifíquese cuando llama para que la otra persona sepa con quien está hablando. Lo
mismo puede pedir a la otra parte.
- Aunque sea usted amigo de la persona a la que llama debe preguntar por ella de forma
educada aunque después le trate de una forma más cercana. Por ejemplo, si llama usted
a otro jefe de ventas, por ejemplo, al que familiarmente llaman "Genius" porque vende
todo muy bien, debe preguntar por Don Roberto o el Señor Suárez, aunque después
a el le trate como Genius o le salude como tal. No se debe equivocar uno en el trato
cuando hay otras personas de por medio. No se puede llamar a la empresa de un amigo
o familiar, y preguntar por el por un mote o apodo.
- Al identificarse diga su nombre y el de la compañía o empresa que representa (si es
que representa a alguna).
- Si se equivoca al llamar, pida disculpas por el error, pero no cuelgue el teléfono de
forma inmediata sin decir nada.
- El teléfono no es para mantener largas conversaciones. No se olvide que la persona
a la que llama tendrá más que hacer. Se dan recados, se comentan brevemente cosas,
pero no es un medio para "derrochar" mucho tiempo.
- Si llama por medio de una secretaria, no le haga esperar mucho tiempo a su
interlocutor. Si llama de forma directa y le "salta" un contestador de un mensaje breve.
No hace falta que cuente en su mensaje todo el motivo de su llamada. Breve y conciso.
- Si su llamada tiene como objetivo devolver una comunicación anterior, debe hacerla
en los términos que le hayan especificado (día, hora, etc.).
- No se olvide de las palabras mágicas de la buena educación: por favor, y gracias.
BUENAS MANERAS EN LA MESA
Comportamiento en el restaurante.
No es de extrañar que muchas veces se juzque a alguien por sus modales en la mesa, de
ahí la importancia de conocer ciertas reglas básicas que nos evitarán un mal trato frente
al resto de comensales.
A continuación presentamos algunas de las reglas más usadas a nivel universal para
comidas y recepciones:
- Nunca se maquille o se peine en la mesa.
- No empiece a comer hasta que su anfitrión lo haga o hasta que se lo pidan.
- No fume durante una comida y si no tiene otra opción, hágalo hasta que se haya
servido el postre.
- Cuando termine de comer, coloque la servilleta al lado izquierdo del plato, nunca
encima de éste.
- Nunca trate de enfriar una sopa o bebida caliente soplando encima de ella.
- La servilleta se coloca en el regazo, si es pequeña se puede abrir del todo y si es
grande se mantiene doblada hacia usted.
- Si desea compartir comida., utilice el plato del pan.
- Nunca use palillos de dientes en la mesa, las uñas o servilletas para desalojar comida.
- No se cuelgue la servilleta del cuello.
- Cuando haya terminado de comer, no retire su plato ni lo amontone. Coloque su
tenedor y cuchillo en la posición del reloj como si fueran las "cuatro y veinte" con el
tenedor boca abajo y el cuchillo a su derecha mirando hacia el tenedor.
Los siguientes dibujos muestran como se deben usar los cubiertos en la mesa.
1 .Cuando se hace una pausa, deben ubicarse los cubiertos como se observa para indicar
que aun no se ha terminado.
Buenas maneras en la mesa. Etiqueta en el comer. Etiqueta Social y Empresarial.
2.Posición correcta de los cubiertos cuando se ha terminado de comer.
Buenas maneras en la mesa. Etiqueta en el comer. Etiqueta Social y Empresarial.
Distribución y uso de los utensilios.
Muchas veces la distribución de una mesa puede confundir pues hay muchos tenedores,
cucharas y cuchillos pero no se preocupe, siga estas reglas y saldrà bien:
- Inicie por los cubiertos de la parte exterior y vaya tomando los demás con cada plato
que se sirva. O sea, el tenedor que está más lejos del plato será el primero que use.
- Los tenedores se usan a la izquierda y los cuchillos y cucharas a la derecha. La
excepción es el tenedor de ostras o mariscos que se ubica a la derecha junto a la cuchara
sopera.
- Si no prefiere carne, sopa u otro plato, el camarero le quitará los cubiertos que no
necesitará.
- La cucharita y el tenedor del postre se ubican en la parte superior del plato. Cuando le
sirvan el postre coloque el tenedor a la izquierda del plato y la cucharita a la derecha.
- Para comer el postre, pártalo con la cuchara, empuje la comida con el tenedor y coma
de la cuchara. El tenedor se toma con la mano izquierda y la cucharilla con la derecha.
- Las cucharitas del café se colocan a la derecha del plato o se traen con el café.
- El vino tinto se sirve en copas redondas y de pie corto. Se cogen por la base.
- El vino blanco se sirve en copas un poco más pequeñas y de pie más largo. Se cogen
por la base del pie.
- No se recomienda servir un vino blanco después de uno tinto dado que el más fuerte
"insensibiliza" el paladar y le impide degustar un buen vino blanco.
- Para utilizar las copas comience utilizando la que se encuentra más cercana a usted.
Por ejemplo jerez (plato de sopa), vino blanco (plato de pescado o pollo), vino tinto
(plato de carne) y copa de agua.
- El cuchillo para la mantequilla se utiliza en forma transversal sobre el platito o a la
derecha en la fila de cuchillos.
- En una comida formal no se deben servir botellas con refrescos.
Los manteles no deben colgar por los costados de la mesa, la medida es unos 30 o 40
cms. del borde de la mesa.
El siguiente diagrama muestra la disposición de una mesa:
Buenas maneras en la mesa. Etiqueta en el comer. Etiqueta Social y Empresarial.
1. Servilleta.
2. Tenedor de pescado.
3. Tenedor de carne.
4. Platos.
5. Cuchillo de carne.
6. Cuchillo de pescado.
7. Cuchara de sopa.
8. Platito de pan.
9. Tenedor de postre.
10. Cuchara de postre.
11. Tarjeta con el nombre del comensal.
12. Copa de agua.
13. Copa de champaña.
14. Copa de vino tinto.
15. Copa de vino blanco.
Uso de bebidas y comidas.
Sopa: Se coloca en la mesa ya servida. No se debe inclinar para tomar la última gota ni
se sopla o se revuelve. La cuchara se toma de adelante hacia atrás para que el líquido no
se derrame y se toma de punta o con el borde de la cuchara.
Pan: Se parte con la mano en pequeños trocitos conforme se vaya comiendo.
Mantequilla: Se sirve en platitos individuales y un cuchillo especial.
Cangrejo o Langosta: Si no se le presenta un instrumento para comerlos se sostienen
con la mano izquierda por el caparazón y con la derecha se arrancan las patas. Se
rompen las patas más finas y se extrae su contenido con ayuda de un tenedor especial.
La cola se desprende con un cuidadoso tirón.
Arroz: Con tenedor al igual que cualquier otro alimento suave. El postre de arroz en
dulce de leche puede comerse con cucharita.
Spaguetti: Se pueden partir con el tenedor.
Papas: No se cortan con cuchillo. Si se presentan sin pelar se sostienen con el tenedor y
se parten como una fruta.
Verduras: Se comen con tenedor, no se cortan con el cuchillo. En el caso de los
espárragos como entrada se pueden comer con la mano.
Pescados: Con tenedor y un cuchillo especial. En conserva como sardinas ayudado por
un trocito de pan.
Carne: Nunca se corta en el plato toda de una vez sino en trocitos a medida que se
come. Las carnes blandas se parten con tenedor.
Aves: Lo correcto es comerlas utilizando tenedor y cuchillo.
Aceitunas: Con la mano si es aperitivo pero con tenedor si forma parte de un plato.
Pasteles: Con tenedor.
Mermelada: Primero a nuestro plato y luego a la tostada o panecillo.
Ensalada: Si es de hojas se sirve ya partida y no se utiliza cuchillo.
Fruta: Se cortan con el cuchillo y se comen con el tenedor. En el caso de las naranjas y
toronjas se parten por la mitad y se comen con ayuda de una cucharilla. También se
pelan totalmente con ayuda del cuchillo y un tenedor y se llevan los gajos a la boca con
el tenedor.
Si son manzanas se sujetan con el tenedor y con el cuchillo se les quita la parte que tiene
el tallo. Se hace lo mismo con la sección opuesta y luego se divide en cuartos. En el
caso del melón se separa la pulpa de la cáscara con el cuchillo y luego se le hacen cortes
verticales para formar pequeñas porciones. La pulpa se puede comer con una cucharilla
mientas se sostiene el melón por la corteza con la mano izquierda.
Cuando se trate de bananas, se cortan los dos extremos primero. Se abre la cáscara y se
saca la pulpa que se va cortando en trocitos a medida que se come.
Vinos: El vino blanco se sirve frío y se utiliza para carnes blancas a una temperatura de
6 a 8 grados. En el caso del vino rojo éste se sirve a temperatura ambiente para carnes
rojas, el vino rosado se sirve frío para cualquier tipo de carne dependiendo del gusto.
Para determinar que se trata de un buen vino, cuando el mesero le acerque el corcho en
un platito, éste se coloca sobre la palma de la mano y si se producen burbujas o
humedece la mano, significa que es de buena calidad.
Coñac y Cremas: Se toman después del café a temperatura ambiente. El coñac se
calienta con la mano para aumentar su aroma. No se brinda con este tipo de licores.
Ejemplo de cómo deben usarse los cubiertos en la mesa:
Buenas maneras en la mesa. Etiqueta en el comer. Etiqueta Social y Empresarial.
1. Manera correcta de asir el cuchillo.
2. Manera de usar el tenedor sin el cuchillo.
3. Manera de asir el tenedor cuando se utiliza el cuchillo para cortar.
4. Uso del cuchillo para llevar la comida hasta el tenedor.
5. La comida no debe colocarse en el tenedor por el lado externo de éste para no pegar
con los codos a los vecinos.
6. Uso del tenedor y de la cuchara para comer un postre.
A la hora de comportarnos en la oficina, es necesario conocer algunos detalles a tener en
cuenta en nuestro trato diario con los demás.
Entre los principales puntos a tener en cuenta debemos destacar:
1. Puntualidad.
Debe llegar puntual tanto a trabajar como a las distintas reuniones que pueda tener
durante el día. Aún mucho más puntual debe ser si es usted el protagonista o parte
principal de la exposición. No se admiten nada más que unos minutos de cortesía. Las
reuniones suelen ir encadenadas, y esperar mucho tiempo supondría un retraso
considerable en el resto de las citas o reuniones del día.
2. Situación.
En una sala o despacho, el sitio de cabecera es el reservado para el jefe o directivo de
mayor representación. El resto de sitios pueden adjudicarse en función de distintas
razones que poco tengan que ver con una precedencia oficial.
3. Caminar.
Si camina junto a otras personas hay que evaluar el espacio disponible en el pasillo; no
se puede ocupar todo el pasillo (aunque luego se haga con demasiada frecuencia). Si
camina junto a una persona, la derecha es lugar de preferencia. Si caminan tres personas
en paralelo, el del centro es quien cede el paso (en la entrada de una puerta, por
ejemplo) primero al de su derecha y luego al de su izquierda.
4. Bien sentados.
Cuando está sentado no debe cruzar las piernas y mucho menos quitarse los zapatos.
Puede cruzar los pies, si lo desea. Tampoco sostenga su cabeza con la mano, como si le
pesara. Debe sentarse derecho, pegado al respaldo de su silla; pegado, no recostado.
Tampoco se esconden las manos debajo de la mesa.
5. Gestos.
Cuidado con los gestos como pasarse el dedo por el cuello de la camisa, aflojarse y
apretarse el nudo de la corbata, jugar insistentemente con un bolígrafo, lapicero, clip,
etc. puede molestar. Mover papeles constantemente, rascarse, meterse el dedo en la
nariz, la oreja ... rascarse la cabeza, etc.
6. Ceder el paso.
Al entrar a una sala o despacho se cede el paso a la persona de mayor importancia,
generalmente el jefe o algún ejecutivo de la empresa. Da lo mismo que quien les
acompañe sea una secretaria, prima el cargo no el sexo. En el caso de salir de un
despacho el último en salir es el ocupante o dueño del mismo. Se hace, generalmente, de
forma inversa a como se ha entrado.
7. Presentaciones.
En el caso de las presentaciones, éstas se hacen de la misma manera que en otros
ámbitos sociales: de menos a más. El de menor rango es presentado al de mayor rango.
8. Respeto.
Los turnos para hablar o preguntar se deben respetar. No se habla todos a la vez. No se
grita o vocea. No se dicen tacos, palabras malsonantes o groserías. No se lanzan objetos
o se amenaza físicamente (mucho menos llegar a los empujones o agarrones). Ante todo
hay que respetar a los demás y a sus ideas.
Aunque las comidas, son el centro fundamental de muchas celebraciones, también son
importantes en muchos negocios. Podemos ver los diferentes tipos de comida en nuestro
capítulo dedicado a la mesa en donde se especifica lo que se come, dónde se come, a
qué hora se come y cual suele ser el momento adecuado. No obstante, haremos aquí
unas matizaciones con respecto a las comidas de negocios. El resto de normas sobre
colocar la mesa, utilización de los cubiertos, etc. es la misma que para cualquier otro
tipo de comida.
Hacia el restaurante.
Si habitualmente se suele comer en donde se realiza la reunión, por ejemplo el
restaurante del hotel, no hay problema sobre desplazamientos, guardarropa, etc. En caso
contrario, debe tener en cuenta ciertos aspectos: se debe especificar de forma muy
clara donde se encuentra el restaurante, facilitando si es necesario un plano o
callejero. En caso de reuniones importantes, no hay problema ya que serán los propios
chóferes los que se encargarán de llevarnos al sitio adecuado. La llegada al restaurante,
no debe ser desorganizada y siempre tendrá que haber gente para ir recibiendo a los
recién llegados. En el caso de reuniones con muchas personas, habrá que contar con la
recepción de los vehículos, para que no sea un caos aparcar ni partir con el vehículo.
En el restaurante.
Una vez alcanzado nuestro destino, habrá alguna persona de la organización que nos
dará la bienvenida. Habrá que contar con un servicio de guardarropa para evitar
"confusiones" a la hora de recoger las prendas. Tampoco es elegante ver sillas llenas de
prendas amontonadas, o colgando del respaldo de nuestros asientos (cuando no,
arrastrando por el suelo). Procure tomar todo lo que necesite de sus bolsillos (tabaco,
kleenex, etc.) para evitar molestar con posterioridad. Aunque parezca algo "infantil",
haga todas sus necesidades (tanto fisiológicas como no: retoque de maquillaje, arreglo
de pelo, etc.), para evitar levantarse a media comida.
"El restaurante puede ser un buen aliado para negociar con éxito"
El truco del aperitivo.
Es conveniente ofrecer un aperitivo previo por diversas razones:
1. Ganar tiempo.
Distrae a los invitados y se gana tiempo en espera de que todos los comensales lleguen
para empezar el almuerzo o la cena.
2. Conocimiento.
Nos facilita el conocimiento entre todos los asistentes con las pertinentes presentaciones
y la conversación.
3. Apetito.
Tomar un aperitivo nos anima el apetito, ya que en muchas reuniones debido al tabaco,
los refrescos o zumos, el estrés propio de la reunión y otros factores nos hacen perder
fácilmente las ganas de comer.
El tabaco.
La cuestión del tabaco es un tema delicado y, actualmente, muy perseguido y denostado.
Los hábitos tan perjudiciales, amén de molestos, están totalmente desterrados de la
mesa, aunque solamente en comidas muy formales. Rara es la mesa ya sea (una comida
familiar o de negocios) en la que no se fuma antes de comer, entre plato y plato y al
final de la comida. Aunque el Protocolo marca, que nunca se debería fumar hasta
terminados los postres. Si aún así se fuma, al menos pida permiso a los integrantes de
la mesa.
Intérpretes.
Si los negocios los hacemos con otros países, podemos encontrarnos en la tesitura de
que el idioma no sea nuestro fuerte. Entonces surge la figura del intérprete. ¿Qué
hacemos con él? El intérprete debe comer antes o después, pero nunca durante el
tiempo que lo hacen las personas para las cuales traduce (sería muy maleducado
hablar con la boca llena). La colocación habitual de esta "figura" es entre los dos
personajes ligeramente retirado hacia atrás. No se debería sentar nunca entre los
invitados, aunque pertenezca a la delegación, pues no facilitaría demasiado la
comunicación entre las partes.
La sobremesa.
"No debe alargase la sobremesa, sobre todo, si hay que volver a la oficina"
Es una de las partes más importantes, sobre todo en los negocios, pues es el momento
en el que se puede cerrar un buen acuerdo o se puede lograr una importante
colaboración. No salga corriendo, nada más terminar la comida (salvo que tenga una
importante razón). El término de la comida es la ocasión para las más diversas
actividades: encender los puros o cigarros, irse a retocar el maquillaje, irse al baño,
"abordar" a la persona que teníamos alejada en la comida (y con la que no podíamos
hablar nada más que a voces, cosa que como gente educada que somos, no hemos
hecho), etc. Pero no es el momento, ni ahora ni durante la comida de quitarse la
chaqueta y quedarse en mangas de camisa. Eso no se debe hacer nunca. No es bueno
tampoco alargar en demasía la sobremesa, es mejor concertar una reunión posterior.
Tampoco caiga en error de charlar en la puerta del restaurante, en la puerta del coche,
etc.
Comidas particulares.
Aquí hemos dado las pautas para las comidas que se celebran en un sitio exterior, pero
hay ocasiones en las que la comida es encargada y servida en las propias
instalaciones de la empresa (generalmente grandes empresas, como bancos y grandes
compañías). En este caso solo tenemos que observar las reglas habituales de
comportamiento en la mesa. Estas comidas suelen ser con muy pocas personas, y se
suelen obviar muchas de las formalidades más protocolarias, eso si, sin caer en la mala
educación, y manteniendo la compostura.