PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 N° de Páginas Página 1 de 14 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL 1 Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 N° de Páginas Página 2 de 14 OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es el de establecer y formalizar las actividades requeridas para la emisión de licencias y/o habilitaciones en conformidad a los requisitos establecidos, certificando las atribuciones y limitaciones pertinentes. 2 ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los requerimientos de licencias y/o habilitaciones, incluyendo las solicitudes iniciadas en las Oficinas Regionales o Subregionales. 3 RESPONSABILIDADES 4 DOCUMENTOS DE RESPALDO - 5 5.1 El Jefe del Licencias al Personal es el Responsable (Dueño) del Proceso y responsable del cumplimiento, revisión, aprobación y difusión de este procedimiento. Todo el personal de la Unidad de Licencias al Personal es responsable de la aplicación del presente procedimiento. Ley N° 2902 de Aeronáutica Civil Decreto Supremo N° 28478 Marco Institucional de la Dirección General de Aeronáutica Civil. RAB 61 Reglamento sobre licencias para pilotos y sus habilitaciones. RAB 63 Reglamento sobre licencias para miembros de la tripulación excepto pilotos RAB 65 Reglamento sobre licencias para personal aeronáutico excepto miembros de la tripulación de vuelo. RAB 67 Reglamento para el otorgamiento del certificado médico aeronáutico PEL-PRO-004 Procedimiento Regional de Trámite de Licencias y/o Habilitaciones. AIR-PRO-001 Evaluación Oral Práctica para Técnicos de Mantenimiento. OPS-PRO-001 Evaluación Oral Práctica para Miembros de la Tripulación DNA-PRO-001 Evaluación Oral Práctica para Controladores de Transito Aéreo DNA-PRO-002 Evaluación Oral Práctica para Especialistas en Información Aeronáutica DNA-PRO-003 Evaluación Oral Práctica para Meteorólogo y Técnico en Meteorología DGAC-PRO-007 Procedimiento de Control de Producto No Conforme PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 PEL USUARIO TÉCNICO PEL SECRETARIA PEL JEFE PEL N° de Páginas Página 3 de 14 OPS/AIR/DNA TÉCNICO TRG Inicio 2. Revisión de requisitos administrativos y técnicos 1. Presentación de la solicitud ¿Conforme? SI 3. Recepción formal de la solicitud NO 4. Registro y devolución de documentación presentada 5. Elaborar Orden de Evaluación Teórica 6. Autorizar Orden de Evaluación Teórica 7. Evaluación Teórica NO 9. Presentación de CEA SI ¿Antes de 30 días? 8. Repetir la evaluación NO Fin ¿3ra. Instancia? SI NO ¿Satisfactorio? SI 11. Usuario Toma conocimiento 10. Designa supervisor SI ¿DNA? NO 12. Periodo de Práctica ¿Cumple? SI 13. Prepara Solicitud de Evaluación Oral Práctica SI 17. DNA Evaluación Oral Práctica SI 18. OPS Evaluación Oral Práctica NO 19. AIR Evaluación Oral Práctica ¿DNA? NO 14. Autoriza Solicitud de Evaluación Oral Práctica 16. Usuario Toma conocimiento 15. Coordina Evaluación Oral Práctica NO ¿OPS? DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL USUARIO TÉCNICO PEL PEL SECRETARIA PEL JEFE PEL Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 Unidad Financiera N° de Páginas Página 4 de 14 Unidad Ejecutiva 20.Recibe resultados de evaluaciones 21. Elaborar orden de pago 22. Envío orden de pago 23. Cancelación del monto de la orden de pago 24. Emitir comprobante de ingreso 25. Recepción del comprobante de ingreso 26. Llenado de la Hoja de Verificación y Aprobación 28. Otorgar visto bueno para emisión de la licencias y/o habilitación 27. Revisión 31. Emisión de la licencia y/o habilitación 29. DEJ Autoriza la emisión de licencia y/o habilitación Solicitud autorizada? SI NO 30. Atiende Instrucciones DEJ 32. Revisión 34. Recepción de la licencia y/o habilitación 33. Entrega de la licencia y/o habilitación A DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL USUARIO TÉCNICO PEL PEL SECRETARIA PEL JEFE PEL Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 Unidad Financiera N° de Páginas Página 5 de 14 Unidad Ejecutiva A 35. Recepción y Evaluación de Satisfacción 36. Archivo FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL 5.2 Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 N° de Páginas Página 6 de 14 DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD 1. Presentación de Solicitud DOCUMENTACIÓN GENERADA DESCRIPCIÓN El usuario presenta una solicitud a la DGAC, dirigida al Director Ejecutivo, adjuntando la documentación requerida en cumplimiento de los requisitos establecidos en la RAB, según la especialidad y/o habilitación solicitada. Antes de que los trámites ingresen a la institución, el Técnico PEL debe revisar que la solicitud esté correctamente llenada en los formularios respectivos y que se adjunten todos los documentos en cumplimiento de los requisitos exigidos por la RAB según el tipo de solicitud, esta revisión se la hace en base al formulario PEL-REG-014 Hoja de Verificación de Requisitos iniciales, cumpliendo los requisitos iniciales. Si la solicitud y los documentos adjuntos cumplen los requisitos exigidos, se procede a sellar, y registrar la firma y fecha en la carta de solicitud, y se instruye su recepción en Secretaría PEL. -PEL-REG-014 Hoja de Verificación de Requisitos iniciales El sello de verificación es el siguiente: L ON CI CA IA FI RI REV E P V PE 2. Revisión de Requisitos Administrativos y Técnicos. -Carta de Solicitud. -PEL-REG-001 Solicitud de AP, P, IV, OSA. -PEL-REG-002 Solicitud de TMA -PEL-REG-004 Solicitud de Trip. Cabina -PEL-REG-006 Solicitud de CTA OEA -PEL-REG-007 Solicitud de EOV -PEL-REG-008 Solicitud de MA, TMA, EIA -PEL-REG-003 Certificado Médico -PEL-REG-009 Registro de Horas de Vuelo 01/01/2000 Una vez verificada la conformidad de la documentación se registra con el número de carnet de identidad o pasaporte en caso de extranjeros en el Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites. La fecha de inicio de trámite corresponde a la fecha en que se recibió la solicitud en la DGAC. El Técnico PEL, indica al solicitante presentarse para la toma del examen teórico en 48 horas. En caso que el interesado solicite tomar el examen posterior a las 48 horas, debe presentar sus documentos cuando esté listo para la evaluación. Así mismo el interesado debe dejar un teléfono de contacto para cualquier consulta o PEL-REG-017 Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL ACTIVIDAD 3. Recepción formal de la solicitud. 4. Registro y devolución de documentación documentada 5. Elaborar Orden de Evaluación Teórica 6. Autoriza Orden de Evaluación Teórica 7. Evaluación Teórica Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 DESCRIPCIÓN 9. Presentación de CEA 10. Designa Supervisor DOCUMENTACIÓN GENERADA complementación de documentación si fuera necesario. La solicitud es tramitada a través del proceso de Recepción de Correspondencia, por la Secretaria PEL al Técnico PEL. Si existen algún error o falta algún documento, se explica el hecho al usuario y se instruye a la Secretaria PEL, que no se reciba la solicitud. NO está permitida la entrega posterior (a la solicitud del trámite) de documentos faltantes. Tanto el Técnico PEL como el Asistente PEL o Apoyo PEL, proceden a elaborar la Orden de Evaluación Teórica, se le asigna un número correlativo de acuerdo al libro de Registro de Evaluaciones Teóricas. La Evaluación Teórica debe realizarse solamente en el lugar donde se recibe la solicitud. Si no existen las posibilidades técnicas y humanas, recién se puede realizar la evaluación en otra oficina de la DGAC. Actualizar la información en el Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites (RCST). El Jefe PEL autoriza la Orden de Evaluación Teórica, firmando la misma y envía la Orden de Evaluación Teórica al Técnico TRG. Se desarrolla la Evaluación Teórica mediante el sistema computarizado previsto para tal fin. Se le informa al Evaluado acerca de las características del sistema de evaluación y se atienden sus consultas. Al concluir la evaluación se imprime la Hoja de Resultado de Evaluación Teórica y se la hace firmar al evaluado. Si el resultado de la Evaluación Teórica es igual o mayor a 75%, y corresponde una evaluación Oral Práctica en OPS o AIR, se procede a preparar la Orden de Evaluación Oral práctica. Si el resultado de la Evaluación Teórica es igual o mayor a 75%, y corresponde una evaluación Oral Práctica en la DNA, se procede a la Designación del Supervisor de Seguimiento al Periodo de Práctica. 8. Repetir la Evaluación N° de Páginas Página 7 de 14 -PEL-REG-010 Orden de Evaluación Teórica -PEL-REG-017 Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites -PEL-REG-012 Hoja de Resultado de Evaluación Teórica -PEL-REG-010 Orden de Evaluación Teórica Si el usuario, no supera la Nota de 75%, se le notifica que puede repetir la Evaluación. El usuario, puede repetir la evaluación en una segunda instancia pasados 30 días. Si el Usuario desea repetir la evaluación antes de los 30 días, debe presentar un Certificado de Capacitación adicional (CEA). Asimismo si se presenta a repetir la evaluación en una tercera instancia el mismo deberá presentarse después de los 30 días y con un certificado de capacitación adicional (CEA) El Usuario presenta un Certificado de Capacitación adicional (CEA). El Jefe PEL designa un Supervisor (según listado DNA) para que el solicitante desarrolle un periodo de práctica. Este supervisor debe coordinar el periodo de práctica con DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL ACTIVIDAD 11. Usuario toma conocimiento 12. Periodo de Práctica 13. Prepara Solicitud de Evaluación Oral Practica 14. Autoriza Solicitud de Evaluación Oral Practica 15. Coordina Evaluación Oral Práctica 16. Usuario toma conocimiento OPS Evaluación Oral Práctica 18. AIR Evaluación Oral Práctica 19. DNA Evaluación Oral Práctica Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 DESCRIPCIÓN el solicitante, y una vez concluido el periodo de supervisión presentar su Informe al Jefe PEL. El Usuario toma conocimiento de la persona que será su Supervisor, con el que coordina el periodo de práctica. El periodo de práctica se desarrolla bajo la supervisión del designado como Supervisor. Al haber aprobado el solicitante la evaluación teórica automáticamente, el Técnico TRG prepara la Solicitud de Evaluación Oral Práctica. La Evaluación Oral Práctica debe realizarse solamente en el lugar donde se recibe la solicitud. Si no existen las posibilidades técnicas y humanas, recién se puede realizar la evaluación en otra oficina de la DGAC. N° de Páginas Página 8 de 14 DOCUMENTACIÓN GENERADA PEL-REG-013 Evaluación Oral Práctica El Jefe PEL autoriza la Solicitud en el registro de Evaluación Oral Práctica firmando la misma. El Técnico TRG entrega la solicitud a la Unidad organizacional correspondiente (DNA, OPS, AIR) y coordina con el personal de la unidad organizacional que corresponda los detalles de la Evaluación Oral Práctica: - Persona de contacto en DNA, OPS, o AIR - Lugar y Fecha de realización de la Evaluación. Cuando la Evaluación Oral Práctica vaya a desarrollarse en otra regional (Santa Cruz – Cochabamba - Trinidad), el Director o Jefe que corresponda (DNA, OPS, AIR) procede al envío del Memorándum de designación adjuntando el formulario de Solicitud de Evaluación Oral Practica. El Usuario toma conocimiento de la persona de contacto, y como contactarla, y el lugar y fecha de realización de la Evaluación. PEL-REG-013 Evaluación Oral Práctica 17. 20. Recibe Resultado de Evaluaciones 21. Elaboración de Orden de Pago 22. Envío Orden de Pago 23. Cancelación del Proceden con la Evaluación Oral Práctica. Proceden con la Evaluación Oral Práctica. Proceden con la Evaluación Oral Práctica. El Técnico PEL recibe el Resultado de la Evaluación Oral Práctica de la Unidad organizacional correspondiente (DNA, OPS, AIR) y el informe del evaluador designado. En el caso de que el Usuario hubiese reprobado en una tercera instancia de evaluación, se finaliza el proceso y se solicita al Asistente PEL que proceda a archivar los documentos en el File respectivo. Si el resultado de la Evaluación Oral Práctica es satisfactorio (aprobado), el asistente PEL procede a la elaboración de la Orden de Pago. El asistente PEL envía o entrega la Orden de Pago al Usuario. El envío se hace por medio del Proceso de Emisión de Correspondencia. El usuario procede a pagar y presenta a la DAF las -Informe del resultado -PEL-REG-013 Evaluación Oral Práctica Orden de Pago Boleta de Depósito DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL ACTIVIDAD monto de la orden de pago 24. Emite Comprobante de Ingreso 25. Recibe Comprobante de Ingreso 26. Llenado de Hoja de Verificación y Aprobación 27. Revisión Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 Boletas de Depósito Bancario. Bancario. La DAF canjea las boletas de Depósito bancario y emite el Comprobante de Ingreso. Este comprobante es enviado al Técnico PEL. Comprobante de Ingreso El Técnico PEL recibe el comprobante de Ingreso. El Técnico PEL procede a completar el llenado de la Hoja de Verificación, debiendo cumplir los requisitos complementarios, y llena la Hoja de Aprobación, se le asigna un número correlativo de acuerdo al libro de Formularios de Revisión PEL-REG-011 Y PEL-REG-014. El Técnico PEL procede a revisar todo el expediente. Si el mismo esta conforme para emitir la licencia y/o habilitación registra su firma en la Hoja de Verificación y en el registro de Aprobación de Licencia y/o Habilitación. Verifica el cumplimiento de los plazos del trámite y si no cumple procede al llenado de registro de servicio no conforme, Este reporte se añade al expediente. 28. Otorgar visto bueno para emisión de la licencia y/o habilitación. El Jefe PEL (La Paz) procede a revisar todo el expediente, si el mismo esta conforme para emitir la licencia y/o habilitación registra su firma en la Hoja de Verificación y en el registro de Aprobación de Licencia y/o Habilitación. Si el Jefe PEL encuentra observaciones instruye la corrección de las mismas, para ello, recurre al llenado del Registro de Servicio No Conforme. 29. DEJ Autoriza la emisión de licencia y/o habilitación El Jefe PEL envía todo el expediente a DEJ para la autorización respectiva. DEJ recibe el expediente para su autorización. Si tiene observaciones instruye su atención, para ello, recurre al llenado del Registro de Servicio No Conforme. Si DEJ no tiene observaciones autoriza la emisión de la licencia y/o habilitación registrando su firma. 30. Atiende Instrucciones DEJ El Jefe PEL atiende las instrucciones de DEJ 32. Revisión DOCUMENTACIÓN GENERADA DESCRIPCIÓN El Técnico PEL procede a actualizar la información en el Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites (RCST). 31. Emisión de la licencia y/o habilitación N° de Páginas Página 9 de 14 El Técnico PEL imprime la Licencia con las habilitaciones que correspondan. Al mismo tiempo el sistema de la emisión de licencias genera automáticamente el número de folio, cuando se trata de una emisión de licencia inicial. El Jefe PEL revisa que la Licencia y/o las habilitaciones estén correctas. Si no existe observaciones instruye su envío al solicitante. Si tiene observaciones instruye al Técnico PEL su corrección, para ello, recurre al llenado -PEL-REG -011 Aprobación de Licencia y/o Habilitación -PEL-REG-014 Hoja de Verificación -PEL-REG -011 Aprobación de Licencia y/o Habilitación -PEL-REG-017 Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites -PEL-REG-016 -PEL-REG-014 Hoja de Verificación -PEL-REG-011 Aprobación de Licencia y/o Habilitación -DGAC-REG-016 Registro de Servicio No Conforme. -PEL-REG-011 Aprobación de Licencia y/o Habilitación -DGAC-REG-016 Registro de Servicio No Conforme. - -DGAC-REG-016 Registro de Servicio No Conforme. DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL ACTIVIDAD 33. Entrega de la licencia 34. Recibe la Licencia o Habilitación 35. Recepción y Evaluación de Satisfacción 36. Archivo Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 DESCRIPCIÓN N° de Páginas Página 10 de 14 DOCUMENTACIÓN GENERADA del Registro de Servicio No Conforme. La Secretaria PEL procede a la entrega de la Licencia y/o Habilitación, para ello recurre al Proceso de Emisión de Correspondencia. Lo mismo, si la licencia y/o habilitación debe enviarse a alguna Regional. El usuario solicitante recibe su Licencia y/o Habilitación. El personal de la DGAC que entrega la Licencia y/o Habilitación solicita al usuario que firme la recepción, asimismo entrega el formulario de Evaluación de Satisfacción y le informa que puede llenarlo de forma anónima y que puede entregarlo en el buzón de quejas y/o sugerencias El Asistente PEL procede al Archivo de todo el expediente, de la siguiente manera: a) La documentación debe archivarse, asegurándose los dispositivos pertinentes que eviten la perdida de la documentación. b) El expediente (file) debe diferenciar claramente la documentación referente a: los varios, referidos a documentación adicional, comunicaciones, notas y otros que se considere pertinente conservar, que no este referenciada en los siguientes puntos. los documentos (requisitos) presentados por el usuario solicitante, los registros generados durante el proceso c) El orden para archivwfdfar es el siguiente Primero (al fondo del file) debe archivarse la documentación de varios por orden cronológico. Segundo (en el medio del file) debe archivarse los documentos (requisitos) presentados por el usuario solicitante. Manteniendo el foliado. Tercero (al frente del file) debe archivarse todos los registros que se van generando durante el proceso, ordenados cronológicamente y según las actividades establecidas en el proceso de referencia. Finalmente, en la parte posterior de la tapa frontal del expediente (fólder) debe adherirse la copia de la licencia y/o habilitación emitida. Licencia y/o Habilitación DGAC-REG-015 Evaluación de Satisfacción del Usuario PEL-REG-017 Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites Se procede al registro para la entrega de files nuevos al Archivo Central, para constancia de entrega. El Asistente PEL procede a actualizar la información en el Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites (RCST). Cada mes debe generar un reporte de cumplimiento de plazos de todos los trámites del mes y entregarlo al Jefe PEL. DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL 5.3 Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 N° de Páginas Página 11 de 14 REEMPLAZOS Con el objeto de promover el correcto cumplimiento del procedimiento y el llenado de los registros, se han establecido las siguientes directrices de reemplazos: - En ausencia del Jefe de Unidad de Licencia al Personal (La Paz) el Director de Seguridad Operacional debe designar un responsable interino. En ausencia del Técnico PEL, asume el cargo el Jefe de Unidad. En ausencia del asistente PEL asume el Técnico PEL. El personal que asume un cargo o asume un interinato, debe contar con las competencias necesarias para el cargo que asume. 5.4 ACTIVIDADES DE CONTROL ACTIVIDAD DE CONTROL RESPON SABLE 02. Revisión de requisitos administrativos y técnicos Técnico PEL 07. Evaluación Teórica Técnico TRG 26. Completa llenado Hoja de Verificación y aprobación Técnico PEL 27. Revisión Técnico PEL PARÁMETROS (ESPECIFICACIONES-INDICADORES) Revisión de la presentación de todos los documentos solicitados de acuerdo a los requisitos. Verifica que no existan errores en los datos. Verifica cumplimiento de requisitos y/o disposiciones vigentes. El Evaluado debe ser evaluado según su solicitud por el sistema de evaluación computarizado. Se debe verificar la identidad del evaluado. Aprueba con una nota igual o mayor al 75%. Completa el llenado de los requisitos complementarios de la hoja de verificación, asignándole un número correlativo de acuerdo al libro de Formularios de Revisión PEL-REG011 Y PEL-REG-014. METODOLOGÍA Evaluación Documental Evaluación Documental Revisa que todos los requisitos hayan sido cumplidos, que el usuario haya aprobado la Evaluación Teórica y la Evaluación Oral Práctica, que haya pagado los conceptos correspondientes. Que no existan errores en los datos de los registros. Que todos los requisitos, evaluaciones y pagos, correspondan a la solicitud. Que los plazos del Trámite se hayan cumplido Evaluación y registra su firma en la Hoja de Verificación y Documental en el registro de Aprobación de Licencia y/o Habilitación. DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL 28. Otorgar visto bueno para emisión de la licencia y/o habilitación. 32. Revisión Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 Verifica que todos los requisitos hayan sido cumplidos, que el usuario haya aprobado la Evaluación Teórica y la Evaluación Oral Práctica, que haya pagado los conceptos correspondientes. Verifica que los plazos del Trámite se hayan Jefe PEL cumplido. Verifica que no existan errores en los datos de los registros y que todos los requisitos, evaluaciones y pagos, correspondan a la solicitud y registra su firma en la Hoja de Verificación y en el registro de Aprobación de Licencia y/o Habilitación. Revisa que la Licencia y/o las habilitaciones estén correctas. Si tiene observaciones Jefe PEL instruye al Asistente PEL su corrección, para ello, recurre al llenado del Registro de Servicio No Conforme. N° de Páginas Página 12 de 14 Evaluación Documental Evaluación Documental CUMPLIMIENTO DE PLAZOS Jefe PEL Jefe PEL Mensualmente verifica que todos los plazos hayan sido cumplidos. Si existen incumplimientos instruye el inicio de Tratamiento de Producto No Conforme y/o el inicio de una Acción Correctiva o Preventiva. Un informe de la verificación y las acciones tomadas, debe ser enviado al Responsable del SGC. Como plazo máximo en todo el trámite administrativo, para la obtención de emisión de licencia y/o habilitación, se tiene 20 días hábiles, en el cual el usuario tiene el producto en su poder, caso contrario es un producto no conforme y se procede al llenado del Registro de servicio no conforme. Evaluación Documental DGACREG-016 Registro de servicio no conforme TIEMPOS PEL De: 3. Recepción formal de la solicitud 10. Designa Supervisor 13. Preparar Solicitud de Evaluación Oral Práctica 20. Recibe Resultado 29. DEJ Autoriza la emisión de licencia y/o habilitación A: TIEMPO 7. Evaluación Teórica 48 horas. 11. Usuario toma conocimiento 72 horas 16. Usuario toma conocimiento 72 horas 22. Envío Orden de Pago 24 horas 31. Emisión de la Licencia 48 horas DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL 6 Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 N° de Páginas Página 13 de 14 DISTRIBUCIÓN Y ACCESO Este documento es de libre acceso a través de la Página WEB. 7 ANEXOS - PEL-REG-001 Solicitud de Licencia y/o Habilitaciones para Alumno Piloto, Instructor de vuelo y Mecánico de Abordo PEL-REG-002 Solicitud de Licencia y/o Habilitaciones para Técnico de Mantenimiento de Aeronaves PEL-REG-003 Certificado Médico PEL-REG-004 Solicitud de Licencia y/o Habilitaciones para Tripulante de Cabina PEL-REG-006 Solicitud de Licencia y/o Habilitaciones para Controlador de Tránsito Aéreo PEL-REG-007 Solicitud de Licencia y/o Habilitaciones para Encargado de Operaciones de Vuelo PEL-REG-008 Solicitud de Licencia y/o Habilitaciones para técnico en meteorología, Meteorólogo y Especialista en Información Aérea PEL-REG-009 Registro de horas de vuelo PEL-REG-010 Orden de Evaluación Teórica PEL-REG-011 Aprobación de Licencia y/o Habilitación PEL-REG-012 Hoja de Resultado de Evaluación Teórica PEL-REG-013 Evaluación Oral Práctica PEL-REG-014 Hoja de Verificación PEL-REG-017 Registro Computarizado de Seguimiento de Trámites PEL-REG-018 Reporte de cumplimiento de plazos por tramite PEL-REG-019 Reporte mensual de Seguimiento de Trámites PEL-REG-020 Registro Computarizado de Servicios No Conformes. DGAC-REG-015 Evaluación de Satisfacción del Usuario DGAC-REG-016 Registro de Servicio No Conforme. TABLA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS REGISTROS PEL-REG-001 AL PEL-REG-018 Condición Almacenamiento Nivel X Acceso libre Recuperación Protección Tiempo de retención Normal X Ninguna _________ años Superior X Descripción En el File (Expediente) correspondiente, almacenados en Estantes. Acceso controlado Acceso controlado por PEL. Requiere Los Estantes deben permanecer cerrados con llave. Indefinido en el archivo de la Unidad. DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS Y/O HABILITACIONES LICENCIAS AL PERSONAL Código Documento Revisión PEL-PRO-001 2 N° de Páginas Página 14 de 14 TABLA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS REGISTROS PEL-REG-017 PEL-REG-020 Condición Almacenamiento Nivel X Acceso libre Ninguna Recuperación Protección Tiempo de retención Normal Superior X X Acceso controlado Requiere Descripción En las computadoras de PEL. Back up mensual. Acceso controlado por PEL. Contraseña Indefinido _________ años TABLA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS REGISTROS PEL-REG-019 Condición Almacenamiento Nivel X Normal X Acceso libre Ninguna Recuperación Protección Tiempo de retención _________ años Superior X Acceso controlado Requiere Descripción En un File (Expediente). Acceso controlado por PEL. Indefinido en el archivo de la Unidad. 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