LOTUS O EXCEL ¿CUÁL ELEGIR?

LOTUS O EXCEL ¿CUÁL ELEGIR?
Por: Teresa García López
1
Es innegable el auge que han tenido en los últimos años las computadoras personales como una
importante herramienta de apoyo en el desempeño de las actividades de cualquier profesión, en el
área administrativa específicamente, en reciente investigación se solicitó información a 120 jefes
2
de departamento (1) sobre el software utilizado en la realización de sus funciones obteniéndose los
siguientes resultados que confirman que a excepción de Windows, las hojas de cálculo y los
procesadores de texto son las aplicaciones más populares usadas en las computadoras
personales.
SOFTWARE UTILIZADO CON MAYOR FRECUENCIA
No
%
WINDOWS
91
75.83
EXCEL
64
53.33
WORD
54
45.00
LOTUS
45
37.50
WORK
32
26.67
WRITE
16
13.33
QUATRO PRO
12
10.00
WORDPERFECT
7
5.83
SOFTWARE
1
2
Investigador del I.I.E.S.C.A.U.V.
Estudio realizado en las ciudades de Xalapa, Veracruz y Coatzacoalcos, México durante el año de 1995.
124
Actualmente los usuarios de hojas de cálculo generalmente pueden realizar al menos tres
funciones principales: trabajar con datos a través del ordenamiento de los mismos en columnas y
renglones (hoja de cálculo), presentar los datos de manera gráfica (graficador) y, manipular datos
con facilidad (base de datos). Con la finalidad de conocer cuáles eran las ventajas y desventajas
asociadas al uso de éste tipo de aplicaciones realicé una comparación entre EXCEL versión 5 y
LOTUS versión 2.2. considerando para ello sus requerimientos, su pantalla de trabajo, la
introducción de datos y las órdenes de que disponen. Este artículo presenta las conclusiones más
importantes obtenidas a través de dicho análisis comparativo.
COMPARACIÓN DE REQUERIMIENTOS
Los requerimientos más significativos de HARDWARE y SOFTWARE para cada uno de los
programas evaluados son presentados a continuación revelando ventajas importantes a favor de
LOTUS al presentar para trabajar necesidades mínimas de recursos físicos en comparación con
las requeridas por Excel.
REQUERIMIENTO
LOTUS 2.2.
EXCEL 5
XT, IBM o compatible
AT 386 o superior
256 Kb
4 Mb
Monocromático
Monocromático o color
4 discos de 5 1/4" DD
10 discos de 3 ½ " AD
Compatible
Compatible
Mouse
No lo requiere
Recomendable
Windows
No lo requiere
versión 3.1 o superior
1200 Kb
25600 Kb
Computadora y procesador central
Memoria RAM
Monitor
Discos con el sistema
Impresora
Espacio en disco duro para el
programa completo
PANTALLA DE TRABAJO
LOTUS 2.2
125
EXCEL 5
Aunque la pantalla de trabajo de Excel muestra un número mayor de elementos que podría
hacer pensar a quien comienza a usarlo que su manejo es complejo, ha sido distribuida de tal
manera que el usuario puede realizar simultáneamente diversas tareas con comodidad, de igual
manera, la ayuda en línea de los íconos y la que muestra en la parte inferior izquierda de la
pantalla es sumamente facilitadora del trabajo para los usuarios del programa.
INTRODUCCIÓN DE DATOS
En ambas hojas de cálculo, la forma de activar el menú principal es muy accesible. Aunque
cabe señalar que en Lotus la primera vez que se visualiza la pantalla si no se sabe que la diagonal
lo activa, es difícil investigar el funcionamiento del mismo.
Si se considera la estructura de las opciones del menú principal, la diferencia mas notoria
entre la de Excel y la de Lotus es el agrupamiento de las funciones ya que para Lotus, se
consideran como básicas tres de ellas (hoja de cálculo, graficador y manejador de base de datos)
además de diferenciar las acciones que podrían afectar a la hoja de cálculo en su totalidad y
aquellas que afectan únicamente a un rango de celdas.
En el caso de Excel, el concepto cambia al integrarse a una estandarización de programas
de Microsoft como Word 6 o Power Point, considerando prioritarias las funciones que pueden ser
ejecutadas o requeridas por el usuario al manejar el programa con la finalidad siempre de facilitarle
a éste el trabajo. Sin embargo, es necesario mencionar la importancia en ambos programas del
manejo de lo que en Lotus se conocía como base de datos y que para Excel se denominan listas y
para las cuales ambas aplicaciones preveen una alternativa especial.
126
ORDENES DE QUE DISPONEN
Excel cuenta con una serie de operaciones que el programa de Lotus no tiene entre ellas
se pueden mencionar:
♦
Permitir seleccionar diferentes rangos simultáneamente pulsando la tecla Control o usando
Control y tecla funcional F8.
♦
Permite seleccionar la hoja completa pulsando clic en el cuadro colocado en la esquina
superior izquierda en la intersección de los encabezados de columna y renglón.
♦
Moverse entre hojas de un mismo libro con la tecla funcional F5 con el formato Nombre
hoja!celda.
♦
Repetir un mismo valor en varias celdas marcadas previamente mediante Control-Enter o;
en una celda arrastrando el cuadro de relleno.
♦
Relacionar datos entre hojas y entre libros de trabajo ([Nombre libro Nombre hoja!celda).
♦
Moverse entre libros abiertos a través del uso de Control F6.
♦
Fórmulas tridimensionales disponibles para las funciones CONTARA, PROMEDIO, MAX.
MIN, PRODUCT, DEVEST, DEVESTP, VAR, VARP CONTAR Y SUMA usando por
ejemplo =SUMA(Nombre primera hoja:Nombre última hoja!celda).
♦
Crear nombre para libros o para hojas o nombres tridimensionales.
♦
Repetir la última acción realizada con la tecla funcional F4.
♦
Manejar en un mismo archivo varias hojas de cálculo cada una con 16384 filas y 256
columnas (Lotus permite trabajar con 8192 renglones y 230 columnas).
♦
El pegado especial presenta una variedad de opciones sumamente interesantes como
multiplicar celdas o dividir celdas copiadas de otros archivos.
♦
La posibilidad de hacer uso de tablas dinámicas que cambian al cambiar los valores
asociados a ellas.
CONCLUSIÓN
De acuerdo con el análisis antes expuesto, la ventaja más importante asociada con Lotus 2.2. bajo
ambiente DOS se refiere a los requerimientos, ya que con características físicas y de software mas
accesibles al usuario, se dispone de una herramienta que permite manipular con facilidad números,
texto y fórmulas en un formato similar al de una hoja tabular, adicionalmente, y como puede
comprobarse en los reportes que se muestran a continuación, los resultados son muy similares a
los de Excel siempre y cuando se use la utileria Allways.
Esta similitud de resultados solamente es aplicable a reportes, sin embargo al comparar las
gráficas que genera cada una de las aplicaciones la potencia y posibilidades de Excel como
graficador dejan muy atrás a Lotus en cuanto a calidad y opciones de diseño.
127
Sin embargo, aunque Excel requiere de mayores recursos de hardware y software, tiene
asociadas ventajas importantes como son:
♦
El ambiente gráfico y por tanto mas amigable al usuario.
♦
El uso de ventanas para moverse entre diferentes programas incluidos en Windows
(ventaja del uso de Windows).
♦
La facilidad de intercambiar información entre aplicaciones (ventaja del uso del
portapapeles de Windows).
♦
Una interface más accesible al usuario ya que por la forma de presentación de su pantalla
de trabajo su uso es mas intuitivo (ayuda en línea).
♦
Un apoyo excepcional en el formateo de los datos de la hoja que permiten mayor calidad
en la presentación de la misma.
♦
Un versátil graficador que permite la introducción y elaboración de gráficas para el análisis
de información.
♦
Potentes asistentes para el usuario en operaciones relacionadas con graficación,
funciones, macros, etc.
♦
Un manejador de bases de datos accesible y sencillo.
♦
La posibilidad de tener varias hojas de cálculo en un libro de trabajo e intercambiar datos
entre ellos.
Resumiendo, si únicamente se consideraran las salidas generadas por las aplicaciones, el
resultado es similar, sin embargo, la facilidad de manejo de Excel debido a una interfaz más
novedosa, versátil y estandarizada representa la ventaja más importante asociada a dicha
aplicación aunada a un potente graficador y a un conjunto de herramientas de fácil manejo y de
grandes capacidades para el procesamiento de datos.
128
129
130