IBM Lotus Notes 7

Multiplique la productividad de los usuarios con mensajería
corporativa y software de cliente de colaboración
IBM Lotus Notes 7
Producto de la familia IBM® Workplace™
Características generales
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Maximiza la capacidad de
respuesta de los empleados
con un único punto de
acceso a los recursos
utilizados con más
frecuencia, como las
aplicaciones de correo
electrónico, agenda,
mensajería instantánea y
colaboración.
Permite incrementar la
eficiencia de los usuarios
con funciones de
productividad ampliadas.
Ofrece integración con el
software IBM Workplace
Managed Client e
integración ampliada con
las aplicaciones Microsoft
Office.
Gestiona los recursos y las
salas de conferencias de
forma más eficaz con una
base de datos de salas y
recursos centralizada.
Funcionalidad que hace
posible que el personal sea
más productivo
Con el software IBM Lotus®
Notes® 7, IBM continúa
trabajando en su objetivo de
ayudar a las organizaciones a
mejorar la colaboración,
aumentar la productividad y
agilizar los procesos
empresariales. Como opción
principal de software de
cliente de escritorio integrado
para su uso con el servidor
IBM Lotus Domino®, el
software Lotus Notes ofrece
mensajería y colaboración
para la empresa. Las
funciones incorporadas
incluyen correo electrónico
con funciones integradas de
mensajería instantánea,
agenda y planificación, foros
de debate, salas de equipo,
bases de datos de consulta y
herramientas de gestión de la
información personal.
Facilita la colaboración
entre los usuarios mediante
la detección de presencia
mejorada y la integración de
las conferencias web.
1
El software IBM Lotus Notes y
Lotus Domino es popular por
sus robustas funciones de
seguridad que ayudan a
minimizar o eliminar el
impacto de los virus del
sistema. Con el cliente Lotus
Notes, las funciones de
control de ejecución pueden
servir de ayuda para impedir
la ejecución de scripts, código
y fórmulas en su estación de
trabajo. Las opciones de
seguridad multinivel permiten
controlar los derechos de
acceso desde el nivel de
servidor hasta cada uno de
los campos de un formulario.
Para satisfacer las demandas
de mensajería de las
empresas, en continuo
crecimiento, el software IBM
Lotus Notes 7 proporciona
funciones avanzadas de
detección de presencia,
mensajería instantánea y
conferencias web1. Estas
funciones permiten a las
empresas crear potentes
entornos de colaboración, con
lo que se ayuda a las
empresas a aumentar la
productividad de los
empleados, se facilita la toma
de decisiones y se mejora la
capacidad de respuesta
general de las empresas.
Facilite la toma de
decisiones con
funciones de
mensajería
instantánea ampliadas
Puesto que la detección
de presencia y la
mensajería instantánea
están incorporadas en un
mayor grado en el correo
electrónico de uso
cotidiano, los empleados
pueden dar respuesta con
mayor rapidez a los
problemas urgentes y
tomar decisiones
empresariales en menos
tiempo. El software IBM
Lotus Notes 7
proporciona muchas
mejoras para la
integración de la
mensajería instantánea2,
con lo que los usuarios
pueden colaborar con
mayor eficacia de forma
puntual y productiva.
Sepa quién está en línea con
una detección de presencia
ampliada
Aparecen indicadores de
mensajería instantánea
visuales cuando un
nombre aparece en la
bandeja de entrada, la
agenda, la libreta de
direcciones o aplicaciones
como salas de equipo o
debates. Puede
determinar la
disponibilidad de sus
compañeros de trabajo
con solo una ojeada. Con
solo pulsar un nombre,
puede iniciar una
conversación en línea.
Pegue enlaces de Lotus Notes
en los mensajes instantáneos
Para simplificar la tarea
de compartir la
información importante,
puede pegar muchos
tipos de enlaces de Lotus
Notes (enlaces de
documentos, enlaces de
vistas y enlaces de bases
de datos), además de los
URL de páginas web,
directamente en los
mensajes instantáneos.
Guarde las conversiones en
línea en un archivo de correo
Tiene la posibilidad de
guardar el contenido de
una conversación en línea
en su archivo de correo.
La nueva vista de
transcripciones de
conversaciones en la
plantilla de correo
permite consultar con
facilidad las sesiones de
mensajería instantánea
anteriores en cualquier
momento.
Multitarea con soporte
multihebra
Las ventanas de
mensajería instantánea
están contenidas en una
hebrea independiente, de
modo que los usuarios
pueden comunicarse
mientras se ejecutan
otras tareas de Lotus
Notes, como la réplica en
segundo plano o la
impresión.
2
Amplíe su inversión en
Lotus Notes dentro de
un entorno IBM
Workplace
Como parte integrante de
la estrategia IBM®
Workplace™, el software
Lotus Notes y Lotus
Domino 7 ofrece una
estrecha integración e
interoperatividad con
otros miembros de la
familia IBM Workplace,
como el software IBM
WebSphere® Portal y los
productos IBM
Workplace.
El software Lotus Notes
brinda la posibilidad de
personalizar la
experiencia del usuario
final en función de las
preferencias individuales
y corporativas. Mediante
el uso de un asistente de
página de bienvenida,
puede crear con facilidad
su propia página de
bienvenida personal
como punto de acceso
único a los recursos más
utilizados como el correo
electrónico, la agenda y
la planificación, la
mensajería instantánea,
las listas de contactos,
las páginas web y las
bases de datos. En la
versión 7 se incluye una
página de bienvenida de
ejemplo, denominada My
Work, que proporciona
una interfaz en forma de
portal y que el usuario
también puede
personalizar.
a explicar sus ideas y
comunicarse de una
forma más eficaz. Puede
crear conferencias web
instantáneas con el
software de salas de
reuniones de IBM Lotus
Sametime®, que hacen
posible que los asistentes
se comuniquen de
diversas maneras:
• Interacción mediante el
Un conector de Lotus Notes permite acceder a las aplicaciones Lotus Notes desde el
software IBM Workplace Managed Client.
Un conector de aplicación
Lotus Notes,
proporcionado con el
software Lotus Notes 7,
hace posible la ejecución
de aplicaciones Lotus
Notes nativas en el
contexto del producto
IBM® Workplace Managed
Client™. Este conector
permite utilizar estas
aplicaciones y aumentar
su viabilidad, sin
necesidad de
modificaciones en el
diseño, en un entorno
IBM Workplace
Collaboration Services3.
El conector también
proporciona la opción de
integrar las aplicaciones
Lotus Notes con las
funciones de mensajería
instantánea del software
IBM Workplace
Collaboration Services.
Facilite la
comunicación con una
mayor integración de
las conferencias web4
El software Lotus Notes 7
proporciona acceso
transparente a funciones
que permiten que
personas que se
encuentran en zonas
geográficas distintas
trabajen juntos y
compartan
presentaciones,
documentos y
aplicaciones. También
existe una pizarra en
línea para ayudarle
3
intercambio de mensajes en
tiempo real
• Comunicación mediante el
sonido del sistema y, de
forma opcional, mediante
vídeo
• Presentación de la
información mediante la
pizarra o la pantalla
compartida
• Colaboración mediante el
uso de todos los elementos
anteriores
También puede planificar
reuniones web en línea
desde la agenda de Lotus
Notes. Los invitados
pueden incorporarse a la
reunión fácilmente a la
hora prevista
directamente desde su
agenda pulsando en un
enlace de asistencia a
reunión en línea que
aparece en la invitación
aceptada. El software
Lotus Notes 7 también
incorpora nuevas
funciones de seguridad a
las conferencias web. En
el formulario de invitación
a la reunión, el
moderador puede incluir
contraseñas para que
sólo puedan asistir los
invitados a la
conferencia.
Gestione las salas y los
recursos de forma más eficiente
El software Lotus Notes 7
sigue proporcionando a
las empresas una manera
eficaz de gestionar las
salas de conferencias y
los recursos para
reuniones, como los
equipos audiovisuales, las
reuniones en línea, entre
otros, con una base de
datos centralizada de
salas y recursos. En el
caso de las salas y los
recursos utilizados con
frecuencia, los usuarios
pueden:
• Enviar recordatorios a los
moderadores, de modo que
una sala o un recurso quede
libre si se cancela una
reunión
• Utilizar la detección de
presencia integrada en la
base de datos de salas y
recursos para ponerse en
contacto con los usuarios
• Transferir las salas a otra
persona sin necesidad de
involucrar a un
administrador ni de realizar
un gran número de pasos
A continuación se indican
otras mejoras realizadas
en la base de datos de
salas y recursos:
• Nueva tarea del servidor
IBM Lotus Domino para
eliminar el exceso de
reservas y aumentar la
eficiencia y la disponibilidad
de las salas y los recursos
• Plantillas más sencillas y
claras para mejorar la
experiencia de los usuarios
con la agenda y la
planificación
• Funcionalidad ampliada que
permite a los
administradores establecer
una fecha final para las
reservas futuras
• Recordatorios
personalizables para las
reuniones o eventos
celebrados diaria o
semanalmente
Gestione el correo
electrónico de forma
más eficaz con
mejoras de
productividad
Los empleados reciben
cada día enormes
cantidades de correo
electrónico. Una gestión
eficaz del correo
electrónico les ayuda a
ser más productivos y
tener más capacidad de
respuesta. El software
IBM Lotus Notes 7
proporciona un conjunto
de mejoras de
productividad para
ayudar a los usuarios a
asignar prioridades a la
información, organizarla
y gestionarla.
La interfaz de usuario de Lotus Notes 7 ofrece numerosas indicaciones visuales para ayudar a
los usuarios a establecer prioridades en sus mensajes de correo.
4
Localice los mensajes
fácilmente con la opción de
descubrir carpetas
La función de
descubrimiento de
carpetas le ayudará a
organizar sus
documentos y mensajes
de forma más eficiente
mostrando todas las
carpetas en las que está
almacenado un
documento.
Para reducir el desorden en la agenda y aumentar la eficiencia, se puede utilizar el filtro
de agenda para ordenarla por tipo de evento: reunión, cita, evento que dura todo el día,
aniversario, recordatorio y pendientes
Fácil acceso a hebras de correo
completas
La opción de hebra de
correo le ayuda a
desplazarse por el correo
electrónico para el cual
hay varios debates o
hebras asociados con un
único tema. Mientras un
mensaje de correo está
abierto, puede
seleccionar la opción para
mostrar las hebras de
correo para ver todas las
hebras asociadas en el
debate (como las
respuestas de diversas
personas). Esto le
permite ver de forma
rápida y sencilla la
información más reciente
acerca de un tema
determinado desde un
único lugar. Esta opción
permanece habilitada
para todos los mensajes
hasta que se desactiva
pulsando la opción para
ocultar las hebras de
correo.
Gestione grandes volúmenes de
correo electrónico con los
indicadores de atención
Además de ordenar el
correo electrónico por el
contenido de las
columnas de remitente,
fecha, tamaño y hora,
puede ordenarlo por
asunto o mediante una
nueva función visual de la
vista de bandeja de
entrada: los indicadores
de atención.
Los indicadores de
atención, representados
por tres tipos de círculo
diferentes, aparecen en
una columna
determinada, que se
puede ordenar, en la
vista de bandeja de
entrada, e indican el
estado de recepción de
un mensaje de correo.
Esta indicación visual
sirve de ayuda para
determinar qué mensajes
de correo ha recibido que
probablemente requieren
una respuesta y qué
mensajes son puramente
informativos.
5
Evite el envío accidental de
mensajes sin asunto
Recibirá un aviso si
intenta enviar un
mensaje sin haber
rellenado antes el campo
del asunto. Este aviso le
ofrece la oportunidad
de especificar esta
información antes de
enviar el mensaje.
Seguimiento de mensajes más
sencillo con las marcas rápidas
Puede marcar los
mensajes fácilmente para
poder realizar un
seguimiento; para ello,
puede utilizar la función
de marca rápida o
arrastrar y soltar el
mensaje en la vista de
seguimiento. Esta opción
también se puede
seleccionar en el menú
que se abre al pulsar el
botón derecho del ratón.
Aumente la eficiencia
con las funciones
ampliadas de la
agenda
Una mayor eficiencia de
los empleados puede
contribuir a aumentar la
eficiencia general de la
empresa. Con las
funciones ampliadas de la
agenda incorporadas en
el software Lotus Notes
7, los empleados pueden
gestionar sus
planificaciones y recursos
de una forma más eficaz,
con lo que es posible
aumentar la
productividad diaria.
Reduzca el desorden de la
agenda con la ayuda de los
filtros
Para reducir el desorden
de su agenda, utilice los
filtros, que le permiten
elegir el modo en que
desea ver la información:
• Por moderador: muestra
solamente las reuniones
moderadas por una persona
determinada.
• Por tipo: muestra solamente
las entradas de un tipo
determinado, como
reuniones, citas,
recordatorios, aniversarios o
eventos que ocupan todo un
día.
• Por estado: muestra las
reuniones que se han
aceptado de forma definitiva
o provisional.
• Por entradas privadas:
muestra las entradas
privadas.
Permita que el software Lotus
Notes procese su agenda de
forma automática
Existe un método para
ahorrar tiempo que
permite reducir la
cantidad de información
de la bandeja de entrada:
el proceso automático en
la agenda de las
invitaciones recibidas. El
software Lotus Notes 7
ofrece una opción de
proceso automático
adicional que permite el
envío de invitaciones a la
agenda aunque haya un
conflicto. Posteriormente
puede consultar la
agenda y decidir a qué
reuniones asistirá
y a cuáles no. De este
modo se ahorra tiempo,
ya que no es necesario
procesar de forma
manual las invitaciones y
permite planificar el día
con una sola ojeada.
Elimine las entradas antiguas
de la agenda con la función de
limpieza
Con la versión 7 del
software Lotus Notes es
más fácil borrar las
entradas antiguas de la
agenda gracias a un
recuadro de diálogo al
que se puede acceder
directamente desde la
vista de agenda. En esta
vista, tiene la posibilidad
de suprimir elementos
planificados antes o
durante un período de
tiempo determinado. Por
ejemplo, puede borrar las
entradas antiguas
correspondientes al
principio de un mes, un
trimestre o un año.
Utilice las mejoras de
productividad
generales para
aumentar la eficiencia
día a día
El software IBM Lotus
Notes 7 proporciona
numerosas funciones
nuevas que aumentan la
productividad de los
usuarios en sus tareas
cotidianas.
Evite la pérdida de datos
La función de guardado
automático impide la
pérdida de datos debido a
errores del software,
cortes en el suministro
eléctrico o anomalías en
la estación de trabajo.
Puede especificar que los
datos se guarden a
intervalos regulares
planificados. Cuando el
software Lotus Notes se
reinicia, puede recuperar
los documentos
guardados
automáticamente
6
o suprimirlos. Ésta es una
función de gran utilidad
que los desarrolladores
de aplicaciones pueden
añadir a sus propias
aplicaciones de Lotus
Notes personalizadas.
Defina o guarde el estado de
apertura de ventanas
Existen dos opciones para
elegir qué ventanas se
abren automáticamente
cuando el cliente Lotus
Notes se inicia:
• Puede definir que se muestre
un estado de ventana
determinado cada vez que se
inicie el cliente Lotus Notes.
• Puede guardar el estado de
ventana actual al salir de
Lotus Notes y permitir que se
vuelva a este estado la
siguiente vez que se inicie el
software.
Reciba un mensaje de
confirmación al cerrar
Al seleccionar la opción
para cerraren el ángulo
superior derecho de la
pantalla, el software
Lotus Notes le solicita
que confirme que desea
salir del cliente. Puede
seleccionar No si desea
continuar trabajando con
el cliente. Si no desea ver
esta confirmación, puede
desactivarla en las
preferencias.
Realice más acciones mediante
el menú de contexto
La versión 7 proporciona
soporte ampliado para el
botón derecho del ratón
para aquellos usuarios
que prefieran acceder a
las acciones o
manipularlas mediante
los menús de contexto
que se abren al pulsar el
botón derecho del ratón
en lugar de utilizar el
teclado. Muchas de las
opciones disponibles
como acciones del
teclado, en las vistas de
barras de acciones o en
los menús completos
también están disponibles
en los menús del botón
derecho del ratón, con lo
que se reduce la cantidad
de tiempo y de
pulsaciones necesarias
para realizar las acciones
más frecuentes.
Cierre con una sola acción
todas las ventanas de Lotus
Notes abiertas
Tiene la posibilidad de
cerrar todas las ventanas
abiertas de Lotus Notes
con una sola selección en
el menú Archivo.
Ahorre tiempo gracias
a la integración
ampliada con las
herramientas de
productividad de
Microsoft Office
El software Lotus Notes 7
ofrece una estrecha
integración con el
software Microsoft®
Office 2003 y Office XP.
Los usuarios de Microsoft
Word pueden acceder al
correo de Lotus Notes
mediante Smart Tags,
una función de Microsoft
Office para reconocer
determinados tipos de
texto, como los nombres
propios. Cuando un
usuario de Microsoft
Word pulsa el botón del
ratón en un nombre
propio identificado, se
abre un menú
desplegable que ofrece
tres opciones para los
usuarios de Lotus Notes:
• Crear un memorándum de
correo con el destinatario ya
definido
• Crear una invitación a una
reunión con el destinatario
ya definido
• Mostrar los detalles acerca
de esa persona en el
directorio de Lotus Domino
o el nombre personal y la
libreta de direcciones
Utilice una plataforma
de mensajería y
colaboración para toda
la empresa
El software IBM Lotus
Notes 7, junto con el
servidor IBM Lotus
Domino, ofrece un
entorno de mensajería y
colaboración fiable de
alta seguridad que ayuda
a las empresas a
aumentar la
productividad del
personal, agilizar los
procesos empresariales y
aumentar la capacidad de
respuesta general de la
empresa.
7
La integración con los
productos IBM Workplace
permite a las
organizaciones ampliar y
aprovechar sus
inversiones en
infraestructura ya
existentes. La integración
ampliada con la
mensajería instantánea y
las conferencias web
permite a los usuarios
disponer de acceso
inmediato a las personas
y las herramientas que
necesitan para
desempeñar su trabajo
de forma más eficaz y
tomar las decisiones
empresariales más
adecuadas. Además, las
mejoras relacionadas con
la productividad
incorporadas en las
funciones de correo
electrónico y agenda
hacen posible que los
usuarios gestionen mejor
la información diaria
y los recursos.
Para obtener más
información
Para obtener más
información sobre el
software del cliente IBM
Lotus Notes 7, visite:
ibm.com/lotus/notes
Notas
1 La integración de la mensajería instantánea y las conferencias web está limitada
a las plataformas de sistema operativo Microsoft Windows® soportadas.
2 Los usuarios de Lotus Notes con un contrato de mantenimiento de software
activo (los 12 primeros meses están incluidos en el precio de la licencia) disponen
de una licencia de uso limitado de IBM Lotus Instant Messaging que les autoriza a
utilizar las funciones integradas de detección de presencia y mensajería de texto
en el entorno Lotus Notes sin necesidad de una licencia por separado del software
IBM Lotus Sametime.
3 El uso del conector de aplicación Lotus Notes requiere que el software Lotus
Notes esté instalado en la misma estación de trabajo Windows que el producto IBM
Workplace Managed Client. Para obtener más información acerca del software IBM
Workplace Managed Client, visite
ibm.com/software/workplace/managedclient.
4 El uso de las funciones integradas de conferencia web requiere una licencia por
separado del software IBM Lotus Sametime o IBM Lotus Web Conferencing.
© Copyright IBM Corporation 2005
Lotus Software
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Reservados todos los derechos
IBM, el logotipo de IBM, Domino, Lotus,
Lotus Notes, Notes, el logotipo de On
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de International Business Machines
Corporation en Estados Unidos o en otros
países.
Microsoft y Windows son marcas
registradas de Microsoft Corporation en
Estados Unidos o en otros países.
Otros nombres de empresas, productos y
servicios pueden ser marcas registradas o
de servicio de terceros.
La información contenida en esta
publicación se proporciona únicamente
con fines informativos. Aunque se ha
hecho todo lo posible por verificar la
exactitud y precisión de la información
contenida en esta publicación, se
proporciona TAL CUAL, sin garantía de
ningún tipo, explícita o implícita. Además,
esta información se basa en los planes y
la estrategia actual de IBM para sus
productos, y pueden ser modificados por
IBM sin previo aviso. IBM no se hará
responsable de ningún daño resultante
del uso de, o relacionado con, esta
publicación o cualquier otro material.
Nada de lo contenido en esta publicación
está destinado a, ni debe tener el efecto
de, otorgar garantía alguna ni representar,
por parte de IBM, a sus proveedores o
licenciatarios, ni a alterar los términos y
condiciones del acuerdo de licencia
aplicable que rige el uso del software de
IBM.
Les referencias hechas en esta
publicación a productos, programas o
servicios de IBM no implican que estos
productos, programas y servicios vayan a
estar disponibles en todos los países en
los que IBM opera. Las fechas de
lanzamiento de los productos o las
funciones de éstos indicadas en este
material pueden cambiar en cualquier
momento a discreción de IBM en función
de las oportunidades del mercado o de
otros factores, y no deben interpretarse
como un compromiso en cuanto a la
disponibilidad futura de los productos o
las funciones en modo alguno.
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