GERENCIA DE DISTRIBUCION Y DESARROLLO DE NEGOCIOS AJE COLOMBIA S.A.

GERENCIA DE DISTRIBUCION Y DESARROLLO DE NEGOCIOS
AJE COLOMBIA S.A.
Resumen Ejecutivo
La finalidad de este plan de trabajo es establecer la estructura y ejes fundamentales en los
que la Gerencia de Distribución y Desarrollo de Negocios se dirigirá a lograr su objetivo
estratégico, el cual consiste en garantizar un proceso agil y confiable en la distribución de
nuestros productos y una amplia cobertura en los canales de distribución.
Para la determinación de la estrategia a adoptar se desarrolla un diagnostico que permitirá
evaluar la situación actual y nos dirigirá a tomar medidas de fortalecimiento ante las falencias
que presentamos actualmente en el area de distribución.
Es importante destacar que la estructura organizacional en la que basa la Gerencia de
Distribucion y Desarrollo de Negocios, consiste en la adhesión de tres bases permitiendo la
coordinación, comunicación y control del equipo de trabajo
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PLAN DE TRABAJO
GERENCIA DE DISTRIBUCION Y LOGISTICA
1. INTRODUCCION.
El siguiente plan de trabajo establece las directrices e indicadores sobre las cuales la
gerencia de distribución y desarrollo de negocios se conducen y como nuestros
colaboradores mediante una adecuada capacitación y retroalimentación pueden dar
uso eficiente y eficaz a las herramientas y recursos que provee el área de distribución.
A lo largo del documento se explicara con más detalle cada una de las funciones que
desempeñaran los miembros del área y los indicadores que se tomaran para medir la
eficiencia del trabajo desempeñado.
Cabe resaltar que esta guía se toma como un punto de partida para reevaluar el trabajo
construido hasta el día de hoy y tomar nuevas y mejores alternativas que nos
conduzcan a realizar de manera clara y satisfactoria nuestro objetivo principal.
1. MISION:
Desarrollar e Integrar en forma efectiva y eficiente los procesos de distribución y
logística. Garantizando que la colocación de nuestros productos en los puntos de venta
tenga un sello característico de excelencia y buen servicio.
2. VISION:
Ser lideres emprendedores en la distribución masiva de nuestro país y lleve a AJE
COLOMBIA en convertirse dentro de cinco años en una de las mejores organizaciones
del país. Siempre Innovando por satisfacer las exigencias del mercado en servicio,
costo y calidad.
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3. OBJETIVO GENERAL.
Crear un marco de desarrollo estratégico que permita un sistema de distribución y
logistica sostenible y eficaz, que utilice e integre de forma lógica y productiva de los
recursos humanos y materiales que dispone el area.
4. OBETIVOS ESPECIFICOS.
 Velar para que la información que se registra de los clientes sea 100% verídica y
confiable.
 Dirigir, Coordinar, Controlar y Supervisar de forma efectiva el despacho y entrega de
nuestros productos en los puntos de venta, garantizando un proceso ágil y confiable.
 Incentivar el desarrollo de acciones que permitan dar agilidad a los tiempos de
respuesta y entrega.
 Fortalecer las competencias de nuestros colaboradores mediante una
retroalimentación oportuna y adecuada.
5. ESTRATEGIAS.
 Controlar el plan de distribución mensualmente, examinando que se están alcanzando
los resultados previstos. Mediante el análisis de las ventas, la participación de
mercado, etc .
 Definir las necesidades de desarrollo y evolución en los CEDIS, con el fin de proponer y
planificar una estructura de distribución y logística integrada
 Controlar y Evaluar la rentabilidad por producto, territorios, clientes, etc
 Controlar la eficiencia y efectividad del proceso de entrega y reparto; con la finalidad
de evaluar y mejorar el efecto de los gastos comerciales.
 Generar mejores oportunidades de crecimiento con respecto a mercados, productos y
canales de distribución. Permitiendo un control estratégico que detecte las amenazas
y oportunidades; mejorando el rendimiento comercial de la empresa.
6. RECURSOS.
 Maestro de clientes: Es el activo principal de la compañía el cual se debe proteger y
llevar un control estricto y permanente en la actualización de (Altas, Bajas y
Correcciones).
 Mapinfo: Sistema de información geográfica donde se realizan los diseños de zonas,
rutas y modulos. Utiliza el principio básico de cartografía de polígonos, líneas y puntos
para la reestructuración.
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 Cartografia: Esta herramienta grafica permite ubicar, delimitar y estructurar los
territorios en donde se va a desarrollar nuestro principal objetivo.
 Celulares: Este equipo se encarga de la sincronización a través del cual se intercambian
datos e información con el sistema MAGIC. Manteniendo la seguridad y confiablidad
en el proceso. El transportista lo puede utilizar como medio de consulta y verificación
en campo
 Impresoras: Este equipo se encarga de Imprimir los reportes de los clientes y los
pedidos de acuerdo a la ruta que va a visitar.
7. FUNCIONES.
 GERENCIA DE DISTRIBUCION Y DESARROLLO DEL NEGOCIO.
a) Definir la estrategia de precios y márgenes al canal para todo el portafolio de
productos. Relevar información permanente del mercado en territorios de Cedis y
Econored. Controlar su aplicación en el mercado.
b) Definir e implementar la estrategia de atención de cada territorio y canal de ventas
definiendo el modelo más adecuado: preventa, auto venta, franquicias, Econored, tele
ventas.
c) Definir la estrategia de aperturas de nuevos Centros de Distribución.
d) Establecer una segmentación de clientes que permita diseñar una estrategia de
atención diferenciada por cada segmento, mejorando nuestro desempeño en cada
punto de venta.
e) Diseñar e implementar las rutas de venta según las actividades necesarias en cada
segmento de clientes, la cantidad de clientes y tamaño del portafolio de productos.
Dimensionar la fuerza de ventas.
f) Definir e implementar una estrategia de portafolio de productos según los
lineamientos del mercado y de rentabilidad definidos por la gerencia general que
permita a la fuerza de ventas tener una orientación en la ejecución de las ventas.
g) Coordinar con el área de ventas y marketing la aplicación de promociones y
actividades de trade marketing para la activación de las marcas en todos los
territorios.
h) Establecer la estrategia de desarrollo del canal detalle, del modelo de franquicias, del
modelo de Econored y del canal de Autoservicios que sean medibles.
i) Definir e implementar un modelo de transporte que asegure el 100% de la entrega de
todos los pedidos estableciendo los mecanismos de control de lo no entregado.
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j)
Desarrollar controles para evitar la piratería ente zonas. Asimismo establecer controles
para la codificación adecuada de clientes según las condiciones comerciales que le
corresponden.
k) Establece con el área financiera mecanismos de control para asegurar el depósito del
100% del dinero producto del reparto.
l) implementar para todos los territorios la Central de Monitoreo y Control.
m) Definir con la gerencia general y el área de marketing la estrategia de lanzamiento de
nuevos productos.
n) Analizar y proponer a la gerencia general el ingreso/retiro de productos en el mercado.
Definir las estrategias para el desarrollo de todas las categorías de los productos.
 INTELIGENCIA DE MERCADO.
a) Realizar estudios sobre acciones de la competencia y tendencias del mercado de
bebidas (reportes periódicos documentados) en todos los territorios de Cedis y
Econored.
b) Realizar un seguimiento estricto del desempeño de la fuerza de ventas, franquicias y
Econored.
c) Proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones.
d) Relevar información y monitorear el mercado de bebidas u otros mercados
identificando potenciales oportunidades de negocio que pueden interesar a la
organización. Generar propuestas a la gerencia general.
e) Monitorear las nuevas soluciones tecnológicas que pueden optimizar y mejorar la
gestión de ventas y distribución para cada modelo de atención.
 JEFATURA DE CAPACITACION.
a) Diseñar e implementar un modelo de capacitación para la Fuerza de Ventas,
Franquiciatarios y Econored. Dicho modelo de capacitación debe contemplar una labor
permanente que busque:
 incrementar la cantidad de cajas y número de referencias vendidas en cada cliente.
 Manejo de argumentos de venta de todo el portafolio de productos.
 Realizar actividades de exhibición y rotación de producto en el punto de venta.
 Manejo de objeciones.
 Técnicas de venta.
b) Implementar un “Centro de Conocimiento “Aje Colombia en donde se desarrolle el
contenido necesario según las necesidades. Bajo la estrategia de capacitar a los
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capacitadores y entrenar a los Jefes y supervisores de Venta quienes serán los
responsables de realizar las clínicas y capacitaciones a la fuerza de venta.
c) El modelo de la capacitación debe incluir no solo charlas y material, sino por sobre
todo entrenamiento en campo.
d) Realizar las evaluaciones y seguimiento luego de cada capacitación. Debe establecerse
una relación directa entre la inversión en capacitación y los resultados de las ventas.
e) Implementar una bodega Tipo en cada Cedi en donde los supervisores realizaran la
capacitación a la fuerza de ventas.
f) Realizar la capacitación de la fuerza de ventas en los Cedis, una semana antes de
entrar en operaciones.
 JEFATURA CENTRAL MONITOREO Y SERVICIO AL CLIENTE CALL CENTER.
a) Monitorear el desempeño de todos los productos del portafolio sobre todo de los
nuevos productos lanzados al mercado.
b) Establecer un canal directo de comunicación permanente con los clientes a través del
Call Center evaluando el desempeño de nuestros productos y el nivel de satisfacción
de los clientes sobre servicio de ventas y reparto.
c) Realizar un seguimiento estricto del desempeño de cada modelo de atención.
d) Implementar en todos los territorios la Central de Monitoreo y control de manera que
la gestión de supervisión sea en línea (durante el día) en todos los territorios.

Para el caso de Econored, desarrollar una propuesta atractiva y con beneficios claro
para el distribuidor y un costo razonable para prestarle el servicio. Esto nos permitirá
tener información de la gestión de cada distribuidor.
 Realizar un control de la gestión de cada Franquiciatario.
e) Realizar controles de servicios por lo menos una vez al mes en todos los territorios y
por responsable (por zona de ventas) donde se mida lo siguiente: distribución
numérica de nuestros productos y de la competencia, PVP de nuestros productos y de
la competencia, Margen al Canal, Nivel de Servicio de Ventas y Reparto/
Franquiciatario/Econored. Realizar una presentación mensual de resultados.
f) En coordinación con el área de ventas diseñar e implementar los reportes necesarios
para controlar la gestión de ventas.
g) Supervisar la gestión de reparto en los clientes.
h) Monitorear las ventas de los clientes con exhibidores.
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 JEFATURA DE DISTRIBUCION.
a) Implementar cartografías y georeferenciacion de clientes en todos los territorios
atendidos por Cedis y Econored.


En Cedis donde existen el modelo de franquicias se deben implementar cartografías y
realizar un trabajo en conjunto con cada franquiciatario para mantener actualizada la
información.
En el caso de Econored se deben implementar las cartografías y ubicación de los
clientes ofreciéndole al distribuidor como parte de los beneficios de trabajar con
Ajecolombia, accedo a dicha información y programas respectivos (Mapinfo,
Georeferenciacion de clientes) que generan un mejor control sobre la operación y
sobre todo mejorar la gestión en el territorio.
b) Realizar el mantenimiento permanente del Maestro de Clientes (Altas, Bajas y
Correcciones) en coordinación con el área de Ventas, Franquiciatarios y Econored.
c) Resguardar el Maestro de Clientes (Activo de la Empresa).
d) (Re) Diseñar las rutas de venta adecuadas según cantidad de clientes, tamaño del
portafolio de productos y la estrategia de atención definida con la gerencia general.


Para el caso del modelo de franquicias también se diseñaran las rutas de atención en
coordinación con cada franquiciatario.
Para el caso de Econored se debe prestar el servicio de asesoría y en coordinación con
el distribuidor diseñar las rutas de venta adecuadas para cada territorio.
 JEFATURA DE PROYECTO DE DESARROLLO.
a) Evaluar y proponer el mejor modelo de atención de cada territorio: Preventa,
Autoventa, Franquicias o Sub distribuidor ( Econored).
b) Evaluar y proponer en coordinación con el área de ventas; la atención directa de
territorios a través de nuevos Centros de Distribución. Es responsabilidad del área
armar el proyecto y realizar la implementación adecuada de los nuevos cedis.
c) Identificar oportunidades de productos de terceros que puedan ser comercializados
por nuestra fuerza de ventas y distribución (ejm: comercializar azúcar, atún, tarjetas
telefónicas, etc.). Proponer proyecto a la gerencia general.
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d) Diseñar, Desarrollar e Implementar en toda la Fuerza de Ventas los equipos móviles
para realizar la gestión en el punto de venta. Realizar el mantenimiento y actualización
respectiva según se requiera.
 Para el caso de Econored y como parte de los beneficios de ser distribuidor de Aje
Colombia prestar la asesoría respectiva para implementar dicho paquete en los
principales clientes. Trasladar los mismos costos que tenemos a Econored.
e) Diseñar, Desarrollar e Implementar en toda la flota de reparto los equipos de móviles e
impresoras para realizar la facturación en el punto de venta. Realizar el
mantenimiento y actualización respectiva según se requiera.
f) Coordinar con el area de ventas y marketing, la colocación de exhibidores en el punto
de venta. De la mano de la Jefatura de Monitoreo y Servicio al Cliente monitorear las
ventas de los clientes con exhibidores y gestionar la redistribución si fuese el cas
 JEFATURA DE LOGISTICA Y REPARTO.
a) Realizar el reclutamiento y selección de transportistas y franquiciatarios para todos los
Cedis.
b) En cada Cedi realizar un seguimiento y control sobre la gestión de reparto
monitoreando: asistencia de transportistas en todos los días laborables, programación
adecuada de las cargas asegurando la máxima utilización del camión y asegurar que el
área administrativa del cedi realice la carga de vehículos a primera hora de manera
que a las 7:30 am ya no existan camiones en el cedi.
c) Supervisar el adecuado y oportuno monitoreo sobre la gestión de reparto en los
clientes.
d) Asegurar la liquidación de ventas por cliente que debe realizar el transportista de
manera que la información histórica de ventas tenga una alta confiabilidad para la
toma de decisiones.
e) Asegurar el correcto uso de la facturación en el punto de venta. Realizar muestro a
través de la Central de Monitoreo y control. Un mal uso debe ser sancionado.
f) Controlar y administrar la asignación y reposicion de los equipos en la fuerza de ventas
y flota de reparto.
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8. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION.
CAMIONES DE
TRANSPORTE
NIVEL DE
SERVICIO AL
CLIENTE
TECNOLOGIA
EMPRESA
EQUIPO DE
TRABAJO
CLIENTE
CAPACIDAD
DE
ALMACENAJE
DEL CLIENTE
TIEMPOS DE
CARGUE Y
ENTREGA
VOLUMEN DE
PRODUCTO
A partir de la voloracion de los siguientes elementos en la ( fig 1) podemos identificar las
variables que pretendemos mejorar en el proceso de distribución y entrega del
producto. Permitiéndonos tener un mayor control y optimizar
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CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES DOMINGO
LUNES
5
MARTES
6
SEPTIEMBRE
MIERCOLES
7
JUEVES
1
8
VIERNES
2
9
SABADO
3
10
4
11
Evaluación de la
empresa logística de
Cali.
Definir el radio del
tercer cedi de
Bogotá.
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13
14
Definir la ubicación de los
cedis de Medellín.
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20
15
16
17
18
24
25
Zona de 8 vendedores para
cada cedí de Bogotá sur y
norte.
Estructura de ventas canal
institucional.
Cambio del cedi de Pereira.
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23
28
29
30
°Apertura tercer cedi Bogotá.
° Estructura reparto Bogotá
sur y norte.
°Estructura
preventa
(Pereira, Medellín y Cali).
Cambio
del
Medellin.
26
cedi
de
27
10
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Cambio
cedi
Cali.
del
de
11
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