politica de eficiencia administrativa y cero papel

POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
Y CERO PAPEL
L ib ertad
y O rd e n
POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN
DEL USO DEL PAPEL EN EL INSTITUTO
COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL
OBJETIVO GENERAL
Reducir el consumo de papel en todos los procesos del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural mediante la implementación de estrategias que promuevan el cambio de hábitos en los funcionarios y
contratistas del INCODER, que contribuyan a mejorar la gestión administrativa en forma eficiente, eficaz y efectiva, de tal manera que logremos reducción de recursos (dinero, tiempo, espacio, papel, etc.).
Igualmente contribuir en el cumplimiento de la política ambiental del
Instituto.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1.Establecer los lineamientos necesarios para lograr un manejo apropiado de las tecnologías y herramientas del Instituto así como un
uso eficiente del papel.
2.Promover entre los funcionarios y contratistas del INCODER un
compromiso con el uso de las tecnologías y herramientas para
lograr la reducción del consumo de papel de manera que se contribuya con la conservación de los recursos naturales y con los
objetivos de eficiencia administrativa.
3.Implementar, mantener y ejecutar la política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la entidad tanto a nivel central como a nivel
territorial
ESTRATEGIAS
•Selección de un líder para la estrategia de cero papel
•Conformación de un equipo de trabajo: Subgerencia de Planificación e Información (DT de Información y Tecnología y Grupo
de Desarrollo Organizacional), Secretaría General (Gestión Documental y Talento Humano), Gerencia (Atención al Ciudadano) y
Comunicaciones.
•Documentación de indicadores, estadísticas, costos y ahorros: Elaboración de la línea base de consumo y costos de papel, implementación desde Diciembre de 2013 y meta del 30 % para el
2014.
•Campañas de sensibilización a través de la Oficina de Comunicaciones.
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
REDUCCION DEL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS
Promover el uso racional del papel por medio de las siguientes prácticas:
Fotocopias e Impresiones a doble cara: Con excepción de los casos en los que entidades externas o documentos formales requieran
del uso por una sola cara. Configurar todas las impresoras de la
entidad para que automáticamente impriman a doble cara (Responsable: Grupo de soporte técnico – DT de Información y Tecnología).
Reducción del tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar:
Reducir los espacios y el tamaño de fuente en los documentos no
oficiales que sea indispensable imprimir. Con el fin de reducir la cantidad de papel. (Responsable: Todos los funcionarios).
Evitar copias e impresiones innecesarias: Determinar el número de
copias realmente indispensables de un mismo documento (para qué
se requieren) antes de imprimir o fotocopiar. Evaluar antes de imprimir
o fotocopiar si pueden usarse medios electrónicos para compartir
la información (correo electrónico, intranet) (Responsable: Todos los
funcionarios).
Revisión y ajuste de formatos en pantalla: Revisar, corregir, ajustar
y configurar correctamente los documentos antes de imprimir para
asegurase de que no hay errores en el documento y que las márgenes están correctamente configuradas con el fin de evitar impresiones
innecesarias. (Responsable: Todos los funcionarios).
Uso correcto de impresoras y fotocopiadoras: Verificar que los equipos estén funcionando correctamente antes de imprimir. (Responsable: Todos los funcionarios).
Reutilización del papel usado por una cara: Usar el papel que ha
sido usado por una sola cara y desechado, para imprimir borradores
de documentos, tomar notas, imprimir formatos que se diligenciarán
en forma manual y otros formatos y documentos informativos que no
tiene un valor significativo para el archivo. (Responsable: Todos los
funcionarios).
RECICLAJE
Separación de residuos para el reciclaje: separar el papel reutilizable de los demás residuos generados y depositarlo en las cajas
ubicadas al lado de las impresoras. Así mismo, separar el papel ya
usado por ambas caras y sin ninguna utilidad para asegurar que pueda ser reciclado por la empresa que compra este material al instituto.
SUSTITUCIÓN
Uso de herramientas tecnológicas para compartir información:
Fomentar el uso de carpetas compartidas por dependencia, biblioteca interna, agenda de Outlook. Usar intranet o correo electrónico
para compartir información importante que no requiera de soportes
impresos y evitar impresiones injustificadas. (Responsable: Todos los
funcionarios)
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
Gestión de Tecnologías de Información y Gestión Documental: Automatizar Procesos y Procedimientos: Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (Trámites, procesos, procedimientos,
políticas, servicios, Archivo). Evaluar los sistemas existentes para ver
si se pueden complementar. (Responsable: Subgerencia de Planificación e Información y Gestión Documental).
POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN
DEL USO EFICIENTE Y AHORRO DE ENERGÍA
EN EL INSTITUTO COLOMBIANO
DE DESARROLLO RURAL
Implementar el uso de firmas digitales: Implementar la firma digital
en el correo institucional y en documentos ofimáticos. (Responsable:
Subgerencia de Planificación e Información).
OBJETIVO GENERAL
Implementar proyectos de escaneo en procesos de alto valor: Incluir en gestión documental (Responsable: Subgerencia de Planificación e Información y Gestión Documental).
SENSIBILIZACIÓN
•Formalización del compromiso de la entidad con la estrategia de
cero papel, revisión y publicación de la Política por la Alta Dirección.
•Papel tapiz y adición de mensajes de sensibilización en los correos
electrónicos (No imprimir documentos innecesarios).
•Difusión de las estrategias del programa desde la oficina de Comunicaciones.
Desarrollar e implementar alternativas para el uso racional de la energía eléctrica y otras fuentes de energía en el Instituto Colombiano de
Desarrollo Rural
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.Realizar un diagnóstico sobre el consumo de energía eléctrica y
otras fuentes de energía en el Instituto.
2.Identificar e implementar tecnologías que permitan el uso racional
de energía.
3.Monitorear y controlar el uso de la energía.
4.Capacitar y crear conciencia entre los funcionarios y Contratistas
del INCODER acerca del uso racional del recurso energético.
•Buzón de ideas innovadoras de consumo de papel.
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
ALCANCE
Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural en su sede central, a funcionarios, contratistas
y visitantes y que hacen uso del recurso hídrico en el desarrollo de
sus actividades.
DEFINICIONES
Desarrollo Sostenible. Posibilidad de mejorar la tecnología y la organización social de forma que el medio ambiente pueda recuperarse
al mismo ritmo que es afectado por la actividad humana.
Energía. Se define como la fuerza de acción o fuerza de obrar, sin
embargo en Física se define como la capacidad para realizar un
trabajo, y en Tecnología y Economía se refiere a un recurso natural
(incluyendo a su tecnología asociada) para extraerla, transformarla,
y luego darle un uso industrial o económico
Uso eficiente: Es la obtención de un resultado optimizando los recursos empleados en la consecución del mismo. Así mismo, eficiencia
energética hace referencia a todas las acciones que tienden a optimizar el consumo de energía, logrando con esto minimizar aspectos
e impactos negativos hacia el medio ambiente.
RESPONSABLE
Secretaría General
Subgerencia de Planificación
TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA
Fecha de Inicio: Enero 2014
Revisión: Anual
Vigencia: 4 años
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
CONTENIDO
ACTIVIDAD
Seguimiento al cumplimiento de los criterios ambientales para
el sistema de iluminación del Instituto
Diseñar e implementar un programa de sensibilización dirigida a funcionarios y contratistas que genere una cultura del
uso eficiente y ahorro del agua.
Ejecución cronograma de modernización, independización y
automatización de circuitos.
Mantenimiento de redes eléctricas
Medición y seguimiento al consumo de energía eléctrica.
RESPONSABLE
RECURSOS
Secretaría General - Subgerencia
NA
de Planificación
Talento Humano – Prensa – Subgerencia de Planificación
NA
Secretaría general
FECHA DE EJECUCIÓN
Año 2014
Año 2014
Año 2014
Secretaría general
Secretaría General - Subgerencia
de Planificación
Año 2014
NA
Año 2014
INDICADOR
Consumo
energía
FÓRMULA
de Consumo de energía= Consumo del
período anterior Kwattio - consumo periodo actual Kwattio/ (consumo periodo anterior)*100
% de actividades Cumplimiento de actividades = N° de
realizadas
actividades realizadas/ N° de actividades planeadas *100
RESPONSABLE
Secretaría General – Subgerencia de Planificación
Secretaría General – Subgerencia de Planificación
FRECUENCIA
DE MEDICIÓN
Anual
Anual
METAS
Reducir el consumo en un
5% del año inmediatamente anterior
Cumplir con el 100% de
las actividades planeadas
en el programa Indicador.
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN
DEL USO EFICIENTE Y AHORRO DE AGUA
EN EL INSTITUTO COLOMBIANO
DE DESARROLLO RURAL
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar e Implementar alternativas para el Uso Eficiente y el Ahorro del Recurso Hídrico en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural
– INCODER
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.Identificar y aplicar tecnologías que permitan el ahorro del agua
sin afectar el normal desempeño de las actividades.
2.Monitorear y controlar el consumo de agua.
3.Capacitar y crear conciencia entre los funcionarios y Contratistas
del INCODER acerca del uso racional del recurso hídrico.
ALCANCE
Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural en su sede central, a funcionarios, contratistas
y visitantes y que hacen uso del recurso hídrico en el desarrollo de
sus actividades.
DEFINICIONES
Uso eficiente y racional del agua: contiene tres aspectos importantes:
el uso, la eficiencia y el agua. El uso significa que es susceptible a
la intervención humana, a través de alguna actividad que puede
ser productiva, recreativa o para su salud y bienestar. La eficiencia
tiene implícito el principio de escasez, (el agua dulce es una recurso
escaso, finito y limitado) que debe ser bien manejado, de manera
equitativa, considerando aspectos socio-económicos y de género.
Demanda de agua: se refiere a la necesidad que tiene el proyecto
de abastecerse de este recurso durante las actividades propias de
servicio y funcionamiento de sus instalaciones
Recurso natural: Bienes materiales y servicios que proporciona la naturaleza sin alteración por parte del ser humano.
RESPONSABLE DEL PROGRAMA
Secretaria General
Subgerencia de Planificación
TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA
Fecha de inicio: Enero 2014
Revisión: Anual
Vigencia: 4 años
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
CONTENIDO DEL PROGRAMA
ACTIVIDAD
Revisión y mantenimiento de las redes hidráulicas del Instituto
Diseñar e implementar un programa de sensibilización dirigida
a funcionarios y contratistas que genere una cultura del uso eficiente y ahorro del agua.
Desarrollar una jornada de capacitación con funcionarios y contratistas que contribuyan al logro de las metas de ahorro de
agua en el Instituto
Monitorear la ejecución del cronograma de sustitución de sistemas ahorradores en los baños de la sede central del Instituto.
Medición y seguimiento a los consumos de agua
INDICADOR
FÓRMULA
Consumo de agua Consumo del período anterior
en m3 - consumo periodo actual
en m3/ (consumo período anterior)*100
Consumo percapi- M3 /Funcionario *día
ta
% de actividades Cumplimiento de actividades = N°
realizadas
de actividades realizadas/ N° de
actividades planeadas *100
RESPONSABLE
RECURSOS
Secretaría General
Talento Humano – Prensa –
Subgerencia de Planificación
NA
Talento Humano –Subgerencia
de Planificación
Secretaría General
Secretaría General – Subgerencia de Planificación
RESPONSABLE
Secretaría General – Subgerencia de Planificación
Secretaría General – Subgerencia de Planificación
Secretaría General – Subgerencia de Planificación
Anual
Anual
Año 2014
NA
Año 2014
NA
Año 2014
NA
Año 2013
FRECUENCIA
DE MEDICIÓN
Anual
FECHA DE EJECUCIÓN
Año 2014
METAS
Reducir el consumo en un 5%
del año inmediatamente anterior
Reducir el consumo en un 5%
del año inmediatamente anterior
Cumplir con el 100% de las actividades planeadas en el programa Indicador.
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
POLITICAS PARA EL MANEJO ADECUADO
DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS EN EL INSTITUTO
COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL
OBJETIVO GENERAL
Minimizar la generación de residuos en la sede central del Instituto,
maximizar su aprovechamiento y disponer adecuadamente los residuos especiales
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.Promover el aprovechamiento y la separación de los residuos
generados en el INCODER.
2.Capacitar y sensibilizar a los funcionarios y contratistas del Instituto
acerca de la gestión integral de los residuos generados.
3.Diseñar e implementar un programa para el reciclaje de residuos
especiales.
ALCANCE
Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural en su sede central, a funcionarios, contratistas
y visitantes que en el desarrollo de sus actividades generen residuos
sólidos
DEFINICIONES
Segregación en la fuente: Consiste en el depósito selectivo inicial
de los residuos en cada una de las secciones generadoras, dando
comienzo al manejo, tratamiento y disposición cuyo éxito depende
de la correcta separación y clasificación en el origen, pues de no ser
así los esfuerzos que se realicen en el resto del proceso alterarían los
resultados.
Residuos no peligrosos: Son aquellos producidos por el generador
en cualquier lugar y en desarrollo de su actividad, que no presentan
riesgo para la salud humana y el medio ambiente, se clasifican en:
•Biodegradables: Son aquellos restos químicos o naturales que se
descomponen fácilmente en el ambiente. En estos restos se encuentran los vegetales, residuos alimenticios no infectados, papel
higiénico, papeles no aptos para reciclaje, jabones y detergentes
biodegradables, madera y otros residuos que puedan ser transformados fácilmente en materia orgánica.
•Reciclables: Son aquellos que no se descomponen fácilmente y
pueden volver a ser utilizados en procesos productivos como materia prima. Entre estos residuos se encuentran: algunos papeles
y plásticos, chatarra, vidrio, telas, radiografías, partes y equipos
obsoletos o en desuso, entre otros.
•Inertes: Son aquellos que no permiten su descomposición, ni su
transformación en materia prima y su degradación natural requiere
grandes períodos de tiempo. Entre estos se encuentran: el icopor,
algunos tipos de papel como el papel carbón y algunos plásticos.
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
•Ordinarios o comunes: Son aquellos generados en el desempeño
normal de las actividades. Estos residuos se generan en oficinas,
pasillos, áreas comunes, cafeterías, salas de espera, auditorios y
en general en todos los sitios del establecimiento del generador.
RESPONSABLE DEL PROGRAMA
Residuos Especiales: Son los equipos electromagnéticos RAEE que
se dan de baja por desuso o terminación de su vida útil, también se
incluyen los residuos de oficinas y laboratorios como las Pilas, Fluorescentes, Toner, Cartuchos de Impresora y Fotocopiadora.
TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA
Secretaría General
Subgerencia de Planificación
Fecha de inicio: Enero 2014
Revisión: Anual
Vigencia: 4 años
CONTENIDO DEL PROGRAMA
ACTIVIDAD
Ampliar el programa de Reciclaje del INCODER
RESPONSABLE
RECURSOS
Secretaría General - Subgerencia NA
de Planificación
Ejecutar campañas de sensibilización en la gestión de los Talento Humano – Prensa - Sub- NA
residuos.
gerencia de Planificación
Desarrollar una jornada de capacitación con funcionarios Talento Humano –Subgerencia de NA
y contratistas que contribuyan al logro de las metas del Planificación
programa de reciclaje del Instituto
Identificar gestores para el manejo de los residuos especia- Gestión Logística de Bienes y Ser- NA
les del Instituto
vicios – Subgerencia de Planificación
Realizar seguimiento al programa de manejo de residuos Secretaría General - Subgerencia NA
sólidos especiales y ordinarios del INCODER
de Planificación
FECHA DE EJECUCIÓN
Año 2014
Año 2014
Año 2014
Año 2014
Año 2014
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POLITICA DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
INDICADOR
FÓRMULA
Cantidad aprovechada de Kg. de residuos reciclables
residuos reciclables
aprovechados / Kg. totales de residuos reciclables
generados
Cantidad de residuos sóli- Kg. de residuos reciclables
dos especiales dispuestos aprovechados / Kg. totaadecuadamente
les de residuos especiales
generados
% de actividades realiza- Cumplimiento de actividadas
des = N° de actividades
realizadas/ N° de actividades planeadas *100
Elaborado:
Dirección Técnica de Información y Tecnología – Mayo de 2014
RESPONSABLE
Secretaría General - Subgerencia de Planificación
Secretaría General - Subgerencia de Planificación
Secretaría General - Subgerencia de Planificación
FRECUENCIA
DE MEDICIÓN
Anual
Anual
Anual
METAS
Aprovechar el 80% de los residuos sólidos reciclables generados en el INCODER.
Disponer adecuadamente el
80% de los residuos especiales
generados en el INCODER
Cumplir con el 100% de las actividades planeadas en el programa Indicador.
Revisado:
Prensa y comunicaciones – Julio de 2014
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