Definición Sistema de Información estratégico

DEFINICION DE SISTEMAS DE INFORMACION
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin
de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda
operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por
las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma
los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el
usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son
tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad
el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta
información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La
unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos
flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar
cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que
están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos
fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a
partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año
base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar
la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida
son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información
puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también
existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes
tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las
pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
Definición de Sistema transaccional
(transactional system, sistema de procesamiento de transacciones). Es un tipo de sistema de
información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de
información que es generada por las transacciones en una organización. Una transacción es
un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentran eventualmente
almacenados en un sistema de información.
Ejemplos de funciones concretas de un sistema transaccional
* Un sistema transaccional debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y
consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo, un cliente transfiere dinero de una
cuenta a otra cuenta dentro de un mismo banco; la cantidad de dinero que se descuenta de
la cuenta emisora debe ser igual a la que se suma en la cuenta receptora. De no ser así, la
acción (transacción) no se realiza.
* Un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar cualquier error ocurrido durante
una transacción, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal
cual estaban antes del error.
* También debe ser capaz de controlar y administrar múltiples transacciones, determinando
prioridades entre éstas. Por ejemplo, un cliente está haciendo la reserva de un asiento en un
vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que se concrete la
transacción, porque otro cliente podría estar queriendo reservar el mismo asiento en el
mismo momento.
Propiedades de los sistemas transaccionales
* Automatizan tareas operativas en una organización, permitiendo ahorrar en personal.
* Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing, administración y
recursos humanos.
* Suelen ser los primeros sistemas de información que se implementan en una
organización.
* Sus cálculos y procesos suelen ser simples.
* Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos.
* Los beneficios de este tipo de sistemas en una organización son rápidamente visibles.
* Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volúmenes de datos, pero no para
analizar los mismos.
Características esperables de un sistema transaccional
* Para que un sistema informático pueda ser considerado como un sistema transaccional,
debe superar el test ACID.
* Rapidez: deben ser capaces de responder rápidamente, en general la respuesta no debe ser
mayor a un par de segundos.
* Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podría afectar a clientes, al
negocio, a la reputación de la organización, etc. En caso de fallas, debe tener mecanismos
de recuperación y de respaldo de datos.
* Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a la establecida. Por ejemplo, el
sistema transaccional de una aerolínea debe aceptar reservas de múltiples agencias de
viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos obligatorios, con determinadas
características.
DEFINICION DE SITEMAS GERENCIALES
Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que
interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las
operaciones como de la administración
En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de
Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG
complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.
Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente
integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para
mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores.
PLANEACION Y CONTROL.
Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son
necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en
especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial
Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los
siguientes cuatro supuestos básico
Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia
DESARROLLO DE UN S. I. G.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información
gerencial que produzca información integrada y completa
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta
tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse
cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de
las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma
de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la
competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la
disminución en la disponibilidad de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar
decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica
adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos
sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los
computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las
organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que
merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición.
ESTRUCTURA DE UN S. I. G.
Así mismo se define SIG como:
Un sistema integrado usuario –maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas
por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever información
que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una
empresa.
El sistema utiliza equipos de computación y software, procedimientos, manuales, modelos para el
análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una base de datos.
El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.
1.-La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el
procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
2.-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de
control.
3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación
táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
4.-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación
estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración.
Definición Sistema de Información estratégico
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Un Sistema de Información estratégico puede ser considerado como el uso de la
tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de
la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien
reducir la ventaja de sus rivales.
Su función primordial no es apoyar la automatización de los procesos operativos ni
proporcionar información para apoyar a la toma de decisiones . Sin embargo, este
tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.
Suelen desarrollarse dentro de la organización (in house), por lo tanto no pueden
adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas
en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa
SIE: Son el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la
estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja
competitiva o bien para reducir la ventaja de sus rivales.
Características
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Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más
indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
Contribuyen al logro de una meta estratégica.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en
que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.
Clasificación:
Debido a que las personas los buscan como una manera para optimizar el desarrollo de sus
actividades con el fin de ser más productivos y obtener una ventaja competitiva, se les
clasifica en Sistemas Competitivos, Cooperativos y Sistemas que modifican el estilo de
operación del negocio, los cuales nos permiten tener:
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Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio.
Sistemas de soporte para la toma de decisiones.
Sistema de soporte para las decisiones en grupo.
Sistemas de información ejecutiva.
Ejemplos de tecnologías que apoyan a los Sistemas de Información Estratégicos
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CTI (Computer Telephony Integration; Integración de Telefonía Computacional).
Este sistema telefónico computacional combina su correo de voz y electrónico en
una forma que beneficia tanto al usuario final como al administrador del sistema.
CTI permite de manera sofisticada la manipulación de las transmisiones de
mensajes de voz sobre redes de área local, utilizando los procesos de integración de
Netware.
Correo electrónico. La tendencia de en muchos corporativos, así como oficinas
medianas, es eliminar el papel en la mayor manera posible. Parte de este objetivo se
puede alcanzar a través de la implantación de la mensajería electrónica,
comúnmente conocido como correo electrónico (e-mail).
Fax electrónico. Enviar faxes consume muchas horas hombre, en la mayoría de los
aparatos la alimentación del papel es manual, es común que se requiera marcar
varias veces para enviar el fax. Estas desventajas se pueden evitar o disminuir
mediante el uso de faxes electrónicos, ya que usted sólo requiere indicar a la
computadora que, en lugar de imprimir ”X” documento, lo envíe por fax al número
deseado.
Vídeo texto. Sistema público de comunicaciones de datos que transmite sobre
canales de televisión. Este tipo de sistemas puede accesarse a través de terminales
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en una oficina, o en el hogar, y permite realizar compras, movimientos bancarios,
etcétera, sin necesidad de trasladarse.
Consultas de bases de datos. En los últimos años han sido lanzados una serie de
herramientas de software e iniciativas para emplear grandes archivos históricos en
la toma de decisiones. Muchos de estos caen bajo el nombre de DataWarehousing.
Este concepto implica la creación de base de datos que son en realidad bases de
metadatos, es decir, que tienen datos acerca de los datos. La labor del
DataWarehousing es resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener
información valiosa que ayude en la toma de decisiones.
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTRATEGICOS EN LA ORGANIZACIÓN
En esta sección se analizarán algunas aplicaciones específicas de la tecnología de
información, estas han decidido invertir cantidades considerables de recursos económicos,
en muchos de los casos para tener estimaciones numéricas precisas desde el punto de vista
del rendimiento económico en la evaluación de proyectos.
SISTEMA
DE
CODIGO
DE
BARRAS
Y
PUNTO
DE
VENTA.
Un sistema de control total de inventarios es el objetivo que podría dirigir a un gran
número de comerciantes y empresarios a desarrollar facilidades computarizadas en base en
el código universal del producto o un sistema de reconocimiento óptico de caracteres.
VENTAJAS.
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Aumento de la eficiencia de los comercios debido a la mejora de control de
inventarios
Reducción del personal operativo en las cajas
Mejora en el proceso de compras de mercancías y un mejor servicio a los clientes
debido a la reducción de tiempo en las cajas.
Definición de ofimática y sus herramientas
Para muchas personas la definición de ofimática (ofi= oficina , matica= informática)
puede resultarles nueva, ya que a pesar de que todo el mundo a utilizado en algún
momento una herramienta ofimática, desconoce el termino de la misma; ahora bien la
definición de ofimática puede explicarse como el conjunto de herramientas de un sistema
de red que nos facilitan el trabajo diario en una oficina o empresa, y dentro de este conjunto
existen dos tipos diferentes de herramientas: el Hardware y el Software. En el primero de
los casos debemos decir que las herramientas más utilizadas suelen ser las computadoras,
impresoras, scanner, dispositivos externos de almacenamiento.
Con respecto al software debemos decir que las
herramientas más conocidas son los procesadores de texto, las planillas de cálculo, bases de
datos, reproductores multimedia, editores de imágenes o textos, etc. es decir que
básicamente la definición de ofimática abarcaría todo aquello que nos facilita nuestro
trabajo y nuestras actividades. Como decíamos anteriormente, su uso es tan común que
incluso en nuestra conmutadora personal y hasta en nuestro despacho personal tenemos
todo tipo de herramientas ofimáticas así las utilicemos para asuntos personales y no
laborales, pero lo cierto es que el termino se debe a que las mismas ayudaron a facilitar el
trabajo en las oficinas.
Es importante destacar el hecho de que la mayoría de las herramientas que conforman a la
ofimática, comenzaron a aparecer en la década de los 70 cuando se comenzaron a
desarrollar las primeras computadoras aptas para el trabajo del oficinista, de esta manera no
podemos negar la evolución de toda las herramientas en cuestión, y al mismo tiempo la
necesidad de comenzar a capacitar a todas estas personas en que trabajaban en el área de
oficinas de una empresa. Es allí en donde la definición de ofimática comenzó a cobrar un
papel mucho más importante considerando el hecho de que a medida que fue pasando el
tiempo, tanto las herramientas hardware como las de software se fueron volviendo
imprescindibles para estos trabajos. Tener en claro la definición de ofimática cuando
trabajamos con este tipo de herramientas es tan importante, que incluso hasta a los
pequeños en las escuelas se les enseñan las herramientas más básicas de ofimática.
Ofimática en la actualidad
Como bien hemos dicho en diversos artículos de
nuestro sitio una de las características principales de los programas de ofimática, es que los
mismos dependen de una red. Esto quiere decir que para poder manejar todas las
herramientas correspondientes y para que podamos entender completamente a lo que nos
referimos cuando explicamos la definición de ofimática, debemos conocer también de que
manera trabaja la misma.
De esta manera debemos decir que mientras mejor entendamos a la ofimática, más sencillo
será para nosotros lograr utilizarla a la perfección; además como hemos mencionado
anteriormente, hoy en día estos sistemas son tan importantes en todas las oficinas, que
incluso existen academias especializadas para que las personas puedan capacitarse en
ofimática y es fundamental que tengamos esto en cuenta ya que puede ayudarnos mucho a
que logremos evolucionar en nuestro propio trabajo. Por último no queremos dejar de
mencionar que la definición de ofimática abarca todo lo que tiene que ver con el tema,
desde una máquina de escribir hasta un procesador de texto de lo más moderno, todas
las herramientas ofimáticas son importantes por eso también es importante que quienes las
utilicen sepan cómo hacerlo, y para ello es necesario que se capaciten en los
establecimientos correspondientes.
Definición de Automatización
El termino Automatización viene -como muchos de ustedes lo supondrán- de la palabra griega
“auto” y significa la ejecución por medios propios de un proceso, en el que materia, información o
energía es cambiado o transformado. Lamentablemente aún no hay una definición estandarizada
para automatización, que sea ampliamente reconocida por las sociedades de ingenieros.
Automatización en nuestras Vidas y en la sociedad
La automatización ha penetrado en nuestras vidas cotidianas, y a saber cada vez más
fuertemente; aún así es cada vez menos percibida. Por ejemplo la automatización ha sido
determinante en la reducción de costos de las materias primas y los productos terminados,
principalmente en las industrias de producción en masa. Esto gracias a los bajos costes de
mantenimiento de la mayoría de los autómatas. La disminución de precios hace que los
productos puedan ser adquiridos por una mayor cantidad de personas y hacen el mercado
más competitivo. Además en los países industrializados, la automatización ha contribuido
al incremento del tiempo libre y/o el aumento de los salarios de los trabajadores, ya que
estos se concentran en tareas más especializadas y que requieren mayor formación
académica
DEFINICION DE SISTEMA EXPERTO
Como sabemos, todos los días tomamos decisiones, ya sea en el trabajo, en la escuela o en
la vida personal, y pues siempre es mejor tener la ayuda de un experto que nos auxilie con
tal decisión.
Los Sistemas Expertos se asocian con el área de investigación conocida como Inteligencia
Artificial, es decir que pueden "razonar", estos sistemas computarizados ayudan a los
gerentes a resolver problemas y tomar decisiones mejores.
Palabras clave
Sistema, Sistema de Información, Sistema Experto, Desarrollo de Sistemas.
¿Cómo funciona un sistema experto?
Es un sistema interactivo que responde preguntas, solicita datos y da recomendaciones, de
ahí su nombre, ya que funciona parecido a estar trabajando con un experto humano. Para
que pueda llegar a una decisión, antes, el sistema debe ser programado con información y
condiciones de contingencia, es decir que aplica las reglas del IF-THEN (si... entonces...)
como una persona, tiene que tomar en cuenta las varias posibilidades que existen en un
problema determinado.
En los últimos años se han desarrollado muchos sistemas expertos como son en el área de
diagnostico médico, en el área petrolera para buscar yacimientos, en la planificación
financiera, el pronóstico del clima, etc. Estos sistemas usan la más reciente tecnología.
Ahora, también cuando un usuario se queja sobre un sistema es por que quizá se han hecho
demasiadas modificaciones en el y su ciclo de vida está llegando a su fin.
¿Cuál es el ciclo de vida de un sistema?
Los Sistemas tienen ciclos de vida, al igual que las personas, este ciclo tiene 4 etapas:
Nacimiento: Es cuando se tiene la idea sobre cómo puede ayudar un sistema.
Desarrollo: Es cuando las ideas se hacen realidad.
Producción: Es cuando se instala el sistema y empieza a cubrir las necesidades de la
empresa, en esta etapa se modifica continuamente.
Muerte: Es cuando el sistema acumula muchas modificaciones y su mantenimiento se hace
muy costo, y se tiene que eliminar. Y empieza otra vez el ciclo.
EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS
Como mencione anteriormente, el desarrollo de los sistemas debe ser una interacción entre
el usuario y el programador, debe ser una cooperación entre ambos.
Lo primero se tiene que hacer es un prototipo del sistema, esto es algo así como una
maqueta para los arquitectos, y sirve a la empresa para ver cómo es que trabajara el sistema,
o si hay que hacer algún cambio antes de ser instalado.
Para esto se siguen las siguientes fases:
I.- Se tiene que definir claramente lo que el usuario necesita que el sistema le reporte.
II.- Se crea un sistema prototipo, este sistema funciona como el final pero como en todo se
tiene que hacer pruebas antes de implantarse, por ejemplo si un sistema requiere realizar
1,000 transacciones por minuto, en el sistema prototipo solo se realizan 10, la palabra
prototipo lo dice claramente.
III.- En esta fase se tienen dos caminos: Si y No.
Si: si el usuario acepta el prototipo, se desarrolla el sistema final
No: si el usuario no acepta el prototipo, es por que tiene algunas sugerencias para incluir en
el sistema. Se hacen las modificaciones y se vuelve a probar el prototipo.
IV.- Se desarrolla el sistema final.
Algo que está entre la definición de necesidades y la creación del sistema, esta una de las
cosas, también muy importantes, que es la elección del Software y Hardware adecuados
para el buen funcionamiento del sistema.