OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR DEPOSITOS DE DINERO EN LA OFICINA DE ADMINISTRACION FINANCIERA POR CONCEPTO DE VENTA DE BIENES Y SERVICIOS Toda persona que reciba dinero en efectivo o cheque a nombre de la Institución por concepto de venta de bienes y servicios debe confeccionar y entregar un documento que lo respalde: recibo de dinero, facturas de contado o crédito. Recibo de dinero: Se utiliza para la recepción de montos generalmente por concepto de recaudación de venta de libros, folletos, cobro de multas entre otras. Facturas de contado: Tiene la misma funcionalidad de los recibos de dinero, son normalmente solicitadas por empresa en las que se requiere de un documento más formal. Facturas de crédito: Se confeccionan cuando el dinero se percibirá de 8 a 30 días posteriores a la fecha de entrega. Es importante aclarar que el recibo de dinero no sustituye la factura de contado, se utiliza para aquellas ventas en las que se está percibiendo el dinero en efectivo en el mismo momento de entrega del bien o servicio. Cuando las Unidades, Escuelas, Centros o Institutos necesiten comprar entre sí bienes o servicios, no puede utilizarse ni el recibo de dinero ni la factura de contado, ni crédito. Para estos efectos, debe realizarse una traslado de fondos, mediante la elaboración de un oficio dirigido a la Sección de Presupuesto, en el que autorizan rebajar el presupuesto de la Unidad que realiza la venta. Se adjunta dos machotes de oficio para estos efectos (anexo # 1). Antes de solicitar la entrega de recibos de dinero todas las Unidades Académicas, Centros o Institutos deben llenar la Boleta de “Registro de Datos“ ( Anexo # 2 ). En la que debe indicarse: Nombre de la Unidad, extensión telefónica, correo electrónico, nombre completo y firma del encargado y el responsable de la recaudación. Es importante tener esta boleta actualizada con el fin de alimentar 1 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS nuestra base de datos y comunicarnos directamente por medio del teléfono o el correo electrónico. Trámite de solicitud de recibos de dinero ante la Unidad de Control de Ingresos. Las Unidades que requieran recibos de dinero o facturas de contado y crédito, deben enviar un oficio dirigido a la Unidad de Control de Ingresos, solicitando la entrega de recibos, indicando el nombre de la persona autorizada a retirar los formularios y con la firma el Director. (anexo # 3). La cantidad solicitada de recibos de dinero, debe responder a las necesidades reales de uso. Posteriormente a la entrega y uso de los recibos de dinero debe realizar la liquidación de los recibos utilizados, para ello se adjunta un formato de liquidación (anexo # 4) . No se entregarán recibos de dinero a ninguna dependencia que tenga pendiente una liquidación anterior, es requisito indispensable que esté al día. Los recibos de dinero deben liquidarse cuando se ha completado su uso, o bien en la primer semana de diciembre de cada año. Se recomienda hacer liquidaciones parciales con el fin de no esperar hasta que se acumule la totalidad de liquidación. Indicaciones generales de recibos de dinero Los recibos de dinero deben ser utilizados en secuencia numérica y cronológica. Deben indicar claramente el nombre completo y firma de quien recibe el dinero, fecha, monto en cifras y letras, detalle de la compra del servicio o bien, cuenta presupuestaria a depositar, Unidad Académica o Administrativa, sello de la Unidad. 2 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Debe contener la información clara sin tachones ni alteraciones, que hagan dudar de su validez. Cuando se anula un recibo debe adjuntarse el original y la copia rosada para su registro en la contabilidad e indicar en el recibo la leyenda “ anulado o nulo “. En caso de robo o extravío de los recibos, debe publicarse dos anuncios uno en el diario la Gaceta y otro en otro diario de circulación que escoja el responsable de los recibos. El costo correrá por cuenta del responsable del fondo y en ningún caso puede financiarse con fondos de la Institución. Se adjunta un formato de la publicación (anexo # 5). Cada block contiene 50 recibos y cada recibo las siguientes copias: Blanca: Para al cliente Rosada: Se adjunta al Formulario de Deposito. Verde : Para control de la Unidad, Centro o Instituto. Al finalizar el día deben agruparse los recibos de dinero en forma consecutiva para realizar el depósito de dinero en efectivo o cheque, a más tardar al día siguiente en la Tesorería de la Oficina de Administración Financiera, en caso de que se realice en las Sedes deben realizar el deposito correspondiente y confeccionar el formulario de deposito de dinero ( ANEXO # 6 ). Indicaciones para elaborar el Formulario de depósito. La Norma G. 3.8 de las Normas Generales para la Ejecución del Presupuesto de la Universidad de Costa Rica, aprobada por el Consejo Universitario indica: “ G-3.8. Todo funcionario de la Universidad de Costa Rica que en cumplimiento de sus funciones recaude fondos de cualquier naturaleza pertenecientes a la Institución, deberá depositarlos diariamente a nombre 3 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS de la Universidad de Costa Rica, en los lugares que la misma designe para estos efectos. Las excepciones en la frecuencia del depósito deberán ser expresamente aprobadas por el Vicerrector de Administración”. Depósitos realizados en la Oficina de Administración Financiera Sede Rodrigo Facio Al depositar el dinero recaudado en la Oficina de Administración Financiera, mediante recibos de dinero, el cajero le entrega un comprobante de ingreso, que debe ser utilizado para confeccionar el “Formulario de depósito “ ( anexo # 6 ), indicando: Numeración de recibos de dinero o facturas de contado, indicando recibos o facturas nulos. Cuenta a acreditar: Empresa Auxiliar, Curso Especial, Fondo Restringido o Fondos Corrientes. El cheque debe venir girado a nombre de la Universidad de Costa Rica Cheques a depositar en colones o dólares. Número de cheque. Banco que gira. Monto de depósito. Totalizar el monto si está compuesto de efectivo y cheques. Nombre completo y firma del encargado del fondo. Nombre completo y firma del Superior inmediato indicando su puesto. Sello de la Unidad correspondiente. los 4 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Depósitos realizados en Bancos estatales Si el depósito lo realiza en un Banco estatal, debe elaborar un oficio solicitando a la Jefatura de Control de Ingresos, se acredite a la cuenta que corresponda: Curso Especial, Empresa Auxiliar o Fondo Restringido o Fondos Corrientes, adjuntando el comprobante bancario respectivo y las copia rosadas de los recibos de dinero. En el caso de que existan recibos anulados, debe adjuntarse la copia blanca y rosada con la leyenda “anulado o nulo” El monto depositado debe coincidir con la sumatoria de los recibos de dinero. Las cuentas bancarias autorizadas para los depósitos son: Banco Banco Nacional de Rica Cuenta en colones Cuenta en dólares Banco de Costa Rica Cuenta en colones Cuenta en dólares Cuenta corriente Cuenta cliente 100-01-080-000980-6 100-02-000-061357-0 15108010010009801 15100010020613577 001-00384399 001-0204993-7 15201001003843991 15201001020499375 Costa Indicaciones para elaborar la Liquidación de recibos de dinero Para elaborar la liquidación debe indicarse en el reporte la información referente a los recibos de dinero utilizados, haciendo referencia al Comprobante de Ingreso, entregado en la Oficina de Administración Financiera (anexo # 4) que contiene la siguiente información: 5 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Número de Recibo de dinero. Fecha de recibo. Monto. Número de comprobante de Ingreso o comprobante bancario. Fecha de depósito. Indicar el nombre completo y firma de la persona que realiza la liquidación. 6 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS NORMATIVA INSTITUCIONAL APLICABLE Disposiciones de alcance general y buenas prácticas de Control Interno Se adjunta a continuación algunas observaciones emitidas por la Oficina de la Contraloría Universitaria, respecto a la normativa aplicable al proceso de venta de Bienes y Servicios. Ley 8292 Ley General de Control Interno. Los funcionarios que sean custodios, administradores o responsables de fondos universitarios están obligados a observar la normativa de control que dicte la Institución, para la correcta administración de los recursos, también están sujetos a la fiscalización de la Contraloría Universitaria, en cuanto a su alcance el control sobre estos fondos es de legalidad, contable y técnico, velando fundamentalmente por el cumplimiento de su destino e integridad, de conformidad con el marco normativo aplicable. Es importante señalar que el patrimonio institucional está afectado al cumplimiento de los fines públicos previstos en nuestra Constitución Política y en el resto del ordenamiento jurídico. Por ello, entre otras situaciones, sobre los recursos que la Institución traslada a diferentes dependencias universitarias para la utilización de una finalidad específica o uso general, se impone el ejercicio de actividades de fiscalización a cargo de los órganos de fiscalización y control como son: la Oficina de Contraloría Universitaria y oficinas administrativas como la Oficina de Administración Financiera, como entes responsables de vigilar la utilización de dichos fondos por parte de funcionarios encargados y les corresponde, además, diseñar el sistema para ejercer, dentro del marco legal impuesto, el control de dichos recursos y garantizar que se está logrando el fin previsto. Al respecto se pueden citar los siguientes artículos: Artículo 7. “Obligación de disponer de un sistema de control interno”. Artículo 8. “Concepto de sistema de control interno”. Artículo 9. “Órganos del sistema de control interno”. 7 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Artículo 13. “Ambiente de control “. Es oportuno indicar que la presentación de estos formularios son parte del sistema de control interno, que lejos de ser un fin en si mismo que interfiere al accionar de las dependencias universitarias, es un medio más para el logro de los objetivos y la protección de los recursos institucionales. Por lo tanto, constituye una faceta fundamental de la gestión administrativa, tratándose de una serie de sistemas, decisiones, acciones o instrumentos de aplicación consistentes, articulados en los procesos y procedimientos de la institución, que se desarrollan en puntos previstos, que pueden ser coincidentes o posteriores a determinados actos administrativos como un medio para el logro de los objetivos previstos y que procuran proporcionar una seguridad razonable de que los recursos institucionales están siendo protegidos. La Administración activa es uno de los componentes del sistema de control interno, tiene la responsabilidad de fortalecer los componentes funcionales del sistema de control interno. Citamos además, el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, publicadas en la Gaceta No. 107 del 5 de junio de 2002, que son oportuno señalar por cuanto también disponen de una serie de consideraciones relacionadas con el fortalecimiento del sistema de Control Interno. Dentro de ellas destacamos: El punto 4.13 “Revisiones de control “. Señala que las operaciones de las organizaciones deben ser sometidas a revisiones de control en puntos específicos de su procesamiento, que permitan detectar y corregir oportunamente cualquier desviación con respecto a lo planeado. Esto es parte del control concomitante, esto es que le corresponde a la administración identificar los puntos de cada transacción, proceso u operación en los cuales debería aplicarse, sobre la marcha, una medida o procedimiento de control, tal como una conciliación, una verificación de datos o una revisión de fondos, para asegurar la 8 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS integridad de los recursos o el avance correcto o legítimo de las actividades organizacionales. Adicionalmente lo que indica la circular VRA 008-2013 en la que recuerda a las Jefaturas su responsabilidad de girar a lo interno de las dependencias a su cargo, con el fin de fortalecer la administración y el control de los bienes institucionales que se encuentran bajo custodia. Al respecto la Universidad de Costa Rica cuenta con normativa que establece las obligaciones y responsabilidades: Estatuto Orgánico en los artículos 94-106-112-157, establece que es responsabilidad de las diferentes jefaturas, ejercer potestades de superior jerárquico sobre los funcionarios, funcionarias y estudiantes, de conformidad con lo que establece el Estatuto y Reglamentos. Ley No. 8131 Administración Financiera de la República. Compendio de Normativa Universitaria emitido por la Oficina Jurídica de la Universidad de Costa Rica. Segunda edición año 2008. . 9 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS A continuación se presentan los formatos de los formularios a confeccionar Anexo # 1 Oficio solicitando es traslado interno de dinero entre Unidades. Fecha___________ Señores Unidad que recibe el bien o servicio Estimados señores: Por este medio me permito solicitar se realice el pago por concepto de____ ___________________________ mediante traslado interno de fondos entre Unidades por un monto de ____________________ acreditando a la cuenta presupuestaria___________________ de la Unidad_____________________ Atentamente. ________________________ Responsable o Director Unidad que vende el bien o servicio 10 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Fecha___________ Señores Sección de Presupuesto Estimados señores: Por este medio autorizo el traslado de fondos rebajando del objeto del gasto ____________ del presupuesto del Número ________________ por un monto de ¢ ______ por concepto de ______________________________. Acreditar dicho recurso a la cuenta presupuestaria ____________________ Atentamente, _______________________________ Responsable o Director Unidad que recibe el bien o servicio 11 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS ANEXO # 2 BOLETA DE REGISTRO DE DATOS Nombre encargado Ext Número de cédula Correo electrónico Nombre completo Ext Número de cédula Correo electrónico 12 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Anexo # 3 Oficio para solicitar recibos de dinero Fecha Señores Unidad de Control de Ingresos Estimados señores: Por este medio solicitamos la entrega de ___ talonarios de recibos para ser utilizados en ________________________. La persona encargada de retirarlos es______________ con cédula de identidad ___________ quien es el portador de la presente. Le saluda cordialmente, _________________ Directora 13 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Anexo # 4 Liquidación de recibos Nombre de la dependencia ___________________________________ Número de recibo Total Proyecto Fecha de recibido Monto Número de Fecha de comprobante depósito de Ingreso ¢ 14 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Anexo # 5 Diseño de aviso para publicación de extravío de recibos de dinero. CAMPO PAGADO UNIVERSIDAD DE COSTA RICA Nombre de la Unidad Académica o Administrativa Comunica al público en general Clientes y proveedores el extravió de los recibos de dinero del # _______ al # _________ por lo tanto, no se hace responsable del uso indebido de estos documentos. _____________________ Firma responsable Nombre____________________ Cédula _________________ 15 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS Formulario de depósito No. depósito Concepto Fecha Detalle Recibos de dinero Del # __________al ____________ Del # __________ al ____________ Facturas de Contado Del # ________ al___________ Del #_________al ___________ Nulos Nula Acreditar a Empresa Auxiliar # Fondo Restringido # Curso Especial # Fondos Corrientes # Efectivo ¢ Cheques Numero Banco Total cheques en ¢ ¢ Total depósito en colones ¢ Dólares Efectivo $ Cheque Número Banco Total cheques en $ $ Total depósito en dólares $ Nombre Encargado Firma Fecha Responsable 16 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA UNIDAD DE CONTROL DE INGRESOS 17 UN EQUIPO COMPROMETIDO CON EL MEJORAMIENTO CONTINUO